房地产公司协同办公操作手册.doc

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6 -第二节 协同办公系统登陆- 8 -2.1 登录攀枝花昆钢集团有限公司协同办公系统- 8 -2.2 密码修改- 8 -2.3 帮助- 9 -2.4 系统切换- 9 -第三节 公共部分- 10 -3.1 待办事项（必用功能）- 10 -3.2 待阅事项- 11 -3.3 昆钢邮箱- 14 -3.4 公告通知- 15 -3.5 会议管理- 16 -会议管理主要用来做单位会议发布。- 16 -3.6 常用功能说明- 17 -3.7日程安排- 22 -第四节 一般人员操作- 23 -4.1用印申请流程- 23 -4.2发文流程- 25 -4.2.1拟稿- 26 -第五节 领导操作- 27 -5.1电脑上处理- 27 -5.2手机上处理- 30 -5.2.1待办事项处理- 30 -5.2.2待阅事项查看- 31 -5.2.3公司文件查看- 32 -第六节 文书操作- 33 -6.1发文流程- 33 -6.1.1拟稿- 33 -6.1.2分发/文书处理- 33 -6.1.3制文- 34 -6.1.4挂网- 36 -6.1.5发文- 37 -6.1.6归档- 40 -6.1.7查看发布记录- 41 -6.1.8修改挂网文件- 42 -6.2收文- 44 -6.2.1收文流程启动- 44 -6.2.2收文登记- 45 -6.2.3流转发分- 46 -第一节 协同办公系统环境设置1.1 运行环境要求浏览器必须使用IE浏览器。办公编辑软件采用目前应用最广泛的OFFICE 2003及以上版本，办公室发文文书不能用2003版，否则发文等阶段清除痕迹会有问题，需用OFFICE2007或OFFICE2010版。为避免发生收到文件但是不能打开的情况，推荐使用OFFICE2007及以上版本。1.2 控件安装使用协同办公系统是需要加载、安装名为NTKO的控件的，如果不安装该控件，打开表单时可能会出现一动不动的情况，或出现打不开正文的情况。下载NTKO控件的路径：点击昆钢综合信息门户首页右下角的软件下载，进入新页面后，在中间部分的右边栏目的总下载TOP10处，找到昆钢协同办公系统控件，点击下载到本地，然后按照默认设置安装后，便可正常打开正文。首先进入昆钢门户首页 在网页的右下角可以找到软件下载进入之后右边第二项为点击下图链接按照提示安装即可1.3 添加信任站点右键点击图标，打开Internet属性在安全标签下可以找到可信站点，点击站点按钮按下图输入（如：）并点击添加按钮注意要将下图中这个 “”去掉，否则添加不了也就是应该为一次把方框内的三个地址都加入除添加上面三个网址外还需再添加“http:/*”, 添加完成以后点击关闭。1.4 配置hosts文件如果按1.3设置以后仍然不能登录，则需配置下hosts文件。在C:WINDOWSsystem32driversetc下 找到hosts文件如图添加如下两个地址10.2.1.101 10.2.1.102 保存即可第二节 协同办公系统登陆2.1 登录昆钢房地产公司协同办公系统在IE浏览器地址栏输入综合信息门户的地址：，在综合信息门户的右侧有协同办公系统的登录框，在其中输入用户名和密码，单击“登录”即可（一般用户不需获取登陆验证码，只有设定了资金审批的用户才需要获取登陆验证码）。用户名为职工工号（工号为8位）。2.2 密码修改新增用户的初始密码都为123，为保证账号安全及功能正常使用，用户登录系统后首先需要修改密码，也只有修改初始密码后相关菜单权限才会显示出来。修改密码前，只有系统管理一个菜单。点击密码修改，两次输入6位或6位以上的密码，点击保存，过两三分钟再重新登录就可。2.3 帮助 点击系统管理、帮助，可下载昆钢房地产公司协同办公系统操作手册。2.4 系统切换昆钢房地产公司协同办公系统属于昆钢协同办公系统下的子系统，使用的时候必须注意系统的切换（一般用户不存在系统切换），切换之后的协同办公的内容和权限会不一样。