挖掘档案信息价值-助力产品设计研发.docx

挖掘档案信息价值，助力产品设计研发 杨晓红摘 要：在信息激增、海量存储的大数据时代，信息技术的发展推动了档案编研工作的变革，档案工作者要以“开放”、“共享”的理念指导档案编研工作，运用网络技术、计算机技术和数据处理技术挖掘档案信息，深层次开发档案信息资源，为我国的科技创新和智能制造提供參考咨询及优质服务。关键词：信息技术;科技档案;编研DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.106科技档案编研是档案信息资源开发工作的重要内容，是推进档案事业发展、充分挖掘档案利用价值、发挥档案参考作用的有效途径。现代信息技术、网络技术的飞速发展加快了产品设计开发进程，档案工作者如何充分利用馆藏档案资源为科研助力，是我们科技档案工作者长期关注、亟待解决的问题。1 信息时代科技档案编研工作面临的困境大数据时代是信息激增、海量存储的时代，用户对档案信息需求在时效上更加快捷，纸质简略的科技档案编研产品已不能满足技术日新月异发展的需要，科技档案编研工作水平亟待进一步提升，档案工作要从偏重于收集整理文件资料，转型为充分开发档案信息资源，将大量富有利用价值的、深层次档案资源挖掘出来呈现给广大用户，彰显档案巨大的潜在价值，从而推进科技创新和智能制造前行的步伐。2 信息技术的发展促进了档案编研方式变革随着计算机技术、网络技术和通信技术的广泛应用，我们已经进入大数据时代，面对海量数据，档案人员要抓住机遇，创新编研工作方法，在档案编研工作中，利用信息技术进行选题、检索、加工、提供利用和用户反馈，通过网络对档案信息进行收集、编纂、传播，推进档案编研信息化进程，以信息管理系统为平台，以开发利用电子文件为核心，以电子文件形式编辑、保存、出版编研成果，深入挖掘档案信息资源的潜在价值，从而增强企业核心竞争力。3 科技档案编研工作的创新实践科技档案编研工作是以满足利用者的客观需求为目标，以快速、高效提供具有参考利用价值的编研成果为己任，因此我们在科技档案编研工作的实践中，要不断探索创新，具体表现在以下几个方面：3.1 拓展编研人员思维作为档案编研人员，我们应树立终身学习的观念，善于学习新理论、新技术，具备较强的组织能力和敏锐的洞察力，抓住档案编研工作发展机遇，以信息技术为依托，以科研人员的需求为导向，通过全方位调研用户客观要求，确立编研工作主题，不断提高编研工作水平。在科技档案编研过程中，立足于产品研发实际，与技术人员保持密切联系。例如我们在汇编产品电子相册时，首先根据产品定型工作要求收集整理相关照片，拟定相册排版结构，编制相册目录清单，与科技人员共同研究、挑选能够反映产品结构、性能特色的照片，制作成电子相册，档案人员同时打印一份纸质相册提供专家审查，并以两种不同载体形式长期保存。3.2 强化信息技术应用随着档案信息化工作的推进，档案编研人员应用网络技术、计算机技术和数据处理技术，主动挖掘档案信息价值，通过计算机将文字、图像、声音等编研材料制作成视频、动画等多媒体信息，以电子文件形式发布档案编研成果，利用网站、微信公众平台等新媒体宣传编研成果，降低了编研成果制作成本;运用语义分析、图文转换、模式识别等大数据分析技术，开启档案大数据服务功能，为科研生产及经营管理提供参考咨询。中国工程物理研究院借助人工智能和信息技术，开发了“科技档案在线归档与编研信息系统”，它利用档案管理知识库和大数据分析技术，实现科技档案在线收集，鉴定档案内容、属性，查找项目共性特征，主动推送相关信息，为档案人员在线编研提供初选文档，提高了档案编研工作效率。档案人员应用科技档案在线归档与编研信息系统完成了专题汇编、数据汇总，获得了科技人员的好评。3.3 严格编研项目选题科技档案是我国档案全宗的重要组成部分，是在科研生产、基本建设等活动中形成的，具有查考利用价值的科技文件材料。面对海量档案信息，档案人员要突破时空限制，积极地探索研究现代档案编研方法，运用先进的科学技术收集、加工、发掘档案信息。因此严格开展编研项目选题具有重要意义，优秀的编研项目主题是编研工作高效进行的良好开端，它将引导我们“创作”出精彩的编研成果。