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上海同泰火安科技有限公司
董事长秘书岗位描述
(2016-9-1 讨论稿)
一、部门功能与职责表
部门描述
部门名称
董事办
组织代码(待定):
上一层主管:董事长
直接主管: 董事长
直接下属人员:
组织关系
总经办
市场研发中心
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上海同泰火安科技有限公司
董事长秘书岗位描述
(2016-9-1 讨论稿)
一、部门功能与职责表
部门描述
部门名称
董事办
组织代码(待定):
上一层主管:董事长
直接主管: 董事长
直接下属人员:
组织关系
总经办
市场研发中心
营销中心
工程服务中心
财务中心
人事行政中心
制造中心
审计专员
董事长助理
人事顾问
财务顾问
市场顾问
法律顾问
董事长秘书
董事长
主要功能
是协助董事长处理各项事务的行政人员。主要功能包括:处理董事办日常工作事务、处理文件、组织安排及接见事项、相关会议工作、协助董事长对各部门工作的协调和工作任务下达。
主要工作职责
主要工作职责
主要权责关系
拟定/建议
参与
执行
审核
决定/批准
1、董事长办公室文件分类整理及清洁维护。
√
2、董事长出差期间随行,并安排好吃、住、行的全部工作。
√
3、掌握好董事长的日常安排,做好接见访客预约及登记工作。
√
4、起草、打印、登记和存档董事办签发文件。
√
5、收发邮件、信函并及时交由董事办处理。
√
6、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。
√
7、协助董事办对公司运作和各职能部门进行管理、协调内部各部门关系、任务下达。
√
8、下传董事长下达的任务目标,上传各部门情况、问题及意见。
√
9、配合董事长处理外部公共关系,必要时出席适量的宴会应酬。
√
10、跟进落实公司董事办会议等公司会议纪要。
√
11、起草整理公司董事办会议材料,及开会前必要的布置准备工作。
√
12、保守公司秘密。
√
二、部门权责关系的定义
1、拟定---起草、制定;
2、建议---通常是指针对一个人或一件事的客观存在,提出自己的见解或意见,使其具备一定的改革和改良的条件,向着更加良好的、积极的方面去完善和发展;
3、参与---介入和参加;
4、执行---按一定的规定、要求、结构、流程做事;
5、审核---按一定的规定、要求、结构、流程,为上一级主管审批提出预审意见;
6、决定(批准)---对事情做出最终的批准或断定。
三、董事长秘书任职资格
生理要求
年龄
35岁以下
性别
不限
健康要求
身体健康,无已检查出但尚未治愈、不适合本岗位紧张工作的严重疾病及精神障碍疾病
其他 要求
容貌端正,五官四肢等无残疾
教育和经验
教育
背景
本科学历及以上
【说明】包含学历要求与专业要求:
工作 经验
3年及以上大中型企业董事长秘书相关工作经验
【说明】包含工作经验与年限要求,以及管理团队大小:例如:3年以上人力资源主管工作经验应符合1年以上且不少于3人及以上团队的管理经验;具有主持开发、管理和维护工程项目经验等。
资格认证/专业培训
具有行政管理、文秘基础职称资格
【说明】包含本职位所要求的基本资格证书或必要的培养经验。例如具有二级人力资源管理师资格证书
专业知识和技能
独立、熟练运用的专业知识与技能
1、具有比较全面的行政、文秘知识 2.具备较强的执行能力、沟通能力、协调能力、计划和组织能力
【说明】完成本职位工作所需的基础知识,例如:
1. 掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识,能够进行下属员工工作分配、落实工作计划、对工作结果进行考核评价等管理工作
2. 掌握工作相关法律知识,了解其他法律知识,并能够运用于工作之中,确保企业的人力资源管理在合法的条件下运行
3、 掌握HR管理各种模块操作的运用原理,并具有一定的实践经验,可综合利用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题
专业技能,例如:
1、 运用不同的媒介清楚地将信息或想法传达给个人或团体,使其完全了解
2、 确认了解争议、问题和机会;比较不同来源的资料找出结论;使用有效方法选择行动或发展适宜的解决方案;
3、 通过沟通与组织内外部人员达成某种共识的能力
4、 替自己与他人建立一套行动细项,确保工作有效完成
5、 激发、引导他人的热情,以保证既定目标的实现
个人素质
原则性、自信心、诚信意识、服务意识、主动性和亲和力
【说明】本岗位需要强调的职业素养
其它特殊要求
【说明】有15-20%时间需要外地出差,等
四、董事长秘书的职级、薪酬结构及绩效考核办法
1、职级:管理*级(待定)
2、薪酬与福利:
项目
比重%
金额(万元)
备注
一、期望年收入
100
其中:
1.核定按月固定发放的总额
80
总额平均分解到月度,试用期按不低于核定标准的80%
2.核定按月考核浮动发放的基数
20
(同上)
3.核定按年度考核浮动发放的基数
二、福利
1.按国家相关规定办理
2.由企业自主决定的福利
根据企业发展的实际盈利和效益稳步实施
3.人力资源经理绩效考核办法
部门KPI
KPI目标名称
权重%
计算 单位
目标
计算口径
一.年度
100
1、公司净利润
15%
万元
待定
(实际-目标)/100%
2、公司销售收入
25%
万元
待定
(实际-目标)/100%
3、每万元人事费用的投入产出
20%
万元
待定
(实际-目标)/100%
4、归口管理费用预算达成率
10%
万元
待定
含租金、水电、办公用品、劳防用品、清洁、车辆消耗等(实际-目标)/100%
5、内部客户满意度
10%
%
待定
(实际-目标)/100%
6.……
20%
待定
二、月度
100
1. 公司销售收入
40%
万元
待定
(实际-目标)/100%
3. 月度管理改进羡慕达成情况
60%
项
按季/月制定
自报和检查结合
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上海同泰火安科技有限公司
董事长秘书岗位描述
(2016-9-1 讨论稿)
一、部门功能与职责表
部门描述
部门名称
董事办
组织代码(待定):
上一层主管:董事长
直接主管: 董事长
直接下属人员:
组织关系
总经办
市场研发中心
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