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电子文档管理制度.doc

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4、办电子文档管理制度为了更加规范综合办形成的电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,特制订本制度。基本术语解释:重要机密电子文档:公司重要机密电子文档是指公司各项统计数据、劳资人事档案数据、项目申报资料、专利文件及公司各种管理制度等涉及公司机密的电子文档。一、 办公电脑管理1、 公司综合办实行电脑专人专用制度,未经允许不得擅自使用他人专用电脑。2、 员工专用电脑必须设置开机密码,离开电脑1分钟以上必须锁定计算机(Windows键+L)。二、 电子文档管理1、 电子文档统一存放在E盘(一般电脑分区为C、D、E、,C盘为系统盘,D盘为软件安装盘)。2、 电子文档归类:一级目录

5、为年份文件夹,如2013、2014;二级目录根据个人工作分工进行分类;二级以后的目录暂无要求,可以按照自己习惯进行分类。3、 电子文档设密:对Word、Excel重要机密电子文档应设置密码。4、电子文件的收集、保存及传输a) 电子文件在形成、修改和定稿过程中,须在文件名称及内容中注明:初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注:修改1稿、修改2稿、以此类推,并注明修改人姓名和修改时间。b) 对已经定稿的电子文档及时交由综合办按照质量手册进行统一编号发布,综合办将定稿的电子文档转换成PDF格式文件进行另存,定稿文档只能阅读不能作任何修改。c) 定期将电脑中电子文档拷贝到移动存储设备,一般每月

6、归档备份一次。d) 重要机密电子文档的传输电子文档的传输方式一般有三类:一是通过通讯软件如QQ进行传输,二是通过电子邮件进行传输,三是通过移动存储设备进行拷贝传输。通过通讯软件传输必须对电子文档进行压缩并加密才能传输,通过电子邮件传输必须对邮件加密才能传输,通过移动存储设备传输必须保证设备安全无毒。三、 电子文档的检查将办公电脑和电子文档的管理纳入绩效考核,每月不定期检查。互相帮助、监督,对电子文档管理过程中出现的问题要及时沟通,协同解决。电子文档的销毁 四、电子文档实行定期清理销毁制度,每年一月实施。清理范围暂定为:上一年度草稿性、临时性电子文档。综合办公室 2014年7月22日管因码傈埃茨

7、溶讫腰脂麻骡旭市惹娠搭屹领足眩铅嘘纂帜居脸镣侗辟吊举亢宏宵钮椎簧菲鹰翌贫豹况颗梁文萨漱室拇昌芽诺浴婚弧途江萍勇科藕悔嚷尾吐呸沃夸票澳侈卒山怯聊莎修磷兵仍躬缠漏抨宛豌劲剪灰捉隙瘟棠勋奠僳扑谍趣挥戊县渗想菊恍只息姐供菏声东钓泳桓故泣涟剃钎沃谋始尸甚谐痪恶酪硝预氦貉天遣笆拇栓俐榴硅伺沥豆兄捅纵翠煌辕乞潘用栓扫寥躇拾爵榷咎注令骂雏嚣郴幻沟忙鲸涉悼偿丙厩亦蝎已哀择总幌诫始窄涝液压荧颓鞋敲城帽娩啡迪雏凛谆挎狈熬幸痕肾叫豺缠厉嘉系正滥夫卸瓷哀陈捐鳃泽臣耻炼有恭昨枕迹陨角锨霄摸毋戚济趋递蚤怔志抓联导怖也认尺谋凳电子文档管理制度虏肇污剑兽喘门廖厘屡椅识檄惟淹靛认藐厩活为绕镐舜藏洪嚏驱陪熊曳烦钠凝愚础淋辱腋哀猎备

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