资产管理系统论文介绍.doc

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论文摘要
电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模式。系统的目标是，以规范的内部业务流程为基础，建立一种用户同信息系统之间的关系，建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。
电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型，同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式. 系统本身就是作为企业OA整体规划的进行分析和设计的，能为企业办公自动化提供一套完好的解决方案。

关键字：办公自动化，OA，Lotus Domino，固定资产管理系统

目录
论文摘要 1
1. 系统开发背景 4
2. 系统概述 5
2.1. 系统名称 5
2.2. 系统开发运行环境 5
3. 系统需求分析 6
3.1. 新设备（包括软件）到货管理： 6
3.2. 设备管理 7
3.3. 角色设置 9
4. 系统的体系结构 10
5. 系统功能描述 11
5.1. 系统总体结构 11
5.1.1.到货管理 11
5.1.2.设备管理 12
5.2. 到货管理 13
5.2.1. 资产申请 15
5.2.2. 合同 18
5.2.3. 付款审批 21
5.2.4. 发票 27
5.2.5. 付款记录 29
5.3. 设备管理 31
5.3.1. 设备情况 31
5.3.2. 每月设备对帐 34
5.3.3. 资产盘点 36
5.3.4. 报废 38
5.3.5. 设备调拨 41
5.3.6. 报表定制 44
5.3.7. 设备查询 44
5.4. 系统维护 45
5.4.1. 组织结构维护 45
5.4.2. 权限管理 46
5.4.3. 供应商资料 47
5.5. 系统主页 48
5.5.1. Notes主界面 48
5.5.2. 浏览器主界面 48
5.6. 系统数据迁移 49
6. 系统未来 50
参考文献 51
1. 系统开发背景
随着改革开放的深入特别是中国已经加人WTO，中国经济将融入世界经济大潮，而这种大潮必将把中国企业抛入更激烈的竞争。
企业竞争的优势主要体现在生产效率上，为提高生产效率，企业纷纷进行信息化改造，实现管理的专业化和规范化。企业管理信息系统正以一种特别的方式在我国正呈现新的发展态势。
电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模式。系统的目标是，以规范的内部业务流程为基础，建立一种用户同信息系统之间的关系，建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。
2. 系统概述
2.1. 系统名称
中文名称：电脑固定资产管理系统
英文名称：Fixed Assets System
2.2. 系统开发运行环境
由于Lotus Notes/Domino平台是比较优秀的群件产品，在办公自动化方面享有盛誉，而且在Web应用方面具有结构清晰、容易维护等优点，因此固定资产管理系统将基于Lotus Notes/Domino开发。
系统的主要用户界面将通过浏览器客户端访问，出于技术上的考虑，在实现浏览器界面时需要使用标准HTML和JavaScript作为Lotus Notes/Domino的辅助工具。同时由于技术上的限制，系统部分功能不能在浏览器上实现，需要通过Notes客户端进行访问。
3. 系统需求分析
根据提供的资料，需求可以被描述为以下几点:
3.1. 新设备（包括软件）到货管理：
设备申请报批、合同的申请、付款的申请，均由人工进行审批。人工审批成功的申请，利用传真生成图形文件，由信息技术中心的资产审批管理员创建资产申请并引入该图形文件作为附件。然后由邮件自动通知资产管理员，由资产管理员输入申请的详细内容。
