恒大地产集团总部采购管理制度.doc

恒大地产集团总部采购管理制度第一章 总 则第一条 为加强集团系统内部采购管理，规范采购申报程序，统一验收标准，严格控制成本，严明采购纪律，特制订本制度。第二条 本制度适用于集团总部所需各类资产（含非资产类）以及由集团统一供应给地区公司、酒店集团的全国性材料物资的采购，包括年度采购、单项采购及紧急采购。第三条 工程类材料设备（统供）的采购严格按恒大地产集团2011年度统一配送材料设备集中招标操作办法执行。第二章 采购原则第四条 严格遵守“谁使用、谁保管、谁申购”的原则。第五条 严格遵守集团采购配送中心统一询价定标的原则。 第六条 严格遵守“三个三”原则。 1、选购三原则：（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；（2）一种物品分别报三家；（3）一种物品最后定一三家。2、定购三原则：（1）同类物品质量最优；（2）同类物品价格最低；（3）同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由集团采购配送中心、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。第三章 年度采购第七条 年度采购的定义年度采购是指对有计划、有持续需求的物资采购。第八条 年度采购的范围1、供应给地区公司、酒店集团的全国性材料物资类别按全国性材料物资采购供应管理制度执行。2、供应给集团总部的办公耗材等物料用品（含非资产类）：办公耗材、办公文具、印刷制品、绿化租赁、饮用水、保洁服务、快递等。第九条 需求部门/单位确定所申购物资的档次及要求。第十条 采购立项1、全国性材料物资类于每年1月1日立项。2、申购部门/单位填写立项报告，按权限逐级审批后，交由采购配送中心作为采购立项依据。第十一条 立项报告审批流程1、固定资产（含车辆）（1）10万元以内（含10万元）的固定资产审批流程：申购部门/单位填写“资产购置审批表”主管领导审批集团资产管理部门意见集团公司领导批示（按照权限）采购配送中心 （2）10万元以上的固定资产审批流程：申购部门/单位填写“资产购置审批表”主管领导审批集团资产管理部门意见招标中心/采购配送中心招标定价集团公司领导批示（按照权限）。2、低值易耗品： 申购部门/单位填写“资产购置审批表”中心/部门负责人审批主管领导审批采购配送中心3、办公文具、耗材类：（1）办公文具立项流程：申购部门/单位每月初填写“恒大集团月份文具用品申购表”（办公文具限额10元/人月）部门负责人审核由总裁办汇总审核后按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。（2）耗材类立项流程：申购部门/单位每月初填写“恒大集团耗材申购表”部门负责人审核总裁办汇总审核集团领导审批总裁办按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。4、绿化、饮用水、印刷制品、广告制品等的申购及租赁：申购部门/单位填写呈批报告部门负责人审核总裁办等有关部门汇总审核集团领导审批（按照权限）采购配送中心。第十二条 供应商的征召、资格审查和选择1、供应商的资格要求：必须是行业或区域综合实力前十强的品牌或企业；确无相关排名的，入选企业应为规模大、实力强的企业。2、供应商的征召：（1）材料设备物资年度供应商的定位标准：1）国际或国内知名品牌：规模一流、品牌一流；2）一般产品：国内同类档次产品规模十强企业。（2）供给地区公司、酒店集团的全国性材料物资年度供应商或重大单项采购供应商的征召由采购配送中心发函至征召小组其他成员（招投标中心、建筑设计院），按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至采购配送中心。（3）其它年度供应商的征召由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按此原则执行。3、联系函的发放：由采购配送中心负责人独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的联系函并密封寄出，寄出的联系函由采购配送中心建立台帐。联系函寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向及其详细情况。4、供应商的资格审查：(1)采购配送中心负责人根据联系情况确定须考察的单位，并组织由征召小组部门人员所组成的考察小组，必要时邀请相关部门人员参加，对初选入围单位的规模进行考察，包括职工数量、厂房面积、设备生产能力、企业产值等，考察完毕后，由考察小组组长于2天内填写材料供应商考察情况表；并向采购配送中心负责人汇报考察情况。 (2) 采购配送中心负责人根据联系情况确定须约见单位的，其流程参照恒大地产集团地区公司招投标征召单位操作细则执行。 5、入围供应商的最终选择：采购配送中心负责人根据联系情况汇报或考察结果确定至少3家最终入围供应商名单。第十三条 招标文件的编制及会审1、采购配送中心负责招标文件的编制，招标文件原则上按集团的标准格式编制。招标文件必须附合同文本，合同文本原则上采用集团下发的标准合同范本。2、对于具备量化条件的项目必须编制量化清单，并将其作为招标文件的重要组成部分。3、采购配送中心根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，并报采购配送中心负责人审批。第十四条 发标、开标、定标1、采购配送中心负责人指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。