档案管理办法[2003].doc

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江苏邮通建设监理有限公司
档 案 管 理 规 定

档案是公司发展的历史见证，是企业文化的重要组成部分，具有极为重要的保存价值。为了进一步加强公司的档案管理工作，充分发挥档案在公司不断发展壮大中的作用，现根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求，并结合公司的实际情况，制定本办法。
一、公司档案的范围
公司档案是公司在生产经营管理活动中所形成的具有利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。
二、公司档案管理体系
1．公司档案管理实行统一领导分级分类管理的体系，在公司综合办公室的统一指导下，按照职能业务分工，由各部门（含分公司，下同）分别负责以下的档案管理职责。
1．1综合办公室负责公司行政、企业管理、人力资源、治安保卫、党群组织、后勤服务等方面档案的收集、立卷和归档工作。
1．2财务部负责公司公司财务会计档案的收集、立卷和归档工作。
1．3工程管理部负责公司经营业务、工程技术质量、计量、安全生产等方面档案的收集、立卷和归档工作，并负责管理公司档案室。
1．4各工程业务部门（分公司）负责本部门生产经营管理等方面形成的档案资料的收集、立卷和归档工作。
2．各部门的职能人员及各部门（项目监理部）指定的兼职档案人员，负责本职工作业务范围内或本部门（项目监理部）范围内的各类档案资料的收集、整理、立卷工作，并将保存期为长期的档案，按时上交集中存放在公司档案室。
3．各职能部门负责人对本部门的档案工作的真实性、完整性、系统性、及时性和保存的安全性等全面负责。
4．公司档案室是公司综合办公室、财务部、工程管理部等三个职能部门共同存放档案的场所。档案室为各职能部门设置专门的档案橱柜，并由专人负责管理。
三、公司档案的分类及保存期限
1．公司档案的分类及归档范围详见附件。
2．公司档案的保存期限根据文件的保存价值，分为长期、短期和一般三种。
2．1长期保存的档案主要是指反映公司发展沿革及历史；公司存续期间将产生作用或在可以预见的期限内，对公司的经营管理活动具有查考利用价值的重要文件和资料（此类文件简称长期档案）。长期保存的年限为15年以上。对需要永久追溯的重要文件和资料，存放15年后再另行确定追加年限。
2．2短期保存的档案主要指在短期内有一定作用或作必要追溯的一般性文件资料（此类文件简称短期档案）。短期保存的年限为3-15年。具体保存年限根据文件资料的类别确定。
2．3各部门在年度生产经营管理活动中，形成的一次性文件资料；上级部门安排的一次性任务的文件；其他单位联系工作的一次性函件等（此类文件简称一般文件资料），若对今后的工作没有利用价值或追溯作用的，不必立卷归档，由各部门经办人员在年终收集整理后保存，并在隔年内按程序销毁。
2．5各部门要会同综合办公室对本部门形成的文件资料，作出保存期限的原则分类，并使所属员工熟识运用。
四、公司档案的形成、收集、立卷、归档
1．档案形成要求
1．1生产经营管理活动中的各种长期档案和短期档案，应按照各类档案的规范要求形成，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水和复写纸等易褪色素墨水、蓝黑墨水材料书写。
