采购管理规定NEW.doc

嘉兴夫盛高分子材料有限公司
综 合 管 理 文 件
第A版 第0次修改
文件号：FS/MR-052D-A-M4
共5页 第1页
标 题
采 购 管 理 规 定
2009年11月18日实行
1. 目的：
规范采购作业程序，明确相关职责，确保采购质量，提高采购效率，降低采购成本，最大限度地满足生产经营的需要和企业发展的需要。
2. 范围：
适用于公司物流部门计划采购的原材料，辅助材料，标准件，外购、外协件，以及集中采购的工量具，设备备件和应急采购的零星物料的采购过程。
3．职责：
3．1．物流部采购科负责产品用原辅料，标准件，外购件等物料的计划编制和物料采购。
3．2．设备科负责生产设备、搬运设备、基础设施用物料的采购申请，及维护改造用备件材料的采购申请和进货检验。
3．3．仓管科负责产品生产、设备维护等有安全储备要求的物料的储备采购申请。
3．4．事业部及技术中心负责新产品试制用物料的采购申请并参与首次采购。
3．5．企管部负责劳防用品、安防用品、办公用品及低值易耗品的采购申请和进货检验。
3．6．其它零星采购或紧急采购由需求部门提出采购申请及进货检验。
3．7．物流部、采购科负责“合格供应商”的调查、评审和报批。
3．8．分管总监经理负责“合格供应商”的审批，和计划外采购申请的审批。
3．9．采购人员负责计划性采购的执行及进货报检。特殊采购公司可指定专人执行。
3．10．品质部进货检验员负责产品和模具生产所用物料的进货检验。
3．11．物流部及采购科负责本规定的修订、培训；及相关管理规章的制定。
4．采购程序：
4.1采购业务流程：
根据本公司的产品特点和经营特点，计划性采购业务流程如下图所示。临时采购或零星采购的业务流程除计划形成和送样确认外，其它与“计划采购”相同。
物流采购
送样确认，封样采购。
（适于首次采购或变更供方采购）
物流部
审核采购计划、报批采购申请。

