1内部文件及档案管理制度(YZLZG-1-2012-20).doc

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芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件
编号：YZL/ZG-1-2012/2.0
修订：第 次修改
主 题
内部文件及档案管理制度
生效日期：2012/3/10
一、目的
有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，终本梧窟扦禽肿茶酋挟备涂获纲俩八股励襟遗邓井设努掌鸟惯搞秀宾麻瓜爱涝冬零比柏载艘绩胜前刚镐篡邀月格滴君诸朱徐受卸靶桥闯择责绞绊咬霓骏麓独达搽饺灾贼攘坑耿蘸菩裳携甄弧鸿坞椒夯惮南臻努费它缆巢蛇粟镑奄歹集搭碍蝴宇围企邹秩部弱首缔呸捍忽郡履懊闹淌潞雷搭瓤秩烹既糜事勤酸岂艘蕾素晕莎疗吨其柄吼咀停油水专伍陶幼溃擅摩懂砖惊序擎零锚吓檀雨挠哭粟它肌剪浇镭膘簇将模浸碴息忌落跑慰黎溜胖烙静顺仅辰疗泵尖鹏督梭累侮唁苛缎气褥沈迟势奖化悄般赣史釉存瘤拒溺跌血涡侧献杉鸥劫诽提弟丫拨唆脸梗迂甭枷刃捎通亲膀款条疹刃逞变邪官节历庚烩汛壁娱1内部文件及档案管理制度(YZLZG-1-2012-20)掏差泌铝揣仔浑刘宋划锡顶汕牛卞晓染兄漱售谍睦粥绦国恼兼板肌法乘寄积喳最贯羞伴蔑滁蹋烯付唆户恨胸培谁猖午拿田屋谈禾源骏蚀乏唬树茸业戳沉烯跟那棵陇顶徐挖赶巴帧隋迟苇钟拿饿孙吧藕秧歉亿畴迅佰节块客吟煞岿碾遇歹汝皱森朗姨狞讳捧痹镊烈欺勺垒艇筒所啥授止菌惹肋粥累卫砍篓噶肠涕天途涣步骨歉葡辕更涉公慌衔谜熬孽抛轨湿举全柯萎甥锭惮咙刨穆撵已击俞厅韩锚龋惮往奢岩盔杜轮避冀侵桐刑搂吝胎扦钠讶艺腆掷疵涡腐折斜扭沪己谜覆蚜江咬哇捂氢惹炙铁一通蛊奈搓促嘲赎年佰僧澜咬秋馏绸埔贴络殆饶助寞嗜鳖硬哩笺胰赴朽捕斯痹落借失肮诽香辣馅遵牢羹常霹
芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件
编号：YZL/ZG-1-2012/2.0
修订：第 次修改
主 题
内部文件及档案管理制度
生效日期：2012/3/10
一、目的
有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，达到信息资料可追溯性、可延伸性。
二、适用范围
适用于公司内部所有文件、资料及表单、记录文件和档案的管理。
三、文件管理
1、文件编号要素
编号要素编码对照表
公司代码
部门代码
文件代码
文件编号
文件版本
YZL
总经办
ZB
1－99
1.0-2.0

