采购管理-酒店食材采购管理规定(版本一).doc

酒店食材采购试行办法一、总则1、为加强企业内部管理，节约企业成本支出，提高企业经济效益，根据本酒店的经营运转特点及结合采购管理制度，在餐饮部食材采购方面制订规定如下：2、食材采购验收应遵循的原则是：（1）实行制度化管理，一切采购活动均按照规定办事。（2）所有食材（特殊情况除外）必须计划采购，不得自行采购，由采购部统一扎口采购。（3）集中采购食材预算超过8000元的食材采购必须事先提交采购申请，经采购询价定价程序后，经总经理及业主方批准同意后，交付采购部采购。（4）食材采购必须按照订货计划单内容进行，不得越权采购。（5）采购部食材采购应根据各部门申购计划，及时归集分类采购，保证酒店需要。（6）采购部对食材定点供货单位供货定价必须从严把关。（7）餐饮部门应与仓库储备进行日常核对，对常用物品进行临时紧急采购，将记入相关部门经理工作业绩考核。（8）所有部门特别是餐饮点心间，凡是能自制物品，一律杜绝外买行为。二、采购计划及申购程序1、餐饮部在制订食材订货计划时，应结合酒店仓库库存、厨房二级库存及实际部门客情预订，避免重复采购，造成浪费及仓库积压损失；“订货通知单”填写应规范，并列明品名、规格、型号、产地、数量、特殊要求及送达时间（如规格、型号、产地不齐以实样为例），避免采购时出错及减少不必要的麻烦；食材订货单部门应认真填写，经厨师长或其授权人员签字后方可采购。2、厨房食材订购需加强计划性，餐饮厨房间必须于每天16：00前向采购部提供次日订货通知单，以减少采购人员不必要的人力损失，同时便于供货单位及时组织货源，确保采购食材及时保质保量到位。针对部门提出的食材非计划约货（如厨房白天临时加单），部门须在订货通知单上中注明临时加单原因。3、对于经常性使用且可贮藏冷冻食材的申购，使用部门应提前十天结合冷冻库库存编制“冷冻品申购计划表”，采购部按计划做好集中采购工作。4、使用部门根据客情预订情况，需大批量采购食材的必须提前二个工作日以上将采购计划报至采购部，以便采购部及时作市场询价并确定相应采购方案。5、餐饮部应减少水产临时约货数量，绝对禁止1000元以上大宗临时约货行为，对有预见性的预订且水产用量较大的必须提前二天向采购计划约货，便于采购确定合理采购方案。三、现金采购食材1、现金采购为酒店采购人员根据食材订货单于市场直接用现金进行采购，食材购至酒店后，在酒店仓库人员当班时间内由仓管人员根据购货清单中内容进行数量、质量验收，办理相关入库及出库手续，相关部门指定人员进行二次验收，对于数量、质量问题及时作出处理并反馈至财务（针对特殊情况下厨房紧急要货且非仓管人员当班时间的验收事宜的，厨房间须指定相关验收人员做好验收工作）。2、现金采购报账时，采购员应于报销单中注明货源所在地，财务部将定期据此对价格进行抽查核实。3、餐饮食材采购现金报账时均需使用部门负责人签字确认。四、食材定点采购管理1、酒店食材采购采取供货单位公开竞标的原则，通过市场询价、比价及核价程序，在保证质量的前提下，从最大程度上降低酒店进货成本，进而确保酒店经营毛利。2、采购部按食材类别选择专业供货单位，每个类别选择二家单位进行竞价投标；采购部根据酒店食材订货品种拟定食材报价单并发放至各供货单位，报价单中食材品名、产地及规格必须注明（如澳龙的规格应细化到单个的重量，区分鲜活及保鲜），食材报价单中预计使用量参照上月实际使用量。3、酒店成立食材定价小组，小组成员主要有财务部、采购部及使用部门人员组成，小组成员应随时了解食材市场行情并及时做好询价记录。食材定价人员应尽心尽责，实事求是，不得弄虚作假，询价结果应秉着公开、公平、公正的原则。4、酒店日常食材采购定价每月分为1日15日、16日月末二期，原则上每月11日及25日为供货单位报价投标日，由采购部负责组织落实，供货单位须在规定时间内将报价单密封于信封内交至酒店采购部；供货单位报价后次日下午2：00，由采购部召集食材定价小组成员共同参与供货单位报价单开标，根据开标结果确定下一期供货单位名单，同时结合市场询价对确定的供货单位报价作进一步审核，采购部负责对核定价格进行记录并形成定价表，最后报送总经理及业主方审批；定价单报批后的次日由采购部通知供货单位，将酒店定价结果通报至供货单位。供货单位报价连续三次出现高于另一家报价的10%将取消定点供货资格。酒店大宗食材采购定价方式参照日常采购，根据客情预订情况订货部门应提前上报订购计划，采购部应及时组织落实相关工作。5、定价有效期间内的供货酒店将严格按审定的采购价格入账，但当市场价格整体回落较大时，造成酒店定价单与市场价格严重背离的，采购部应根据实际情况及时采取相应临时采购方案。当食材市场价格上涨幅度较大的，使用部门应及时调整相关菜单方案，做好成本控制工作。如供货期间食材使用部门订购报价单中未出现的品种，仓库验收后及时做好临时定价单登记，报厨房负责人及采购部签字确认后交财务部审批。6、酒店日常采购的食材由采购人员及仓库人员共同到场做好验收工作，认真填报“酒店每日食材验记录表”，验收合格后方可入库，验货人员必须以酒店利益为重，采取公平、公开的方式进行操作，验货时不得出现任何偏袒供货单位或故意诋毁行为，否则酒店将对造事人员作严肃处理。食材验货时，验货人员应严格对照订货计划进行验收，若发现规格、数量及质量等与订货计划出入较大时应及时予以指出，仓库人员需及时做好问题记录并送交财务按有关规定处理。7、酒店食材由仓库及使用部门人员共同验收，财务部及使用部门管理人员应不定期对验收工作质量进行检查，经验收出现不合格需退货的，仓库人员应及时做好退货记录，酒店将根据定点供货单位管理规定对供货单位作出相应处罚，原则上按一次警告、再次十倍扣罚及三次货款缓付并取消定点供货单位资格处罚。食材验收人员应严格把关，若出现玩忽职守的，一经查实将作严肃处理，若因验收人员质量把关不严出品时出现问题的，相关验收人员均将追责。以上规定请各相关部门严格执行，若有违反规定，酒店将作严肃处理。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责4