档案管理办法(10页).doc

精品文档就在这里-各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-档案管理办法（第一次修改）1 范围 本标准适用于上海申能物业管理有限公司的档案管理工作，各投资企业的档案管理可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 档案室工作手册1988年5月上海市档案局编 中华人民共和国档案法（1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议关于修改的决定修正） 中华人民共和国档案法实施办法1999年6月7日国家档案局第5号令 企业档案管理规定2002年7月22日国家档案局、经贸委、计划委员会联合颁发3 术语3.1 档案，是指一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形状和载体的材料，真实反映历史记录的全部资料和总和。3.2 档案载体，是指档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘、以及金属、塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。4 管理要求4.1 公司档案是本公司和国家的宝贵财富，应全部归档。任何个人和部门不应擅自保管、对外交流。4.2 公司档案工作纳入经济责任制的考核范围，对公司各部门进行考核，并纳入公司各类人员职责范围之中，以保证档案材料的完整、准确、系统、安全和开发利用。4.3 公司全体员工都应遵守国家和上级有关档案工作的法规，执行公司各项档案管理制度。5 档案管理体制5.1 公司档案实行集中管理，分类保管的办法。5.2 公司档案工作由档案中心统一归口管理，设立总室与分室分类保管档案，并负责对各部门、各管理处的档案工作进行指导、监督、检查，考核。5.3 公司档案设党群工作、行政管理、经营管理、批租项目、房产物业、科学研究、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等十大类。5.4 凡单独购买超过2000元以上的设备，其档案直接归档案中心管理，与工程项目配套的设备由项目归口部门随项目档案一起整理档案，引进设备应随翻译文件一同归档。5.5 公司档案工作在业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。5.6 公司各部门应配备一名兼职档案员负责本部门的档案工作，做好档案资料的收集、整理归档，使公司档案管理形成网络。6 职责6.1 公司总经理的职责6.1.1 督促有关职能部门把档案工作列入本公司的发展规划、现代化管理、职工教育计划。6.1.2 把档案工作列入有关规章制度、经济责任制及有关人员的岗位责任。6.1.3 把档案工作列入公司总经理办公室会议议程，关心解决档案工作中的问题、困难和经费。6.2 档案中心工作职责6.2.1 负责公司的档案工作，对各类档案进行检查。6.2.2 认真贯彻上级机关档案工作的各种指示精神，按要求完成各项任务，参加有关档案工作的各种活动。6.2.3 制订档案工作规划、计划，及时总结经验。6.2.4 加强兼职档案员的业务学习、培训。6.3 公司各部门、各管理处的职责6.3.1 把企业档案工作列入本部门（单位）的方针、目标、计划之中。6.3.2 督促本部门员工及时收集、整理有关文件材料，按规定移交给兼职档案员，并将归档工作列入岗位职责和经济责任制。6.3.3 负责落实兼职档案员的人选，并支持督促其参加公司档案中心组织的各项活动。6.3.4 督促本部门兼职档案员和有关成员按照有关规定进行预立卷，及时向档案中心移交档案。7 档案的收集与归档7.1 归档范围 公司在经营活动、设备购置、计划统计、劳动工资、财务管理、教育培训、建设项目、行政事务、党、团、工会工作及其它工作中形成的各种文字、声像、证书、荣誉奖品、图表实物模型等材料均属归档范围。7.2 收集7.2.1 各部门兼职档案员根据归档范围及部门形成的档案，按文书处理和归档要求进行部门预立卷后，向档案中心移交。7.2.2 有关人员应做好文件材料的形成、积累、收集、整理，对已归档的档案负责补充、完善，做到账物相符，档案完整、准确、系统。7.2.3 属于归档范围的设备仪器开箱或新接楼盘工程项目交接验收，事先有关部门应通知公司档案管理人员参加，做好记录，提出审查意见和及时归档的要求。7.3 归档要求7.3.1 归档的文件材料应完整、正确、系统，能真实反映企业各项活动和历史过程。7.3.2 归档的文件应按照档案整理的要求进行部门预立卷，写好目录，一份留部门，一份交档案中心。7.3.3 档案交接时，应填写移交清单，交接双方（归档部门和档案中心）各留一份。