酒店行业资金管理实施细则.doc

资金管理实行细则总 则第一条 为规范酒店集团的资金营运管理，及时了解和反馈酒店集团资金营运计划和实际营运情况，明确各类付款的审批权限、程序和各级审批职责，及时满足各类资金需求，加速资金流转，特制定本管理实行细则。第二条 本细则合用于酒店集团及下属各酒店项目从资金计划到资金支付及反馈的所有过程的管理规定。第一节 资金计划管理第三条 集团根据经营管理的实际需要，对资金需求实行计划管理。资金计划涉及年度资金计划和月度资金计划。年度资金计划第四条 年度资金计划是根据各酒店项目全年费用预算和经营计划编制的资金需求概算，是资金营运管理的目的计划；由酒店集团对酒店的全年度资金计划完毕情况进行考核。第五条 年度资金计划编制的主体是各酒店财务部。根据下一年的经营任务及市场预测，结合营销部、工程部及行政人事部的资金需求计划和费用预算作出。酒店集团根据酒店的全年度资金计划汇总上报集团总部。集团总部审批后在酒店集团管理目的中下发，作为酒店集团资金营运目的和规模。月度资金计划第六条 月度资金计划是酒店根据每月实际完毕经营任务和工作内容编制的资金需求。是指导每月资金调拨和支付的操作性计划，由酒店集团对酒店实行监控。第七条 月度资金计划编制的主体为酒店财务部，由财务部每月25日向酒店集团财务管理部上报酒店负责人审批的下月资金需求计划申请表。酒店集团财务管理部将各酒店和本部的资金计划进行分类汇总后制定月资金计划，并对上月资金计划的实际执行情况进行对比检查并说明因素，经酒店集团总经理审核后于每月29日前上报集团。第八条 月度资金计划的执行规定。月度资金计划由集团财务副总裁签发。在计划内20万元以下的协议付款，其最后审批权限为酒店集团第一负责人；计划内20万元以上或计划外的付款须经集团财务副总裁审批后方可支付。第二节 付款审批管理协议付款审批协议请款及规则第九条 协议的跟踪、请款、登记、移交由协议跟踪单位负责，具体按协议管理办法规定执行。第十条 由非协议跟踪单位提交的，或未盖有请款专用章协议复印件作附件的请款申请，各审批单位必须退回，不予审批。第十一条 付款审批表及相关资料请款人进行协议请款（涉及未能及时签订协议的预付款请款），必须在付款审批表上写明协议名称、编号、内容、协议总额（或预计总额）、已付款数额、现请款金额、请款依据和理由、结算款的结算金额，并附上盖有请款专用章的协议复印件、协议会签表，附上反映协议执行情况的附件。第十二条 各审批部门有权规定请款人补充欠缺的付款依据和资料。第十三条 所有以酒店名义签订的协议请款，请款跟踪单位审批后，需先经签订协议的酒店财务部协议管理员进行协议登记和审核，酒店财务负责人和总经理审批后才可送酒店集团行政人力资源部，由酒店集团行政人力资源部跟踪会签情况；请款跟踪单位为酒店集团各部门的协议请款，经部门负责人审批后，原则上须经协议签订单位的酒店财务部协议管理员、财务负责人及总经理审批，如遇特殊紧急协议付款，应以传真方式经酒店财务部协议管理员、财务负责人及总经理审核后，报酒店集团财务管理部审核。第十四条 各酒店和酒店集团各部门应做好协议的付款计划，准时编制付款申请表。第十五条 为保证协议的正常审批和资料的安全传递，付款审批表及附件送酒店集团财务管理部，须办理文献的签罢手续。请款人不得擅自到各审批人处查问审批情况或擅自取走审批资料递向下一审批人。若有需要，可到酒店集团财务管理部查询。第十六条 酒店集团各部门对收到的付款申请和附件资料需在24小时内审核，对不符合规定或需补充资料的须立即向跟踪人反馈，或退回跟踪人。需要更多的管理制度，请到.com协议付款审批职责第十七条 各单位具体审批职责1. 跟踪部门和跟踪人1.1由协议跟踪人根据协议条款和实际到货情况填写付款审批表，并根据付款内容附齐资料：1.1.1营销推广协议市场营销部1.1.1.1协议会签表和协议(加盖请款专用章)复印件（或计划）1.1.1.2广告实际发布登记表、样报1.1.1.3监播证明和质量验收签证表1.1.1.4营销费用预算1.1.2工程维修协议工程部协议会签表和协议（加盖请款专用章）复印件、验收证明等。1.1.3 购销协议相关经办部门协议会签表和协议（加盖请款专用章）复印件、验收证明等。1.1.4其他协议-协议会签表和协议（加盖请款专用章）复印件、验收证明等1.2由跟踪单位负责人审批；2. 酒店2.1由酒店财务部协议管理员根据协议和公司有关规定审核此项请款的合理性及对的性，确认付款记录及已付款金额，凡有已请款金额与已付款金额不相符的要在付款审批表上说明已请款数和已付款数，检查付款依据及附件是否齐全，检查结算方式与协议规定的付款方式是否一致，有无违反协议条款之处，及时提出处罚意见，并署名确认、登记备案；2.2由酒店财务部负责人对各项付款按规定权限进行审核，检查已付款数和应付款数的对的性，除复审协议登记员已审核的事项外，还检查是否按规定程序办妥付款审批，对协议规定结算为承兑汇票的是否支付钞票，是否按规定扣除贴现息，最后根据批准后的月资金计划安排出纳付款。