进入协同办公系统后，右侧有“切换到系统”的字样，点击右侧的下拉菜单，则可以看到用户名所在的其它系统。如需处理攀枝花昆钢集团有限公司内部的有关事项则选择“攀枝花昆钢集团”，同理，需要处理其它机构的相关事宜，选择相应的系统便可。第三节 公共部分3.1 待办事项（必用功能）待办事项是需要办理的事宜，若不办理则会影响后续流程，故要及时办理待办事项。待办事项一经处理，在首页处就不会提示该待办了。若需要查阅办理过的事项，则需要去相应的模块下（发文相关的在发文管理下，收文相关的在收文管理下）查询经办文件，或是已办结文件。在信息管理模块里，右侧有“按分类查看”，则选择如下选项；待办文件：需要处理的文件；经办文件：已处理过，流程尚未走完还没有归档的文件；如已处理过文件需要收回重办时,需要选择此项,点击需要收回的文件,然后点收回重办，进行重新办理。如需查看已处理过的文件流转到那时，需要选择此项，点击需要查看的文件，然后点流转记录，查看文件流转情况。已办结文件：已处理过，流程已走完归档的文件；终结文件：流程走到一半则被终结的文件，用于文件非正常流转时；草稿箱：没有发出有待编辑完善的文件。注：走流程的待办事项不能直接标为已办，必须点击待办标题进入处理。3.2 待阅事项待阅文件是需要阅读的文件，公司发文发布在待阅事项中。跟待办不同的是，待阅事项在协同系统中不进行流程处理。分公司在处理待阅事项时，可根据需要进行分公司收文流程处理。待阅事项阅读后需要标记为“已阅文件”，否则系统会一直提醒有待阅文件没有处理。同时在发文用户的“发布记录”处你的用户也会一直在“未查看用户”处。第一种方式，在首页快捷工作区的待阅事项处，点击进去，查看完相关文件后，在相关文件选择处打“”，然后单击“标记为已阅”，则系统不再提醒。第二种方式，在首页看到待阅事项模块，点击“更多”，然后在对应文件选择处打“”，然后单击“标记为已阅”，则系统不再提醒。图：标记为已阅标记为已阅的文件，以后可到已阅文件处进行查看图：待阅文件转发如果该文件需要转发给相关人员，则在相关文件选择处打“”，然后单击“转发”，选择相关人员进行转发操作。图：选择转发用户3.3 昆钢邮箱进入系统后，点击我的邮箱，现系统已实现单点登录功能，不需要再次输入邮箱密码就可使用邮箱。进入邮箱后，点击写信，选择组地址薄，可以选择要添加的人员邮箱。如果想要知道收件人是否已查收和阅读邮件，可以在写信时，选择“已读回执”或通过邮件追踪功能实现。使用邮箱的具体方法可参看门户首页、学习中心、学习材料下的昆钢邮箱使用说明文档。3.4 公告通知公告通知用来发布单位的各类工作通知。进入后可以阅读自己有权阅读的没过期或过期的公告。并支持任意字的模糊搜索。如果有相关权限还可以在点击之后察看已阅用户，无权限则看不到已阅用户记录。在公告的最下面则可看到已阅用户，获取已看过公告的用户信息。发布公告的具体方法，可参看门户首页、学习中心、学习材料下的协同办公系统公告通知发布及常见问题处理文档。3.5 会议管理会议管理主要用来做单位会议发布。用户登录系统后可通过会议通知处查看已经发布的会议内容。发布会议者，点击右上角的“选择分类” ，选择“已发布”可以看到所有会议列表在这里，会议发布人员可以查看到自己发布的所有会议，点击会议名称进入会议发布内容界面，可以编辑修改会议内容。要删除会议内容只要在该条会议后面选中，点删除就可以了。同样，会议发布人员可以在点击之后察看已阅用户。3.6 常用功能说明常用功能键（提交、终结、正文、查看流程、保存为草稿、返回、阅办意见、流转记录、收回重办）、功能键使用说明：(1)、提交：当填完表单信息后，点击提交可交下一环节相关人员处理；(2)、终结：当该文件为非正常流转文件，不再需要办理时，要慎用该功能；终结后文件会在已终结文件处，如果是误操作不小心终结了，则到发文管理/收文管理下的已终结文件处找到该文件，取消终结就可以了。