物流采购
汇总：采购计划；采购申请。
根据：物流计划；设备维护计划；安全库存储备；紧急采购需求。
物流采购
选择合格供应商；进行价格谈判。

采购 采购 价格 送样 送样
计划 审批 确认 确认 确认

品质部（或请购部门）
进货检验

物流采购
到货：进货点收；
通告、报检。
物流采购
控制：采购进度，反馈：请购部门。
物流采购
形成：采购订单，发出执行。

YES 到货点收 进货点收 跟催进度 执行采购

检
采购科
反馈供应商
依据检验结论提交处理意见
验
入 NO
库
进货不合格品处置

财务部
审核合同、订单、入库单、发票；办理结算手续。
物流仓库
开据入库单；编目、上帐、上架；
通知检验。

供应商
财务结算 货款支付

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标 题
采 购 管 理 规 定
2009年11月18日实行
4.2采购计划制定：
4．2．1．物控部采购科依据通过评审的定单和现有库存，编制订单生产用原辅料、外购件的《采购计划》，凡属“计划性采购”的物料均以《采购订单》下达供方，《采购订单》传递的信息须包括：计划令号、品名、规格、数量、到货时限、包装要求、特殊要求等，必要时须提请相关部门确认并报请分管总监审批。
4．2．2．生产部设备科依据生产设备及其它设施的保养、维修、改造等计划，提出《采购申请单》，经仓管科确认无足量库存后，报请分管总监审批并转采购科执行。
4．2．3．仓管科依据《各类物料安全储备标准》，及时盘查核实物料存量，提出《采购申请单》及时补充安全储备，经物控部审核后，报请分管总监审批并转采购科执行。
4．2．4．临时紧急采购或零星采购，由需求部门提出《采购申请单》经相关部门审核后，报请分管总监审批并转采购科执行，或指定专人执行。
4．2．5．因未核定现有库存而发生的盲目采购或超量采购，及因仓储信息错误而导致的断料或错误采购，查实后责任者将负失职之责，将依《行为禁令》相关规定处置。
4.3采购计划审批：
4．3．1．凡属订单生产用的“计划性采购”，在无“价格变更”时不须向公司报批，由采购科审核，物控部批准后，由采购人员以《采购订单》形式下发执行。
4．3．2．凡属设备维修、安全储备等须以《采购申请单》执行的“计划外采购”，部门审核后须报请分管总监批准，以确认其必要性和可行性。
4．3．3．当出现合格供方价格变更或供方变更时“计划性采购”的《采购订单》必须向公司报批后方可执行。
4．3．4．零星采购、临时采购由需求部门提交《采购申请单》经部门审核，报分管总监批准。
4.4供应商选择：
4．4．1．针对计划性采购的物料必须有效组织供应链，制定严谨适用的考评标准及管理规章（见《供应商评审管理规定》），经集中评审筛选，对于达标者授予“合格供应商”资质，并登录《合格供应商名录》，签定《合格供应商合作协议》、《合格厂商外协加工协议》、《合格服务商合作协议》等。
4．4．2．依据适用于合格供应商、服务商、外协厂的各类合同之条款分别进行采购价格及质量标准的谈判，并形成附件一和附件二，且必须经过技术、品质等相关部门的集中审核，“合格供应商名录”及“准购标的物”。
4．4．3．依据《供应商管理规定》为保证采购效率和采购安全，对同一种物料必须准备两个以上的合格供应商，以保证价格、质量的受控和产能提升的可能。
4．4．4．对于首次采购的物料，采购科必须根据批复的《采购申请单》首先在《合格供应商目录 》内，进行询价和筛选，对于符合采购要求的供应商提交价格审查组进行价格谈判，争取以长期报价采购形式订立采购价格。（外协加工的操作方法与此相同）。
4．4．5．如现有《合格供应商目录》中无法找到合适的供应商，采购科须努力开发新的供应商并及时反馈请购单位。请购单位须会同采购科及时进行市场调查和供应商开发，选定合适的供应商并提交价格审查组进行价格及供货期的谈判。
4．4．6．对于须外发加工的新开发产品，技术部必须按照《新产品开发程序》和《供应商管理规定》的相关程序，以产品为载体，按照：产品送样；性能验证；工艺整顿；小批试产…等步骤对新产品的送样和供应商一同测评，经严格验证和全面评审后，须提交新产品开发总结报告，批准后方可正式外发加工。
4．4．7．对于定型产品新开发的供应商，物控部须会同技术、品质等相关部门同样按照

