2行政主任岗位说明书.doc

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行政主任职务说明书

职位名称
行政主任
职位代码
TMD-XZ-001
所属部门
行政部
姓 名

职等职级
主 任 级
直属上级
总经理
职位概要：负责行政人事部行政、物资方面的各项工作任务，及时传达公司及公司的决策、决议，协助总经理做好工厂各项监督、管理、检查工作。
工作职责与任务
职 责 一
负责完善行政/人事管理规章制度、工作流程、工作标准
1. 组织编制人力资源、行政管理规章制度，经总经理批准后贯彻执行（制度的完善度100%）；
2. 负责监督各项人力资源、行政管理制度的执行情况（有效执行程度100%）。
职 责 二
负责制定人力行政工作总结及计划，并组织实施；跟进落实各部门每周、月工作总结的上报及周、月工作计划的完成情况。
1. 按时制定行政方面的年度、月度、周、日工作计划，并组织实施（计划完成程度100%）；
2. 每周、月未之前收集、提报各部门次周、月工作计划（电子文档及部门负责人、总经理签字确认的文字材料各一份）至总部行政（有效执行程度100%）；
3. 跟进、监督各部门工作计划执行情况，每周六、月末前将工作完成情况提报总经理（有效执行程度100%）；
4. 每周六、月未前收集提报各部门工作总结（电子文档及部门负责人、总经理签字确认的文字材料各一份）至总部行政（有效执行程度100%）。
职 责 三
负责各项会务的组织管理工作，各类通知、通报、函的编写、下发。
1. 依据会议规范流程组织召开公司级会议，规范编写会议纪要并下发相关人员（规范、及时、有效执行程度100%）；
2. 负责跟进会议上落实工作的完成情况并及时汇报总经理（有效执行程度100%）；
3. 负责公司级各类通知、通报、函的编写、下发，并跟进落实其执行情况（规范、及时、准确程度100%）。
职 责 四
行政文书管理
1. 负责草拟、审核企业重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等（规范程度100%）；
2. 及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件（规范程度100%）；
3. 企业办公室、人事章、文控印章管理（规范管理程度100%）。
职 责
五
办公规范管理。
1. 根据办公规范的相关规定检查各部门办公环境情况（有效执行程度100%）；
2. 根据办公规范的相关规定检查各部门人员仪容仪表情况（有效执行程度100%）；
3. 根据办公规范的相关规定检查各部门办公区域安全情况（有效执行程度100%）；
4. 对违反办公规范的行为进行通报批评（有效执行程度100%）。
职 责
六
档案规范管理
4. 及时对公司各种文字性档案资料、声像类档案资料进行收集、整理、立卷、鉴定、保管（规范完善程度100%）；
5. 负责公司各种档案资料的统计、分类；公司各种档案的收集、整理、立卷、鉴定、保管、借阅、销毁等工作（规范完善程度100%）。
6. 负责公司各种档案资料的提供利用、借阅手续的办理等工作（规范完善程度100%）。
职 责
七
行政性资产管理
1． 妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划购买和维护（完好程度100%）；
2． 协助组织财务人员对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点（完好程度100%）；
3． 协调总经理各部门行政性车辆的使用及车辆保养、维修（完好程度100%）。
职 责
十
控制行政费用
1．负责编制企业年度行政费用预算并监督实施（控制程度良好）；
2．严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围（控制程度良好）；
3．控制企业的交通费用支出（控制程度良好）。

