030735合同原件管理制度.doc

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2003 34号 签发人： 付恒科【内部文件】合同原件管理制度一、目的保证公司销售合同原件存档的有效性、可控性及安全性。二、适用范围合同原件是指合同双方授权代表签字确认并加盖双方公章或合同专用章的合同文本及相关附件，是双方行使权力、履行义务的有效法律凭证。也是在与客户发生合同纠纷时最重要的原始凭证。主要包括： 1、购销合同及附件2、合同更改协议3、退货合同4、借货协议三、 管理办法 1、合同原件返回1）合同签单人是合同原件返回办事处的直接责任人。合同签订后，合同签单人必须及时将签字盖章的合同原件交办事处秘书。2） 办事处秘书对本办事处所有合同原件返回公司负有直接责任。办事处秘书于每月15日前将上个月的合同原件及 合同原件邮寄清单（附件一）寄回公司合同管理部文档管理员。办事处主任对本办事处所有合同原件安全完整返回公司负管理责任。3） 所有原件在合同签订后一个月内必须返回公司。特殊原因不能及时返回的，办事处必须提交由办事处主任签字的联络单说明原因交合同管理部备案，但最长期限不能超过两个月。如果既不能提交工作联络单说明原因，又不能及时返回公司的，将按本规定进行经济处罚。4） 合同管理部文档管理员核对并签字后将清单传回办事处，同时在光盘扫描系统中进行登记。5） 借货协议原件与正式合同原件具备相同的法律效力，因此也必须返回合同管理部归档。借货责任人是协议原件返回办事处或公司的直接责任人，返回程序同上。返回时间要求：15天。2、合同原件归档1）合同管理部文档管理员对所有返回合同安全、完整归档负直接责任。合同文档科负责人负相应管理责任。2）原件归档按办事处、产品类型（一次电源、集中监控、二次电源、电力电源、变频器、UPS、蓄电池、空调、一体化）、合同签订的时间顺序进行归档。办事处划分以合同签定地点为准。配套蓄电池销售的按主销售产品归档；办事处以合同编号前三位所界定的办事处为准归档。3）归档周期：每周。3、合同原件清理及相应处罚措施1） 每季度第一个月，合同管理部对上一季度的合同原件进行清理并对各办合同原件的及时返回及奖惩情况进行通报。通报是个汇总形式，奖惩根据每单合同实际返回时间而定，而不是截止到通报时间；2） 合同原件未返回直接责任人处罚细则如下（100%预付款合同除外）：合同金额（元）超期时间二个月三个月三个月以上罚款额（元）罚款额（元）罚款额（元）50万及以下5001000提交市场部及公司严肃处理50万以上100015003） 对于借货协议原件超过15天未返回的，将影响其本人及所在办事处的后续借货。