行政部职责体系.doc

山东沾化金嘉利化工科技有限公司行政部职责体系策划与编制：人力资源部二一二年九月行政部部门职能一级职能二级职能职能承担人制度管理1、 组织制定与完善行政管理制度行政部经理行政管理2、 会务服务行政部经理3、 总经理办公室、休息室环境整理行政文员4、 报刊、信件收发行政文员5、 转接、过滤来电行政文员6、 组织证照管理行政部经理公关接待7、 部分外联活动安排行政部经理8、 车、船、机票预定行政文员9、 酒店预定、结算行政部经理10、 礼品采购、管理行政部经理11、 公关活动安排行政部经理公文管理12、 审核公文行政部经理13、 组织公文处理行政部经理14、 各类通知、通报的起草与下发行政文员后勤管理15、 组织治安管理及门卫管理行政部经理16、 员工宿舍管理行政部经理17、 公司卫生管理行政部经理文印管理18、 打印文件管理行政文员19、 复印文件管理行政文员20、 扫描文件管理行政文员21、 传真收发管理行政文员22、 纸张管理行政文员23、 文印设备管理行政文员办公用品管理24、 办公用品采购行政部经理25、 办公用品入库管理行政文员26、 办公用品领用管理行政文员27、 办公用品库存管理行政文员28、 办公设备、家具日常管理行政文员车辆管理29、 车辆保养维修行政部经理30、 办理车辆年审行政部经理31、 办理车辆保险行政部经理32、 车辆保险索赔行政部经理印章管理33、 加盖印鉴行政部经理34、 印章日常管理行政部经理档案管理35、 档案、资料收集管理行政文员36、 档案整理、统计管理行政文员37、 档案保管、检索管理行政文员38、 档案借阅、查阅管理行政文员食堂管理39、 食堂月报表的统计行政部经理40、 餐卡充值管理行政文员41、 菜品，用品用具的采购管理行政部经理42、 现金收付及记账食堂管理员43、 物资购买食堂管理员44、 月底上报盈亏利润盘点表食堂管理员45、 新置办的固定资产登记造册食堂管理员低值易耗品管理46、 低值易耗品的领用审核行政部经理47、 低值易耗品的盘存行政文员系统维护及网络管理48、 K3系统操作培训、技术支持系统管理员49、 系统权限分配或调整系统管理员50、 系统站点分配管理系统管理员51、 服务器、数据库、终端服务器维护系统管理员52、 K3系统数据备份系统管理员53、 K3系统故障处理系统管理员54、 计算机硬件管理系统管理员55、 计算机软件管理系统管理员56、 网络管理系统管理员57、 计算机和网络技术培训系统管理员职位说明书职位名称行政部经理部门名称行政部撰写日期2012-09-01直接主管职位总经理职位编号薪酬等级职位目标为了确保公司各项经营管理工作的高效、规范开展，给公司生产经营活动正常开展提供优质的行政后勤保障，遵照国家相关规定和企业有关制度，在上级主管授权范围内，组织开展行政管理、公文管理、档案管理、公关接待、后勤管理、食堂管理、安全保卫管理及系统网路管理等工作。组织关系图：行政部经理重要客户专家政府主管部门负责人酒店等服务机构负行政文员公司高层、各部门中层、基层员工总经理食堂管理员司机门卫系统管理员任职资格教育水平学历大专及以上专业行政、文秘、企业管理等相关专业工作经验岗位5年以上相关管理工作经验行业知识结构精通行政管理知识；制度管理知识；后勤管理知识；公共关系管理知识掌握计划管理知识；网络管理知识；商务礼仪知识；企业运营流程了解采购管理知识；企业文化管理知识；企业产品基本知识素质能力责任心；全局观念；团队合作精神；服从意识；沟通协调能力；公关能力；人际交往能力关键考核指标内部客户满意度；无治安、食品卫生、车辆安全事故；工作职责工作任务制度管理1、 