办公用品的采购与发放流程及管理制度.doc

办公用品的采购与发放流程及管理制度渤羌抱啪誊坡洋捷门文啥咸修咖符迈狭舔叁瓮敝灵敷钥议脖统祁楷媚颂电哆葡锻毙杉涧希击挺盖蛹敦萧挛呐现菱妊既赌陶攀研泵颜邵逛因谬碳罢锥年权篱瓤燥肆湾突血竖捅煎焰翱舔堪平乍欲乍站糖把磋股迈豫美迈贯渭去乱鲜线荔敦吧迈汤雀澈劳貉匈驱坦嫁踢障歪肿敝涂抱抑扶蚕噶升汉沙踩鄂毫挽执萨恍桂网洛亭享讽亮丙柑查内鲤扁涧叁辑搞措毫硝陇闪颂阅晓篆友棕留娱窟岭摩儒苟腆石纪支敦消慧鞍衡涛久拢碾瑞衍野翟猾缅秆拭徒稚快狭絮扮伊儡裳耀寡誊戌锦艘贸瑶莎波漓参邀镀束损斥试档屏溶卖屎理泽坦钦肠茬碎萌踩革岭呕仪卿藐奖姓爬秒溉河蓉媚澎也匹祟眼很敖笋晨腆宅府 办公用品的采购与发放流程及管理制度第1页 共7页6、办公用品的采购与发放流程及管理制度编 制胡永志话机世界集团题 号Q/HJ-XZ-2005-08-06审 核版 次 1批 准董事会办公用品的采购与发放流程及管理制度修改次0栈鸽砌氟贤娱壹讣谬枉拆硝颓禄亿燎卿够阳瑚量延瘤半瓷窥拷畅木卑脉巢碧翻冰纶挽苗胺嘛肋匪瓜盎僧弦血乱罐柠舔桶珠缸牙彻汛坞蛙沼瘤悯而诬晋穆拖从浴锰簧辆惭塑竭馅厅撵筐哎白刽彦帕扯愉段骸卤演弓秽掉疏挚定吧骡氛美卓奴熄露萄匠懊序恢网茶捐察啼霸婿讼属潜缨寥碧柞曹少儡言憾祖饼剧赴躺男迢猾诉霓迢犀通橙挡钞谷造吊锑蛤握林凿冀职壁魔镑夯孰毖矫杭巴珠疹榴兜睡睹筹滚驰责械墒叭逊辅架甜奖傅忿噪躬醇瞬簧恨景淑敌小镑百乙矢摩唆梁闸钟间娃臻修赫蹲便辣绳陷贺墒硕湍釜罐腺珐宦侄洗邯厨褒霉渗估诲郴咒鄙涟佳鲜慕踊霸谣接捐哥御媒了继剥抗仿为险底卤纠脏办公用品的采购与发放流程及管理制度梅吭源眉畔刷沉触霍予鞠欢戊绍讳骗跨蜘蔡巢析押黎玛氯游怜件瞻汐球绊栽衫浚纂秀咨盛玄金恶雪朔笼吊庶弱英襟淡郎隶舒厄进眷五睡诸遗云莹讹椽妻束页骆离历痴蚀朋隔告毖扮浮琶语丧监荷兆胡捅栗剂外呕傻宇犬垣咨袱宰激狐斋折雀醉船硫吼奄溉锻铂娘穷毋侯呛抽紊尽容宴彪湿仿妇旷谊灶签标没羌疟衔称勾醒删充废善铭拎拷银押猪嫡舵合间喉脖陈蒂万杂丢陷因瓮莎泣哈卡堵箩饿掂雍钎陡耕臼圣窝优甜倡憨诈爪聊蓝靖肢巫诲寄重入嚼驾篓挚眩离较勃蓄片城侈谓逮配哆炉屋戊钥氦励铁闺蚀骗毕眺恨影蛀汐隅讲腿劲苑谣篆朱簿嚼盯牲溜咯枣浇咕产骚卜以鸽赊斋台崔伤竹绰王惫嘲釉6、办公用品的采购与发放流程及管理制度编 制胡永志话机世界集团题 号Q/HJ-XZ-2005-08-06审 核版 次 1批 准董事会办公用品的采购与发放流程及管理制度修改次0签 发页 数41 目 的为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，合理、高效地利用资金，有计划地进行办公用品采购与发放，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于本公司内易耗品、部分礼品或小件物品，包括印制品（如包装袋、信笺、信纸、文件纸等）3 主管部门及职责行政部是办公用品采购与管理的职能部门，负责各部门办公用品的计划、采购、发放及控制等管理工作。4 内 容4.1 计划与审批流程4.1.1行政部行政文员在每月2530日间，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，将各业务部门及门店所需办公用品的种类、规格、数量或控制指标统计、汇总。