设备到货到总部后，由信息技术中心的库存管理员验收入库，并建立设备入库库存记录（由库存管理员根据设备的编号打印条码，贴到设备指定处）提交后不能删除入库记录；设备到货到其他部门，由相应部门的库存管理员登记入库，建立库存记录，提交后自己不能删除；
各部门的资产管理员在查到库存记录和收到发票后，填写发票信息，与付款申请文档链接。
财务部付款后，在付款记录中确认已经付款；
各部门领用人可以在库存记录中查到设备到货情况，然后到库房领用设备，库存管理员在系统中登记确认设备领用；
相关设备资料登记在设备记录中，设备领用后，库存管理员将资料交部门资料管理员保存并在文档系统中登记。
3.2. 设备管理
设备归还时，库存管理员填写归还设备记录，并确认；
l 每月与财务部对帐：从资金财务部获得本月设备增加一览表，资产管理员在设备记录中将对应的设备填写财务固定资产编号，没有此编号的设备认为财务不进行固定资产管理，可打印没有编号的设备交资金财务部，用于财务核对不进行固定资产管理的设备。
l 与实物对帐方式：每年末资产管理员对设备实物进行核查，用便携式数字设备逐个部门扫描设备的条码，导入电脑上与设备记录库进行对帐；
l 设备报废处理，设备报废时，资产管理员对设备记录做报废标志并注明报废原因，每月或定期通知资金财务部做设备报废处理；
l 设备折旧完后，系统自动归类处理，并形成报表；
l 设备借用和归还参考设备领用和归还管理，由库存管理员对设备进出进行登记；
l 设备调拨时，履行设备归还和领用管理，同时标志是否通知资金财务部修改固定资产归属；
组织结构：
每个部门拥有一个设备读者和一个审批文档读者的组，分别能阅读本部门的设备文档和各种审批文档，根据需要可以增减这两个组的人员，从而能够调整这些文档的读者域；再增加一个公司固定资产所有文档的读者组，可阅读所有的文档。
一级部门除总部外为独立核算部门，总部下二级部门为实际部门名，其他一级部门为独立核算部门，若需要核算到其下的二级部门（这里如投资银行）则有二级部门，否则没有二级部门（这里如深圳一部和深圳二部）。此表的内容总部资产管理员可以维护，资产领用时从此表选择部门，资产在最初按申请结果分配到部门后，就归属其所属的一级部门，当归还时还是属于其一级部门。当资产领用时，领用部门不是同一归属部门时，暂时不允许领用，提示建立设备调拨单，在调拨单审批通过后，才能领用并将此设备的归属部门标明为新的一级部门名；若审批不通过，可以借用，不能领用,设备归属部门不变；在审批通过后，可以将借用改为领用。
对于整个系统要考虑易于维护，如核算部门结构的调整或部门合并等，误操作的反向操作（即取消操作）。另外为方便部门名称的修改，在上表的记录文档中，每一个部门对应一个编号，其他文档中，选择部门后，显示部门名称，但内部记录部门编号，这样在修改表中部门名称后，所有文档的部门名自动全部修改。
3.3. 角色设置
信息技术中心设两个角色：资产审批管理员（管帐）和库存管理员（管物）；
各个营业部、电子商务总部、投资银行总部等独立核算部门，可各设一位资产管理员和一位库存管理员负责管理本部门的固定资产（也可合设一个人），相应部门的财务设置财务固定资产管理和财务付款人。

4. 系统的体系结构
电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型，同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式.
     企业的内部信息管理以局域网为模型,采用客户机/服务器架构.这样保证公司内部信息的高度安全及信息的传送和处理的高效.各基层和大区由于遍及全国各地,其对系统的访问与信息的交互则采用基于WEB的浏览器/服务器(B/S)计算模式,这样充分利用现成的Internet网络,以低成本实现远程的信息传输和查询分析.运用Internet 和 Intranet 相结合的技术方案,最大限度的发挥各自的优势,实现系统的最佳性能.
本系统在安全,加密,授权机制上进行了充分考虑。在两层结构中,解决安全问题的主要方法是利用现有的安全产品来保护系统的安全性,并且在自行开发的程序中加入保护系统安全的模块.
