010合同评审控制程序.docx

江苏平安汽车部件有限公司
JIANGSU PINGAN CAR PARTS CO., LTD
编 号
PA/QP-010
版 本 号
A/0
合同评审控制程序
页 次
第 5 页 共 5页
生效日期
2013年6月1日

1、目的
通过对顾客订单要求进行识别和评审，以确定顾客要求已经得到明确并评估本公司是否可以满足顾客要求，避免交付不及时和影响顾客满意度。
2、范围
本程序适用于本公司的顾客订单要求的识别和评审。
3、职责
3.1营销部为顾客订单要求识别和评审的组织部门，负责识别订单类型并根据订单类型组织相关部门进行评审，并将评审结论反馈给顾客，负责顾客订单的管理和归档；
3.2生产部负责提供订单评审需要的产能表并协助营销部进行订单评审；
3.3仓库负责提供订单评审需要的库存报表；
3.4技术部、质量部、采购部等部门负责协助营销部进行订单评审。
4、定义
4.1常规订单：本公司以前生产过的常规产品并且需求时间在本公司备货周期内的订单；
4.2特殊订单：超过公司备货周期的常规产品订单或以前公司没有生产过的新产品订单，以及和以往常规产品要求不一样的订单。

5、工作程序
输 入
工作流程
输 出
工 作 说 明
职 责
使用记录
顾客传真订单
电话订单
E-mail订单
试制订单
顾客订单接收

订单接收登记表
1、 营销部人员在接到顾客的传真、E-mail，电话或口头的订货要求时，需将订单登记到《订单接收登记表》中，确保顾客要求准确无误。
2、 订单登记时需进行订单唯一性编号，若顾客订单有顾客编号，需在《订单接收登记表》中注明顾客订单编号和公司订单编号。
3、 当其他部门接到顾客的要货或新产品开发要求时，须在8小时内将信息传递给营销部登记。
营销部
相关部门
订单接收登记表
订单接收登记表
常规产品清单
产品备货周期表
订单分类

分类结果
1、 营销部将顾客订单与顾客确认并登记后，根据公司的《常规产品清单》和《产品备货周期表》将订单进行分类识别，以决定订单评审范围和评审方式；
2、 公司根据订单订货产品、数量、交付时间的不同，把订单分成常规订单和特殊订单两类。
营销部
订单接收登记表
顾客订单
口头/电话订单记录表
订单分类结果
产能表
产品库存报表
订单评审

评审结果
1、 根据订单的分类结果，由营销部选择下列三种方式之一进行评审：
2、 单独评审：对于常规订单（包括常规产品口头电话订单），营销部在获得一定的背景资料（如生产部的产能表，仓库的库存报表等）情况下，可由经授权的人员进行单独评审，单独评审时只需在合同上签字即可；
3、 会签评审：对于超出公司备货周期常规产品的特殊订单，营销部须将订单通过生产部、质量部和采购部以会签形式进行评审，评审结果记录于《合同评审表》中；
4、 会议评审：对于非常规产品或与以前常规产品要求不一样的特殊订单（包括口头订单），营销部须组织技术部、生产部、采购部和财务部通过会议讨论形式进行评审，并在《合同评审表》上签署意见，最后提交总经理审批。审批后按《产品质量先期策划控制程序》进行开发或改进策划；
5、 无论采用何种评审方式，评审结果必须形成结论，结论必须写在顾客订单上或评审表的相应栏位上；订单评审结论一般有三种：A可以执行（不需进行任何修订而满足订单要求）；B需要调整（需要进行内部调整可以满足订单要求）；C不能执行（合同若不经修订则公司无法达到订单要求）。
营销部
相关部门
合同评审表
评审结果
评审回复

回复结果
1、 当订单评审结果不能满足时，营销部应根据各部门的评审意见与顾客进行调整协商；
2、 协商后的更改须重新组织原订单评审部门进行重新评审，直到确定能满足订单要求为止。
3、 与顾客确认并修订后的订单，订单编号可以按原订单号记录管理。

营销部
相关部门

评审结果
订单传递

发货计划
1、 评审通过的订单，由营销部将《合同评审表》发送一联给生产部，通知生产部安排生产；
2、 为保证订单交付及时，营销部在完成订单评审后须将订单登记到《合同履行情况追踪表》上，并编制《发货计划》进行生产进度跟踪和确认。
3、 《发货计划》经部门主管审批后提交一份到总经办。
营销部
发货计划
合同履行情况追踪表
顾客合同更改通知
生产异常联络单
变更订单处理

合同变更通知
1、 当生产部门由于生产异常原因导致生产进度会影响交付时，须提前使用《生产异常联络单》通知营销部（见《生产控制程序》），营销部根据联络信息，及时与顾客提出更改申请，顾客同意后执行更改；
2、 顾客在本公司的订单执行期间若提出变更通知，由营销部组织实施订单更改确认；
3、 订单更改确认时由营销部开出《合同变更通知单》，通知生产部门，并由生产部门在通知单上签字确认，必要时，需组织技术、质量和采购部门参与变更确认。
生产部
相关部门
合同变更通知单
出货通知单
发货记录
运输周期表
订单追踪

追踪报告
1、 仓库根据《发货计划》要求，备货发货；
2、 产品发出后，市场部根据顾客要求建立在线装运通知系统，并用《发货清单》通过传真或邮件方式通知顾客；
3、 市场部通过电话联系或送货回单确认产品到达顾客指定地点后，在《合同履行情况追踪表》上确认交付完成时间并定期统计交付达成率。
营销部
仓 库
发货清单
合同履行情况追踪表

6、相关文件
PA/QP-002 记录控制程序
PA/QP-009 产品质量先期策划控制程序
PA/QP-014 生产控制程序
PA/QP-015 产品搬运、防护、储存和交付控制程序

7、使用记录
PA/QP010-001 订单接收登记表
PA/QP010-002 合同评审表
PA/QP010-003合同履行情况追踪表
PA/QP010-004发货计划
PA/QP010-005 合同变更通知单
PA/QP010-006 发货清单