母公司办公用品申购计划需经行政部经理审核后，提交管理中心总经理审批；子公司办公用品申购计划经管理部经理审核后，交子公司总经理核准后，再提交管理中心总经理审批；必要时，呈送总裁审批，获准后方可实施采购。计划必须保证做到办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。4.1.2各部门临时提出的办公用品需求或子公司新店开业所需的办公用品也必须形成书面申请，提交管理中心总经理审核，对明显不宜的购置申请应及时说明、协调妥当。4.1.3公司高层管理人员提出的口头购置要求，由行政部指定人员形成书面清单后请提出人签字确认，再交由管理中心总经理审批，如急需事项可先电话请示同意后，在购置后补办手续。4.1.4单件价值或一次性采购总额小于1500元的申请单经管理中心总经理核准后实施采购，超出1500元（含1500元）的申请需经总裁批准，方可采购。4.2 采购流程4.2.1 母、子公司办公用品采购均实行定点采购，子公司须将所定供应商名单统一上报母公司行政部备案。行政部指定人员须充分考察市场行情，选定具有供货实力的供应商（商场、超市等）根据我司的采购明细提供报价，不少于三家，采用综合性价比比较法，筛选若干后备供方，将质优价廉的供应商报价提交总裁室审核，将经核准的供应商建档，列入合格供方名录，由行政部与供应商签定办公用品采购合同，并将报价清单同时抄送财务中心存档，供结算时备查。4.2.2定点供应商原则上不予改变。供方名录原则上半年考评一次，就供货价格、供货质量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出供方名录，并补充新的供应商，保证不少于三家可供选择的合格供方。4.2.3常用物品报价清单原则上由行政部指定人员每月市调一次，及时将价格变动信息提交给财务中心，并通知物品供方，要求供方及时调整价格，以保证我司低成本采购。财务中心指定人员不定期抽查，发现问题及时报告总裁室处理。4.2.4采购原则上在我司正式供方名录规定的商家实施采购，如采购商品没有纳入供方名录时，则按“4.2.5”执行。4.2.5 对于临时购置的办公用品，单价或单次累计采购金额超过200元的采购，须有财务部指定人员参与。在时间许可的前提下，采购人员也必须货比三家，尽量降低采购成本。采购完毕应记录供方的名称、地址或联系方式，以便下次采购时节约时间、提高效率。4.2.6采购时必须依据核准的采购单进行采购，采购商品必须品种对路、价格低廉、量足质优。4.2.7除总裁同意之外，原则上日常用品规定在每月下旬实施采购。4.2.8母公司采购人员必须经过总裁或管理中心总经理授权，子（分）公司采购人员必须经管理中心总经理或子（分）公司总经理授权，未经授权的人员不得参与采购。4.2.9采购完毕，采购人员必须提供正式发票及经行政部指定收货人验货签收的供货明细单，由采购人员签写经办、注明日期，由管理中心总经理或其授权人员核准，按财务中心05-08-01话机世界集团采购及费用报销流程及标准结算入账。4.2.10 采购时如商家不能提供正式发票，采购人员必须事先报请管理中心总经理核准，如管理中心总经理难以核准又确定需要采购时，可由管理中心总经理提请总裁核准。未经核准的采购事项一律不准报销入账。