EAC专利电子申请管理系统运行方案.doc

关于EAC专利电子申请管理系统方案的提议一、相关概念1CPC专利电子申请系统CPC专利电子申请客户端（简称电子申请），由国家知识产权局负责开发提供，供申请人递交电子申请文件的客户端系统。与officeword相结合使用，通过输入申请信息，可生成符合国际规范要求的xml格式递交文件，并直接通过英特网传输到国知局的接收与审批系统。同时，接收国知局下发的各种中间文件。其自身带有案卷管理的功能，但不适用于代理机构。简单地说，就是一种用于向国知局递交和接收文件的一个客户端。（可以形象地理解为：与电子邮件客户端的收发邮件功能类似。）2EAC专利电子申请管理系统（1）概念EAC专利电子申请管理系统（简称EAC系统），由全国专利代理人负责开发提供，用于代理机构管理申请文件的一种办公自动化系统。（可以形象地理解为：与天下先专利管理系统类似，可以替代天下先使用）（2）简述 EAC系统，提供有客户管理、案卷管理、收发管理、办案管理、送案管理、费用管理、任务管理、文件管理、查询统计9大案件管理模块。涵盖时限管理及提醒、用户权限及定义、所有任务监控等常用系统管理功能。 EAC系统，支持与CPC系统的文件数据交换。生成的申请文件可以直接导入到CPC电子申请系统客户端；CPC系统接收到的中间文件也可以直接导入到EAC系统中，并自动抓取和识别中间文件的主要信息（包括：发明名称、申请人、申请日等主要信息）。天下先系统是基于Windows Server2003系统环境开发的，而EAC系统是基于WindowsXP SP3系统环境来开发的，并且其管理系统执行的是以任务分配机制。即：下一工序的操作是执行上一工序的命令，要求流程管理权责分明、各尽其责，操作人员需掌握各自岗位的基础操作知识，以免耽误下一工序的工作操作。二、EAC系统的上线运行方案代理人协会已定于2010年12月1日正式启动EAC系统，系统拥有较为丰富的案件管理功能，但其任务分配式的开发机制和操作习惯与我公司现行的作业方法有很大区别。在上线EAC系统前，建议由公司管理层制定切实可行的运行方案，以保障后续工作的有序进行。现针对EAC系统的基本情况，提出以下建议运行方案，以供参考。方案一：直接执行方案（天下先与EAC系统并行）一、运行方案第一阶段：(准备阶段) 拟定试运行部门，做好EAC系统上线前的熟悉和准备工作。包括系统环境安装测试、系统功能操作、流程及人员岗位分工等准备工作。第二阶段：(熟悉部分模块) 对范围内的新申请案件，在EAC和天下先系统中同步操作。包括从建立客户资料开始到结案的全过程。案件递交仍然执行纸件递交。第三阶段：(熟悉全部模块) 在操作一定数量的案件后，开始进行少量的PDF或XML电子申请方式递交案件，但仍然执行双系统录入。第四阶段：(总结阶段) 各环节负责人总结使用心得，建立使用、管理规范。第五阶段：(正式上线阶段) 等各个模块基本熟悉，并经公司评估通过后，配备独立服务器，实行EAC系统独立管理，加大电子申请案件量。第六阶段：(普及阶段) 在规定时间内，逐步落实，全面地实现EAC系统管理，将天下先系统作为查询数据库使用。二、利弊分析1有利方面：人力资源投入小；对案件的风险性最小，不易耽误案件。2不利方面：周期长，各部门的人员更替会对后期执行带来一定的不便；周期长，人员的积极性会降低，执行效果相对较差，进度难以控制。 方案二：模拟执行方案一、运行方案第一阶段：(准备阶段) 拟定试运行部门，做好EAC系统上线前的熟悉和准备工作。包括系统环境安装测试、系统功能操作、流程及人员岗位分工等准备工作。第二阶段：(模拟执行) 挑选一定数量的各类型案件进行模拟操作。包括新型、发明、外观三种类型，纸件递交、PDF递交、XML递交三种方式。所有环节均采用真实信息，各环节严格按真实案件执行。第三阶段：(总结阶段) 各环节负责人总结使用心得，建立使用、管理规范。第四阶段：(正式上线阶段) 等各个模块基本熟悉，并经公司评估通过后，配备独立服务器，实行EAC系统独立管理，加大电子申请案件量。第五阶段：(普及阶段) 在规定时间内，逐步落实，全面地实现EAC系统管理，将天下先系统作为查询数据库使用。二、利弊分析1有利方面：周期最短，效果最为显著；进程可控，各环节没有理由退缓，除非整个项目撤销，能在最短时间走上正轨。对案件的风险性小，不易耽误案件。2不利方面：对人员要求更加严格，短期内的工作量会相对增加；方案三：直接执行方案一、运行方案第一阶段：(准备阶段) 拟定试运行部门，做好EAC系统上线前的熟悉和准备工作。包括系统环境安装测试、系统功能操作、流程及人员岗位分工等准备工作。第二阶段：(上线操作阶段) 选择部分客户的新申请案件，直接在EAC系统中进行操作。包括从建立客户资料开始到结案的全过程。先纸件递交，然后PDF递交，最后进行XML递交，逐步熟练所有模块。第三阶段：(总结阶段) 各环节负责人总结使用心得，建立使用、管理规范。第四阶段：(普及阶段) 等各个模块基本熟悉，并经公司评估通过后，配备独立服务器，实行EAC系统独立管理，加大电子申请案件量。第五阶段：(普及阶段) 在规定时间内，逐步落实，全面地实现EAC系统管理，将天下先系统作为查询数据库使用。二、利弊分析1有利方面：人力资源投入较小；进程相对可控，一旦执行，各环节没有理由退缓。2不利方面：对人员要求更加严格，处理问题要求务必及时稍有不慎或纰漏，就会耽误案件；应对问题时比较被动，出现问题时，为不耽误案件而转换其它方式递交的人力、时间成本加大。 刘建银 2010年11月25日- 3 -