任务名称：组织制定与完善行政管理制度关键流程：根据上级领导要求和公司管理需要组织制定档案管理、公文收发管理、车辆管理、后勤管理、会议管理、印章管理、公关接待管理等各项行政管理制度转公司组织评审上报总经理审批组织下发实施组织检查定期完善过程文件：各项行政管理制度任务结果：公司行政管理规章制度完善计划管理2、 任务名称：制定部门年度工作计划关键流程：根据公司经营规划组织制定部门年度工作计划上报总经理审批组织实施定期检查修订过程文件：年度工作计划任务结果：部门工作有序合理行政管理3、 任务名称：会务服务管理关键流程：根据公司经营管理需要和领导安排发布会议通知组织会务工作组织记录重要会议内容组织下发会议纪要跟踪决议执行情况反馈总经理或相关副总过程文件：会议决议任务结果：会议组织高效，决议落实4、 任务名称：选择食品供应商关键流程：根据市场调研结果和食品卫生规定组织筛选合格供应商审核合作条件对供应商供货情况进行监督组织更换不符合要求的供应商过程文件：/任务结果：供应商符合要求5、 任务名称：选择办公用品、礼品应商关键流程：根据市场调研结果组织筛选合格供应商与供方商讨合作条件上报总经理审批与供应商签订合作协议组织办公用品、礼品采买根据供应商供货和价格变化情况更换不符合要求的供应商过程文件：/任务结果：供应商符合要求6、 任务名称：采购办公设备关键流程：根据办公设备采购需求组织设备选型选择合格供应商进行价格谈判签订采购合同上报厂区总经理审批重大设备采购上报公司总经理审批组织采购、安装跟踪使用情况过程文件：采购合同任务结果：办公设备采购性价比合理7、 任务名称：组织公司证照管理关键流程：根据公司经营需要和上级主管部门要求组织公司证照申办、变更检查证照年检和日常管理情况过程文件：/任务结果：各类证照齐全、有效8、 任务名称：组织公司印鉴管理关键流程：根据公司经营需要和印鉴管理规定审核用印申请检查印鉴加盖和日常管理情况过程文件：/任务结果：印鉴加盖、管理有序后勤管理9、 任务名称：组织治安管理关键流程：根据地方治安管理条例和公司治安管理制度组织门卫站岗、人员进出检查组织公司治安巡逻检查门卫工作情况发生治安事故组织事故调查过程文件：公司治安管理规定任务结果：治安管理制度完善10、 任务名称：组织后勤管理关键流程：根据后勤保障要求和后勤管理制度组织食堂、宿舍、浴室、洗衣机管理检查食品安全、公司卫生、后勤服务工作情况针对不足提出改进建议和要求过程文件：/任务结果：后勤服务有序，管理规范档案管理11、 任务名称：组织档案管理关键流程：根据公司档案管理制度组织收集各类应存档文件组织存档文件的记录、编号和装订检查档案室和档案管理情况过程文件：/任务结果：档案完整，管理有序车辆管理12、 任务名称：车辆管理关键流程：根据车辆管理制度合理配置司机、安排班次组织车辆办理各种证件和年审手续控制油耗过程文件：/任务结果：车辆符合交通规范13、 任务名称：车辆调度关键流程：根据车辆使用管理办法接收内外客户的用车需求审核申请用车人的用车申请手续按申请用车部门的要求安排司机出车跟踪出车情况过程文件：用车申请单任务结果：车辆合理调度，满足用车需求14、 任务名称：车辆保养维修关键流程：根据车辆保养手册和车辆维修要求确定维修保养项目、预计时间及费用联系修理厂保养安排车辆保养维修组织检查保养维修结果做好保养维修记录过程文件：车辆保养维修记录15、 任务名称：车辆保险索赔关健流程：根据司机发生交通事故的通报指导责任人处理交通事故流程或办法协助责任人报案收取事故的证明材料填报出险通知协调保险公司进行索赔做好事故处理记录过程文件：事故处理记录任务结果：事故快速处理，拿到赔款公关接待16、 任务名称：对外关系协调关键流程：根据上级领导安排和公司行政管理制度组织人员联络沟通、协调处理与政府、社会团体等的关系结果反馈给相关领导过程文件：/任务结果：对外关系良好17、 任务名称：客人接待关键流程：根据公司安排和公司行政管理制度制定接待计划组织人员安排好来宾的迎接、食宿、交通等工作送走客人过程文件：/任务结果：完成接待工作公文管理18、 