办事处管理制度2012.doc

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目录
职责与工作细则 1
薪酬制度 4
考勤制度 5
文明办公规定 6
档案管理制度 7
会议制度 7
库房管理 7
财务管理 8
处罚方法 9
附件一 10
附件二 10
附件三 15
附件四 16

职责与工作细则
办事处职能
1. 完成销售任务，同时实现利润。
2. 负责处理客户投诉。
3. 负责收集、整理、反馈市场信息。
4. 减少赊欠账款。
5. 服从公司销售部管理。
(一)办事处经理的职责：
1. 管理本区域销售工作并做好办事处的内部管理。
2. 管理办事处所有人员 ，并承担相应责任。
3. 维护公司形象，维护品牌形象。
4. 督促、执行办事处制度 。
5. 解聘（需申请）不合格的办事处人员。
6. 在当地投放（需申请）广告。
办事处经理工作细则:
1. 帮助、监督办事处员工做好本职工作并做好工作记录（工作记录的内容：业务员的开户时间、财务检查记录、入单开单检查记录、库房检查记录、会议记录等。）。
2. 每月一次简短例会，做会议记录。
3. 提前一天安排工作。
4. 安排盘库，每月不低于一次库存盘点，一次不低于10种产品。
5. 检查库房情况，做记录。
6. 安排办事处卫生、做饭轮值。
7. 报计划时，办事处经理与库管要反复核对所报计划是否合理。
8. 抽查内勤工作情况，做记录。
9. 费用票据审核签字，并承担相应责任。（如果经理外出可有销售内勤代签，经理回单位后补签）
10. 过问、检查内勤与库管、出纳的对账工作，做记录。
11. 调货与客户解释说明，不得欺瞒客户,分清质量责任。
12. 按时回复公司传真通知。
13. 接到客户要货电话，重复一遍品名和数量。
14. 公司发货错误，到货三天内，办事处需联名证明，以书面形式反馈给公司，逾期不受理。
15. 当时拿不到欠条或客户签字证明欠账的销货清单，经理签字证明欠款并承担责任。
16. 客户投诉，先道歉，再解释，必须给客户以答复。
17. 销售内勤、库管、出纳不称职者，经理可将其降职为其他人员，其他人员表现突出者，经理可将其升任库管、出纳、销售内勤。
18. 收到客户礼品时上报销售部经理，由销售部经理进行分配。
19. 假日期间送客户礼物，办事处经理须上报请示销售部经理。
20. 检查财务工作情况，最长十天不定期抽查一次现金库，抽查时在现金盘点表上由经理和出纳共同签字传回公司。
21. 建立客户档案，尤其是有欠款的客户。（档案内容包括年销售额、欠款情况、身份证复印件等统一格式）。
22. 质量有问题必须填写质量反馈单并传真回销售部
(二)销售内勤职责
1. 协助办事处经理管理其他人员。
2. 协助办事处经理处理日常业务。
3. 给他人做表率，维护制度，遵守纪律。
4. 接听电话。
5. 安排发货。
销售内勤工作细则：
1. 尊重客户，对客户有礼貌。
2. 提前一天安排工作。
3. 每日与出纳、库管对账，并给库管保留一份销售清单，销售清单注明已收款或未收款，未收款的销售需有经理或客户签字证明欠账，外地的客户要求有客户签字的传真对账单。
4. 销售内勤当天对账后，在“往来明细账”中记录欠款收支情况。
5. 出货开单，当天入单，最迟不得超过第二天上午十点。
6. 做好电话流水记录本，标明日期，不得销毁。
7. 负责客户档案本、往来账、电话流水记录本、销货清单等档案的保管。
8. 调货与客户解释说明，不得欺瞒客户，以分清质量责任。
9. 甲货代替乙货，开单后，必须在电话流水中记录，当天入单必须改过。
10. 电脑销货、退货入单保存，必须是实际货物、实际数量、实际金额。（不允许货物替代，如：日清替海天）
11. 接到客户要货电话，重复一遍品名和数量。
12. 尽量要求客户以传真形式报计划单。
13. 给业务员客户开单必须在该业务员名下。
14. 客户投诉，先道歉，再解释，做电话记录，并上报经理。
(三)库管职责：
1. 安排装车、卸车。
2. 出入库准确。
3. 安排整理库房。
4. 配合办事处经理，安排盘库。
5. 保证库存帐实相符
6. 库管出货遵守先进先出原则。
库管工作细则:
1. 多人配货时，库管安排其他人配货，库管复核。
2. 报计划时，办事处经理与库管要反复核对所报计划是否合理。
3. 出库必须填写出库单。
4. 按标准，做到库房整齐、整洁。
5. 建立手写帐，当天入账，特殊情况不得超过第二天。
6. 每日与销售内勤对账。
7. 出入库复核、点数。
8. 负责库房的记号笔、书夹、手电等用品管理（放置在专门地方）。
9. 尽量不给新客户、零售客户发旧、损产品。
10. 出货管件袋必须标清管件型号、数量。
11. 接到办事处出货电话，重复一遍品名和数量。
12. 库管不在时，可授权其他人员代为填写出库单，出货人在出库单上签字，当天交予库管。
13. 门市出货，由出货人填写出库单，签字证明，当天交予库管。
14. 库管接到出库要求，发现缺货，须及时通知办事处，更改出库单。
(四) 出纳职责：
1. 执行办事处财务制度
2. 负责办事处与客户往来帐目的核对、清收。
3. 保管办事处各种财务单据。
4. 对违反公司财务管理规定的行为及时上报总公司。
5. 在做好财务本职工作的同时，服从经理或销售内勤安排，配合完成其他工作。
出纳工作细则：
1. 与销售内勤每日一对账，当天销货收回的现金、代收票据、或经理签字证明欠账的销货单下班前与内勤核对销售清单。
2. 每天或第二天上午与公司对账。
3. 每日做现金日记账。
4. 每月底将客户签字的销售清单与客户结算，或打正规欠条，外地客户由内勤要求，传真有客户签字的对账单。
5. 出纳所有票据，必须当天请经理确认签字，三日后，经理可不签字，公司不予报销，费用出纳自负。
6. 当时拿不到欠条，也拿不到客户签字证明欠账的销货清单，出纳须要求经理签字证明欠款。
7. 任何人收到的现金，当天必须与出纳交接清楚。
8. 保存所有发货票据，代收票据。
9. 代收票据按时划款。
10. 每月票据回邮公司，要求下月10日之前邮到公司。
(五)业务员职责：
1. 开发市场
2. 维护公司、品牌形象。
3. 反馈市场信息。
4. 监控本区域内发布的广告。
5. 处理客户的投诉事件。
业务员工作细则:
1. 如实填写工作日志
2. 定期与办事处核对帐目，确保所负责经销商的帐目准确。
3. 服从领导安排
4. 不对客户胡乱承诺
5. 业务员试用期一个月
6. 每次经销商要货，业务员自主建立销售台账。
7. 业务员外出不得预支款，所有费用自行垫付后，回办事处报销。