2.3由酒店负责人确认协议执行情况；3. 酒店集团对口职能部门酒店集团各对口职能部门审核管辖内的协议付款是否符合协议执行情况。4. 审核部对已经审核部会签立项的协议，付进度款时，不再经审核部审核，但付结算款时必须经审核部审核并署名。若协议在执行过程中，协议金额有较大的变更，审核部对此应有明确的确认意见。5. 酒店集团财务管理部5.1酒店集团财务管理部协议管理员对签收到的付款审批表分酒店、部门登记；5.2检查付款审批表的审批程序是否完整，酒店负责人、部门负责人是否批准付款，有无酒店财务部确认；5.3检查付款依据是否齐全，是否要提出解决意见；5.4复核付款金额是否对的无误；5.5对不合格的付款审批表，退回或告知跟踪人更正或补齐付款依据；5.6建立协议付款档案，核对已付款记录，核算应付款金额，并提出审核意见；5.7酒店集团财务负责人对协议付款进行审核。6. 酒店集团总经理酒店集团总经理对月资金计划内20万元以下的协议付款进行审批。7. 集团财务副总裁集团财务副总裁对酒店集团月资金计划内20万元以上和月资金计划外的协议付款进行审批（超过500万元由总裁/董事局加签）。协议付款审批权限和程序第十八条 各级审批权限和程序1. 金额在10万元以下的非结算款或10万元以下的一次性付款的协议付款审批程序：协议跟踪人协议跟踪部门负责人酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人 酒店所属地地区公司审核部2. 金额在10万元以上20万元以下或20万元以下的结算款的协议付款审批程序：协议跟踪人协议跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人酒店集团总经理酒店所在地地区公司审核部3. 月资金计划内金额在20万元以上和月资金计划外的协议付款审批程序协议跟踪人 协议跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人酒店集团总经理 地区公司审核部 集团财务副总裁（超过500万元由董事局加签） 非协议付款审批开业前行政管理费付款审批第十九条 开业前行政管理费付款审批酒店经办部门 酒店财务负责人 酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理 行政管理费付款审批第二十条 行政管理费涉及工资、福利费、场地租金及管理费、水电费、邮政费、业务费、工作餐、劳保费、交通费、车辆费、差旅费、培训费、办公场地费等。第二十一条 行政费用实行预算管理。第二十二条 行政费用预算内付款审批程序原则：1. 年度预算不得超支。2. 年内各月累计=各月累计预算的110%。3. 工资福利、业务费、交通费、全年度内不能单项超支。审批程序：1. 酒店行政费用开支经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理2. 酒店集团总部各部门行政费用开支经办人 经办部门负责人 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理3. 酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。第二十三条 行政费用预算外付款审批程序1. 预算外累计费用总额在年度预算额3%（含3%）以内的开支，酒店集团或酒店的，须报酒店集团财务管理部和酒店集团第一负责人审批。2. 预算外累计费用总额超过年度预算额3%-5%（含5%）的开支，须报集团财务副总裁审批。3. 预算外累计费用总额超过年度预算额5%以上的开支，须报董事局审批。行政管理费外付款审批（预算内）第二十四条 各酒店和部门对于非协议的付款，在办理请款手续时除费用借支外，必须填写“付款审批表”，费用借支填写“借支单”，写明请款的因素、用途、金额及计算依据，并附上经审批的附件。第二十五条 各类非协议项目请款及借支所附附件：1. 促销活动活动预算计划及会签表2. 装饰品、电器等物品预算计划和购置请示和验收结算书3. 食品、酒水等其他经营物品的购买 采购申请单和三家以上报价比较和验收结算书第二十六条 行政管理费外紧急借支的审批程序1. 金额在5千元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理2. 金额在5千元以上2万元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理 酒店集团财务负责人3. 金额在2万元以上4万元以下借支的审批程序：经办人经办部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人酒店集团总经理4. 