系统体系结构图如下：
Web Client
w
Web Server

w
Internet/intranet
w
http
w
http
w

5. 系统功能描述
基于需求，系统将由三大模块组成：到货管理、设备管理、系统维护，同时需要考虑现存已有数据如何迁移到本系统中。
5.1. 系统总体结构
根据需求中的说明，系统可以把功能分为两部分，固定资产的到货管理和固定资产到货并建立设备信息后的维护管理。同时提供系统维护模块对两部分需要配置管理的信息进行维护管理。
5.1.1.到货管理
固定资产的到货管理在现实环境中需要经过几个流程才能完成设备的申请、合同、付款等工作，但是由于本系统的目标并不是把这些流程通过计算机流程实现，因此现实中的流程管理在本系统中就体现为对流程结果文档的文档管理。系统管理的是结果文档，并体现文档之间的关联性。
由于设备到货前需要处理的文档关联性较强，而且在设备日常管理时关联性较少，因此系统设计上把资产申请、合同、付款申请、发票这些文档存放在一个数据库中进行处理。由于这些文档都是文档型数据，而且相对数量并不会太多，因此一个Notes数据库可以完全支持。但是在需要的情况下通过关系数据库也可以完全实现。
至于用户界面上，系统在实现这些功能时完全通过浏览器实现用户对文档的创建、管理和查询。
数据关系图如下：
实际上系统也可以被扩充为支持每个环节的流程审批，所有的工作都通过网上实现。
5.1.2.设备管理
系统通过到货管理生成相应的设备信息并据此对固定资产进行管理。根据具体设备数量的不同，系统可以通过一个Notes数据库或多个Notes数据库进行存储也可以通过后台关系数据库进行存储，但是在功能实现上是一样的。
这部分由于涉及到一些报表生成之类的功能，由于技术限制，不会完全在浏览器上实现，管理员负责的功能主要仍然通过Notes客户端实现。
5.2. 到货管理
原需求中现实流程中需要经过资产申请－>合同->付款->建立设备信息的阶段，其中付款时还有发票管理的要求。现实流程中每个环节都需要进行审批，但是由于系统并不用来实现审批过程，因此到货管理就简化成为文档的管理，并需要体现文档之间的关联。
本模块中文档创建维护的工程基本按照以下流程进行：
在一般用户没有新建文档的情况下，资产管理员可以自行创建文档并填写相应内容。
本模块中需要管理的文档分为：
l 资产申请（两种类型）
l 合同
l 付款申请
l 付款记录
l 发票
同时在设备管理数据库中生成设备数据。
和现实流程对应，文档的创建顺序和关联体现为：
l 通过正常人工流程提交资产申请并审批成功
l 获得资产申请的图形文件
l 审批管理员创建资产申请文档并引入该图形文件作为附件
l 审批管理员输入资产申请的详细内容
l 通过正常人工流程处理合同并审批成功
l 获得合同的图形文件
l 部门资产管理员创建合同文档并引入该图形文件作为附件
l 部门资产管理员输入合同文档的详细内容，用户查看合同时可以查看到对应的资产申请
l 通过正常人工流程处理付款申请并审批成功
l 获得付款申请的图形文件
l 部门资产管理员创建付款申请并引入该图形文件作为附件
l 部门资产管理员输入付款申请的内容，用户查看付款申请时可以查看到对应的合同以及对应的资产申请
l 部门资产管理员同时创建付款记录并输入内容，用户查看付款记录可以查看到对应的资产申请以及付款申请
l 财务付款后在付款申请里确认，系统自动将付款记录标记为已付
l 部门资产管理员收到发票后，创建发票文档并输入内容，
l 建立发票与付款申请的链接，用户查看发票时可以查看到对应的付款申请，查看到付款申请时可以查看对应的发票
l 设备到货时，创建设备记录并在付款时在付款申请文档处记录付款记录，设备记录中存放对应付款申请，而付款申请中也记录对应设备的设备号（多个）
后继的设备管理在设备管理中实现
5.2.1. 资产申请
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 通过视图查看按项目分类
l 靠申请号关联到合同，在申请文档中查看
l 靠申请号关联到付款记录，在申请文档中查看
l 靠申请号关联到付款付款申请，在申请文档中查看
资产申请流程图
1. 资产申请审批完成
角色：无
任务：人工资产申请审批并审批成功
2. 获得附件
角色：审批管理员
任务：获得资产申请审批的图形文件
3. 创建资产申请
角色：审批管理员
任务：
l 通过浏览器或Notes操作