职 责
十
一
内外部沟通协调
1．协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系（沟通渠道的畅通程度100%）；
2．协助总经理与企业各职能部门、总公司进行联络和沟通（沟通渠道的畅通程度100%）；
3．协助各部门筹划和组织企业的重大活动（有效执行畅通程度100%）；
4．协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系（有效执行畅通程度100%）；
5．妥善安排外来人员的来访接待工作（有效执行畅通程度100%）。
考核重点：企业内外部沟通渠道的畅通程度。
职 责
十
二
清洁绿化管理
1．定期或不定期对企业清洁工作进行检查，发现问题及时解决，保证良好的办公环境（员工对工作环境的满意度100%）；
2．对办公区域内的绿化工作进行指导、检查，发现问题及时纠正（有效执行100%）。
职 责
十
三
安全保卫管理
1．协助总经理建立完善企业安全保卫系统，配置保安员等（规范程度良好）；
2．定期或不定期对企业内安全情况、安全设施进行巡检，发现问题及时解决（安全事故的发生率为零）；
3．出现安全事故及时协助有关部门进行处理（及时有效执行100%）。
职 责
十
四
车辆管理
1．协助总经理负责企业公务车辆的调度与管理，协调各部门的车辆使用情况（规范合理使用公务车辆）；
2．协助总经理组织人员做好车辆的日常保养及车辆年检等事宜，控制企业的交通费用支出（合理交通费用的控制成果）。
职 责
十
五
招聘管理
1．依据企业各部门的需求和岗位任职条件，制订员工招聘计划（招聘计划的实现程度100%）；
2．通过推荐、公开招聘等形式招聘新员工（招聘计划的实现程度100%）；
3．组织面试、复试，择优录用新员工（招聘计划的实现程度100%）。
职 责
十
六
培训管理
1．组织制订企业的各类岗位人员的培训计划并具体实施（培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%）；
2．根据企业发展的要求，针对各类岗位员工设计培训方案并具体实施（培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%）；
3．及时对培训效果进行评估，达到提高员工素质、增强企业发展动力的目的（培训内容与效果、培训计划安排的合理性100%）。
职 责
十
七
绩效考核管理
1．每月定期组织绩效考核小组对各部门员工实施业绩考核（考核覆盖程度100%）；
2．根据企业任命程序，组织实施干部晋升前考核（公正客观程度100%）；
职 责
十
八
薪酬管理
1．引进具有竞争力的薪酬管理体系，组织制定企业的薪酬政策（薪酬满意程度95%以上）；
2．薪酬政策上报总经理审批后贯彻实施（有效执行100%）；
3．负责组织员工的薪酬福利管理（有效执行100%）；
4．组织制定企业统一的劳动社会保障体系（核心员工的保有率100%）；
5．协助指导财务人员为员工办理各种社会保险（有效执行100%）。
职 责
十
九
劳动关系管理
1．根据政府劳动部门的规定，组织制定企业统一的劳动合同文本（规范、及时、有效执行100%）；
2．安排人员办理劳动合同签订及续签手续（及时有效执行100%）；
3．对劳动与社会保障中所产生的纠纷及其他相关问题进行妥善处理（及时有效执行100%）；
4．协同法律顾问处理有关劳动争议（及时有效执行100%）；
职 责
二
十
人事管理
1．组织实施对员工的考勤、考核、晋升、调职、奖惩、辞退等全方位管理（有效管理执行100%）；
2．与员工沟通，了解其思想动态，并为员工提供职业规划的专业咨询（核心员工保有率100%）；
3．组织编制全企业的职位说明书，并定期进行修改、审核、建档（职位说明书的适用性100%）；
职 责
二
十
一
其他管理职责
1．协助总经理做好咨询顾问老师的接待、咨询等工作（各项工作计划的完成程度100%）；
2．组织对员工的提案与建议进行收集、汇总、评价、整理、上报，按照领导的意见对提案建议安排人员进行处理（及时有效执行100%）；
例行工作内容
每 天 工 作
1. 每天上午7：40准时开晨会；
2. 每天上午8：00全厂巡视；
3. 计划行政当天工作任务，合理安排工作；
4. 每天下午16：00全厂巡视；
5. 做好每天的工作日记。
每 周 工 作
1．每周六上午7：40参加到行政部总结会议；
2．每周一7：40前做周工作总结及计划。
每 月 工 作
1．每月月未上午十点参加行政总结会议；
2. 每月月末晚上7：30前上交月度总结及计划给部门经理。
3．每月月末将写好的管理日志上交总经理。
签字确认
复核确认
审核确认
签字日期

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