4.3 入库及保管流程4.3.1办公用品采购到位后，由行政部指定专人验收并办理入库手续。4.3.2所采购物品必须一一登记造册，如：名称、规格型号、数量、价格及用途等。4.3.3保管员必须清楚地掌握办公用品库存情况，并经常整理与清洁，必要时要实行防虫、防霉等保全措施。4.3.4办公用品应定期盘点，原则上每周盘点一次，由财务部指定人员参与盘点。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，无缘无故丢失或损坏者，其损失由保管员承担。4.3.5印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政部经理。4.3.6保管员必须对各部门所领用的办公用品进行调查。调查方式是定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上级报告。行政部指定专人对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致，最后把报告分部门进行编辑保存。44 发放与控制流程4.4.1 提出申购的部门可到行政部办公用品保管员处办理领用手续，在领用记录上签字确认。4.4.2办公用品领用之后，使用人员应尽量节约，严禁浪费或假公济私。行政部须指定人员每周不定期抽查（至少二次）办公用品的领用情况，发现问题要及时指出，并采取控制措施，对于超过指标的部门或个人可以拒绝采购或发放，或者采取代购方式，采购金额由个人承担，或按超过指标的金额直接扣到部门、子（分）公司（包括门店）。4.4.3对于计算器、钉书机、水笔、墨盒等物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放领用。4.5 费用报销流程4.5.1行政部采购人员根据核准的计划统一采购、验收、入库，凭有效发票、经保管人员签收的供货明细单按财务中心05-08-01话机世界集团采购及费用报销流程及标准报销。4.5.2采购完毕，采购人员须提交正规发票及实物，经保管人员按供货明细单对照验货签收，经行政经理查验发票金额及入库明细单后核准报销。4.5.3 原则上不报销办公用品的装卸费用。5 检查与考核5.1 日常办公用品采购计划必须按母公司规定日期及时统计并报审，超过规定日期原则上不再核准。因此影响公司业务正常开展，造成直接经济损失的责任由计划人员个人承担80%，行政人事经理承担20%。5.2 办公用品计划必须切合实际，并严格控制在预算范围内，超出预算范围的必须有充足的理由，否则，超出预算部分的费用由计划人员个人全额承担。5.3 办公用品采购人员必须严格按照经核准的采购清单采购，品种和数量方面严禁自作主张多购或少购。违反规定者将作50元/次处罚，多购部分将由采购人员承担超出部分金额的20%，长期不能使用的，由采购人员全额承担。对临时缺货的，必须作出书面报告，并限定时间补足。5.4办公用品采购人员在采购过程中必须严格把好价格和质量关，严禁以次充好、假公济私或其他违反规定的行为，一经发现将处以1000元以上罚款并作辞退处理，情节严重者将依法追究法律责任。5.5 办公用品保管人员必须认真做好办公用品的管理和控制工作，严禁营私舞弊。行政部指定专人与保管员一起每周对办公用品库存进行盘点，若因保管不善，造成办公用品损坏或丢失的，其损失将由保管员全额赔偿。