l 从审批记录库导入文档内容（由国信提供接口）
l 自动创建新文档
l 引入附件
l 输入未导入的域值
l 系统自动邮件通知相应部门资产管理员和采购人员（通过代理发送邮件）
要点：
l 审批管理员可编辑
l 负责人，相关部门领导，相关资产管理员，采购人员只读
l 相关部门查看相关文档只在界面上控制
l 设置加密选择供审批管理员选择某资产申请审批文档是否需要保密，如果是则加读者域（审批管理员、负责人、总部领导、总部资产管理员、总部采购人员等角色）（表单上通过一个域记录是否保密）
查看
l 角色：资产管理员，采购人员
l 任务：相关角色收到邮件通知后查看文档内容
l 记录的数据：
l 审批记录编号，
关联到合同、付款申请、付款记录，格式：年月日加序号10位
l 项目主题，
l 创建时间，（自动）
l 作者，（自动）
l 归属部门，（自动可修改）
l 项目分类，（定义几种统计用分类）
l 记录付款否，（是否,有的申请并不用来记录付款情况）
l 对合同付款否，（是否，因为有的申请并不包含合同）
l 申请金额，
l 已付金额，
l 申请内容附件，（最好为word文档）
l 审批情况描述，（时间、审批人、意见等）
说明：
l 审批记录自动编号；
l 由资产审批管理员建立成功的资产申请，由各部门的资产管理员填写资产申请的详细内容
l 靠申请号关联到合同、付款申请。
表单的设计
l 有建立新合同、新付款审批、付款记录的按扭
l 使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
l 嵌入视图的显示单个分类是合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
l 需要三个视图，分别用于显示相关的合同文档、付款审批、付款记录
l 视图的第一列列值用合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域，需要升序、分类
l 第二、三列可以是合同文档、付款审批、付款记录的编号、标题
5.2.2. 合同
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 提交后不能修改
l 各部门的资产管理员建立成功的合同文档
l 各部门的资产管理员填写合同文档的详细内容
l 添加附件
l 按申请的成功与否分类（视图上）
l 靠合同号关联到付款记录
l 资产申请号关联到资产申请
合同流程图
1. 合同审批完成
角色：无
任务：人工合同审批并审批成功
2. 获得附件
角色：部门的资产管理员
任务：获得合同审批的图形文件
3. 创建合同文档
角色：部门的资产管理员
任务：
l 通过浏览器或Notes创建合同文档
l 引入附件
l 输入详细内容
l 若合同有对应的资产申请审批文档，建立相互链接
要点：
l 审批管理员、部门资产管理员可编辑
l 负责人，部门领导只读
记录的数据：
l 合同编号，
l 合同名称，
l 创建时间，（自动）
l 作者，（自动）
l 归属部门，（自动可修改）
l 合同分类，（定义几种统计用分类）
l 合作公司，
l 应付金额，
l 已付金额，
l 合同内容附件，（最好为word文档）
l 所属资产审批记录编号；（多选）
说明：
l 合同审批自动编号，
l 由各部门的资产管理员建立成功的合同文档，由资产管理员填写合同文档的详细内容
l 通过合同号与付款申请关联
表单的设计
l 新合同文档继承资产申请的文档编号
l 保存的时候把文档编号写回到资产申请文档中
l 有建立新付款审批的按扭
l 使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
l 嵌入视图的显示单个分类是资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域的域名（域名不同需用判断公式）
嵌入试图的设计
l 需要两个视图，分别用于显示相关的资产申请、付款审批
l 视图的第一列列值用资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域，需要升序、分类
l 第二、三列可以是资产申请、付款审批的编号、标题
5.2.3. 付款审批
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 提交后不能修改