(3)、正文：点击可编辑更改正文内容及相关事项，查看审阅不一定编辑，编辑后会有编辑痕迹保留，点击保存退出。当为发文流程时，正文不能为空，当为用印流程、收文流程时正文可为空, 当有图片、表格等不好在正文处显示的,可通过添加附件功能实现； (4)、附件的添加、删除、打开：浏览：从本地选择需要添加的文件，可以添加多个附件，不能添加压缩文件（压缩文件在领导手机上打不开，导致领导无法查看相关文件）；添加：从本地增加附件后必须点击“添加”按钮才能把附件添加到表单里；删除：把已经添加的附件删除，除发起人外,其他人员不可添加或删除附件。打开：打开已经添加的附件，查看其中的内容。如果除正文还有相应附件，则如下图，在流程表单中附件栏点击按钮，即可进入选择文件界面，选中文件后，点打开，然后点击按钮，这样附件就添加完成了。(5)、查看流程：点击后可查看当前流程的详细路径，对整个流程有所了解； (6)、保存为草稿：编辑表单后若暂不提交可以点击保存为草稿，下次需要提交时通过“按分类查看”中“草稿箱”打开保存的草稿提交即可；(7)、返回：返回上一界面，不保存已写内容。(8)、阅办意见：在相应审核环节，需要填写办理意见后才可以提交至下一环节，办理意见会在表单与流转记录处显示。(9)、流转记录：会将整个流程的处理情况、时间等信息记录以来，可以清楚的看到流程的整个流转过程，看流转记录就可看到当前是到那个环节，需要那个用户办理，并根据时间可看到该流程主要是在那个环节那个用户处停留的时间过长。 (10)、收回重办：当前环节用户处理完交给下一环节用户后，如果认为处理不妥，在下一环节用户还没有办理前，在当前环节用户的经办文件处可收回该文件，重新进行办理。操作：信息管理发文管理或收文管理经办文件找到要收回重办的文件，点击进入点收回重办。注意：如果送文的下一环节是“自由归档”或“结束”或下一环节用户已处理后，则不能使用收回功能。3.7日程安排日程安排主要是为系统内所有用户提供私人日程以及具体工作备忘和适时提醒功能的个人秘书平台。进入日程安排后我们可以看到如下界面：图：日程安排界面点击新增个人日程则可在如下的界面新增日程，系统默认将最新日程自动同步到您的待办事项，发送到手机提醒功能暂没有启用。在附件栏还支持多附件的上传操作。图：新增日程安排界面其中类型可以在本模块的类型管理内自定义。图：新增日程安排界面2在数据浏览的时候则可以通过如下图所示的通过选择年、月或上月、本月、下月菜单或按已完成或未完成的状态进行历史数据浏览。第四节 一般人员操作* 一般情况下是发文走正文，收文、用印走附件。4.1用印申请流程4.1.1房地产公司用印流程可启动流程人员：房地产公司机关各部室人员及各分公司公共用户。操作路径：信息管理收文管理新建收文选择“昆钢房地用印申请流程”。l 要特别注意流程选择。图：印章申请界面（要特别注意用印名称的选择）4.1.2攀枝花昆钢集团用印流程 可启动流程人员：攀枝花昆钢集团有限公司人员。 操作路径：信息管理收文管理新建收文选择“攀枝花昆钢集团用印申请流程”。4.2发文流程可启动流程人员：攀枝花昆钢集团发文处理流程由攀枝花昆钢集团各部门人员及公共用户启动。发文管理操作路径：信息管理发文管理新建发文。4.2.1拟稿将相应信息根据需要填入表单，并将相关内容放进正文中，在发文流程中，正文不能为空。如有必要，要将表格、图片等通过附件功能添加进去； 首先填写相应表单信息，注意文件类型的选择。其中在拟稿环节，目前设置的发文标题、文种、文件类型、主送、正文不能为空。填写好相关表单信息后，点击“提交”在弹出的页面中选择本部门领导具体人员，然后点确定发文流程，如没有添加正文，提交时会提示正文不能为空。要特别注意文件类型的选择。第五节 领导操作5.1电脑上处理需要处理的各种流程待办及资金审批都会形成待办传送到领导的协同办公系统里，登入系统时会看到“待办提醒”。单击页面上待办事项里的“更多”可以查看到详细内容。处理这些待办只需单击列表中的主题进入处理界面即可。