行政采购类管理办法(行政类含流程图).doc

行政采购管理办法

第一条 为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制订本办法。
第二条 行政采购归口管理部门为人事行政部。
（一）内部管理
1、采购范围
计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等统一由人事行政部购置。
固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。
低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，800（含）元以上物品，或价值虽低于前标准，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的。
办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、维修用机器配件等。
2、购买
（1）各部门在每月10日和20日，按本部门下月需求填写《办公用品购买使用申请表》（见附件3）、《电脑耗材购买申请表》（见附件4），并由总裁办批准后，交由公司人事行政部办理，人事行政部在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总，进行购买。
（2）计算机及辅助设备的购买程序应根据部门年度购买计划与预算填写《计算机购置申请表》（见附表5），人事行政部根据部门实际需求进行初审，报相关领导，按照费用审批权限审批后，进行购买。
（3）办公用品购买后要及时入库，并填写《办公用品入库登记表》（见附件6）。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而未能采购到的物品，人事行政部要做出说明，并及时在适当时机购买。
3、保管及发放
（1）人事行政部于每月15、25日发放办公用品及电脑耗材，其他时间如无特殊情况不发放。
（2）人事行政部设专人负责办公用品及电脑耗材的保管、发放与登记》。发放与领用要填写《办公用品（含电脑耗材）领用统计表》（见附件7）。
（3）物品发放及使用。应本着节约和爱护的原则，杜绝浪费，对消耗量的大的物品要严格控制，对一般消耗品要爱护使用。
4、购置管理
（1）定期报表管理：人事行政部每月填写《办公用品出库汇总表》（见附表8），统计出月度低值易耗品、办公用品总耗费数。
（2）供应商信息：人事行政部定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。
（二）外部管理：供应商管理
1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理。
2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：
（1）供应商的基本情况表（见附表9）。
（2）定期报价资料。
（3）定期考察记录。
（4）合作、服务记录。
3、供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。
4、定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。
5、询价 ：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。
第四条 本办法由人事行政部负责解释和组织修订。

附件1：低值易耗品、办公用品申购流程图
低值易耗品、办公用品申购流程图

节点
财务部
申请部门
人事行政部
总经理
A
B
C
D

入账

报送
结束
领用
开始

填写《申请表》

YES
验收入库
购置
发票
NO

汇总、初审

审核

附件2：计算机及相关设备购置流程图
计算机及相关设备购置流程图
节点
财务部
申请部门
人事人事行政部
部门主管领导
总经理
A
B
C
D
E

主管领导确认、签字
存档

填写《购置申请表》《预算单》
领用
结束
确认、签字
报销
审核预算
存档
填写《固定资产入库单》
发票
领取支票/现金

安装调试
购置设备
开始

单笔10000以下
单笔10000以上
存档

签字

签字

附件3：《办公用品购买、使用申请表》
办公用品购买、使用申请表

部门： 时间：201 年 月
序号
物品名
规格、型号
数量
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

其他特殊申请事项：

制表人： 部门经理签字：

附件4：《电脑耗材购买申请表》

电脑耗材购买申请表
部门： 时间：201 年 月
序号
物品名
规格、型号
数量
使用人
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门经理意见：

人事人事行政部意见：

总经理意见：

制表人：

附件5：《计算机及相关设备购置申请表》

计算机及相关设备购置申请表
部 门

工 序

设备名称

型号规格

购置类型
□更换设备部件

□新购置设备

被更换设备资产编号：

特殊要求

预计金额（由人事行政部填写）

需求情况及用途：

申请部门意见：

部门负责人签字： 年 月 日

人事人事行政部意见：

人事行政部负责人签字： 年 月 日
财务部门意见：

财务负责人签字： 年 月 日
总经理审批：

　 公司总裁签字： 　 年 月 日
董事长审批：

　 董事长签字： 　 年 月 日

附件6：《办公用品（含电脑耗材）入库登记表》
办公用品（含电脑耗材）入库登记表
时间：201 年 月
序号
名称
规格
数量
单位
单价
备注

附件7：《办公用品（含电脑耗材）领用统计表》
办公用品（含电脑耗材）领用统计表
时间：201 年 月
日期
部门
姓名
领取物品
数量
用途
备注

附件8：《办公用品出库汇总表》
办公用品出库汇总表

年 月 日
部门
人数
数量
金额（元）
备注
低值易耗品
办公用品
低值易耗品
办公用品

合计

制表人：

附件9：《供应商基本情况表》
供应商基本情况表
（此表人事行政部存档用）
年 月 日 编号
供应商名称

法人

主营业务

地址

营业执照

注册资金

授权代理文件

资信证明文件

税号

开户行

售后服务承诺

是否可以纳入供应商名录库的批示意见
批准签字；

取消
批准签字：

定期考察记录：

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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