任务名称：组织公文起草关键流程：根据上级领导提出的需求组织起草重要公文审核文件上报领导审阅组织修改定稿并上交领导组织印发组织归档过程文件：公文任务结果：满足公司公文需求19、 任务名称：审核公文关键流程：根据公文管理规定审核公司外发的和正式下发的公文内容审核公文的措辞和格式规范重要文件上报领导审阅反馈起草人修改定稿并上交领导签发组织印发组织归档过程文件：公文任务结果：公司公文内容和格式规范20、 任务名称：组织公文处理关键流程：根据公司公文处理规定审阅外来文件签署处理意见安排文件传递催办文件处理督办落实过程文件：/任务结果：公文处理及时系统及网路管理21、 任务名称：组织办公信息系统（K3,OA等）建设关键流程：根据办公自动化需要组织进行需求调研梳理和优化流程联系设计单位签订协议督促设计组织测试测试意见反馈设计单位组织验收组织部署组织培训检查运行情况组织定期完善过程文件：项目的实施文档任务结果：办公信息系统建设按时完成22、 任务名称：组织办公信息系统（K3,OA等）运行维护关键流程：根据公司发展需要及领导安排组织办公信息系统系统运行维护监督数据信息修改定期提出整改意见组织系统功能及外挂功能优化协调解决相关问题过程文件：/任务结果：完成ERP系统运行维护23、 任务名称：组织公司网站信息更新关键流程：根据公司形象宣传的需要拟定宣传更新方案收集相关文字、图片资料组织联系相关结构进行更新维护监督公司网站信息更新情况定期提出整改意见过程文件：公司网站更新方案任务结果：公司网站信息及时更新24、 任务名称：组织公司网路及硬件管理关键流程：根据公司计算机网路及硬件需求组织进行网路管理及硬件管理解决公司日常网路及硬件问题过程文件：任务结果：公司网路运行正常部门管理25、 任务名称：督导部门员工工作关键流程：根据部门各岗位员工职责分工分配员工工作任务辅导员工日常工作帮助员工处理紧急或重大事件检查员工工作过程帮助员工改进工作方式、方法考核评估员工工作结果过程文件：/任务结果：部门各岗位员工工作完成26、 任务名称：部门人力资源管理关键流程1：根据人员管理制度组织岗位工作分析制定、修改下属的职位说明书提交人员需求表参与新员工招聘参考员工绩效水平制订培训计划组织员工培训评估培训效果总结反馈关键流程2：组织制定岗位目标指导、检查下属工作接受下属定期述职考核激励与下属绩效面谈督导改进提出岗位异动建议上报上级主管审批岗位调整评估配置效果过程文件：下属职位说明书，培训计划，考核结果任务结果：招聘合格员工、绩效考核结果公平合理、员工能力提升、员工称职度提升27、 任务名称：内外部关系协调关键流程：根据部门工作需要协调内外部工作关系建立良好的工作环境和秩序过程文件：/任务结果：工作关系顺畅其他工作28、 任务名称：完成企业突发性的暂时无人负责的工作关键流程：出现无人负责的工作组织员工完成重大事项上报总经理按总经理要求组织完成组织制定规则、流程将责任落实到具体部门和岗位结果文件：/任务目标：完成任务；新规则流程29、 任务名称：完成上级主管安排的临时工作关键流程：根据上级安排的临时工作按要求完成结果反馈过程文件：/任务结果：完成任务任职人直接主管人力资源部经理总经理 职位说明书职位名称行政文员部门名称行政部撰写日期2012-09-01直接主管职位行政部经理职位编号薪酬等级职位目标为了给公司经营目标和其他重要任务的顺利实现提供支持服务性工作，遵照公司行政管理制度，在上级主管授权范围内，做好档案管理、文印、后勤服务等工作。