采购价格管理.doc

采购价格审核的整理及思考

价格审核的目标：
以质量为导向，同样质量比价格，同样价格选品质，确保我厂采购物资高品质低价格，达成降低成本之宗旨。

价格审核的权限：
采购员：采购价格的收集整理，采购定价的分析，采购意见的提出
价格审核主管：采购比价单的合理性的审核，并对比价单价格进行抽查，避免出现比价单价格偏离市场正常价格的现象，初步审核确认采购意见，对不合理的采购意见予以发回，或提出采购意见
采购部主管：对经过价格审核主管审核的采购意见再次确认，或可直接确定采购部门采购意见
分管副总：对采购部门提出的采购意见进行审核，可直接提出采购意见
总经理：对经过副总审核的采购意见进行最终批示，或直接提出采购指示

采购价格的审核的分类：
1. 一般采购，采取询价比价的形式
2. 订单采购，建立定价表
3. 招标的价格管理
4. 紧急情况下特殊采购的价格审核
以上分类分别适合于：
一般采购：市场价格波动周期短，如钢铁等原材料，或采购次数或数量较少的产品的采购；
订单采购：价格波动不明显，或对产品质量及售后有稳定要求的采购内容；
招标：单次或长期需要进行的采购金额或规模较大时
紧急采购：特殊采购任务按正常流程无法完成采购计划时，通过价格审核后直接进行的采购操作，并在完成采购后进行相关记录及审查

一般采购价格管理的基本流程：
价格主管审批
部门主管审批
分管副总审批
总经理审批
价格申报

订单制作
批准
未批准
比价单
①
②
批准
批准
批准

要点
注意
①
采购部业务员根据采购计划，按价格采购原则进行询价和一次议价后，提出“建议价格及采购方案”填写《比价单》报价格审核主管
②
价格审核主管在了解并熟悉了内容后，根据情况选择是否二次议价或抽查比价单价格合理性，避免报价单位价格偏离市场价格；

订单采购的价格管理：
1. 订单采购的内容需要与供应商签订框架协议，以对供货条件及违约责任等进行说明
2. 订单采购的价格通常通过采购询议价或招标等方式进行确认
3. 对采购价格进行确认后，形成相应定价表，并一式三份交由审计，供应商，采购部分别存档
4. 已核定之价格清单，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据
5. 本公司各有关单位，均有义务协助提供价格信息，以利采购部比价参考
6. 已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面之原因说明
7. 单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程
8. 在同等价格、品质条件下，涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作
9. 为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合
10. 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价

招标的价格管理：
在正确价格分析的基础上，根据相关国家法律法规进行操作

紧急采购的价格管理：
操作过程对采购价格进行分析基础上，事后对采购价格进行核实，单独登记标注，并对紧急采购原因进行分析，避免紧急采购常态化和紧急采购价格偏离市场价格。

价格分析：
在进行以上采购价格审核的过程中，需要对所需采购产品的价格作出分析，以便于判断采购员所询价格的合理性。尤其是这些情况：1)新材料无采购经验时； 2)无法确认供应商报价之合理性时；4)供应商单一时；5)采购金额巨大时。价格分析的方法如下：

方法
说明
实绩法
参考过去的实际采购价格，推算当次采购底价
目标价格法
根据产品卖价，逆算物料单价范围
横向比较法
选出和采购目标类似或一致采购品，调查影响成本变动的因素，做横向比较，计算大概采购价格
应用经验法
依据以往采购经验，预测价格

估价比较法
根据多家供应商的估价，进行比较和分析，计算物料单价
市场价格法
参考交易平台价格信息，或其他资料，预测物料单价
制造商价格法
参考制造商独自设定的规格品价格，计算物料单价
实际成本法
根据物料的实际成本，推算单价
科学简易算定法
分析构成物料单价的各要素，逐一估价，计算物料单价
采购价格标准法
制定追求标准成本价值的成本尺度，按照成本尺度计算欲购成本

