深圳童乐饰品有限公司采购管理程序采购管理流程.doc

深圳童乐饰品有限公司
文献性质:程序文献
文献编号
QP740-02
生效日期
2023.06.01
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采购管理程序

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1．目的
对生产所需物资之采购进行有效的管理，以保证生产正常运营及能满足生产进度规定和产品质量规定。
2．范围
凡是本公司生产所需的原料、包装物料、半成品及设备之采购均合用。
3．定义
无
4.权责
4.1各相关单位：采购需求的提出。
4.2采购：负责发出采购协议并执行跟催。
4.3发外加工由生产部负责。
5． 作业内容
5.1采购需求申请与审批
5.1.1生产用物料之申请
5.1.1.1采购部根据生产计划及库存计划的安排，发现物料低于库存量时，由仓库填写“请购单”，经总经理批准后，由采购部实行采购。
5.1.1.1若生产临时需要物料时，由生产部提出“请购单”，交总经理批准后，交采购执行采购作业。
5.1.2设备和其它物品的采购申请与审批
5.1.2.1由各需求单位填写“请购单”提出采购申请，经总经理审批后，交采购执行采购作业。
5.1.3为保证采购质量，各单位若有新物料需求时，需提前三天提出采购申请，以便于采购实行。若特殊情况下不能提前三天时，应在请购单中注明“紧急”字样，并写明需求物料时间。
5.2采购作业
5.2.1采购部依据总经理核准之“请购单”，拟定向合格供应商采购，填写“采购协议”。所有请购单必加盖采购协议印章后方可生效。若为HSF物料的采购，必须在采购协议的右上角加盖蓝色“HSF”印章。
5.2.2当没有合格供应商时，先执行《供应商管理程序》。
5.2.3“采购协议”应注明所采购物品的名称、规格、数量及相关规定等，以传真或其他方式给供应商，并保证发出的资料为最新有效版本。文献和资料的外发按《文献控制程序》执行。
5.2.4采购部将采购规定提供应供应商后，依交期规定进行跟催。
5.2.5当供应商未按“采购协议”规定期限交货或不能及时交货时，采购部应及时联络供应商了解情况采用相应的措施，并及时将信息传达给相关部门。
5.2.6采购部应将跟催结果记录在“采购协议”上（当天可交货之采购订单，跟催无须进行记录。）。
5.2.7当采购订单发出后，相关部门需要对采购信息进行更改时，需在最短时间内以“内部联络单”告知采购部与供应商进行沟通。
5.2.8若为采购物料的更改，则必须由更改部门填写“内部联系单”经原“请购单”审批程序审批后，交采购实行变更。对此类问题，由采购发出“纠正防止措施报告”交品管部追查产生因素，采用相应对策。具体依《纠正及防止措施管理程序》执行。
5.3所有机械设备、量测仪器外购入库时，均须有供应商提供的品质合格报告或类似证明文献。
5.5采购物料和委外加工产品、客供物料的验证
5.5.1由品管部对本公司无能力检查之物料或对产品质量影响较小之物料建立“免检物料一览表”，交管理者代表审核及总经理批准确认后实行。
5.5.2供应商或客户交货时，仓库依送货单点收确认无误后告知检查员验货。
5.5.3检查员按“免检物料一览表”确认来料是否为免检物料，若为免检物料，检查员在标签上盖“免检”章印，告知仓库办理入仓手续。
5.5.4在生产过程中，若物料品质而出现异常，品管部发出《纠正及防止措施报告》规定改善，具体依《纠正及防止措施管理程序》解决。
5.5.5若为需检物料，检查员依“进料检查作业指导书”检查来料质量。
5.5.6当来料检查不合格时，按《不合格品控制程序》规定解决。
5.5.7当来料检查合格时，由品管部告知仓库办理入仓手续。
5.6记录保存
5.6.1采购协议、采购物料跟催表、采购申请由采购部保存。
5.6.2发外加工单由生产部保存。
5.6.3来料检查报告由品管部保存。
6.相关文献
6.1供应商管理程序
6.2产品防护管理程序
6.3不合格品控制程序
6.4文献控制程序
6.5新产品开发及样板管理程序
6.6纠正和防止措施管理程序
7.附件
7.1采购协议
7.2免检物料一览表

深圳童乐饰品有限公司
采购管理流程
采购管理流程
责任部门
应用表单
备注

选择供应商
询、比价
下 单
索 样
交货告知
建立合格供
应商资料
入库
谈判、签约
议 价
验收
应付结报
特采
退货
解决
新供应商
原供应商
OK
NG
OK
OK
NG

R1

采购部

采购部

采购部

采购部

品管部

仓库

仓库

合格供应商一览表

供应商报价单

采购协议

进料检查报告
合格供应商名录

进料入库单

退料单
R1.HSF有害物质合格不予特采
深圳童乐饰品有限公司

采购协议 No
签订日期:
签订地点: 送货地址:
童乐制品厂(买方)向 (卖方),联系电话: ,
传真: 地址: 采购以下货品经双方协议,买卖条款如下:
名称
规格
材质
颜色
单位
数量
或重量
单价

厚×宽×长
拾
万
仟
佰
拾
元
角
分

货款共计:
拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
币 种
□人民币 □港币
付款方式

保 险

交货方式

交货日期

包 装
每卷卷材应内层以薄膜、外层以纺织带进行双层包装

货
品验收

1.买方将严格按照上述规范验收，每卷片材；净重50KG，只能有±0.5KG的差重；重量均匀；色度必须与首样之色样。片材接头数必须控制在每批送货卷数的10%以内，在有接头的片材卷中不能出现两个或两个以上接头，且接头位置不得偏向卷材的两头，应控制在卷材中心线附近。
2.因卖方提供的片材的材质成分导致买方损失的，由卖方承担；卖方所提供的每批货品之材质必须与首样一致，不合规范或损坏的货品应由卖方取回并由买方另定互换期限调换交货。因调换货品发生的损害及其费用由卖方承担。
3.抽样及样品实验由买方经行办理，卖方不得异议。复验的应在买方办理，卖方可遵循买方规章派员会办。但不得规定再复验。
逾期违约金
除确有证据证明为不可抗力者外，卖方必须准时交货，否则；
1.如卖方未收定金的，每逾期一天应缴未交货品的价额1‰或1%的违约金。
2.如卖方收有定金的,则每逾期一天买方按定金罚则收取罚金一成,同时卖方应缴纳未交货品价额1‰或1%的违约金。
3.卖方因调换货品致逾期交货者,作逾期论。
解除条款
1.协议签订生效后,需经双方批准并签订修改或终止协议的协议,方可修改或终止原协议.协议未签署前,原协议继续有效.卖主未能履行本协议逾期七天者,买主可解除协议。
2.卖主不履行本协议以致解除时,应支付解约金,其款额按未交货品额20%计算.解除前之逾期违约金卖方仍应照数缴纳。
3.协议纠纷,由履行地法院管辖。
生效
本协议一试两份,经双方签字盖章方可生效,甲、乙双方各执一份。
备注
标签应贴在每卷片材的外层包装约80%之侧高的位置。

买方署名盖章 卖方署名盖章
厂商名称：童乐制品厂 厂商名称：
签约代表 签约代表

表单编号:QR-PP742-01-02 B1

免检物料一览表

序 号
物料名称
质量特殊规定
确认时间
备 注

本次修订摘要

制定
审核
批准

表单编号:QR-PP742-01-02 B1