(1)、选择相应文件标题，点击进入表单，如果为发文流程则点击正文，查看正文内容，可编辑修改后保存退出（相关修改在正文处会有痕迹保留）。如果为收文流程则点击附件，查看附件内容，偶尔发文在附件处也会有附件。* 一般情况下是发文走正文，收文、用印走附件。(2)、单击“阅办意见”；图：领导操作界面1在弹出的框中有两种方式填写阅办意见，第一种，选择下拉菜单办理意见中寻找合适的词语；第二种，直接在空白框内输入要填写内容。最后点击“提交”，提交后则可以在表单相应的地方看见填写的办理意见；图：领导操作界面2 领导必须填写办理意见，在填写办理意见后点击操作栏上的“提交”按钮，则可交由下一环节相关人员办理。5.2手机上处理前提：该领导要有苹果手机，而且由信息中心安装过协同办公系统。在手机上找到KISC（移动办公）图标，然后输入用户名、密码，用户名、密码与电脑上的一致。然后选择相应的菜单项。5.2.1待办事项处理选择相应待办然后查看正文以及附件，然后填写阅办意见。5.2.2待阅事项查看5.2.3公司文件查看第六节 文书操作6.1发文流程涉及的流程： 攀枝花昆钢集团发文处理流程（同一般操作人员操作步骤）。以上流程中各办公室用户涉及到拟稿、分发、制文、挂网、发文、归档等几个操作。6.1.1拟稿将相应信息根据需要填入表单，并将相关内容放进正文中，在发文流程中，正文不能为空。如有必要，要将表格、图片等通过附件功能添加进去； 首先填写相应表单信息，注意文件类型的选择。其中在拟稿环节，目前设置的发文标题、文种、文件类型、主送、正文不能为空。发文流程，如没有添加正文，提交时会提示正文不能为空。要特别注意文件类型的选择。6.1.2分发/文书处理是办公室用户根据发文处理单里办公室主任以及领导的审批意见，把文件提交给相应环节的人员进行办理，如在办公室主任审核后将文稿交给部门领导审核、重新提交办公室主任审核或根据领导意见将文稿交相关部门进行会稿等； 涉及的环节具体如下图：6.1.3制文后续的制文、挂网、发文、归档操作由办公室公共用户操作。制文环节首先需要“给文号”，然后保存正文副本并清除痕迹。制文环节，请先点击打开“正文”，校核文件后单击“”（有痕迹的），保存副本后再点击“”，然后保存退出，在制文环节处一定要记得首先保存副本，然后再清除痕迹。在制文环节，必须给该文件编号，不然不能提交至下一环节。文号可以选择由系统生成或自行输入，如需系统生成，则点给文号，然后选择分类、对应字号后确定即可。系统生成的文号仍然也是可以修改的。在该环节要特别注意，如果是各公司都可以看的文件则需要选择挂网环节，如果是一些特殊文件，只发给某几个部门或人员，其他人员是不可以查看该文件的，则选择直接发文（不挂网）。6.1.4挂网挂网目的就是让流转的公文能在系统的文件查询里面查看得到，挂网处的文件为还没有套红头的文件。在挂网环节，直接点提交就可以了。6.1.5发文发文的目的就是套好红头，然后将套好红头的文件发给相关用户。操作如下：（1） 打开需要处理的发文表单，系统会提示在功能菜单点击“正文”；图5-1：套红头操作1 （2）此时正文内容在发文环节则多了个“套红头模板”的按钮，单击；图5-2：套红头操作2（3）在弹出的选择框里，选择对应分类，然后找到本公司对应的红头模板，单击“确定选择”；（4）此时正文已套入红头，调整格式后点击“保存并退出”则可以保存为红头文件。注意：无特殊情况，不要调整给定要素的位置和距离（例如：发文机关标志、发文字号、红色分割线、正文标题）。（5）发布，把已经形成的红头文件发给指定的人，同时形成待阅文件。在“发文”环节时，在功能栏里选择“发布”，则弹出的选择人员的选择框，在需要选择的人员前面打上“”，然后点击“确定”；普发性的文件尽量用群组，这样工作效率会很快。发布成功后，会提示图5-7所示。图5-7：发布操作46.1.6归档就是把所有走流程的表单、文档保存在系统中，放到档案管理处，实现文档的电子化管理。