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标 题
采 购 管 理 规 定
2009年11月18日实行
《新产品开发程序》对其进行详细严格的工艺评审、品保水平评审和产能评审，并提交新供应商开发报告，对于有开发潜力的供应商者，须有针对性的制定扶持推进计划，逐步使其规范，成为新产品或新业务的合格供应商。
4．4．选择采购方式：
4．4．1．依据高效、稳定、质优、价廉、规范的采购原则，凡品质、规格、牌号相对固定，且用量较大的原材料、辅助材料和零配件的采购，以及固定的外协加工，必须采用“长期报价采购”或“定期报价采购”的方式组织采购或外协加工，杜绝“一单一议”的作坊式采购作业。
4．4．2．对于价格已经固定的常规物料（已实现“长期报价采购”或“定期报价采购”），采购科可依据采购批量和各供应商的生产能力进行定单分配，向合格供应商直接下达《采购订单》。
4．4．3．凡具有共性的原材料、辅助材料，或供应商相同的各类物品，可以采用集中采购（打包采购）的方式，以加大采购量，争取较大的价格折扣。
4．4．4．凡可以采用集中采购方式进行采购的物品，可由采购科与请购部门进行协商，整合《采购申请单》，集中办理采购。
4．4．5．对于价高、量大、品种规格相对统一的主要原材料可以采用期货采购或竞价交易的方式降低采购成本甚至获得交易利益。
4．4．6．小额紧急采购可由采购科或指定人员视具体情况灵活执行。
4．5．送样确认：
4．5．1．对于首次批量采购的重要物品或技术变更后批量采购的物品，采购员必须要求供应商送样，由物控部组织相关部门进行样品检验或评审，并于《送样检验报告》上签字确认，采购科方可下达 “订单” 或“合同”进行批量采购。对于无《送样检验报告》的采购计划，采购员不得执行采购。否则，将以“严重失职”论处。
4．5．2．由《送样检验报告》确认后的样品，可以作为“订单”或“合同”的“标的物封样”。
4．5．3．小额零星采购或小额紧急采购，且采购人员熟知采购物的品牌、性能、价格时，可以不做《送样检验报告》。
4． 6．价格管理及 “订单”、“合同” 制作：
4．6．1．对不得不在非合格供应商处进行的采购，采购人员须参考市场行情及以往采购记录或供应商的资料初步核定价格。通常情况下，同一物料需选择二家以上的供方进行报价、比价。计划采购物料的价格谈判由价格审查组按《价格管理细则》执行。
4．6．2．采购人员在对供应商的报价进行收集、分析后即可选择合适的供应商以电话面议等方式议价和供货期确认。
4．6．3．采购科根据《采购计划》或《采购申请单》要求的时限及议价结果，制作《采购订单》，或《采购合同》。对于在非合格供应商处的采购，须将“订单”或“合同”提交物控部经理审核，必要时须经分管总监或总经理批准后方可执行。
4．6．4．小额零星采购或小额紧急采购，可不需制作“订单”或“合同”。
4．6．5．订单的编号办法如下：
a.因供应商名称极其代码和采购订单下达日期等信息在采购单上已有记录，故现行的计划采购单的采购单编号可以与销售定单号和计划令号相同。
□-□□□□□□□-□
采购订单号（计划令号、销售定单号）

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标 题
采 购 管 理 规 定
2009年11月18日实行
b.与其它信息传递相关的物料编码待公司采用ERP管理系统后再规范整合。
4．6．6．《采购申请单》上应注明材料的名称、规格型号、需求数量、需求日期、材料用途以及注意事项等内容。
4．7．采购进度控制：
4．7．1．对于已经生效执行的“订单”、“合同”或其它形式的采购，采购科须按规定的到货时限及时跟催，如得知供应商无法按时交货，须立即上报物控部或通知请购部门，以便其调整相关计划，采购人员还须及时与供应商沟通协商，催促其及时供货，必要时驻厂应急控制。如采购人员未能及时将供应商延时交货的信息通告请购部门，致使生产受阻，将以“失职”论处。
4．8．进货检验及入库：
4．8．1．采购物品到货后，采购人员须亲自核对物品的型号、规格与“订单”、“合同”是否相符，点收数量是否正确，查验到货状态是否合格。尤其是同一计划令号的采购单被分批次执行时采购人员必须会同仓管员现场核对采购单和送货单，以确保按令号入库、结算。
4．8．2．点收合格的进货，由仓管员暂存于“进货待检区”，物流仓管开据《物料检验入库单》（一式五联），通知品质部或请购部门进行检验；对于外协加工件亦由物流仓管开据《物料检验入库单》通知品质部进行检验。
4．8．3．检验结果记录于《进货质量检验记录》，由检验部门留存。检验结论记录于《物料检验入库单》，仓管员签收后，分送采购科、物流仓库、财务部、品质部。
4．8．4．仓管员须按照《物料检验入库单》注明的结论进行仓储作业。如经检验进货合格，仓管员须将暂存于待检区的进货登帐、编号、入库上架。
4．8．5．采购人员凭注明“进货合格”的《物料检验入库单》、供应商提供的发票及其它财务部门需要的凭证、凭据，经自查无误并报主管审核后，到财务部办理清帐手续。
4．9．进货不合格品处置：
4．9．1．如经检验，进货质量不合格，则由检验者填写《不合格品评审处置单》，提请相关部门人员进行评审处置，（处置分为：退货、降级、让步接受）
4．9．2．经评审处置后的进货，如判为“退货”或“降级”，须由采购科负责与供应商沟通，办理降级、换货或退货手续。对于退货物品采购科须填写《物料退货单》（一式三联），并由仓管人员核实及采购科核准后将不合格物料退回供应商。退货后，《物料退货单》的一联应及时送交财务入帐。
4．10．市价跟踪：
4．10．1．为适应市场经济的特点，降低采购成本，保证企业利益，采购人员必须时刻跟踪相关物料尤其是价高、量大的主要物料市价变化趋势，并上报决策层以便及时调整采购策略。
4．10．2．对于一般性物料，采购人员须每月上报一次《物料市价走势表》，对于重要物料或在特殊时段须一周提交一次《物料市价走势表》，决策层依据“物料市价走势”而作出的决策须留有档案备查。
4．10．3．《物料市价走势表》是研究预测物料市价走势的有效依据，也是决策证据，必须纳入档案管理。
4．11．用款申请：
4．11．1．无论计划采购还是零星紧急采购，对于付款提货或需预付款的付款方式，采购科须填写《付款申请单》，并附《采购申请单》（或“订单”、“合同”等）一并提交审

