行政部工作制度.doc

行政部工作制度为了加强内部管理、明确要求，规范行为，创造良好的工作和企业文化氛围，塑造公司良好形象，特发布此制度。一、日常行政工作1. 接待：1) 接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用；2) 对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述；3) 如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。2. 销售状况记录：1) 每天的经营历程2) 会计凭证（收货发货、销售单）。3) 业务员出差的凭证、欠条要及时交接核对。4) 统计业务员的差错记录5) 每天统计发货用时，做销售分析。6) 统计进销存问题，（账账不符要求会计对账，帐实不符要求调查出入库情况）。7) 人员考勤记录（请假、调休） 8) 每天到货情况9) 合肥、阜阳调拨完成情况（下午三点）3. 文件收发及档案管理：公司发文统一由行政部负责，其他任何部门不得以公司的名誉发文。未经总经理签发的文件，不得发文。文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。4. 会议室管理：1) 各部门使用会议室需提前一天通知行政部登记。2) 部门会议由使用部门自行负责布置会议室，公司会议由行政部负责布置会议室。3) 部门会议结束后由用部门及时整理桌椅并收拾干净，公司会议结束后由行政部负责及时整理桌椅并收拾干净。5. 车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。每月要查违章记录（年审日期、上次保养时间，每一万公里保养一次），出车回来要交回钥匙，记录出车里数、车辆有无碰撞!二、专项行政工作1. 企业文化建设：1) 包括企业文化、核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念；2) 企业VI设计（章程、简介、统一标识）、公司组织结构、公司大事记、员工手册；3) 员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。2. 人事招聘：1) 配合各部门做好人员定岗、定编及人才储备等方面工作； 2) 制订部门和人员岗位职责，配合公司各部门架构的设置、变更等管理； 3) 公司各管理人员的考察、聘任、考核、沟通与解聘管理； 4) 员工考勤处理及相关考勤报表的制作，提报绩效专员核算工资； 5) 日常销售报表稽核与考核、月底进行汇总公布、签核存档； 6) 员工招聘、入职引导、培训、任用、考核、调动、离职管理； 7) 公司员工的人事档案、劳动合同签定与管理，员工入/退保险人员名单收集、确认； 8) 制订公司薪酬/绩效政策及体系，每年度组织各部门的调薪工作； 9) 员工投诉管理、劳工关系等相关法律事务处理。3. 绩效考核：为全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，制订考核方案。1) 考核范围为公司全体员工；2) 员工可对公司考核方案不足之处提出意见或建议；3) 考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配；4) 以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合；5) 考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。三、外联工作1. 政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。2. 合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。3. 注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。四、行政后勤工作1. 办公用品管理1) 公司办公用品统一由行政部负责购买2) 办公用品由专人管理，公司员工领用应办理领用登记手续。3) 公司员工应爱护办公设备，若有损坏，照价赔偿。4) 管理成本控制，办公用品使用改进建议。2. 证照年检及资质审核3. 公司领导交代的其它外部事务五、安全管理制度1. 员工不得在公司、仓库吸烟；2. 公司所有人员须熟悉消防器材的使用及存放点，发生火情时，及时投入抢救工作。3. 下班后各部门必须关闭所有电源开关，并指定专人负责全面检查；员工应锁好个人书桌抽屉和文件柜，最后离开的员工应负责锁好办公室门窗。4. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，应及时向相关部报修；发现安全隐患，应及时报告相关部门或报警。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责