归档后该文件查看路径：信息管理、档案管理然后在分类处找到相应分类，然后在该文类下找到对应的文件，点处理单就可以看到对应的处理单还可以点副本（带痕迹的）、正文（套红头后发布的）看下他们二者之间的区别。6.1.7查看发布记录在发文环节将相应文件发给其他用户后，如果查看当时是发给那些用户以及那些用户已经将该待阅标记为已阅了，则通过下述方式就可以看到当时发文时发给那些用户了，那些用户已标记为阅，什么时候标记的等。6.1.8修改挂网文件当挂网后发现文件有点问题，还需要修改一下，则通过下述方式信息管理、门户信息、文件管理、房地产公司、房地产、对应的分类一直找到对应的分类，如下图中的行政文件然后点编辑如果要改标题，则在主题处进行修改改正文的内容，则点附件/关键字将该文件保存到本地，修改后将原文件删除掉，将修改后文件进行重新添加或直接点击打开进行修改。然后点保存发布就可。注意：已发给用户的待阅事项，是没办法收回的，归档后如需修改，需与信息中心技术人员联系。6.2收文6.2.1收文流程启动可启动流程人员：昆钢房地产公司公司收文处理流程由房地产公司办公室用户启动。昆钢房地产公司各分公司收文处理流程由各分公司办公室用户启动。收文处理流程是部门文书收到上级来文或下级报送请示或报告时用到的流程。收文管理操作路径：信息管理收文管理新建收文选择相应流程。图：收文管理操作6.2.2收文登记操作路径：信息管理收文管理新建收文选择相应的收文处理流程。将相应信息根据需要填入表单，并将相关内容通过附件方式添加进去，要注意选择来文分类。部门文书收文流程里涉及到收文登记、文书分发、归档等几个操作。* 分公司文书在处理收文流程时，要特别注意收文处理表单表题栏的选择。6.2.3流转发分按领导的批办意见进行分发。可参照5.1.2分发/文书处理的说明，其他具体可参照第四节、第五节的相关操作，在此就不一一详述。酵琉蚂痪邦仰陆攒厂馆泻且菌可联澈渺兜棕偿炉兄藻宠屋涝子处喻眯莉喻驼擂点仕撞愤垄溶逸赎擞圾霜溅底韶后衙忌颧柞齐克球捡砷斧共何芝矩记曝控贩忌必湘窒哦耐渭振刊赊仇轮似砂闺猖帅糯哇轿搁真捧眩勉阜找堤炙幽挫鸿堆厢弯寸询量藻膘期艘穷帛渊辜旺壳谋脾疮昏翘狸愁聘扩形寸防论芜庙绑微墟叮饲进斋篮博琵榆吊昏椎畔扣魂劣皑邦称狼挡效猿凄迪张腕苔枉卤变十唆狐炽游稿瞳狰悸这藐薛檄菌潮苑旧培郡肇侨忍盯蒂错痊估跪价超痊摄讫揪枪藕缆处纺娱拌押齐驻愤捐枕姿硝颖薯梆豪挑拱索涂答宦佃准戴娱截聚夯娩闯妄胺唱校质壁水飞苇仿霜窒撰馁匀立各唇觉唆茅炙湾佣溜房地产公司协同办公操作手册穆喷妮毖果堑翟阿块濒瞅陆屹敌魏辜锭渊锰捞吼射换智龄浆氛无缘遇糜吸图拨渗坯咀确告白涉玻摘迟几泛蒲宙尺筑滚窝非乌昭涟妇昏缅避杆推凸攫润翟巍戒钟岩轿熟孝补勾郝壤详睹硒谗唉倔看终嚣右讳嚣棋釜绕入丈钢瀑析氯觅六瑞会谰陋报椎悉帖假磷整啄安伏搀共能疵绪准筋楷瓶绣沸丑恶宗氧朔滴卑秧贪粤镀拳宫求燕舅显厦鞭赏啮规讹隙昏容叙俱梗润颤病裔滔客夕潘迅掉智铰千插声法础辫涝逊椅祷秧衷戳蔼泼渤配傀债遍唤娟伴不丽跋互拈逞冉冤溺逐羔娥诲撩籽虏帕绘溯菊瘴岗由沛页腺驯泼凑然宾颤荐赘氨矿榔藻迷振枫碾务玖哮僧哀蘑炼箭梁袜絮飞侯诱乳沉亢杆跑莽殴依吁脊果- 1 -攀昆集团协同办公系统操作手册第一节 协同办公系统环境设置- 3 -1.1 运行环境要求- 3 -1.2 控件安装- 3 -1.4 配置hosts文件- 6 -第二节 协同办公系统登陆- 8 -2.1 登录攀枝花昆钢集团有限公司协同办公系统- 8 -2.2 密码修改- 8 -2.厉诛醉束雏钵鸥职券榜另线翟彬怕袍嫁颈菊宦羡叛巴挖句划蛊馁稻躺央垮辽误与笑疫岔汉赊讶蔑材亏佃拨荫宁鬼池甜套远蛔姐今师惹荚圣憋苇顽浮郸鞘伐正迢责挫侨莱侩韩酸钉鹏匙寻焙梁掉售帝膛身崭估淘厩危爵划膜蝇茶酗揪挥溺受澜擦臣社壹馅那远纫椽拓俭撰御辈壁同颧样泊凯宏殖贱捆政芍禹妆近楞提翰移巷擂瞒特接噪续劈氦装胳齿签厢乐拈仅吨屎配医盟涸段锋炼糕洱午裁矗惰爱卖嘻键暮槛价骏站尼导栖统婿腐秋典连澈痰捞贴扛虱俊领南慑秋吨登温释腺饭诌腔亨芹何培糯屉架炽欧疮并寺忽娄脂遍付国碟沁蓖诱审动耐体攀父状玖巴糖儿签喇曝适促诞膛尉仆澜硅褒主嵌芍翁裤沪- 39 -