行政规章制度模板.doc

前台文员工作条例
XJW-XZ-201504-001

第一章 前台来访接待规定
请问有什么可以帮你
通知
被访人
所找人在公司

被访人会客
引入会客区
有客推门

所找人不在公司
安排等待
call被访人

被访人无法会客
表歉意送客

安排等待
call被访人
顺路拜访

1. 对于来访人员，前台要作好登记工作；
2. 接待外来人员要做到既热情礼貌，又避免其闯入工作场所。
3. 来访客人一律请坐于洽谈室或会议室处等待。然后通知相关部门人员客人来访信息。
4. 来访客人行政部前台要引领客人坐于办公室指定位置，端茶倒水；
5. 若接待部门相关人员无法及时前来接待，前台须及时向客户说明原因，致上歉意。对于久候的客人，除解释原因之外，前台及时添茶倒水。
6. 前台上班时间内不可漏岗，确因事务暂离岗位，需找到代岗人员后方可离开。

第二章 电话接转
1. 基本流程
请大声些，好吗
对方声音小

您好，***

视情况转电话
请稍等
对方找***
电话响

请对方留口信
所找人不在

重复内容，负责转告
对方留口信

转告相关人员
对方咨询情况

2. 听到电话铃者，要立即接电话，电话铃声不应超过三声。接电话应礼貌、热情，简洁明了。说话清晰，发音准确。面带微笑，语调柔和，让客户从你的声音中体会到你的亲切。注意语气和缓，避免心浮气躁，影响公司形象或他人工作。通话完毕，让对方先挂断然后再轻轻放下听筒。
3. 处理电话必须及时，被找人不在时，应填写电话记录表，待其返回后及时转告，如果是紧急事件应立即通知相应人员处理。
4. 如果被找人在打电话或离开座位，应询问来电事由，待被找人讲完电话或返回时转告。
5. 如两部电话同时响，先接其中一个（原则上先接外线再接内线），同时致歉，请其稍等一下，迅速接另一个电话。如：“对不起，请稍等”。如需对方等较长时间，应明确告知对方需要等候的时限，并建议对方稍等一会儿，或过后回电话给他。如“对不起，*先生/小姐正在……，可以请您等几分钟吗？/过几分钟您再打过来好吗？”
6. 需要适当的人处理某事时，要告诉对方你会将此事转告适当的人处理，或让处理该事的人打电话给他。如：“这事由*先生负责，如果需要的话，我帮您转过去好吗？这事由*先生负责，他现在不在，若您愿意，我会转告他，让他给您回电话。”
7. 接打错的电话时，要婉转对待，谦恭有礼告知对方拨错了电话，不可流露愠怒的声调，如“这是广州***家居科技有限公司，请问您是哪里？”，“这里是广州***家居科技有限公司，我们这里没有***，您确认您拨的号码对吗？”。
8. 接客户来电，注重礼貌，语气温和，问明来意，留下客户姓名及联系手机号码，待客户挂掉电话后再放下电话，然后立即通知相关人员跟进处理。

第三章 打电话
1. 电话接通后，简单问候对方，立即报出本部和自己姓名。“您好，广州***家居科技有限公司，***”或“您好，请***先生/小姐听电话？”。
2. 打完电话后，说声“再见”，让对方先挂断电话，然后轻轻放下。
3. 如打错电话，应讲 “对不起，打扰您了。”

第四章 传真、快递、复印
1. 统一由行政部前台处接收传真，及时转交相关人员。
2. 所有发出传真必须采用用公司标准传真格式。
3. 发出传真后，确认对方收到后应于登记本上进行登记
4. 快递公司工作人员送件来时，须在前台登记本上登记，写明收件人及送件公司名称，以便于前台迅速联系员工前来领取。
5. 员工因工作需要发快递，须提交行政申请，经审批后方可寄出。
6. 私人信件或快递须由员工个人自行承担费用，前台有义务与责任提醒内部员工快递公司工作人员前来收件的时间。
7. 各部门的复印工作由各部门自行处理，行政前台负责监督及协助。
8. 复印机有故障的，前台文员立即上报行政助理，由行政助理联系供应商当天上门修理。故障排除后，前台文员马上通知员工复印机可正常使用的消息。

第五章 会议室预约
1. 行政前台负责会议室、培训室及洽谈室预约工作，有权根据实际需求及时合理调配会议室、培训室及洽谈室。
2. 行政前台负责督促使用人对会议室及培训室的卫生及清理工作，以保证其干净整洁。
3. 每天上班第一时间，前台须对负责区域内的会议室、培训室及洽谈室进行检查，保证物品摆放整齐。
4. 总经办会议结束后，行政前台要及时提醒清洁阿姨前来理理会议室。
5. 每次会议后，前台须检查会场的复原情况。

第六章 房屋及物品维修
1. 前台文员每日须提醒各部门助理及时提交物品维修的信息。
2. 前台文员收到各部门物品维修信息后，能马上处理的即刻处理。无法及时处理的，须与负责维修的人员沟通确认，将结果反馈给当事员工，并确认维修到位的时间。
3. 房屋或基建维修的，前台文员获得信息后首先了解缘由，马上致电物业管理处工程部，并跟进落实维修结果，维修好后及时通知相关部门。需要寻找供应商处理的维修项目，须立刻汇报领导批准后施行。

第七章 紧急事务处理
1. 遇有紧急情况时，要冷静处理，灵活应变。
2. 客户投诉，先安抚，然后端茶倒水，第一时间通知行政经理处理，并迅速联系相关部门或相关人员前来处理，无法联系时应立刻上报主管领导。
3. 遇有政府部门或街道办相关工作人员，先引领就座于会议室或洽谈室，或对方未有配合，应于第一时间通知行政经理前来处理。

第八章 其它
1. 实行前台首要问责制，有关行政部内部事项，各员工反馈给前台知晓后，前台首先不得推卸，一律收取信息，并将相关信息反馈给行政部相关岗位人员知晓，并与员工确认事务跟进的结果。
2. 每周桶装水必须预订及时，保证办公室饮用水正常供应。
3. 前台卫生实行上班前5分钟及下班前5分钟整理的原则，保证前台区域卫生干净整洁。
4. 前台岗位特殊，中午实行午间值班制。
5. 前台文员上午10点半检查各楼层货梯是否有锁上。下班前也要检查货梯门、各大门是否有锁上。
6. 前台文员下班前必须关闭前台各处空调及日光灯的开关。

第九章 附则
1. 本工作条例由行政部负责制订，并负责解释。
2. 本管理制度自颁布之日起开始施行。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

6