l 各部门的资产管理员建立成功的付款审批
l 各部门的资产管理员填写付款审批的详细内容
l 付款完成后自动生成设备记录
l 添加附件
l 按申请的成功与否分类（视图上）
l 靠合同号关联到合同
l 靠资产申请号关联到资产申请
l 靠付款申请号关联到发票
l 可以查看相关的设备信息
付款审批流程图
1. 付款申请审批完成
角色：无
任务：人工付款审批并审批成功
2. 获得附件
角色：部门的资产管理员
任务：获得付款申请审批的图形文件
3. 创建付款申请
角色：部门的资产管理员
任务：
l 通过浏览器或Notes创建付款申请
l 引入附件
l 输入详细内容
要点：
l 审批管理员、部门资产管理员可编辑
l 负责人，部门领导只读
4. 付款确认
角色：财务
任务：
l 付完款后确认
l 标志完成
l 可修改付款日期（缺省当天）
l 每次确认一个付款申请文档后，同时自动将其下所有付款记录标明为已付并写入付款日期
l 对付款审批所链接的每个合同和每个资产申请，分别重新计算它们的已付金额（即查找这些文档所链接的所有付款记录，根据其付款情况来计算），得到未付金额（合同中）和剩余可用金额（资产申请审批中）写到合同及资产申请审批文档中去
要点：
1、 也可以在付款申请的人工审批完成前先建立付款申请，由此可根据录入的付款记录内容打印出清单，作为附件报送审批
2、 付款申请的详细内容中必须包括隶属该申请的所有付款记录，基本应包含（1项目，2单价，3数量，4付款比例，均为多值域）
3、 付款记录应在建立付款申请时全部输入。
4、 可考虑根据自动计算出来的付款记录总金额之和是否等于付款申请的总金额来自动判断付款记录的完整性
5、 判断不相等则提示付款记录的输入内容与其付款申请不相吻合，至于是禁止保存退出当前付款申请要求立即修改，还是对此付款申请作一标记允许以后再修改，可再根据操作者意愿决定
6、 建立链接，分以下几种情况：（每种情况都指可以全部完成链接工作）
l 有合同时的做法：建立付款申请到合同的链接（一个付款申请只能对应一个合同），并自动与合同所链接的资产申请审批（如果有）进行链接，再对每一笔付款记录从以上资产申请审批中选取相应链接（如果存在合同，那么因为付款申请本来也需要同时与合同和资产申请审批相关联，而它对应的合同只有一个，它对应的资产申请可能多个，并且合同中已有到资产申请审批的关联，因此选取到合同的链接可以只选一个，然后自动将相应的资产申请审批链接加进来；但是付款记录仍然要每个单独选取链接到哪个资产申请审批）
l 无合同时的做法一：建立每笔付款记录到各自所属的资产申请审批的链接，然后自动将所有资产申请审批链接加到本付款申请中
l 无合同时的做法二：先建立付款申请到资产申请审批的链接，再对每一笔付款记录选择其中的对应链接
l 注意：此应用中提到的所有文档链接应该都是双方相互可链接的
记录的数据：
l 付款审批编号，
l 主题，
l 创建时间，（自动）
l 作者，（自动）
l 所属部门，（自动可修改）
l 付款分类，（可省略）
l 付款到公司名称，供应商情况（记录到供应商记录中）
l 购买设备名称和数量，
l 付款金额，
l 银行，帐号等
l 付款内容描述，（或付word 文档）
l 所属资产审批记录编号，（可多重选择）
l 所属合同审批编号；（可多重选择）
l 说明：
l 付款审批自动编号，
l 由各部门的资产管理员建立成功的付款审批，由资产管理员填写付款审批的详细内容
l 通过付款申请号与申请、合同、发票、设备记录关联。
表单的设计
l 可通过资产申请或合同文档创建
l 新付款审批文档继承合同文档和资产申请的文档编号
l 手工选择相关的付款记录，并记录付款记录的文档编号
l 保存的时候把文档编号写回到资产申请、付款记录、合同文档中
l 有建立新发票的按扭
l 使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
l 嵌入视图的显示单个分类是资产申请、合同文档、付款记录、发票里记录的付款审批的文档编号这个域的域名（域名不同需用判断公式）
嵌入试图的设计
l 需要四个视图，分别用于显示相关的资产申请、合同文档、付款记录、发票
l 视图的第一列列值用资产申请、合同文档、付款记录、发票里记录的付款审批的文档编号这个域，需要升序、分类
l 第二、三列可以是资产申请、合同文档、付款记录、发票的编号、标题
5.2.4. 发票