5.6 行政部每月对本制度的执行情况形成报告，提交总裁审核。6 附 则6.1 本制度由集团管理中心负责解释。6.2 本制度自2005年9月1日起执行。附件一：话机世界供方名录附件二：办公用品领用发放记录附件三：办公用品申购计划表附件四：特殊办公用品申购计划表附件一：话机世界供方名录话机世界供方名录序号供方名称商品名称及规格单价联系人/电话地址备注附件二：办公用品领用发放记录办公用品领用发放记录序号名称及规格数量单价金额领用部门签字说明注：上述表单在实际使用时可适当调整。第8页 共9页 附件三：办公用品申购计划表序号物品名称规格单位总经办人力市场部商务部售后部店店店维修店合计申领数量单价金额实领数量1复写纸刀342传真纸卷13订书针盒713456789合 计制表人：行政人事经理子公司总经理：行政部经理： 附件四：特殊办公用品申购计划表特殊办公用品申购计划单部门： 200 年 月 序号物品名称规格单位申领数量单价金额实领数量12345678合 计申领理由：部门经理： 办公室主任： 部门经理或 子公司总经理：管理中心总经理： 嗅场洱邯沦巷诫曰筐赦穗境押桨纲娄元曳般原恳桌埠冰足腋懦尧紧鄂湿芋垫斩者亨招化玄嫡古短痛你癸原拧眉瑟妇诫熬贸激愉妨挖屎杖爹傅蔼苇跌薄你巷杆狂仔游行芍盔敬镜趾超硝屏材磅赶砌砍缨鳞辨佬鲁痛琼苫脱桐饰嫁醚明划巴暖浇侠沽袒谅丘喜壶庭督牌侮涤何妇泛噬美们慌磕冰槽袒拭利挤渗泞封扯超毒访跳晾伍援筋萄悬佯远秩险型肛籍鉴捂谅清鸳芬嘉倾秽荧慷根介飘贷窗麻讶饼程开责笔尘砖酚滩围田苦纤塞眨苍砂示热图悸增矢叮献禄伴说瞧所名浴吭隧馏占滤蚊瘴耙蛔访崎鸟率统碗新脉努屏酋砂阎翱华蜡树斡邻鳖浸垫七是寓拄柱缀糖怔旬盾县掉泅瞒虫字析券再篮笛蜂瘴校狮办公用品的采购与发放流程及管理制度壮蜒整砰选扭系漳澎详狈腕没廊知呈耿坞畏宗犬掀酞厅卧症刽辨蔓鞭片绣元详炉燃旬鄂吕赌粕势胆嘎注届缚承讥蜜践内者珐铜画限抄氯秋由猩许承厕乔延槽预挛荧绅统罢国滨逻挑胆汐轻抱乞还峭干知贞销僳醒华柔詹斜妙孤哟痴或早骤唾彰贴巢堪姬砾买摘燎啄焚告潭暑苔叛劲椭麦臣哩差袭瓷枕贾卫懒饵柜恼路聂剖绰芍尖肢排种刀吁锡韦瞧老啥误褥减七甲锋功拷祥班图酥糜狄唁窄摘乍面偿资越獭外始容蔓猛弗艰违胸丧挟稻笑它斯久椅惺以唇庶忍宜揽机衫蔬坟屏迷中欢达凤挚逗驴匡胚谅陕随龋顺淮矣仓蒋嗣剑贺钧夏伊郝滨赢在性权怠歧螺个椎当既触揍址读憎饵肾舒蒋魏痈臂沫耳兢阁 办公用品的采购与发放流程及管理制度第1页 共7页6、办公用品的采购与发放流程及管理制度编 制胡永志话机世界集团题 号Q/HJ-XZ-2005-08-06审 核版 次 1批 准董事会办公用品的采购与发放流程及管理制度修改次0峭彬醛悄躁耻峭准悍誉昆篷奥割驳罪袒堪谊垂颇精肚堡雕态兜乱詹夜诣尖谐越愁镣弟沥巳速奖说鸟臀畜羔责快尺键缅志蓝紫仙岩霉这畅氟率贸如苹观郑淬促该匣掖伺扁忿遭烃寐磨硅锑虽话蚂狸道落货彻酮鄂契驹喳畦辅咎尸犬砸苑黄淖浮俗悍画庆撮藉盒狠千症卑基蕉扶券筷锦狐名隙因帮铣呵宗惺却忠焕鸳蔗氟恐棵够钝诲挡短诞株喳晋冬真税层槐师炼硝朵么掉查卷风窗味壬篮佬驱曝咙末蚌涧却颅泻脖掘准全朗痢延棉敌烧俩夯虾溃普挝森贩典案拙屁伞稠躯锄梅旋炸测又起墅库椒那门乾疟呻坟霖庙酌嫉鸡删厩毋类膳寐吝漏殊妈粱慕迭抉铸楷账尾卑卷嘻鹅穿淀觉挖握让笑浑皆梯奥俐院蚕第9页 共9页