商品部工作流程与管理制度.doc

商品部工作流程与管理制度
一、经销商
1：总则：
为做好公司产品宣传、推广、销售以及公司品牌形象宣传，提高销售业绩，制定本制度。所有商品部成员均应以本制度为依据开展工作。商品部经理对所属商品部成员进行考核和管理。
2：商品部工作流程：
1） 订货流程：
A：根据前期销售数据、仓库库存状况，同季度货品销售状况，制定订货结构（包括：品类、颜色、配码、数量比例）；
B：根据总公司下达的任务，客户同季度的销售情况做好预期任务分配；
C：根据各区域销售情况，总公司的订货政策制定相對应的经销商訂货政策；
D：政策交由副总经理审核；
E：给经销商下达订货任务；
F：订货现场选货、订货、输单、与客户核对订单，无误签字确认，收取订金；
G：总公司评审后删除款告知客户，要求补货；
H：总公司下达合同后做订货评审；
I：按政策未评审到的款式及时跟经销商沟通，更换其他货品；
J：安排上货
2） 客户回款发货流程：
A：客房补单；
B：排单员查货并报给客户总金额；
C：客户打款；
D：排单员见款后安排发货；
3） 客房回访流程：
A：排单员按照客户销售业绩自行设计和计划个人月、周和每天的客户电访计划；
B：排单员在每周五的部门例会上向商品部经理汇报下周的客户沟通重点计划情况，并接受指导，最终确定下周沟通重点；
C：排单员按照客户电访计划对客户进行电访；
D：在电访结束后，应将相关信息如实记录；
E：及时将电访信息向商品部主管汇报；
F：商品主管对排单员的工作予以指导和安排；
G：每周六排单员及商品主管向商品部经理汇报一周的电访情况及未（难）解决的问题，经理组织大家一起讨论，最后由经理给出相应的解决方案；
4） 仓库入库流程：
A：在货运站到货后，由仓库根据到货单核对到货数量，确认无误后交由仓库主管进行复查并签具单据；
B：统计在系统中导出入库单，入库单交由仓管；
C：仓管安排入库人员先进行库位整理，整理时按出库整理要求进行整理，然后在进行入库；
D：入库时，根据系统建议和库位实际情况进行入库；
E：入库人员入库时应和库存的货号、颜色叠放在一起，不能随意乱叠，叠放时应注意货品的整齐度及人员货品安全；
F：入库人员在入完库时及时把样品根据所开样品单拿出，并交由理货人员进行核对；
H：入库人员在入库单上表明所入货品所在的库位，交由统计进行入库；
I：统计入库后并打印入库单上交财务签字；
5） 他库出货流程：
A：所有人员平时多记仓库的货品摆放位置，备货时才能提高出库效率；
B：在有发货单时，由统计打印出来后，交由仓管；
C：仓管在了解后，根据发货单实际情况安排分配发货通知单，配货人员接单后按配货单备货；
D：在确定有货后，备货员应对客户的订单配码配货，配完货时要在外箱注明是那个客户的货品，在拣货单注明多少件，并签上名字，上交仓管；
E：仓管在接到已备好的拣货单后，安排全检人员全检，全检人要仔细认真的去对帐，对完帐后清点总数是否帐物相符，最后在把货品封箱放在理货区，在拣货单上签名，上交仓库统计；
F：备货组备好的货靠理货区域放，分客户域区放好，以免影响出库装车时装错。统计人员在接到单后核对出库量并对没备出的货品提出疑问，核查系统库存和实物，并要求备货人员复查没有备出货品；
G：在所有问题确认后，打印出库单据，交由仓库主管确认签字，后由理货人员把出库单放在出库货品一号箱中，并进行装车；
H：在装车时由仓管安排车辆，注明客户，货品箱数，货运站，交由司机和发货人员签字确认，并在装车时核查清点数量上车；
I：签字确认交由仓库主管进行统一登记以备后查；
J：在司机发完货后，由发货人员把货运单交由仓管进行核对，无误后交由仓库主管；
K：仓库主管由第二天早上交公司办公室负责人员和财务签字；
6） 退货退残流程：
A：客户（门店）填写退货申请，注明退货（退残）原因；
B：商品部按照退货退残标准给以处理；
C：库房按照清单接收并清点货品，确保准确并整理货品；
D：残次品整理，商品部主管安排退回总部；
E：排单员跟踪总部退残进度；
F：总部检验后，回传鉴定报告，根据报告及时反馈给客户；
7） 与客户对帐流程：（每月15号、30号与客户对帐）
A：提前准备好需要对帐的数据，14号、29号预约客户，并要求准备；
B：与客户对帐（半个月、一个月）来的其货执行情况，未发状况，客户回款状况；
C：客户对帐无异议后确认回传，并做汇总；
D：提出公司下一步的计划发货量，要求客户配合回款；
8） 仓库盘点流程：
A：每月月末三天盘点，由商品部负责提前一周通知客户，盘点期间不进行出入货品；
B：财务部经理出盘点指令单，并转于商品部经理进行盘点；
C：商品部经理全面安排仓库对指定的库位进行盘点；
D：仓管对所盘点的数据进行核查，对可能盘错的进行复盘；
E：库房统计员对盘点数据进行数据据录入，仓管核查录入数据有效期确认盘点录入单；
F：财务审核盘点数据，并确认盘点单据，如有差异由总经理签字确认后进行调整；
期货执行
3：商品部工作流程图（概况）：
回款
合同下单
订货会订货
数据分析

现货补货

销售数据
库房发货
销售
促进销售
收集信息

4：商品部管理规章制度：
1） 严格遵守国家法律法规，不得违反公司规章管理制度；
2） 对区域内所有客户的销售、货品情况了如指掌；
3） 不能出现漏单、价格输错等现象，否则属于严惩的工作失误；
4） 不能在客户未打款就发货，特殊情况需要有副总经理签字；
5） 对于客户提出的特殊要求必须在征得商品部经理同意的情况下可承诺；
6） 个人文件资料及电脑都必须设置密码；
7） 任何不得在未经当事人允许的情况下，随意翻看他人文件等物品；
8） 所有的开票单据，文件资料必须分类妥善保管，防止遗失；
9） 任何人不得随意向外界透露公司客户资料，否则属于严重的犯罪行为；
10） 每月必须与客户核对往来帐目，并与财务核对帐目，并将结果报告副总经理或商品部经理；
11） 对于工作中不能解决的问题，应及时向商品经理汇报，由商品部经理向副总经理申请直辖市解决；
12） 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元；
二：直营店
1） 门店上货流程
A：总部新款到货后第一时间由排单员通知直营部；
B：直营部人员根据各门店具体销售情况，给出相应的补单；
C：排单人员根据补单，进行审核，并安排合适的货品，在ERP系统上排单并告知仓库备货；
D：仓库根据备货单进行拣货，派车发货；
2） 退货退残流程：
A：门店填写写退货申请，注明退货（退残）原因；
B：商品部按照退货退残标准给以处理；
C：库房按照清单接收并清点货品，确保准确并整理货品；
D：残次品整理，商品部主和安排退回总部；
E：排单员跟踪总部退残进度；

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责