图书、报刊、邮件管理制度、流程、规范.doc

杂志、报刊、书籍管理制度一、总则 1、为规范公司书籍、报刊、杂志收发工作行为，提高管理效率，特制定本办法。2、本办法仅适用于山西煤炭运销集团信息工程有限公司二、杂志、报刊、书籍管理1、部门/员工因工作要求需订购杂志、报刊、书籍（含资料、音像制品等），到行政部填杂志、报刊、书籍订购单，经总经理签字后方可订购。2、杂志费、报刊费从订阅员工的工资中扣除。3、在每季的订购期过后，如部门或公司急需订阅一批杂志、书籍、报纸，到行政部填写杂志、报刊、书籍订购申请单且经总经理同意后，由行政、财务、采购一同处理。4、订阅后的杂志、报刊行政部要确保其到货时间，并及时送到部门/员工手中。如未准时到货，要及时联系采购弄清原因。5、部门/员工想要放弃或更换已订阅的杂志、报刊，要到行政部填写杂志报刊变更单，经行政经理同意后，由行政部与财务部进行沟通，商量变更事宜。6、在最终确定订购的名单后，要联系采购，让采购可以依据名单购货。7、每一季度的订购完结之后，要及时、准确填写书籍、报刊、杂志操作情况汇总单，留作档案以备查询。8、订购时间：每年11月底以前预定下一年上半年度报刊、杂志。每年4月底以前预定下半年度报刊、杂志。超时则不予续订。9、财务部依据到货登记表进行资金扣除。三、 附则本办法自发布之日起实施。 杂志、报刊、书籍订购单 订阅时间： 年 月 日名 称数 量刊 期单 价部 门姓 名合 计 元 杂志、报刊、书籍订购申请单 申请部门申请人时间名 称价 格 份（期）备 注财务部审批行政部审批总经理审批杂志、报刊、书籍 年 月到货登记单 姓 名部 门单 价订 货 名 称是否到货原 因订货人签字杂志、报刊、书籍变更单 杂志、报刊名称变更名称/放弃单 价变 更 时 间刊 期行政经理部 门姓 名 杂志、报刊订购流程：行政部贴出下一季度订购通知员工到行政部登记，填写“杂志、报刊订购单 ”订购结束后，行政部进行汇总，填写“订购情况汇总单”总经理批 示行政部与财务部、采购沟通协商办理杂志、报刊、书籍订购申请流程与行政、财务、采购进行沟通到行政部填写“书籍、杂志、报刊订购申请表”行政部、财务部作出审批公司/部门需要订一批书籍、报刊、杂志（在订购期过后）采购购买 总经理批示杂志、报刊变更流程：部门/员工要变更或放弃已定杂志、报纸、书籍到行政部填写“杂志、报刊 变更单“行政经理核实行政部、财务部和采购协商办理杂志、报刊收发流程：每月末前将“杂志、报刊订购单”拿与采购采购通知货物已 到行政部清点种类、数量是否齐全清点齐全后，填写“杂志、报刊每月到货登记单”将书籍、报刊、杂志送到员工手中填写“杂志、报刊每月到货登记表”种类、数量不全，向采购资讯原因将书籍、报刊、杂志送到员工手中将“到货登记单”送到财务部，由财务扣除相关资金杂志、报刊、书籍管理岗位规范一、政治思想好，忠于工作、有高尚的职业道德和较强的责任感。二、严格执行公司制度，准确做好杂志、报刊、书籍的登记、分类、整理等工作(每月/季)。三、送到的书籍、报刊、杂志要在当天送到部门/员工手中，避免时间长造成丢失。四、如送到的书籍、杂志、报刊数量不足时，要及时联系与采购。如因个人原因造成丢失的，要负责赔偿损失。五、要时刻保持办公地点的卫生整洁。六、做好图书室的防虫、防盗工作。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责