订单处理表格模板.pdf

1 目的 1.1 建立标准的订单处理程序以便客户的要求能够得到及时评审和实施；1.2 把公司的应收帐款控制在合理的水平以降低风险；1.3 提高订单及时交付率。2 范围 2.1 本程序适用于所有和正裕工业公司签署正式销售合同或形式发票的所有客户的订单；2.2 本程序适用于所有国内、国际销售的订单；2.3 本程序适用于所有已生产的产品订单和需要开发的新产品订单。3 定义 3.1 没有确认的订单：没有确认的订单是指客户有从公司购买产品的愿望，但需要进一步对交付期，产品的可供应性，客户的特殊要求等信息进行进一步确认的订单或客户预付款没有到位的订单。3.2 确认的订单：确认的订单是指客户书面地对所有购买的产品规格和数量等进行确认，购买的条款参见双方所签订的合同。3.3 订金：客户按照合同要求付给公司用于确认订单处理的一部分款项或保证金，通常为订单总值的一定百分比。3.4 最小起订量：每个订单每个零件号的最小起订数量。3.5 订单反应时间：从订单确认和预付款满足合同要求之日起到产品装上船的开船日期的时间间隔。3.6 订单销售额：客户按实际发货规格和数量支付的全部货款。只有当客户 100%支付货款后，该订单的销售才算结束。3.7 交付日期的起算日期：客户对订单的确认日期和/或客户按合同支付的订金到公司帐户上的日期（如果有的话）或客户信用证到达日期，以最晚的一个日期为准。4 涉及部门 4.1 销售部 4.2 计划部 4.3 物流部 4.4 研发部 4.5 财务部 5 一般原则 5.1 公司按如下规则对客户订单进行编号，规定：5.1.1 XXS111030801 5.1.1.1 01：订单顺序号（从客户下第一个订单开始到第 99 单止，超过 99 单后再从 01 开始;5.1.1.2 08：客户订单确认的月份;5.1.1.3 03：客户订单确认的年份;5.1.1.4 111：客户代码：从 001 开始，每一个客户有唯一代码;5.1.1.5 S：产品类型，S 表示减振器，P 表零部件，C 表示 CKD散件;5.1.1.6 XX：表示该订单的产品将去的国家或地区：5.1.1.6.1 CN：中国 5.1.1.6.2 NA：北美 5.1.1.6.3 LA：中南美洲 5.1.1.6.4 EU：欧洲 5.1.1.6.5 SE：东南亚 5.1.1.6.6 AU：澳洲 5.1.1.6.7 ME：中东 5.1.1.6.8 AF：非洲 5.1.1.6.9 如果未知，用 UN 6 程序 6.1 客户订单号和 ADD内部订单号必须出现在每一张订单上，如果客户没有分配其自己的订单号，可以使用 ADD内部订单号。每一个客户都需要给其分配一个客户代码，从 001 开始。6.2 对于签订了框架合同的客户的订单，则可以使用 报价和合同评审程序 的附表 订单确认表（ADD-PCD-SD-003.F5E）。在该订单确认表中，必须填写可参照的合同号。6.3 对于每一个新客户，在给计划部下其第一个订单之前，必须填写合同/订单评审检查清单（ADD-PCD-SD-003.F4E），只有当所有要求都清楚的情况下才能给计划部下达订单，但为了不影响产品的生产，对于标签和包装印刷等的要求可以先将订单附表下达给计划/物流部门后再对标签等内容进行确认，但所有内容的确认必须在正式生产开始前十日结束。6.4 客户订单的处理原则是先确认，先处理。6.5 紧急订单的处理：对于客户要求的紧急订单，在不影响公司正常生产的情况，经计划/物流总监批准后可以实施，但必须完成正常的订单处理手续。6.6 订单处理人员在给客户书面订单进行确认时必须检查合同中规定的最小起订量和订单反应时间，以满足合同规定的要求。6.7 所有订单必须及时（当日或次日）登记在 ORDER LOG中，如附件 B 所示。ORDER LOG的内容必须填写完整。6.8 所有下给计划部的订单附表中的产品必须是公司已生产过或已开发过的产品，订单附表中必须注明图纸号并包含 ADD编号以及客户要求的编号以及客户对包装，标签和运输的特殊要求。如果对包装和标签等要求还需要进一步和客户澄清，则在下订单附表时必须注明大致的确认时间。6.9 将需要新开发的产品清单交研发部。由于新产品的开发周期和零件采购周期较长，所以订单处理人员需要就该种订单的交付时间和客户沟通，希望将这些新产品和已生产过的产品分批发运。6.10 如果在订单中发现新的产品号，这些新的产品号在给生产计划之前必须进行有效的报价并且在客户接受报价之后才能将这些产品号加入到合同附件清单。新产品号是指那些没有图纸的产品型号。6.11 没有确认的订单在客户确认和客户按有关合同条款付款之前，除非销售经理批准，否则不能发给生产计划。