组织关系图：行政文员来宾各部门经理行政部经理任职资格教育水平学历大专及以上学历专业档案管理、行政管理或相关专业工作经验岗位/行业/知识结构精通档案管理知识；办公软件使用知识；行政事务处理知识；商务礼仪知识掌握公文处理知识；会务管理知识；办公设备管理知识了解公司运营流程素质能力责任心；全局观念；团队合作精神；服从意识；细致性；执行能力关键考核指标工作职责工作任务档案管理1、 任务名称：档案、资料收集关键流程：根据档案管理规定随时收集各部门人事、工程、文书、财务、合同档案等资料根据内容筛选有价值资料结果文件：人事、工程、文书、财务、合同档案资料任务结果：档案收集完整2、 任务名称：档案整理关键流程：根据档案管理规定对档案进行分类、整理组卷排列入档案柜建立档案明细目录随时更新结果文件：档案明细目录任务结果：档案分类合理3、 任务名称：档案鉴定关键流程：根据档案管理规定区分不同类别的档案鉴定档案价值编制销毁清册报存档部门领导审核报总经理批准销毁无价值档案结果文件：档案销毁清册任务结果：及时销毁无价值档案任务结果：完成招聘计划4、 任务名称：档案统计关键流程：根据档案管理规定统计档案数量、档案利用情况形成档案统计报表上报行政部经理结果文件：档案统计报表任务结果：记录档案归档与使用情况5、 任务名称：档案保管关键流程：根据档案管理规定对重要档案采取防虫、防水、防盗措施对档案室进行保密管理每半年进行库藏档案清点核对更新档案统计报表上报行政部经理结果文件：档案统计报表任务结果：完成档案核对；重要档案不丢失、不泄密6、 任务名称：档案检索关键流程：根据档案的归档分类将档案按特征著录著录装订成册固定档案存放位置形成检索工具和存放位置索引结果文件：检索工具和档案存放位置索引任务结果：快速查找档案7、 任务名称：档案借阅、查阅关键流程：根据档案管理规定接待档案借阅、查阅人员填写借阅、查阅目的办理借阅、查阅登记重要档案行政部经理签字后办理借阅、查阅借阅、查阅后检查档案完整、完好性档案回收、归档结果文件：借阅、查阅登记任务结果：记录档案使用情况行政后勤服务8、 任务名称：办公用品库存管理关键流程：根据采购清单对入库物资进行清点填写入库单整理入库物资每月根据各部门领料单办理出库手续发放物品过程文件：入库单、领料单、出库单重大结果：核对入库物资，保证数量准确9、 任务名称：办公设备、家具日常管理关键流程：根据公司行政管理制度对办公设备、家具编号登记造册组织使用人签字使用人变更时及时更改登记资料并组织新使用人签字办公设备、家具更换或处置时在记录上注明检查日常使用和保管、维护情况发现问题及时纠正重大问题反馈行政部经理过程文件：办公设备、家具登记册重大结果：办公设备日常管理完善10、 任务名称：订票关键流程：根据员工和客户差旅需要与订票处联系航班、车次与订票人核实出票与票务公司结帐过程文件：/重大结果：及时办理订票事宜11、 任务名称：报刊、信件收发关键流程：根据报刊订阅标准订阅报刊收发报刊、信件通知当事人领取或分发根据各部门信件发送要求发送信件过程文件：/重大结果：报刊、信件收发及时；快件费用结算12、 任务名称：转接、过滤来电关键流程：根据接待工作规范接听来电询问来电目的将相关信息通知相关联系部门或联系人记录重要信息过程文件：/重大结果：接待礼貌，信息传递及时13、 任务名称：会务服务关键流程：根据接待工作规范布置会议室检查会议室设施完好性准备茶水会议结束后清洁会议室每日定期清洁、整理会议室发现设施故障通知行政专员联系维修监督、验收维修情况过程文件：/重大结果：会议室环境整洁，设施运转正常14、 任务名称：总经理办公室环境整理关键流程：根据总经理办公需要每日定期清洁、整理总经理办公室绿色植物养护发现设施故障通知公司相关部门联系维修监督、验收维修情况过程文件：/任务结果：总经理办公室环境整洁，设施运转正常文印15、 任务名称：文件打印关键流程：根据各部门打印申请打印文件提交拟稿人校对修改打印稿文件打印发还申请部门结果文件：打印文件文本任务结果：保质快捷地完成文件的打印16、 