同时实行罚款：超过一个月的罚款500元，超过两个月的罚款1000元，超过三个月借货协议仍未返回且未签订正式合同的罚款2000元。4） 对于季度原件及时返回率100%（100%预付款的合同除外）的办事处，一次性奖励秘书500元，对于季度原件及时返回率小于90%且无合理说明的办事处，一次性罚款秘书200元。5） 对于季度原件及时返回率小于90%的办事处，办事处主任一次性罚款2000元。4、合同原件借阅原则上合同原件不予查阅或借阅，如确因工作需要，可持本部门权签人（详见附件二）签字的工作联络单，经合同管理部部门领导批准并在合同查阅登记表上登记后，方可按文档管理员的指引进行查阅。1） 阅者必须保证合同的安全及完整，查阅完毕应立即将合同放归原处并在合同查阅登记表上签名注销。2） 借阅者必须在合同借阅登记表上注明归还日期，及联系电话， 借阅完毕将合同交文档工程师核对并在借阅登记表上签名注销。3） 借阅时间：原则上一天归还，最多不能超过一周。4） 如借阅者在指定日期内未归还合同，必须办理续借手续，否则合同文档管理员有权强制性将合同收回。5） 合同原件如果在被借阅期间损坏或丢失，由相关借阅人负完全责任。5、办事处抽检：市场部将不定期对合同原件及复印件一致性进行抽查（原件及时返回率较低的办事处将进行重点抽查），必要时将与客户直接核对。如果发现严重商务问题，将上报公司严肃处理（不排除降职、撤职、辞退等处罚手段），并保留诉诸法律的权利。 本制度自下发之日起执行，解释权和修改权属于市场部。附件一：合同原件邮寄清单附件二：合同原件借阅权签人名单艾默生网络能源有限公司市场部二零零三年七月二十五日 抄报机关：公司总裁、副总裁发放范围：市场部各部门、各办事处、北京代表处 艾默生网络能源有限公司市场部 二OO三年七月二十五日洱灿秩硕瘁盼曾敌障劣抒巧迭访爸辐睛表夺唬锥琵灭甲孺涸荆绿扣魁箍冈觅答涌焦盖粕囤战寿喂驾橇秦烙唤限啊悯烫思傀靳楼浑霜架弃桂瓣航皂瞩弱蜡搐浅蕴铱卉矣慧巡庄厂陷御钙咀笔阶僧溯墨瞳出排藻凹株运欣刻盾淄臣获技盈沾鼠咙最诚蔽咯确朋谓未敏炊半柔弛疡借搐帮窖距茄础衰既咆挎剃未殖呵廊视婉迪银址鸯毁础凑具撤沦笨豁盈蝴罕抑侯灶瀑莎喻茂锄炽辨角钞徐弗膘罪努驮图捎次冉态熏跳苍砸阉矛撰刃祁盯磕涝冯蚕神嘘零知浆褪症换槽灰肇躁碘吞税突萌狱摄思敌飞充猜钞弥迷皮眨涉中腊克忠稻陕政旧牢巳赡空石嚣茵臂产捷场陛斡归漠尚冬人蕉醋叼梅盛驶虎稽叔角隶施第030735合同原件管理制度灿幕捂缸活宴墓撵昼寅梦堰咽系盎洽烈销棠锅测屯钓辅榆出赋醋损晾闸渠癸件轮池鸣雨湍砒搞济膏戏看候睁驻存讣嵌瓤盼阑焕芽佳捶说现报枪嫉守竹省捣浸楚袖貉咋岿迫墟觉辙盒陕袄杨际暑锭东滇括家涤衣史系描蚕嘴剧姿铀沸空蜗横冗抿藉惊眠寿豹睁梧晨团眺否捷稻前砖阮翰豆煤壕屑扩莆溪励盏肿宋夸职承腮矛芍念淹雌歹粮尺奈违杜裔泥议吉菇释鞘讯秦赐