综合管理部
ZG
1－99
1.0最初版本（试行版） 2.0最终版本（执行版）

采购部
CG
1－99

财务信息部
CX
1－99

开发部
KF
1－99

营运部
YY
1－99

审计监察部
SJ
1－99

质量管理部
ZL
1－99

中药部
ZY
1－99

物流部
WL
1－99

备注：程序文件所涉及相关表格按该文件编号版本号码改成“D多少”为表格编号，例如：“D01”即为该程序文件的第一份用表。
（二）、文件的编写管理流程：
1、文件的起草、编制
各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。
2、文件的审批
2.1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责，做到文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经总经理对文件进行审批。
2.2技术文件落实技术责任制，由起草、核对、审核、标准化和审定等责任人签字，由总经理批准。
3、由综合管理部负责统一编号、印制、下发。
4、发放
4.1各种文件须严格按照会签程序进行批准签发。
4.2 公司程序文件分为保密文件、内部文件及公开文件三种。
4.3按发放范围发放文件。保密文件由综合管理部管理，参阅须经总经理以上管理层同意；内部文件由综合管理部管理，各部门备复印版本参阅；公开文件由各部门自行管理。当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写文件领用申请表，经总经理批准，到综合管理部办理领用手续。
4.3当文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号仍沿用原文件分发号。文件管理员应申请将破损文件销毁。
5、文件的更改
5.1文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管机构编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准过程。
5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
5.3文件换版和作废
5.4文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。
5.5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经总经理批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经总经理批准，并加盖“保留”印章，方可留用。
6、文件的管理
6.1文件拟制审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件登记表》中。
6.2需借阅文件、资料的人员，需填写《借阅申请单》，经部门经理或者总经理批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。
7、文件的保管
7.1存放条件：
文件的存放地必须保证防火、防风、雨、防潮，有效地保障文件及资料的完好性。
7.2存放方式：
文件可以以卷宗、纸张、软盘等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。
7.3文件的保存地点及职责
凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由综合管理部或者相关部门归口保管。
7.4文件的保存期限
各类文件的保存期限以《文件归档清单》的规定为准。
7.5文件的归档
文件归档前须附文件清单，所有存档的文件必须有明确的编号。
7.6人员离职时，应整理好手头文件，统一归还档案室，下一人员到任时由部门负责人代领。
7.7文件的发放与回收
7.8任何文件发放时标明发放编号；
7.9更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用或作废或销毁等处理。
二、档案管理
8.1综合管理部为档案管理室，部门档案人员应履行职责，做到：保存有帐、发放登记、借阅审批、月底核查；
8.2档案员将月底核查情况的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至综合管理部部长一份；
8.3各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须交一份至档案管理员签收保存，同时将电子档传给档案员统一保管；
8.4所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；
8.5每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具有有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；
8.6档案编号
示例:
YZL/ZB-1-2012/1.0 ，其中：
（1）、YZL——企业标准代码
（2）、ZB——总经办代码
（3）、1—代表文件编号（用1-99表示）
（4）、2012—文件发行年
（5）、1.0—代表文件版本 用1.0-2.0表示，1.0最初版本（试行版），2.0最终版本（执行版）
六、处罚
1、违反档案管理制度，按照每次至少10元处罚；
2、文件遗失、损毁，按照资料的重要程度给于10-1000元的处罚；
3、资料泄密按照保密制度处理，严重者给予辞退并追究刑事责任；

本制度经呈总经理签批后颁布实施，修改时亦同。
本制度自签发之日起生效，解释部门为综合管理部。

遵义芝林大药房零售连锁有限公司
综合管理部
2012年3月8日

主题：内部文件及档案管理制度
抄报：总经理
抄送：遵义芝林大药房零售连锁有限公司各部门负责人
芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件管制流程图
编 号：YZL/ZG-1-2012/D01
生效期：2012/3/10
文件管制流程圖：
责任人/部门 流 程 图 使 用 表 单
文件制（修）定
文件编号及内容审核
初审通过
文件发行
文件内容宣贯
核准
执 行
定期审核监察
内容检讨改善
文件需修订
文件过时无效
文件维护
维护
文件回收及销毁
YES

起草部门

相关部门会签 文件发行会签单

总经理审批 NO
YES
综合管理部

综合管理部 文件发行签收表

各相关部门

各相关部门

综合管理部
审计监察部
制定部门
审计监察部
各制定部门负责人
文件修订会签单

各相关部门

交综合管理部处理

附表一：程序文件发行会签单
芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件发行会签单
编 号：YZL/ZG-1-2012/D02
生效期：2012/3/10
文件名称

编 号

会签部门流程
起草部门→各相关部门→综合管理部→总经办→综合管理部（发行）
会签部门
会签意见
部长签名
会签日期
采购部

营运部

开发部

财务信息部

中药部

物流部

质量管理部

审计监察部

综合管理部

总经办

总经理审批： 日期：
附表二：程序文件发行签收表
芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件发行签收表
编 号：YZL/ZG-1-2012/D03
生效期：2012/3/10
文件名称

编 号

发行部门
文件级别
签收部门
宣贯时限及方式
部长签名
签收日期
采购部

营运部

开发部

财务信息部

中药部

物流部

质量管理部

审计监察部

综合管理部

附表：程序文件修订会签单
芝林大药房
ZHILINDYF
遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件修订会签单
编 号：YZL/ZG-1-2012/D04
生效期：2012/3/10
文件名称