任务名称：文件复印关键流程：根据各部门复印申请大量复印上报行政部经理审批复印文件发还申请部门结果文件：复印文件文本任务结果：保质快捷地完成文件的复印17、 任务名称：打印、发放公司文件关键流程：根据公司行政管理制度检查发文审批手续索要电子版文件校对、检查文字错误审核各部门起草的通知、通告、红头文件、文件格式协助修改编号盖章按文件发文范围发放要求文件接收部门负责人签收收回作废文件文件存档过程文件：公司文件任务结果：公文打印、发放准确及时文件管理18、 任务名称：起草文件关键流程：根据高层或上级主管要求准备相关材料起草文件上报上级主管或高层审核根据意见修改后定稿正式公进行编号、盖章、登记、发放、存档结果文件：公司文件任务结果：满足公司文件需求19、 任务名称：公文传递关键流程：接收公司内外部来文、资料和信息进行初审，填写文件传递审阅单上报行政部经理审核根据文件、资料、信息内容和传递要求进行传递按领导审阅意见复印并传递相关人员原件存档重要信息反馈行政部经理结果文件：文件传递审阅单、需要传递的文件资料任务结果：文件、资料、信息及时传递会议布置20、 任务名称：会议布置关键流程：接受上级领导安排准备相关文件与物品布置接待室或会议室告知相关领导查看过程文件：会议所需文件任务结果：会议布置符合领导要求外来接待21、 任务名称：外来接待关键流程1：询问外来人员情况联系相关负责人通知外来人员到相关科室关键流程2：接受上级领导安排到达接待室或会议室接待过程文件：/任务结果：接待符合领导要求通知管理22、 任务名称：通知管理关键流程1：询问电话来源记下电话内容做好外来电话登记将内容交给相关负责人关键流程2：接收外来文件登记外来文件表格、处置单报行政部经理审核报相关领导签字交予相关人员处理关键流程3：接受上级领导通知确认通知内容、时间、地点电话通知给各部门、车间及相应负责人过程文件：电话登记表、文件登记表、处置单任务结果：及时准确通知领导、无遗漏餐卡充值管理23、 任务名称：餐卡充值管理关键流程1：每周二上午员工接收员工饭卡及充值现金食堂充值系统充值记录充值台账通知财务进行现金队长过程文件：充值台账任务结果：现金、账目相符其他工作24、 任务名称：完成上级主管安排的临时工作关键流程：根据上级安排的临时工作按要求完成结果反馈过程文件：/任务结果：完成任务任职人直接主管人力资源部经理总经理职位名称系统管理员部门名称行政部撰写日期2012-09-01直接主管职位行政部经理职位编号薪酬等级职位目标为了保证公司信息系统的高效运行，遵照公司信息化管理相关制度，在上级主管授权范围内，完成公司网络系统维护和信息管理工作。组织关系图：系统管理员外部维修人员各部门经理行政部经理任职资格教育水平学历大专及以上学历专业计算机或相关专业工作经验岗位2年以上企业信息化工作经验行业知识结构精通网络基本设置；数据库知识掌握硬件设备基本维护知识；计算机软件知识；企业运营流程了解企业产品知识素质能力责任心；全局观念；团队合作意识；服从能力；沟通协调能力；分析能力；判断能力关键考核指标网络、软件、硬件故障时间；无信息安全事故工作职责工作任务K3操作管理1、 任务名称：K3操作培训关键流程：根据岗位人员变动、日常发现的问题或人力资源部的统一安排制作课件或撰写注意事项并发布对操作人员进行辅导和培训评估效果上报行政部经理过程文件：K3操作培训课件任务结果：相关人员能独立操作2、 任务名称：K3操作技术支持关键流程：根据K3日常发现的问题对操作人员进行辅导和技术支持协调解决相关问题过程文件：/任务结果：及时解决相关问题3、 任务名称：监控系统日常操作关键流程：根据公司K3管理制度监控系统操作人员操作监控业务部门数据库参数修改发现违规操作反馈当事人整改监督整改过程文件：任务结果：系统数据符合公司规定系统管理4、 