7.3.4 归档的文件材料，应使用16开型纸（260mm184mm）或A4纸（297mm210mm），并使用钢笔或毛笔，钢笔用碳素墨水或蓝黑墨水为宜，不允许使用圆珠笔和铅笔。凡收到的传真件，为防止褪色应及时复印，原收件和复印件一起归档。7.3.5 几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案存本。7.4 归档时间7.4.1 在各项管理中形成、收到的文书材料，在第二年第一季度内将应归档的材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后向档案中心移交归档，专题性的材料应在活动结束后一个月内归档。7.4.2 基建工程项目应在竣工验收后一个月内，将文件组成保管单位，由项目负责人和有关人员审定后归档，个别大型建设项目因建设周期较长，如跨若干年度，应分立项、设计、施工、竣工四个阶段分别进行归档。7.4.3 照片、录音、录像材料和设备说明书、证书等其它一些资料性文件，应在与这些材料有关的活动结束后及时归档。8 档案的整理与保管8.1 档案的整理就是把处于相对零乱状态的档案，经过分类组合、排列和编目，使档案系统起来，便于保管和利用。8.1.1 档案的前期整理一般应由文件主办部门负责。8.1.2 档案编号办法应根据国家和上级档案机关的规定进行。8.2 档案的保管8.2.1 档案用地应做到办公、阅览、库房三分开。8.2.2 为了做好档案的保护工作，除配备一些档案柜、装订器具等基本的用品之外，还应配备去湿机、计算机、扫描仪、光盘刻录机等归档所需要的设备。8.2.3 立卷的案卷应按档案的要求套上软纸封面或硬纸装盒。9 库房的管理9.1 档案库房是保管档案的重要部位，应严格执行档案库房技术要求及保护管理办法，维护档案完整、安全，充分运用库房保护设施，以最大的努力来延长档案的使用寿命。9.2 库房内应做好库房温度、湿度记录工作，利用空调、去湿机等设备及自然通风等办法，将库房温度控制在1525之间，温度控制在50%65%之间。9.3 每天做好库房及周围的清洁卫生工作，避免灰尘进入档案箱内。9.4 库房内应安装窗帘、并随时拉拢，防止日光直射。10 档案的统计10.1 档案统计工作是认识档案工作规律的一个重要途径，统计数据是档案部门制定计划、决定政策和对档案工作进行科学管理和检查监督的依据，对实现档案的科学管理，有着重要的作用。10.2 档案的统计工作，应严格执行国家档案法和统计的有关规定。10.3 档案管理员负责档案管理基本情况的统计，每年一次。10.4 统计种类分档案的数量、档案提供利用次数、档案利用效果、档案管理人员情况、档案设备和经费方面的统计。10.5 档案管理员平时应认真做好档案的改进、移出、整理、鉴定、保管、利用等日常原始数据的记录和积累，根据数量性、广泛性和工具性的原则，建立科学的报表统计。10.6 档案的统计工作应全面准确，保持连续性，注重做好档案的统计分析，报送领导和有关部门参考、决策，以提高企业档案管理水平。11 档案的保密与安全11.1 档案的保密11.1.1 档案管理人员和查、借阅者应认真学习和自觉遵守档案保密规定，正确处理保密与利用的关系。11.1.2 档案根据内容分为国家和企业保密两类，国家档案保密按照保密法规定划分为绝密、机密、秘密三个等级。企业档案保密参照保密法规定划分为绝密、机密、秘密三个等级。11.1.3 案卷应根据内容及保存价值正确地划分保密类别、保管期限，并定期对各类档案进行密级审查。档案已失去保密作用，有关部门应及时通知解密，以便更好地利用。11.1.4 档案中心和有关各部室存放档案案卷、文件资料的橱、柜、箱均应加锁，钥匙由专、兼职档案管理员及指定有关人员专管。11.1.5 公司重要的会议记录、经济数据、人事材料等均属档案保密范围，不准口谈言传，随意外流，谨防泄密。违反保密规定，泄密、遗失保密档案材料造成不良影响和损失等后果的，应视情节按照有关规定给予必要的处罚。11.1.6 凡发现档案材料遗失或失窃，应及时报告，不得延误时间，避免造成泄密后果。11.2 档案的安全11.2.1 防火11.2.1.1 档案中心严禁烟火，严禁危险品进入，并应配备相应的防火、灭火器材。如工作需要确需动火应采取相应的安全措施。11.2.1.2 使用电熨斗等电器时应注意安全，下班后应切断电源。11.2.2 防盗11.2.2.1 非因工作需要，任何人员不允许进入档案中心，更不允许进入库房，违者档案管理员有权劝其离去。11.2.2.2 档案中心工作人员在离开时，应锁好库房和办公室的门，钥匙应登记使用，严禁外借，未经有关领导同意不得增配，遗失钥匙应及时报告。11.2.2.3 档案中心应配备和使用防盗的器具。