6.12 对于信用证进行支付的订单，必须确定信用证到期的日期，计划发货的日期必须安排在信用证到期之前至少一周。信用证到期日期由销售经理和客户按合同规定的交货周期确定，信用证到期日期必须在 ORDER LOG中标明并在订单附表中注明。6.13 如果订单的状态有变化，包含所有订单的处理状态表（Order Log）必须于当天或次日及时更新，并和其他有关人员分享。6.14 对于有月度预测（年度）的客户订单，必须提前和客户确认订单，以便每月及时交付客户需要的型号和数量。6.15 订单的修改：在确认的订单发给生产计划后，如果客户要求就其中的一些零件号（含包装材料）的规格和/或数量进行修改，必须首先和生产计划协调以确保公司没有损失和此更改可实现。一般情况下，如果已经购买了该产品专用的原材料，或已经生产了这些产品的半成品，除非客户同意支付这些材料的损失，否则不能对订单进行修改。如果是客户发现我公司的同一产品有质量问题而要求取消这些产品的，在弄清具体质量问题的基础上，经销售经理批准可以对订单进行修改，由此而产生的损失由公司支付。订单更改根据更改的性质必须经有关部门评审并书面记录（使用附表：信息交流或订单更改通知单，更改单编号方式：YYMMDD-流水号）。6.15.1 对产品的更改（含零件）（油漆和字模除外）：必须通知研发部、计划部和物流部；6.15.2 对包装材料和运输方式的更改：必须通知计划部、物流部，若有必要的话，由计划部通知生产部。6.15.3 对出货顺序更改和规格的更改：必须通知计划部、物流部，若有必要的话，由计划部通知生产部；6.15.4 对产品油漆颜色和字模的更改：必须通知计划部，并由计划部通知生产部。6.16 当计划发运日期确定后（特殊情况下，实际发运日期和此计划发运日期误差不能超过两天），订单处理人员负责给客户准备发运通知，提前做好发货准备。若是款到发货的情况，则需要通知客户全额付款。6.17 对于特殊情况下，生产部不能及时完成交付而造成实际发货日期和计划发货日期的差异导致客户损失的（如订仓费）而客户要求索赔的，按客户抱怨处理进行。6.18 发货后，必须于当日或次日填写附表订单状态跟踪表。6.19 对于客户不能按合同条款及时付款的，在客户全额付款前，客户的下一个订单不能进行处理，并由销售经理和客户交流。6.20 所有索赔和保修的问题参见公司客户抱怨处理。6.21 所有与订单处理有关的记录必须至少保存 3 年。7 职责和权限 7.1 订单处理 7.1.1 对于新客户，组织对客户合同进行评审（表格参见报价和合同评审ADD-PCD-SD-003.F4E）；7.1.2 用 ADD订单格式制作订单给客户确认，并仔细核对客户的特殊要求：7.1.3 将客户确认后的订单在得到技术部图纸确认后，及时下到计划/物流部（3 个工作日内）；7.1.4 对订单按规则进行编号；7.1.5 跟踪订单处理状况，每天及时更新Order Log ；7.1.6 通知客户产品计划和实际发运日期以及详细的产品装运信息；7.1.7 准备报关和物流所需要的全部资料；7.1.8 验证客户有关资料如信用证等以确保有关资料的准确性；7.1.9 在自营出口的情况下，确保货款及时划转到公司帐户等。7.2 销售人员 7.2.1 和客户就订单修改的内容进行沟通；7.2.2 7.2.3 按合同有关条款及时收款。7.3 计划部 7.3.1 根据合同中规定的订单反应时间安排生产；7.3.2 在详细的将生产计划安排结束后，和销售部共享；7.3.3 严格按照生产计划安排生产以确保计划完成的生产日期，如果有变化，及时通知订单处理人员；7.3.4 及时通知订单处理人员产品发运的有关信息如产品零件号，每种零件号的发运数量等。7.4 生产部 7.4.1 严格按生产计划进行生产，不能及时完成的，及时通知计划/物流部。7.5 财务部 7.5.1 及时向客户开具发票并收款；7.5.2 如果超过规定期限客户没有全额付款，及时通知销售人员；7.5.3 及时将每个月的收款清单反馈给销售部；7.5.4 及时申领核销单，网上备案以便能安排报关。8 流程图 见附件 9 表格和附件 9.1 订单确认表ADD-PCD-SD-003.F4E 9.2 订单状态跟踪表ADD-PCD-SD-002.F1E 9.3 合同/订单评审检查清单ADD-PCD-SD-003.F3E 9.4 9.5 信息交流或订单更改通知单ADD-PCD-SD-002.F2E 9.6 ORDER LOGADD-PCD-SD-002.F3E 10 参考文件 10.1 客户抱怨处理 10.2 10.3 报价和合同评审 11 修改说明 第 1 次修改