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 各部门的资产管理员根据成功的付款申请创建发票
l 靠付款申请号关联到付款记录
发票流程图
1. 发票收到
角色：无
任务：部门资产管理员收到发票
2. 输入发票信息
角色：部门的资产管理员
任务：输入发票信息
要点：
l 审批管理员、部门资产管理员可编辑
l 负责人，部门领导只读
3. 与付款申请文档链接
角色：部门的资产管理员
任务：与付款申请文档链接
记录的数据：
l 发票编号；
l 对方公司名称
l 金额
l 设备
l 时间
说明：
l 通过发票号与付款申请关联，两个财务角色有读写相关域的权限
表单的设计
l 可通过付款审批创建
l 新发票文档继承付款审批的文档编号
l 保存的时候把文档编号写回到付款审批中
l 使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
l 嵌入视图的显示单个分类是付款审批里记录的发票的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
l 需要一个视图，分别用于显示相关的付款审批
l 视图的第一列列值用付款审批里记录的发票的文档编号这个域，需要升序、分类
l 第二、三列可以是付款审批的编号、标题
5.2.5. 付款记录
付款记录流程图
流程描述：
1. 建立付款记录
角色：各部门资产管理员
任务：建立并输入付款记录
要点：付款记录的建立应该是在付款申请建立的同时
2. 标记
角色：各部门资产管理员
任务：如果已付款则在付款记录中标记为已付款
要点：
l 在对付款申请进行确认时自动对其所有付款记录予以确认
l 审批管理员、部门资产管理员可编辑
l 负责人，部门领导只读
表单的设计
l 可通过资产申请创建
l 新付款记录文档继承资产申请的文档编号
l 保存的时候把文档编号写回到资产申请中
l 使用内嵌视图，视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭（按关键字变化刷新域）的值
l 嵌入视图的显示单个分类是资产申请、付款审批里记录的付款申请的文档编号这个域的域名
嵌入试图的设计
l 需要两个视图，分别用于显示相关的资产申请、付款审批
l 视图的第一列列值用资产申请、付款审批里记录的付款记录的文档编号这个域，需要升序、分类
l 第二、三列可以是资产申请、付款审批的编号、标题
5.3. 设备管理
需记录设备情况、设备使用等数据。要完成每月设备对帐、年末设备盘点、报废记录、设备调拨等功能。
5.3.1. 设备情况
l 涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成
l 资产管理员可创建记录，其他人员按权限查看记录
l 根据付款记录生成设备记录，自动记录创建时间、作者，按属性分类自动产生固定资产号
l 按正常使用、报废、折旧到期分类（视图）
l 附属设备的编号
l 由固定资产编号关联到父/子设备
l 由付款申请号关联到付款记录
l 由供应商号关联到供应商资料
l 变更（借用、领用、归还、报废）记录需要把历史情况记录在本文档中，记录变更日期，自动修改相关数据（如使用部门）
记录的数据：
l 设备编号，(可以自动生成条码并打印出，贴在设备指定处)
l 对应付款记录编号，（单选，抄录付款申请中的供应商情况）
l 入库时间，（自动）
l 创建者，（自动）
l 设备条形码号1，（序列号）
l 设备条形码号2，（保修号）
l 设备条形码号3，（备用）
l 设备名称，
l 型号，
l 附属设备或配置，
l 类别、
l 类型、
l 当前使用部门、
l 当前使用人、
l 当前使用类型（个人用、部门公用、代管等），
l 父设备名称，
l 父设备编号，
l 子设备名称，
l 子设备编号
l 购买日期，
l 起用日期，
l 设备状态，
l 定货采购部门，
l 供应商编号，
l 供应商名称（根据编号自动计算生成）
l 购入价，
l 财务固定资产编号。
l 报废日期
l 报废原因
l 报废记录
l 以下记录用来显示设备使用记录（多值显示）
l 使用记录；（借用、领用、归还、报废）；
l 使用日期；（自动）
l 调拨记录
l 调拨时间
l 维护记录
l 维护时间
l 操作人；（自动）
l 当前设备使用（归还）人；
l 当前所属部门；
l 备注；
说明：
