物资采购、出入库管理制度.doc

物资采购及出入库管理制度（草稿）为加强对总务物资采购、出入库的管理，降低物资采购及管理成本，规范物资申购、领用程序，提高公司整体工作效率，特制定本制度。本制度所称物资为非生产用原材物料及办公用品、耗材。本制度所称物资申购部门为公司各部门，物资管理部门为 ，物资领用部门为公司各部门。一、物资的采购管理1、对于正常的备库物资（包括材料、工器具、备品备件、劳动防护及劳保用品），保管员应定期进行盘点，库存数达不到最低保障时，保管员应及时填写物资采购申请单进行申购报批。2、生产部电气、维修等岗位应根据设备维修计划不定期提供设备维修用配件计划，并负责提供采购物资标准，有特殊要求应重点说明，若属设备维修急需的应在“物资采购申请单”上注明“急需”字样，经公司总经理签字后转物资采购部门实施。3、生产部负责根据岗位特点，定期提供职工劳保福利、安全防护等物资的采购计划，经公司总经理签字后转物资采购部门或采购人员实施。4、部门急需物品，由各部门填写物资采购申请单，并由仓库保管员进行把关审核，在确认库存不足或无库存时，应抓紧进行申购报批。5、物资采购申请单批复后，交由采购部门进行采购。为提高工作效率，采购部门应及时与申购部门沟通，分清轻重缓急，本着“不多不少、不早不晚”的原则，及时编制采购合同或采购计划，确定物资采购顺序，以保证各项工作的顺利进行。6、急用物资先采后批的，应在采购结束后当即按流程补办物资采购申请单，不然不能办理入库及报销。7、属于部门自采的特用物资，应本着急用急办、控制采购数量的原则，防止造成不合理库存或形成呆滞物资。8、物资采购过程中要做到货比三家、严控风险，杜绝质次价高、假冒伪劣、三无产品进入仓库。同时要对常规物资进行定期不定期的询价，以及对各分供方进行资质、风险评估。9、物资采购结束后，采购部门或采购人员应凭物资采购申请单、入库单或收料单在三日内对采购单据进行处理。采购单据应为国家正规发票（或公司财务部认可的其它单据）。二、物资验收入库及在库管理1、仓库保管员对购回物资的数量、质量进行验收，并做到与物资采购申请单批复的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收入库。2、在更换新供应商或有特殊要求的原材料、配套件时，保管员应协同使用部门的相关人员共同对所采物资进行质量验收。3、对采购物资验收后，仓库保管员要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写入库单。其中一联交由采购人员作为报销凭据，其余两联分别由仓库、财务记账。入库单必经采购经办人、保管员共同签字。4、仓库保管员应对在库物资实行台账管理。建账时对在库物资的品名、规格、数量、用途等进行摘要记录。坚持易损易耗品的先入先出原则，降低物资的在库亏耗。5、在库物资应分门别类进行存放，注意物资、材料的物理及化学属性，有条件的应进行货架式管理。条件成熟时，对库存物品要逐项建立“物资流转卡”管理，物资进库时在“流转卡”上增加，物资发出时数量减少算出余数。便于仓库物资的日常管理及月末盘点。6、保管员应加强对库存物资的管理。熟练掌握物资的质量、数量、卫生、保质期情况，落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施，保证库存物资完好无损。对性质不稳定或容易变质的物资材料应单独建账管理，并协调采购部门能否与供货商建立换货渠道。7、保管员应定期或不定期对仓库物资进行清理，防止在库物资出现不合理库存，重要备品备件库存正常。三、物资出库管理1、物资使用部门应填写物资领用申请单，以此来控制物资的领用及使用流向。申领单由领用人、领用部门负责人、仓库保管员、物资管理部门（如财务部）签字。2、物资领用申请单批复后，仓库保管员填制出库单，由领用人、仓库保管员和相关负责人签字认可，财务、仓库保管员分别留底并做账。3、劳保福利的出库，由生产部根据月度或季度频次，填写物资领用申请单，履行审批及领用手续。4、因生产急用或其它因素造成不能开具物资领用申请单的可暂借支出库，但必须在24小时内补办物资领用手续。5、领用人到仓库领取物资时，有以旧换新规定的要带坏件换新件。坏件尚在三包期或质保期的，交由采购人员协商供货方调换处理，调换成功则履行入库手续（在入库单备注“退换入库”即可）。以旧换新收集的废旧零部件，应专门存放，定期处理（对外销售时必由财务部门监督执行）。6、对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。7、出库必须遵循先进先出的原则，以免物资自然损耗或久存变质，为节约新料，降低成本，仓库保管员应尽量推荐利用旧滞材料。8、仓库发料后保管员应及时清理现场，校对物资流转卡，结清帐目，做到帐、卡、物相符。四、其它1、保管员月末应对仓库物资进行盘点，上报库存盘点表，确保账实相符。2、条件具备时保管员应每月统计物资出入库明细，为公司加强成本核算实行精细化管理打下基础。3、保管员应不低谷期对采购入库的物资进行核价，途径有网络报价或市场询价，堵塞管理漏洞，降低经营风险。4、仓库收回的小型设备（如各种电机等）应建账管理（待修设备账），外出维修时由维修人员借出，仓库作挂账处理，修毕销账然后重新办理入库手续，防止资产流失。物资采购、入库、单据核销流程不批准物资领用流程使用人出库单财务部仓库保管员确认使用部门负责人使用部门使用人申请仓库审核数量质量办理入库核销单据（采购申请单、入库单）总经理签字财务报销入账采购部门采购批准总经理审 批仓库确认部门负责人物资采购申请合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责