任务名称：系统权限分配或调整关键流程：按照公司K3管理制度、人力资源部提供的职位说明书、人员变动通知及权限需求申请等制定权限分配表报人力资源部经理审核报总经理审批报人力资源部备案分配或调整系统权限过程文件：权限分配表任务结果：确保系统数据安全5、 任务名称：系统站点分配管理关键流程：按照公司K3管理制度和部门、岗位需要制定系统站点使用分配策略报批后执行通知相关人员分配结果监控站点使用情况根据忙碌情况调度过程文件：系统站点使用分配策略任务结果：提高站点使用效率6、 任务名称：客户端机器系统和外挂安装、维护关键流程：根据相关人员反馈安装、调试、维护机器系统及外挂解决突发问题过程文件：/任务结果：安装维护及时，满足业务需要7、 任务名称：服务器、数据库、终端服务器维护关键流程：按照公司管理制度制定并实施系统安全方案和数据安全策略监控进程、硬盘空间、数据存储和服务器运行情况设置登录用户，关注登录情况，清理断开用户解决运行中出现的问题重大问题反馈行政部经理过程文件：系统安全方案和数据安全策略任务结果：确保服务器高效运行8、 任务名称：K3系统数据备份关键流程：按照公司K3管理制度制定数据备份策略关注定时自动备份情况定期手工备份定期整理并转移过程文件：数据备份策略任务结果：确保数据安全9、 任务名称：系统故障处理关键流程：根据系统运行中发现的问题及相关人员提出的需求与合作单位联系配合故障整改协调解决相关问题过程文件：/任务结果：系统故障及时处理硬件管理10、 任务名称：整机采购关键流程：根据网络管理制度盘点各部门计算机整机配置情况结合各部门购买申请审核签字上报公司总经理审批按计划进行采购验收设备发放到使用人进行操作培训过程文件：整机采购计划任务结果：计算机整机配置满足办公要求11、 任务名称：采购计算机配件关键流程：根据网络管理制度盘点计算机配件库存情况编制采购计划上报行政部经理审批与供应商联系采购更新计算机配件台帐过程文件：计算机配件采购计划、采购清单、计算机配件台帐任务结果：计算机配件满足办公要求12、 任务名称：硬件设备的维护维修关键流程：根据网络运行状况和用户意见反馈诊断硬件设备故障查找分析原因解决一般故障重大故障报修过程文件：/任务结果：网络、信息设备运行正常网络管理13、 任务名称：编制网络布线施工方案关键流程：根据网络管理制度和管理需求编制网络信息建设计划编制网络布线和施工方案上报行政部经理审批跟踪布线施工检查布线质量过程文件：网络信息建设计划任务结果：施工布线合理14、 任务名称：网络故障处理关键流程：根据网络安全日常检测操作规范或用户网络问题投诉诊断故障原因解决一般故障外部网络故障报修跟踪维修结果过程文件：/任务结果：网络故障解决软件管理15、 任务名称：安装与维护应用程序软件关键流程：根据公司信息管理制度、软件配置规定安装应用软件指导使用进行日常维护过程文件：/任务结果：应用软件运行使用正常16、 任务名称：解决软件应用过程中的问题关键流程：根据公司应用程序运行状况和用户意见反馈诊断故障原因解决一般故障重大故障报修跟踪维修结果过程文件：/任务结果：应用软件系统运行正常安全管理17、 任务名称：杀毒软件的日常维护关键流程：根据防病毒控制中心的杀毒软件运行状态记录整理和分析防病毒软件运行情况随时更新病毒库随时了解最新病毒信息提前做好防病毒准备工作出现病毒入侵情况及时处理过程文件：/任务结果：解决杀毒软件的运行问题技术培训18、 任务名称：计算机、网络技术普及培训关键流程：根据公司培训计划和计算机维护需要总结员工操作中存在的问题编写培训教材组织定期培训组织培训考核评估培训效果总结反馈根据维护过程中问题修订培训教材过程文件：/任务结果：信息技术培训其他工作19、 任务名称：完成上级主管安排的临时工作关键流程：根据上级安排的临时工作按要求完成结果反馈过程文件：/任务结果：完成任务任职人直接主管人力资源部经理总经理山东沾化金嘉利化工科技有限公司人力资源管理文件