12 档案的鉴定与销毁12.1 档案鉴定销毁制度12.1.1 档案鉴定是甄别和判定档案价值的必要措施，从当前和长远利用档案的需要出发，根据统一的鉴定原则和标准，判定各类档案的价值意义，从而确定不同的保管期限，把需要长远保存的案卷保存好，把短期案卷或已超过保管期限无存档价值的材料办理销毁手续后进行销毁，以便档案的综合利用。12.1.2 凡是归入档案中心并且已超过了原定保管期限的档案，由档案中心提出鉴定销毁申请和鉴定意见。12.1.3 由分管档案的领导组织鉴定小组对已到期档案进行鉴定。鉴定小组由负责档案工作和有关专业部门的领导、档案工作人员、有关业务部门人员组成，在鉴定到某一部门的档案时，应邀请该部门派员参加。12.1.4 档案保管分为永久、长期、短期三种，永久保存就是无限期尽可能长远地保存下去；长期保存一般指十六年至二十五年；短期保存一般指五年至十五年。12.1.4.1 对企业有长远利用价值的档案应永久保存。12.1.4.2 对企业在一定时间内有利用价值的档案应分别定为长期或短期保存。12.1.4.3 介于两种保管期限之间的档案，其保存期一律就长不就短。12.2 鉴定工作要求12.2.1 根据各专业档案利用情况和各类档案保管期限表确定档案的保管期限或销毁。12.2.2 经过鉴定，一个案卷有两种以上保管期限的，按就长不就短的原则要求办理，一般不拆卷。永久卷中混有个别长期、短期的文件则要拆卷重新整理。12.2.3 经审查不批准销毁的档案，仍要继续妥善保存，并在销毁清册上注明。12.2.4 对无保存价值或失去保存价值的档案材料进行销毁应办理手续。12.3 档案销毁12.3.1 编制销毁清册。12.3.2 鉴定小组签署意见。12.3.3 经主管领导或上级有关部门审查批准。12.3.4 批准三个月后，由专人送指定的造纸厂做成纸浆或自行销毁等，不可把销毁材料挪作他用或当废纸出售。12.3.5 做好详细的销毁记录，注明销毁日期，并由监毁人签名盖章，装订成册后归入档案保存。档案销毁后，档案中心及时调整柜架，整顿账目，在原目录上注销，说明什么时间已鉴定销毁。13 档案的开发与利用13.1 档案开发利用是档案管理的一项重要内容，要为改善企业经营管理、提高工作效力、增加经济效益等方面服务。13.2 应经常对档案进行加工整理，对有关数据、资料进行汇编、研究。13.3 对认真做好档案工作，积极主动开发、提供、利用档案，为企业的管理、提高工作效率、增加效益等做出贡献的档案人员，公司应给予表扬和奖励。13.4 对违反企业档案管理有关规定的个人应进行必要的处罚，情节严重的，根据中华人民共和国档案法第三十一条处理。14 档案的现代化管理14.1 档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。14.2 要应用现代化管理办法，以计算机技术为主，包括缩微技术和先进的监控装置，通讯设施和办公自动化等现代化管理手段。15 档案调卷查阅借阅管理15.1 调卷查阅15.1.1 调阅档案者，应说明理由、要求及内容。15.1.2 调阅档案时，应填写档案借阅登记、审批单（见表1）。15.1.3 调阅档案应在档案中心室进行。15.2 借阅查阅15.2.1 公司内部借阅15.2.1.1 借阅本部门案卷应由借阅人说明理由，经部门经理批准，且填写档案借阅登记、审批单。15.2.1.2 借阅跨部门案卷，应由借阅人说明理由、填写档案借阅登记、审批单，并经该案卷产生部门经理同意，方可借阅。15.2.1.3 公司内部借阅期限为一星期，一星期以上应经部门领导同意方可借阅。15.2.1.4 借阅密级档案，应经部门经理和总经理办公室主任同意签名，方可办理借阅登记手续。15.2.1.5 借阅人力资源部档案，应经人力资源部经理批准。15.2.1.6 借阅党委档案应经党委办公室主任批准。15.2.1.7 借阅公司权证应经总经理办公室主任批准。15.2.1.8 借阅公司的投标书、策划书应经市场营销部经理批准。15.2.1.9 借阅财务档案应经计划财务部经理批准。15.2.2 外单位借阅15.2.2.1 借阅档案凭单位介绍信，经档案中心负责人批准后，由档案中心办理借阅手续。15.2.2.2 应在档案中心室内借阅，不可外借。15.3 借阅要求15.3.1 借阅的档案不可携带出公司办公地以外区域或转借他人。15.3.2 阅后及时归还，如继续借阅则应另办续借手续。15.3.3 借阅档案者应妥善保管，负责安全保密，不可遗失损毁。15.4 调阅借阅纪律15.4.1 在档案中心室内查阅者，应讲文明，不可涂划案卷或拆卷等。15.4.2 复制档案应经公司档案中心负责人同意后方可实施。表1 档案借阅登记、审批单（略）2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报： 2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报： -精品 文档-