1．2公司及各部门往来与上级及其他单位、部门的各种长期档案和短期档案，负责收发的部门应做好登记，相关部门应及时传递、承办和保存。并不得以传真件保存。
1．3生产经营管理活动的一般文件资料，按工作要求形成并保存。
1．4应用计算机形成的电子文档，应定期及时备份，确保文档安全。
1．5除纸质文字和电子文档外的其他载体档案资料，应妥善分类保管。
1．6员工应对本岗位形成的档案资料的真实性、完整性、系统性负责。
2．档案收集立卷要求。
2．1 各部门要指定熟悉档案工作知识，工作认真仔细的人员兼职部门档案员，负责指导和督促本部门人员按要求做好档案的收集、整理和移交工作。
2．2 相关人员平时应按照各类文件资料的形成规律和特点，及时处理、收集，分类整理，妥善保管，确保文件资料的齐全完整。
2．3每年的2-3月，相关人员应将上年形成的各类文件资料，按照各类档案立卷的要求，进行立卷并移交归档。对于重要的文件资料和工程监理资料，应在办结后及时归档。
2．4公司文件档案立卷方法一般按档案形成（管理）的部门、形成年份、档案类别和保管期限分别组卷成册。组卷成册的档案要有统一封面，并注明案卷题名、编制部门、编制人、编制时间及档案类别和保管期限；卷内要设文件目录，并编注页码。
2．5财务会计档案和建设工程项目监理资料按国家相关规定立卷。
2．6 照片及声像档案采用适宜的方法立卷。
3．档案保管
公司档案实行集中存放，分类保管。
3．1公司设档案室，设置供各部门使用的独立档案柜，集中保管公司的各类档案。档案室对各部门档案的集中保存负安全责任。
3．2综合办公室、财务部和工程管理部分别负责管理集中保存在档案室的本部门形成的各类档案。
3．3档案室及室内档案柜的钥匙分别由档案室管理员和各部门的专人分别持有，并互相配合使用。
五、公司档案资料的销毁
档案资料超过保存期且已毫无利用价值的，应当及时销毁。
1．档案室保存的长期以下（下同）档案，按以下程序销毁：
1．1负责管理长期以下档案的人员，应定期对档案进行清理，对超过保存期限的档案编制销毁清单。
1． 2档案主管部门的负责人对销毁清单进行审核，并将清单报公司分管领导批准。
1．3档案主管部门采取妥善的方法对逾期档案进行销毁。并妥善保存销毁档案的清单。
2．不作为档案管理的一般文件资料销毁程序：
2．1各经办人员每年应对本人负责经办的一般文件资料进行清理，对于隔年的一般文件资料应提出销毁意见。
2．2主管部门负责人对下属人员提出的一般文件资料销毁意见进行审批。
2．3经办人员负责采取妥善的办法对逾期的一般文件资料进行销毁。
六、其他规定
1．档案归档移交时，交接双方应建立和核对档案移交目录清单，履行移交签字手续。
2．借阅档案时，应办理借阅手续。档案的借阅应经上级主管批准；借阅者一般不得携带档案离开档案室；归还时档案管理人员应对档案进行验收。
3．属于归档范围内的所有文件资料都必须立卷归档，任何个人均不得保存应立卷归档的文件材料。
4．因日常工作需要属于归档范围的文件材料，经办人员应将原件按规定归档，留复印件使用。
5．公司将根据本规定制定档案保密制度、保管制度、利用制度和各级档案人员责任制度。
七、本规定自发布之日起执行。由公司综合办公室负责解释。