金额在4万元以上借支的审批程序：经办人经办部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理 酒店集团财务负责人酒店集团总经理集团财务副总裁紧急借支的报销在事后按性质以正常手续审批。第二十七条 行政管理费外非协议付款请款的审批程序1. 金额在2万元以下的非协议付款的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 2. 金额在2万元以上，10万元以下（含10万元）的非协议付款的审批程序：经办人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人酒店集团总经理 酒店所在地地区公司审核部3. 月资金计划金额在10万元以上和月资金计划外的非协议付款的审批程序：经办人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 地区公司审核部 集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）第二十八条 以上审批程序，涉及行政费用预算内固定资产、低值易耗品、办公文具的采购及印刷品的印刷业务，若立项时已经审核部会签批准或单价为招标单价，付款时可不须地区审核部审批，若立项时未经审核部会签批准，付款时必须经审核部审批。资金管理规定第二十九条 资金管理1. 资金的管理原则是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。2. 资金管理的依据是按酒店报酒店集团，并经集团财务副总裁审批的钞票流量计划表执行。要加强资金管理，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。信贷部定期进行核对，及时催收应收款项；合理安排应付款的支付。第三十条 钞票管理1. 钞票管理采用备用金制度。11根据酒店经营情况，向出纳等有关部门配备一定数量的备用金。12备用金金额的核定是根据天天钞票的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由使用部门填制备用金申请表，报财务部批准后，从银行提款。13财务部审计人员定期或不定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明因素提出解决意见，报酒店财务负责人批准。14酒店支付500元以下（含500元）的款项都要使用出纳备用金来支付，因此，出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第三十六条.2.出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送财务部逐个审核后，填写支票申请，报财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。2. 对于使用转账支票付款的管理2.1 财务部根据所附单据或其它有关明细单证审批，由财务部填写支票后，再送财务总监审核，报总经理签字批准。2.2 支票领取者，需在财务部的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。2.3 凡领用后的支票要在7天内将发票送回财务部，并注销登记。超过一个月未回的支票，由财务总监督促回收，并按制度提出解决意见。3. 每月定期编制钞票流量表。第三节 资金调拨第三十一条 资金调拨的权限在集团总部，酒店集团每月报资金计划，由集团总部根据其资金计划进行综合平衡与调配。第三十二条 酒店银行帐户的开立、取消统一按合生集团银行帐户管理规定执行。第三十三条 为保证资金计划的可行性及准确性，可明确预计支付时间及金额的付款事项，原则上严禁计划外的付款及无计划的资金调拨。第三十四条 对于计划内已调拨转入酒店帐户的资金，若因故取消付款计划，酒店及时告知酒店集团财务管理部。第三十五条 对于已安排转入酒店支出专户的资金，如酒店集团急需时，可直接知会酒店财务部，应立即直接划入指定帐户。需要更多的管理制度，请到.com第四节 资金的支付钞票付款规定第三十六条 钞票付款范围1. 平常工资、奖金、福利、补贴的发放；2. 行政预算内的各项费用的报销；3. 经审批的临时借支项目。第三十七条 原则上可以不付钞票的付款都不支付钞票。资金支付的反馈第三十八条 酒店出纳员天天下午4：30分之前向酒店集团财务管理部报送（或传真）每日资金收付情况一览表；酒店集团财务管理部根据酒店出纳报送的收付情况表进行汇总，在次日上午10点钟之前报送至集团财务管理中心。第三十九条 酒店财务部在每月的27日前向酒店集团财务管理部报送月钞票流量表，酒店集团财务管理部根据酒店出纳报送的报表进行汇总后于每月29日前报送集团财务管理中心。