编研项目选题的基础是全面、详尽的用户需求调查，用户需求调研可以从三个方面进行，第一：用户访谈法，拟定调研问卷，在明确调查目的和调查对象的前提下，制定科学、合理的调查方案，通过书面调查、网络调查和口头调查相结合的方法收集有关信息，分析用户类型、需求时间、需求形式等，并对调研结果进行总结归纳，从而为确定编研工作主题提供完整、清晰、具体的要求。第二：信息统计法，根据用户在一段时期查阅利用档案的频率，发现用户对某类档案的特定需求，如项目实施方案、科研成果鉴定证书、项目负责人任命文件等，经过统计分析，掌握这些需求是长期存在的，编研工作依据此情况开展。第三：文献分析法，对现有的档案编研成果的利用效果进行综合分析，对比分析不同类型编研成果产生的经济效益和社会效益，发现利用率较高、社会影响较大的编研成果，拟定新的编研项目主题。编研工作具有一定的客观目的性和现实必要性，档案编研选题要充分考虑各种客观因素，将科技发展作为选题的主要方向，选题要具有典型性和新颖性，不仅要满足目前发展需要，还要具有前瞻性，为科研的可持续发展做好参考咨询服务。3.4 提升编研工作质量提高编研工作成效，首先要组建高水平的编研工作队伍，编研人员不仅应当具备档案编撰技能，而且要了解科技发展动态，明确客户需求，充分利用信息管理平台开展档案编研;档案编研是一项智力密集型的研究工作，要做好档案信息资源的挖掘、整理，发挥档案潜在价值，作为档案人员就要集思广益，具有敏锐的创新意识、服务意识，围绕科研攻关难点、热点，主动加强与科研人员、科技管理人员的联系，聘请科研专家、项目经理作为技术指导，开展多层次、多视角的档案联合编研，发掘具有技术引领的研究成果、典型案例，为科技创新提供建设性意见，彰显编研成果的实用性和时效性。其次要制定切实可行的编研工作方案，科技档案编研方案的主要内容有：第一，确定编研项目主题;第二，组织编研人员团队;第三，明确编研人员工作分工及完成时间;第四，编研成果展示及宣传;第五，收集编研成果反馈信息。通过组织人员评审方案的可行性，确保方案顺利实施。创新科技档案编研模式，就是将编研工作纳入项目档案管理过程中，档案员在项目全生命周期管理中，注重编研材料的积累，特别是分散的、过程记录文件的收集，加强与技术人员交流，经过对档案信息进行加工、编排、审核、校对、批准发布，中国电子科技集团公司第三十八研究所已完成了XX科技成果获奖情况汇编、XX产品研制工作大事记、研究所所史等不同层次档案编研产品，并在科研生产、项目竞标、职称评定中发挥重要作用。3.5 加强专业技能交流档案编研工作者注重学习新技术，及时更新知识储备，在同行之间以及与研究人员之间，加强业务交流、研讨，实时掌握业界最新动态、一线科研项目信息及技术发展方向，编研人员要拓宽视野，学习信息系统、竞争情报、数据挖掘等知识，不断提升自身专业技能。上海科技档案馆与同济大学、上海市科学学研究所等单位联合开展上海城市建设与可持续发展成果研究，遴选了上海长江隧桥工程、国家会展中心等12个上海城市建设中极具特色的典型项目，展示科技创新对于上海城市建设的重要作用，于2018年3月正式出版了创新铸就卓越之城上海城市建设与可持续发展成果背后的故事，该书广受好评，彰显了科学决策和科技引领对重大工程的支撑作用，现已成为科技档案编研创新的成功典范。全国档案事业发展“十三五”规划纲要指出要建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划，落实数据开放与维护的责任。因此，我们要转变编研工作思路和理念，以“开放”、“共享”作为档案编研行动指南，积极主动开展档案编研工作，构建档案信息资源共享服务新格局，通过有计划的档案开发开放实现信息共享，通过信息共享实现档案经济效益、社会效益最大化。参考文献1梁晨.基于数据挖掘的工程咨询档案管理探讨J.办公室业务，2019（15）：38-39.2赵旌含.科研档案在线归档和编研系统设计与实现J.兰台世界，2019（09）：70-72.3于伟佳，柯清.航天企业档案编研管理模式创新研究J.航空工业管理，2019（07）：20-23.4张芝慧.探索科技成果档案编研新路径J.中国档案，2019（01）：44-45. -全文完-