档案管理规定模板.docx

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第7页 共5页

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档案管理制度

**档案管理制度

内控文件

修订人: ** 人事行政主管

批准人: ** 常务副总经理

批准人: ** 分管领导

负责人: 人事主管

修订记录

修订 生效日期 记录 修订人
01 2013-11-01 第一版 **
02
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08

一、目的
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

二、档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

三、档案分类及编号
1、档案按其内容及关联部门可分为五大类：
1.1行政类
1.2财务类
1.3人事类
1.4业务类
1.5政策类
2、档案编码需注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第四条第2款条。
3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
4、归档后须填写《档案管理索引记录》。

四、档案密级
1、档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”、“公开”五级。
2、划分标准：
2.1绝密档案包括：
u 公司经营发展中的经营战略
u 经营方向
u 经营规划
u 经营项目及经营决策
u 战略性的合作协议
2.2机密档案包括：
u 财务资料
u 公司重要会议纪要
u 公司经营情况
u 人事档案、薪资性档案、劳动合同
u 技术资料
2.3秘密档案包括：
u 重要项目资料
u 项目合同协议
2.4内部档案包括：
u 员工手册
u 公司制度
u 通知
u 公告
u 申请汇报资料等
2.5公开档案包括：
u 对外宣传文件、对外证明文件等

五、档案装订
1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

六、保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
1、永久保存：
u 公司章程；
u 公司证照；
u 各级批文；
u 印鉴；
u 公司年度经营计划；
u 公司年度经营总结；
u 年度财务报表；
u 人事资料；
u 大型活动图片、音像资料；
u 其他核定须永久保存的文书。
2、十五年保存：
u 会计凭证；
3、两年保存：
u 期满或解除的合同协议；
u 完结后的项目方案；
u 其他经核定须保存两年的文书。
u 部门工作计划及工作总结；
u 完结后的部门请求报告；
u 完结后无长期保存必要文书。
4、公司规章制度由人事行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。

七、保管部门
1、财务专项机要档案由财务部负责保管。
2、人事专项机要档案由人事行政部负责保管。
3、需归档文件由各部门确定档案密级、项目编号等信息，由人事行政部统一编码存档。
4、其他文件由各部门按各部门内部规定自行保管。

八、档案移交
1、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
2、需要存档文件需在文件生效日起3个工作日内移交人事行政部。
3、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。
6、档案移交须填写《档案移交清册》。
7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，人事行政部留存一份。

九、档案调阅
1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案借阅、复印审批单》，并经相应核准人核准后方可调阅。
2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅、复印须副总经理核准。
3、档案管理人员必须严格按照《档案借阅、复印审批单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。
4、调档人必须是《档案借阅、复印审批单》里注明的查阅人。
5、《档案借阅、复印审批单》由档案管理人员留存备查。
6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。

十、档案销毁
1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。
3、部门内部档案由部门经理核准销毁；其余档案由常务副总经理核准销毁。
4、销毁档案须两人以上人员共同完成，人事行政部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
5、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。

十、其他
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
2、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
3、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
4、以上表格均由人事行政部统一编号。
5、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

十一、附则——档案版本号编码规则
1、 编号基本方法
LIM — XX — XX — XX — XXXXX （X.X）

四级：序列编号
三级：项目代号
二级：部门编号
一级：档案机密等级

2、档案机密等级
等级
描述
编号代码
绝密级
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议等
5
机密级
财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资性档案、劳动合同、技术资料等
4
秘密级
重要项目资料、项目合同协议、个人收入证明等
3
内部级
员工手册、公司制度、通知、公告、申请汇报资料等
2
公开级
对外宣传文件、对外证明文件等
1

3、部门编号规则
部门
编号代码
战略部
SD
运营服务部
OS
人事行政部
HR
设施管理部
FM
财务部
FD
供应链管理部
SC
精益管理部
LM
市场营销部
MS
大客户项目部
BC
其它（公用资产归类）
OD

4、项目代号编码规则
项目策划启动之时确定项目代号，非项目文件统一代号为X。

5、备注
6.1、序列编号前两位为年份后两位，序列编号第三位自001开始，文件版本有更新的，括号中注明编号序列。
6.2、举例说明，2013.8.8生效的员工手册为:LIM-2-HR-X-13001（1.0），若进行修订，则为LIM-2-HR-X-13001（2.0）
6.3、公司所有对内对外文件统一使用公司标准文件模板，见附件。
6.4、各部门文件代码统一由人事行政部定义，并进行所有文件的归档整理备查索引等一系列工作。

生效/修订历史:
版本号
批准日期/ 生效日期
修改摘要
编写人/ 修改者
审核人
审批人

2013.11.01
档案、编码

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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