2、预算金额100万元以下（含100万元）的开标会须由采购配送中心负责人或其授权人主持，采购主管2人以上、合同管理人员1人以上、集团监察室1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。3、预算金额100万元以上的，开标会须由集团主管领导或其授权人主持，采购配送中心采购主管2人以上、合同管理人员1人、集团合同管理中心、招投标中心、监察室各1人以上参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。4、经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位单独进行二次报价，开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定中标单位或宣布招标无效。严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。5、采购配送中心将定标结果，金额500万以下（含500万）的由采购配送中心自行审批，金额500万以上的报集团董事局分管领导审批。6、全国性材料物资的定标及月度价格上浮的须报董事局主席审批，月度价格下浮的由主管材料的集团公司副总裁审批。第十五条 合同的签订1、全国性材料物资采购的价格调整的均需签订补充协议。2、立项部门根据定标审批结果，按权限逐级报批购销合同。第十六条 立项部门根据合同进行采购、验收（供应给地区公司的材料设备的验收按全国性材料物资采购供应管理制度中的验收办法执行）并办理结算手续。第四章 单项采购第十七条 单项采购的定义单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。单项采购适用于供应给集团总部的办公设备、办公软件、家具、服装、购物卡、广告制品、电器、车辆等采购。 第十八条 单项采购立项同年度采购。第十九条 单项采购工作流程1、询价（1）预算金额2万元以下（含2万元）的单项采购，由采购配送中心采购主管提交至少三家供应商的最终报价，并汇总成竞价表。（2）预算金额2万元-10万元（含10万元）的单项采购，由采购配送中心内部分别负责采购、配送质检、合同管理的人员按“背靠背”的原则，分别在网上搜索5家以上合格单位，密封提交至采购配送中心负责人；采购配送中心负责人独立筛选出至少三家合格供应商后，由采购主管负责将供应商的最终报价，汇总成竞价表。2、定标由采购配送中心负责采购的领导主持，3名采购主管参与，按照“公平、公正、公开”原则进行比价、定标，制作定标审批表并出具评标意见，报采购配送中心负责人审批定标；预算金额2万元以上的单项采购，采购配送中心合同管理人员必须参与询价、定标。3、预算金额10万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。4、对已经开标定价的10万以下（含10万）物资（IT产品除外），一个月内再次申购的，经采购配送中心负责人审批后直接按定标价格进行采购。第二十条 采购验收1、立项部门根据采购通知或定标资料，进行合同签订、采购、验收并办理结算手续。2、材料物资的验收按验收三原则执行。第五章 紧急采购第二十一条 议标由于特殊原因不能按正常程序实施招标，需议标的项目须按下列程序进行：1、议标审批权限：预算金额20万以下（含20万元）的报采购配送中心负责人审批；预算金额20万元以上的须报主管副总裁审批，报集团总裁审阅。2、车辆采购由采购配送中心采购主管、监察室及总裁办相关人员共同到该品牌的4S店或总代理询价、议价。3、议标项目的开标、评标、定标参照本制度第十四条执行。第二十二条 现金采购由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：1、现金采购审批权限：预算金额2万元以下（含2万元）的，由采购配送中心负责人审批；2万元10万元（含10万元）的报分管采购配送中心的集团副总裁审批；10万元以上须报集团总裁审批。2、预算金额10万元以下（含10万元）的现金采购，必须由需求部门/单位1人以上，采购配送中心2人以上，原则上将3家供应商有效报价报采购配送中心负责人审批后进行采购。预算金额10万元以上的现金采购，必须由需求部门/单位及采购配送中心、监察室各派1人以上，原则上将3家供应商有效报价按权限逐级审批后进行采购。第六章 采购纪律第二十三条 预算金额10万元以上的采购项目，发标时须将招标文件提供一份给集团监察室。第二十四条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。第二十五条 参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。第二十六条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。第二十七条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。第二十八条 采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。第二十九条 凡违反采购纪律的，交集团监察室查处。第三十条 搜集人员不得相互串通，一经发现，一律开除。对搜集工作明显责任心不足，质量较差的，将给予失职问责处理。第七章 附 则第三十一条 本制度自发文之日起执行，集团下属公司参照本制度执行。第三十二条 本制度由集团采购配送中心负责解释。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责9