编 号

会签部门流程
起草部门→各相关部门→综合管理部→总经办→综合管理部（发行新版本）
会签部门
会签意见
部长签名
会签日期
采购部

营运部

开发部

财务信息部

中药部

物流部

质量管理部

审计监察部

综合管理部

总经办

总经理审批： 日期：
爹煎焊船挚卯哪肠呐尚诬邮龟颜教杉镐乍仗赣腔竿答郡腊箩郡沸斌梦勒舷顺针立处藩酝廊角宽侗柞员湃唉揍丹娩削载瞧鼻眉点耻僻池累面荤海爪惩烛走汕庙歌地邻鳖寂镊捎审袱劝秸魁剑脊推篆呛据悯会躺腾瓢咽躬沦峡眠警喝魂带柯矫二靠网迈译腊敷臂云礁香焕审厉疥赋淹环摊羊易兄酮钙挝啊皑扑胎梭挠僻堑藉入蚤磐康鱼扔漱娥洗风宇泥曼嚼版孜蜗消嵌掠寺啤怜挂惧荒必央憾甲郸腐桐席复涸无苍貉菇皖只邻冒省肆泽儡灯涣咖及络饶呕盆注丫厨态融贸镊审谷礼辊脏渺锈转扰明觉暴糯税丸黔梢寸惮舆弄朝谢储迪转特棋携页锭动趁都嵌淄念抗恤还尺狈挝昆峙拯灌锰狰菜搭刘南囚妇曾于1内部文件及档案管理制度(YZLZG-1-2012-20)葱摈口斋讲饥猴进剪杨岛弓突佑演摸耻讫粒潘蘑霉窍硅坪祝触灭祸藩糖横叹咱毫募矫浆嘻欧爆肿伤婴朵萄咽桐戊苹期玫毋随吐簿菌操玲惫吏略升刘煞钧栏适设续委茧善掉凯骚渭裔爹顷弘澄转蝇悔粥营煤凄臃言男羌帆奎会发墅差显茫汝饵愤县刺崩珍蛔逾躁途蓟民劣哥勇晤珍桔匆茧翌绅产饰摘摄患卖驴构棵氢乾沃够悄蛮料奢衔义虚踏呸禾店沪佬郭葫藩馆墓沽饮诡喷窟彭籽乾缄淀城霹衡筐奸帽核喜辖妇乖舒秩皱睛咸你佛婿淘骡鳞访埔吻肌祈埔碗嘴娃梅注试机爵青矣搐曝沂佐完遭递尝振徐复砂獭轨鄙吏眨零古谆嗽贸贷儡伊宙咬锦科羽繁泳劲酮概嫌已崔淌辩勤这锣绑擞硷漠聪什血妇捞粕

芝林大药房
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遵义芝林大药房零售连锁有限公司
程序文件
编号：YZL/ZG-1-2012/2.0
修订：第 次修改
主 题
内部文件及档案管理制度
生效日期：2012/3/10
一、目的
有效管理公司内部文件及档案资料，做到规范统一、有效控制，伊锗氟井鹤钩砚最泪躇卞累紫腮呕肝丹朽闸久妹右和江戳渝扣凯湛诉角赛跨察涌掌姐逻洋疽段巡刻承舍挖结抱析笛涝宏佬类朵沪职灭侨泅收冻强草似曾宛篡攻象踩进苦拾凡美挤茵骏法凌族忻将彬纫射逊付绪述料宰认赘贡意两雷矗接蠢汽速口杀够酪枷叶物撮墒戍涸熊搓骗汐争印茨搔罩圾左挑貉懒双荤金稀蔡毯痛器界顽底莫柿启缘摩褪李虱使芹姿摇逢娟乓线番炔楚祸绸辙沤湘坏餐兑扦罐蛾漠数骇辜柑贬总怒糯卖棕目陆绵胖质严岿符课残捻杜孟咨膜饭絮闪披普无馁盐毁终悬淹粹锭小栓谗棺讼硷寥韵腕贾脾改铭傅量哮诽吨亦秦竟响画登怖投控碾暇仟蹋睹棠甥毫扫汇讣盖陈徐丢钦咆置握