FS

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标 题
采 购 管 理 规 定
2009年11月18日实行
批，付款申请单上应注明“预付款”或“付款提货”等字样。经常务总监或总经理批复后的《付款申请单》，财务部须即刻执行，如有特殊情况须及时回复。
4．11．2．对于定期付款或到货付款的付款方式（一般是合格供应商），采购科应在物料入库后将《采购订单》、《物料检验入库单》合并收回。待收到发票并到约定的付款日期时，采购科须按照《采购及外协加工付款制度》填制《付款申请单》，整备附件，经物控部审核后报批付款。如供货发票先期收到，须及时送交财务挂帐。
4．11．3．如有超出“订单”数量的交货，应经相关部门核准后方可依照实收数量付款，否则需按照订货数量付款。
4．12．财务结算：
4．12．1．无论是计划采购还是紧急零星采购，结算报销的必备要件是：供货发票；《物料检验入库单》；《采购申请单》（或《采购订单》）。如有缺项财务不得结算或报销。
4．12．2．对于定期付款的计划性采购财务部须对采购科提交的《付款申请单》进行审核，以核对发票有效性；单价正确性；入库凭证齐全性；付款条件正确性等，诸要件齐全正确须签字确认，经批复后方可执行结算或报销。
5．档案管理：
5．1．采购科须对《采购计划》、《采购申请单》、《物料检验入库单》、《采购合同》、《采购订单》、《付款申请单》、《物料市价走势表》、《物料退货单》、《送样检验报告》物料的图纸和技术文件等采购资料随时整理、分类存档并定期上缴公司文档中心归档。
5．2．“订单”、“合同”属公司高度重要和机密的文档，原件必须存入“文档中心”，非特殊情况不得制作复印件。非相关人员不得调阅。
6. 相关文件：
《物流管理规程》
《仓库管理规定》
《供应商评审管理规定》
《采购及供方评定控制程序》
《进货质量检验规程》
《不合格品控制程序》
《采购及外协加工付款制度》
《合格供应商目录》
《禁购商目录》
《价格管理细则》
7.相关记录：
《采购合同》
《采购订单》
《物料退货单》
《物料入库检验单》
《采购申请单》
《采购计划》
《付款申请单》
《样件检验报告》
《进货质量检验记录》
《物料市价走势表》

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)