附件：公司档案分类、归档范围及保存期限

二OO三年五月
附件：
公司档案分类、归档范围及保存期限

1．产权管理类
1．1长期保存档案：
l 公司股东会、董事会、监事会会议纪要、决议、决定等：
l 公司股权管理资料；
l 公司章程；
l 员工股权资料。
1．2短期保存档案
l 股东及员工股权分红资料；
2．行政事务类
2．1长期保存档案：
l 公司及分公司的营业执照、资质证书及申报、变更、年检（审）等材料；
l 其他各种证书；
l 公司印章管理；
l 总经理办公会议、专题会议记录；
l 公司大事记；
l 公司重大活动及上级及重要客户视察、来访形成的文件、照片、录像等；
l 公司年度工作总结及表彰材料；
l 现行的公司各类规章制度；
l 非经营性的在有效期内的合同、协议；
l 法律纠纷、公证裁决方面的文件资料；
l 上级机关下发的重要文件；
l 档案管理方面的重要资料；
2．2短期保存档案
l 非经营性废止的合同、协议；
l 公司各种行文的稿件；
l 废止的公司规章制度；
l 上级机关下发的一般文件；
l 公司给上级机关的各类请示、报告等；
3．人力资源管理类
3．1长期保存档案
l 公司及部门领导人员的任免文件；
l 公司机构设置及定编文件；
l 合同期内的劳动合同书、聘用协议书、借聘协议等用工法律文件；
l 员工名册及统计年报；
l 员工各项保险交纳台帐资料；
l 在职员工的人事（包括录用、转正、升迁、培训、职称资格、辞职、离职等方面）资料及相关的复印证书；
3．2短期保存档案
l 合同逾期的劳动合同书、聘用协议书、借聘协议等用工法律文件；
l 离职员工的人事（包括录用、转正、升迁、培训、职称资格、辞职、离职等方面）资料及相关的复印证书；
4．党群工作类
4．1长期保存档案
l 党、团、工会名册及年报材料；
l 党、团、工会组织及创建文明单位现行的各种工作制度及规章；
l 有效的集体劳动合同；
l 公司的宣传册及内部刊物；
l 党、团、工会的年度总结及各种表彰处分的文件资料；
党团员及工会会员的个人组织材料；
l 公司领导民主生活会及党风廉政建设方面的材料；
4．2短期保存档案
l 废止的集体劳动合同；
l 党、团、工会组织及创建文明单位活动的各种评比申报材料；
l 员工合理化建议成果资料；
5． 实物资产管理类
5．1长期保存档案
l 公司资产帐册；
l 公司房地产管理工作方面的权证及重要文件资料；
l 房产及附属设施的建设资料和图纸。
5．2短期保存档案
l 公司各类资产实物的申购、领用、报废处置等资料；
6 财务会计类（包括工会经费）
6．1财务会计的报表、核算帐簿及凭证的保存期限按国家规定执行。
6．2长期保存档案
l 公司现行的财务管理及会计核算制度、办法等；
l 政府主管部门核准批复的公司纳税的文件；
l 公司对外投资的可行性研究报告及对外投资的文件材料；
l 财务年度审计报告；
l 公司产权界定、资产评估的重要文件材料；
l 公司各类保险事项的材料凭证；
l 公司的上报的各类统计年表；
l 公司会计电算化的复制软盘；
6．3短期保存档案
l 公司年度财务预算及定期的财务分析材料；
l 公司内部绩效考核核算资料；
l 定期资产清查的材料；
l 长期档案中废止或逾期的文件资料。
7．技术质量管理类
7．1．长期保存档案
l 公司现行的技术、计量及经营业务方面的各种规范、标准等文件资料；
7．2短期档案
7．3质量管理方面的档案保存期限按公司质量体系文件的规定执行。
8．市场、经营管理类
8．1．长期保存档案
l 年度市场、经营方面的统计资料；
l 各类业务合同、协议（可以与工程监理资料组卷保存）；
l 重大工程及客户台帐；
l 公司经营发展中长期规划及年度计划；
8．2短期档案
l
9． 分支机构管理类
9．1长期保存档案
l 分支机构设立、变更、撤消的各类文件；
l 分支机构年度经营统计资料；
l 分支机构管理的各项规章制度；
l 分支机构及部门负责人的沿革资料；
9．2短期保存档案
l 分支机构工作的重要会议形成的文件及纪要；
10． 工程监理资料类
工程监理资料的保存期限按公司质量体系文件的规定执行。
11．上级文件类
11．1长期保存档案
l 上级机关、主管部门、行业协会等印发的各类编有文号的文件。
11．2短期保存档案
l 上级机关布置工作的一般文件、通知、传真等。
12．特殊载体类
特殊载体包括证书、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、锦旗等。
特殊载体依据其内容的确定保存期限。
锦旗等体积较大的实物可以制作照片予以保存。
13．其他资料类
根据重要程度分别确定保存期限。

二OO三年五月2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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