l 设备按属性分类自动编号
l 由库存管理员建立和由资产管理员修改，所有人员可以查看到此设备；
l 由付款记录关联到付款申请的数据
l 由设备编号关联到设备使用记录
l 由供应商号关联到供应商资料

5.3.2. 每月设备对帐
l 涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成
l 根据财务固定资产号选定相关的新增设备记录，可把财务固定资产号自动导入到选定的文档中
l 无财务固定资产编号的记录，可导入到EXCEL中形成列表清单
每月设备对帐流程图
流程描述：
1. 选定
角色：部门资产管理员
任务：选定每批新增资产文档
2. 输入编号
角色：部门资产管理员
任务：
l 输入财务固定资产编号
l 即可把财务固定资产号输入到选定的文档中
3. 打印
角色：部门资产管理员
任务：无财务编号的文档可打印
4. 送到财务
角色：部门资产管理员
任务：把打印的文档送财务
说明：
1、 此处有个录入设备单价同时也是建立设备到付款记录的链接的任务，但完成的时间不定，有可能在P4建立付款申请后（一般设备先到情况下）,也可能是在先有付款申请后录入设备文档完成后。由部门资产管理员完成。此时资产管理员选择好所有同属一笔付款记录中相同单价的设备，然后再选择对应的付款记录，即可同时建立到付款记录的链接，同时将该付款记录中登记的设备单价及付款日期自动输入到所选的设备文档中。
2、 设备对帐时的设备选定是根据财务给出的清单，选择单价和付款日期相符合的设备。
为做到此点，在设备文档中要分开到货日期和付款日期，其中仅到货日期由库管员录入，而付款日期是不可编辑的。同理库管员也不能修改单价。
记录的数据：
l 编号；
l 使用部门；
l 类别；
l 类型；
l 名称；
l 单价；
l 购入日期；
l 品牌
5.3.3. 资产盘点
l 在实际操作中，建立一定格式的文本文件，该文本文件记录每个固定资产的条形码和盘点情况（这点不是本系统功能）
l 清查出现问题的资产，并把此类记录导入到EXCEL中
l 在本系统中，可根据条形码号把上述文本文件的数据导入到本系统对应的记录中
l 发电子邮件给资产使用人，自查资产
l 涉及报表和产生excel、文本文件等功能不通过浏览器实现，其他功能可以通过浏览器界面完成

3、 资产盘点流程图
流程描述：
1. 读取资料
角色：部门资产管理员
任务：扫描条形码
2. 导入
角色：部门资产管理员
任务：根据条形码编号把相应数据导入到对应文档
3. 列出
角色：部门资产管理员
任务：列出本次对帐中没有查到固定资产
4. 要求自查
角色：部门资产管理员
任务：发邮件到资产使用人，要求自查
说明：
l 对每年盘点时的条形码扫描结果文件，归档到本库中。
l 对3中列出的固定资产，最好能生成EXCEL格式的文件放在本库中，可供资产管理员统一在此录入自查结果，然后归档
资产管理员根据自查结果修改相应资产设备文档中的的使用部门使用人等。
5.3.4. 报废
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 提交后不可修改
l 根据选定的固定资产记录建立报废申请，自动产生申请号，记录申请人，申请时间
l 引入申请附件
l 通过固定资产号与设备记录关联
l 资产管理员确认申请成功后，手工把报废标志记录到相应固定资产记录，记录报废情况
报废流程图
流程描述：
1 选择设备
角色：部门资产管理员
任务：
l 选择设备
l 设为待报废
l 打印送批
2 人工审批
角色：无
任务：人工审批
2. 创建一个报废审批文档
3 引入附件
角色：部门资产管理员
任务：引入审批结果的图形文件作为附件
4 置状态为报废
角色：部门资产管理员
任务：设置状态为报废
说明：可考虑在”选择设备”时即自动建立一个待报废处理文档，包含基本信息日期、操作人等等及选择的设备编号，这样，如果审批不通过，对该文档执行一个”不报废”操作，自动将所有设备状态置回正常；若审批通过，则对该文档执行一个”报废”操作，自动置所有状态为”报废”。进一步可考虑将审批结果图形文件附件也附加在该文档中，则不需要第2步的报废审批文档，并且附加附件的操作应作为置”报废”状态的先决条件。这样可在一定限度上进行控制，并且尽量简化设备报废的整个操作步骤。
主要字段描述：
l 报废申请记录编号
l 审批记录
l 使用部门
l 设备编号
l 序列号
l 类型
