企业管理部行政文控岗位说明书.doc

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标
题
企业管理部 行政文控
岗位说明书
文件编号
SZGDQG12-WJ009
页 码
共 2 页
修 改
第 1 次
1、职务名称：行政文控
2、直接上级：企管部经理
3、直接下级：暂无
4、所属部门：企业管理部
5、工资等级：参照薪资分级
6、工资水平：参照薪资管理
7、职务等级：文书、助理
8、管理人数：0-3左右
9、定员人数：1人
一、 基本资料：
二、 工作内容：
1、 工作职能概要
负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，其他人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。管理性作业文件如规章制度、作业表格、作业流程图、采购等公司文件、合同等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次（次月10日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一移交管理部行政文控归档管理。
2、职务说明
编号
工作内容及职责
权限
1
负责规划、协调全公司文件、合同等资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查；
1、文件及保存期限审核权；
2、文件的进入及发放审核权；
3、办公用品及设施，资讯，电子设备添置审核权；
4、文件格式标准规范的建议权和指导权；
5、领导临时安排的其他权限。
2
负责公司的行政文件、系统文件、技术文档、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。
3
负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；
4
制定文件控制管理制度，指导各个部门严格执行；严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作；
5
受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁；
6
开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务；
7
协助人力专员完成人事档案工作；
8
协助行政专员完成行政文书和接待工作；
9
做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全；
10
认真做好公司领导交办的其他工作任务。

3、 工作关系
联系部门
公司所有部门
监督部门
受企管部经理监督
职位关系
可直接升迁的职位

可相互转换的职位

三、 任职资格：
所需学历及专业
最低学历
专业
其他说明
中专
汉语言、文秘、行政
其他专业同等学历
所需技能培训

培训时间
拟定需要培训科目
1年
书写、行政文控方面的培训
所需经验
1年以上文控工作、3年以上的文书档案管理。
技能技巧
1、 熟悉ISO9000和ISO40000及5S等的基础知识；
2、 了解市场开发/打版确认/产品资料归类/人事档案/流程管理；
3、 熟练使用办公软件及相关的人事管理软件。
基本
素质
1、 具有高度的敬业精神与原则性意识。
个性
特征
1、 性格开朗；
2、 谨慎、心思细腻。
体能要求
身体健康、无传染病史。
四、工作场所；
工作时间
工作环境
工作均衡性
正常工作时间
早8:00-晚17:30
办公室，计算机，一般办公设备
舒适、无危险
五、考核标准：
具体考核标准参考绩效考核方案（KPI）。

编制/日期

审核/日期

批准/日期

修改人

修改处数

修改/日期

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