采购员价格的审核效果的绩效评定
采购员需要对需要采购内容的价格进行分析和谈判，并说明分析后的采购意见，采购审核主管对采购要求，采购价格，支付方式等进行审核，对达不到公司要求的比价或订购意见退回，并做相应记录，做为绩效考核依据，从而提高采购员完善采购工作的能力，提高整体工作效率。具体绩效考核建议如下：
采购业务员应严格按采购价格报审流程进行作业，报审价格经各级审核后，外协、非标类合同核减率不得高于 15%，其他报审价格核减率不得高于 5%（数据根据执行情况适当调整），否则视为不合格价格报审，按绩效考评办法进行相应记录和处罚；一年内同一当事人同类问题累计处罚达一定次数，部门领导有权建议当事人调离此岗位。
各级审核人员切实履行审核职责，所审核价格经复审后的价格偏差不得高于 2%（数据根据执行情况适当调整），否则视为不合格价格审核，按绩效考评办法进行相应记录和处罚；一年内同一当事人同类问题累计处罚达一定次数，上级领导有权建议当事人调离此岗位。

价格数据库的管理：
价格数据库通过对采购物资建立标准化索引，进行分类整理和登记，并在需求价格资料时能够及时提供数据。一般采购，订单采购等，通常可依托于此数据库，简化价格审核步骤，并提高价格审核的准确性。
价格数据库建立索引的规则：价格数据库按树状分支进行索引，任一物资均可以在数据库中找到上级目录，并最终归至物资所分大类，例如：
五金件
法兰
阀门
……
……
平口法兰
304不锈钢法兰
……
DN25，PN1.6 304不锈钢法兰代码00170152

……

但物资代码在数据库内具有唯一性，代码根据实际使用进行标注，可在代码中体现所属类别，便于定位；避免同一产品在数据库中出现多个名称。
附：主材名称建议规范表

价格数据库登记的要求：
价格数据库登记的时间节点为价格报审通过总经理审批，开始订单制作之前，需要注明如下要素：采购物资代码，名称，规格参数材质等，单位，计价方式1（理计，实算等），付款方式1，税率1，单价1，日期1(若为订单价格，则记录为报价有效期)，计价方式2（理计，实算等），付款方式2，税率2，单价2，日期2，……

采购价格信息库的使用：
1. 采购或审计部门打开价格信息库；
2. 按采购计划指定的材料，查找最新录入价格及对应的供应商；
3. 对价格信息库中已有审定价格且价格在效期内的材料，按采购流程采购；
4. 记录价格信息库中无审定价格的材料名称，进入正常采购流程；

对价格审核与信息化管理的构想：
价格审核的依据是详细的采购需求，所以价格审核的源头应该从采购需求开始。目前由于采购需求均为手工书写，存在采购名称不统一，采购条件有遗漏等情况，给采购操作和审核都造成了困惑，也容易出现采购结果与实际生产需求不符，并且缺少追溯机制的情况。建议对采购作业流程的上下游进行信息化改造，使所有操作的流转标准统一，节点清晰，减少人为误会和遗漏。使采购操作的流转可追踪，帮助分析制约工作效率的瓶颈环节，以对流程的改善提供参考。
并且当日常操作与具有成长性的数据库分析技术相结合，合理的数据分析可以提示企业采购策略，减少资金占用，提高价格审核的准确性和及时性，对价格趋势进行分析，对价格报审绩效进行评估，提供各方面有价值信息，直接产生经济价值。
信息化改造需要尽早开始，逐步推进，才能适应我公司快速的规模扩张，甚至为未来的上市做好准备。
目前价格信息库，供应商信息库的建立，都应当考虑未来系统建立后数据导入的可能性，避免类似的工作重复做，或者系统建立后无有效的初始数据，不能够在短期内产生明显效益。
甚至通过对日常操作的模块化管理，使价格审批后根据标准模板可直接生成采购订单和付款计划，减少审批环节，并降低出现人为错误的可能性，可以直接提高工作绩效。

以上是我对目前价格审核工作的整理，以及对之后价格审核工作的一些想法。

采购部 陈斌
2014/3/15合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责