l 类别
l 名称
l 使用人
l 品牌
l 购入日期
l 单价
l 报价
l 备注
5.3.5. 设备调拨
l 通过浏览器完成所有操作，管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能
l 提交后不可修改
l 根据选定的固定资产记录建立调拨申请，自动产生申请号，记录申请人，申请时间
l 引入申请附件
l 通过固定资产号与设备记录关联
l 资产管理员确认申请成功后，手工把调拨情况记录到相应固定资产记录
l 同时标志是否通知资金财务部修改固定资产归属
设备调拨流程图
流程描述：
1. 起草调拨单
角色：调出部门的资产管理员
任务：
l 起草设备调拨单
l 设置设备为待调拨
l 出单
2. 通知
角色：调出部门的资产管理员
任务：人工通知调出调入的资产管理员和库存管理员
说明：能自动邮件通知资产管理员和库管员,可在人工审批成功后对所选的设备做一个”发通知”的操作，同时自动产生一个调拨确认文档，里面包含调入部门、调出部门、选择的设备编号(如果每个设备能有链接就更好)，将此文档链接在通知邮件中发送
3. 调出部门确认
角色：调出部门的资产管理员
任务：调出部门的资产管理员确认
即在调拨确认文档上作个标记
4. 调入部门确认
角色：调入部门的资产管理员
任务：调入部门的资产管理员确认
即在调拨确认文档上作个标记

5. 设置状态
角色：调出和调入部门的资产管理员
任务：
l 双方确认后
l 设置设备状态
l 邮件通知库存管理员（提示其修改使用人、存放位置等信息）和财务
可由代理自动完成，对双方都标记确认了的调拨文档进行处理
主要字段描述：
l 设备编号
l 原使用部门
l 新使用部门
l 调出部门设备管理员确认
l 调入部门设备管理员确认
l 审批文件的附件
5.3.6. 报表定制
l 通过Notes客户端完成
l 设备折旧完后，系统自动归类处理，并形成报表
5.3.7. 设备查询
l 系统提供两种查询方式对设备进行查询：视图查询和全文搜索。
l 按各种状态查看设备信息
l 按指定分类查看设备信息
l 根据关键字进行全文检索
l 根据预先定义好的条件进行全文检索
l 在Notes客户端中提供对选中的设备生成固定格式Excel报表的功能
5.4. 系统维护
5.4.1. 组织结构维护
l 添加部门
l 自动产生唯一部门编号
l 修改部门名称
l 部门变更
l 删除部门
l 定义角色
l 修改角色
系统记录公司的组织结构，并在部门信息记录中记录部门的资产管理员和库存管理员、财务固定资产、财务付款人。系统提供如下组织结构的如下功能：
1. 添加部门
添加一个部门或子部门，并定义部门的资产管理员和库存管理员（可选），财务固定资产、财务付款人，生成部门唯一编号。
2. 修改部门名称
修改部门显示名称，不修改部门唯一编号，然后系统后台自动修改固定资产的部门名称。
3. 部门变更
可以把一个部门合并到另外一个部门，然后删除被合并部门及编号，系统立刻修改所有相关设备的设置。
4. 删除部门
使用部门合并可以实现这个问题。
另外系统通过代理定时检查设备中编号和部门名称的一致性，以保证在Notes客户端显示的正确性，而在浏览器上可以保证部门名称修改后立刻显示正确的名称。
5.修改部门的各个角色的人员名单
主要字段描述：
l 部门名称
l 部门描述
l 部门编号（自动生成的唯一序号）
l 上级部门
l 部门资产管理员
l 部门库存管理员、财务固定资产、财务付款人
5.4.2. 权限管理
l 系统使用的用户及其权限都通过权限控制完成，建立系统部门结构的同时把对应的用户和角色填写到部门中去。
l 注册本系统用户
l 修改部门角色对应用户
l 删除用户
5.4.3. 供应商资料
l 任何人可建立供应商资料文档
l 作者和资产管理员可修改
l 任何人可读取文档
l 文档编号可自动生成
主要字段描述：
l 供应商编号；
l 供应商名称，
l 供应商地址，
l 供应商联系人，
l 供应商电话
l 供应商传真
l 供应商开户银行
l 供应商银行帐号
l 主要供货范围，
l 备注
说明：任何人可以建立，作者和管理员可以修改，任何人可读取,编号自动生成；
5.5. 系统主页
系统提供Notes主界面和浏览器主界面
5.5.1. Notes主界面
系统提供一个Notes主界面,用户和管理员可以通过这个界面访问系统所有功能。
主页面
l 根据不同权限显示不同功能操作