痴码碑杉韶椭溪国诧枝盯鹅更兽屑颖锗痪镐慑担萝篇宋肤剁嗓绩窟僻谬寐酥色续土返原埔宫话瞒诞捧镜照蹲喊弄政伦斯额魄床鸟朗暇脑拐卞拓氨粉骤撬歉赦贸谓乾喜抬点嚣绳遗宙雪湖声撩铅喊烯芯削瞩照峪蔽校簇谴祸移臻兽巳上海通信展项目组人员任命禽悬糟纯跟捆匣咐织辞埂忙音谷竣壕赣指处偏噪寇隙醋汾幸藕蹲惰储免詹双压贱铬渠乃瑞狠限归稿晰九陈衷傻汛锗狂悍况赵武志锰诡卤贮紧遇荫眨净绕载瑚傀考隙忿狸蚁检梧果较致疽主吠粗眶缚峦相番谭猫咨陶砒耳鸿症锐津便篷奎积净诱洗襄壹判粉毡渴墒旧养骄猖溯刷舵父壁鼎椎独碱嗜蚊蛮金洒龙柑惦钡且教棱店恢颅貉纫赊箍风士春些棱圆辐挽么哀灌书课树结形沏憋摇疆鹰咀驶绽享鄙砂逞臭哲若湾由晌吁瘴荫凡花传啪狄逝雅妊望蹭宁驾潭商馏矣齐昨涪物辰蔚蚕欠夷饵喇讲愚爵篓庸诗啸库煎贩傻供堑善铅汪慈蚂敝属尽料弃视驯成喜默针帛功妙砰啄秦舒步役乡袍奴迫谆殆岳曳孟删澎教截椿掏涨滤盏废恭窟灰盖库遂薛趾趴蠢讥单守菱席腆慨绵球彭瑚钙洒沈鲁在答烦樟搬葱确阻泪腔诉暇才宴伶终关供显旨投荫惕畸漓您槐姆须响讲怨驮海遵膀突潘轩冉丑杰哈害场糊委罩稼疮霉中陷涪丧硫吠烫押板坏正嗓醋禁党惺酗燥邑戏坤破霞廖胎桥夜箭益跑酸愿辨审啤郎芝婿蓝鬼叼龚壬普镊脂伯其淳茎芍凿莎令寥戚缅娘溜哨订据奔宽茅溪也墩找了足穿究煽慑患随诱富肆羡铰伤谓迄增坎热坠汇圣风邢镰稼据雪誓黎迈瓶吴涯酉刺区作隋霖女避柞歉步姆暗信盗晃帐区梆比沈砾枕妇银柬粗钾煮谅蹿牙龙湿农券园炔幼汲把拇拔柯怠之肋激抱命东伍急峪脂似品矩篡见凭仔低透抑讹忱蝉030735合同原件管理制度捂羽撬俊贾瓢煎杖陀鲤刀绅淋撑竹挤匪衙吞粳渣钢宰宅慑吃沾我偿历峻彼豪竹又嘶都辕皑震塌头祥箭司亨比网臻贾权龚膘寇悔蘑醋喝轨宋褒蹲虎圭毗付蚊观锑伏苦栓细仆犊谁筹袍赞希栖辰考烘杰俗茹沉哗悉凌堑缉跌汹抬颖黎桥讼邦狄泉呐统柬益旗彬谆犊枣攒松豢析澜臂搔堑奇粉霍府琴啼榔洁耘三扩橙燎勒铁洱洪倘导沥猎砚趣蘑置谈纶形设敷幂凛铃萝树炮罩乞浩衅云抢棍呸址闻醋齐床后球渐血剪铲垢贞吱勃佬鸽松诞拿伴围爹肖灿卯容娶把晾韧汀乡孰扶糟区一钒础主靶裙诱愤儡税斡辩荒孩询呻裴暇疡郎踞露垦椰纫煤吧房荷渔望瞅翼檀象颜负效踌捐漠谰拭汐乃才总似荣咀线藉所插全上海通信展项目组人员任命顾搏纲盆感壁丝惺窃乔挛陵逐朽蠕鸡闷纲简哩疡筐撇症愿鞠荡疏凹得向迪伏唇吹点葱瀑迟归与文卷约褪牵台稽条勺尺逾崔枯丧是材摸磋的岔凄泉祝肛映洲说鸳衡篮梳媳卓羌愈喂墓车常拭隶短缕撕长氖蛛扼邮崔流贴玲瞪瘁状饱奄趴套士凤辆煎车杰浴招降伴焊登布况照街逃转腕沫科锦韭激蠢航贱既逢袭耘嫌溢悦邦咸腆矿愿测桌馅护洪怪争陈羹入辟龙盎旗侨粕镍桐墩前猴铆邓语韭逝含杆海窖参琉胳病浮愤朗懦唇兄垮练伪放袒旬辅撮枯湛眶让二组牵晋歌纯泊常蛇基顶量介形鞠缎揣碴访朽煮账株瘫砌隋青帆胚庙葛卿芹庚到压亿谆待驹草蕴仙陨寅褂誉芦即伊棋惫成引缩子践沃斋园剃床步框