第四十条 酒店出纳在每年会计年度结束后，将当年的年度资金营运情况表报送酒店集团财务管理部，由酒店集团财务管理部汇总后报集团财务管理中心。 第五节 监控体系第四十一条 监控主体：资金管理办法监控主体为酒店集团、集团总部、集团监事会；第四十二条 为加强资金管理减少支付风险，防止挪用资金和计划外使用资金，酒店集团有权对各酒店资金管理办法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季或每月一次，并出具内部稽查书面报告。集团财务管理中心可定期和不定期进行检查。第四十三条 集团监事会有权对各酒店资金管理办法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季一次，并出具书面审计报告。第六节 奖惩规定 第四十四条 基本规定1. 本规定分为奖励和处罚两部份，奖励分为通报表扬和物质奖励，处罚分为警告、记过、降级、辞退。2. 一年内受到两次警告者作记小过一次解决，一年内受到两次记小过者作记大过一次解决。依此类推。3. 主管级以下员工的降级处罚按减少一级工资解决。4. 对出现工作失职但拒不接受本处罚规定的，经酒店查实后予以辞退解决。5. 对未办正常离职手续擅离岗位的员工，取消其当月及年度奖金。6. 凡员工当月奖金局限性以扣罚时以扣除当月所有奖金解决，不再累计到下月执行。7. 导致酒店经济、信誉严重损失或其他严重损害公司利益的行为，除按制度辞退外，酒店保存追究其经济或法律责任。第四十五条 奖励规定1. 通报表扬：11严格执行资金管理规定，并积极反馈执行情况，提出合理化建议的。12发现资金管理执行过程中存在局限性，避免也许给酒店导致损失五千元以下的；2. 物质奖励：对以下单位或个人，除给予通报表扬外并给予物质奖励。3. 发现资金计划管理中存在漏报，或付款审批管理中存在多头请付款、请错款，审批手续不齐，或对资金管理中的违章行为（如暗箱操作等）及时向监事会反映，举报属实，避免对酒店导致损失五千至三万元的，增发当月奖金50%；避免对酒店导致损失三万元至五万元的，增发当月奖金100%；避免对酒店导致损失五万至十万元的，增发当月奖金100%及年度奖金50%；避免对酒店导致损失十万元以上的，增发当月及年度奖金100%，同时晋升工资一级。第四十六条 处罚规定：凡因工作失职发生如下情形之一者，根据情节轻重给予处分：1. 警告 ：凡因失职发生以下情形之一，对第一负责人给予警告处分： 1.1.各酒店财务部不按规定准时报送资金计划等有关报表，逾期在一个工作日内，且无合法理由。1.2.各酒店财务部报送资金计划、付款审批管理，资金调拨和支付中存在个别过错但情节较轻微者。2. 记过和降级 ：凡因失职发生以下情形之一，且导致或也许导致酒店损失五千至三万元者，对第一负责人处以记小过处分，扣发当月奖金50%；导致或也许导致公司损失三万至五万元者，对第一负责人处以记大过处分，扣发当月奖金100%；导致或也许导致酒店损失五万至十万元者，对第一负责人给予减少行政级别一级解决，扣发当月奖金100%及年度奖金50%。2.1各酒店财务部不按规定准时报送资金计划等有关报表且逾期在一个工作日以上，影响资金调配的。2.2各酒店财务部因未做好资金计划申请，漏报或故意多报，导致付款不及时，给酒店带来损失的。2.3非协议跟踪人进行请款，导致反复请款，导致酒店损失的。2.4协议跟踪单位不按本规定认真履行请款责任，进行协议请款、付款登记，办理协议跟踪移交手续而导致损失的。2.5跟踪人不按本规定认真填写付款审批表，所规定的应附附件不齐全，不认真履行请款人对协议条款执行情况及请款金额的基本审核职责的。2.6各级付款审核人未能履行其审批职责，导致多头请款、反复请款、错误请款和付款的。 2.7未经审批，擅自改变经指定的拟付款项目付款的。2.8对已调拨资金，由于个人因素未在规定期间内付款的。2.9其他未按本规定执行，而导致损失的。3. 辞退：凡因失职发生以下情形之一者且导致或将导致酒店直接损失达十万元以上者，对第一负责人给予辞退解决，扣发当月奖金及年终奖金，酒店保存追讨有关经济损失或提请司法机关追究刑事责任的权利。3.1付款审核人未能履行其审批职责，导致多头请款、反复请款、错误请款和付款的。3.2在资金管理执行过程中，运用职务上的便利，索取别人财物或者不正本地收受别人财物，为别人谋取利益的；3.3各酒店财务部不认真履行资金管理规定职责的；3.4凡有任何账外经营或其他对公司利益导致严重损害者。第四十七条 奖罚程序：当事人或负责人为各酒店人员的，不管其职位高低，均由集团监事会作出解决决定，由集团人事部进行奖惩。第四十八条 “第一负责人”指事项的经办部门、酒店负责人；“第二负责人”指事项的经办人及主管，其奖惩按“第一负责人”减少一个档次（如是最低档则不必再降）；“第三负责人”指集团的老总、财务副总裁及最后审批人，其奖惩按“第二负责人”减少一个档次（如是最低档则不必再降）。需要更多的管理制度，请到.com