薪酬制度
办事处经理薪酬:
基本工资2500销售提成0.4%+利润提成±10%+其他奖励和处罚
注：销售量按照办事处销售总量扣除调货和客户返点、回扣后计算。
办事处盈利为正利润，办事处亏损为负利润。
“其他奖励和处罚”见“附件一”：“销量任务奖励及处罚办法”、“月应收账款率排名奖励及处罚办法”。
业务员薪酬:
底薪1500元+业务提成（业务销售额的2%）+开户奖励（首次进货五万奖励200元、首次进货十万奖励500元）+60元话补、餐补、宿补+额外利润奖20%（额外利润由办事处经理核实）
注：
业务员实习期一个月。
办事处自主招聘业务员，底薪与补助可由办事处经理根据实际情况制定，但须经过销售部经理的批准。
业务员提成结算的时间规定：经销商提成在年底由公司统一结算，工程客户工程结清货款后结算提成。
经销商首次进货为开户时间，开户一年内，业务员按正常标准提成。一年以后，按销量的50%计算销量提成。超出去年的销量部分业务员正常提成。
销售内勤薪酬:
基本工资2200元+0.09%的销售提成+卸车补助。
库管薪酬:
新员工基本工资2000元+卸车补助。
老员工基本工资2200元+卸车补助。
出纳薪酬:
新员工基本工资2000元+卸车补助
老员工基本工资2200元+卸车补助
没有任职的新员工薪酬：
基本工资1800元+卸车补助
没有任职的老员工2000元+卸车补助
卸车补助为一大车480元，小车120元，办事处经理无卸车补助，办事处经理负责分配卸车补助，卸车补助现金兑现。
一年工作无过错并且表现突出的员工颁发年终奖。
考勤制度
回公司考勤规定：
1. 办事处经理回公司当天第一时间必须到公司销售部经理办公室报到；返回办事处的前一天到销货部经理办公室登记。（其他人员不包括在内）
2. 办事处经理年底回家后，上班期间如需请假，必须提前一天向销售部经理请示。无故不到者，按旷工论，扣除当天工资。、
3. 办事处人员年底如有工作安排，无特殊情况，不得请假，否则按旷工论。
年后回办事处时间规定：
1. 哈尔滨、沈阳、兰州、长春办事处正月十八返回。
2. 北京、郑州、合肥、济南、天津办事处正月十一返回。
3. 特殊情况，根据公司实际要求按时返回办事处。
休假：
1. 驻外办事处人员(业务员除外)全年休探亲假一次，每次休假10天，休假时间由办事处经理依实际情况批准，实际休假天数依车票时间记。
2. 驻外员工亲属婚假10天，丧假7天。（需申请销售部经理，销售部经理根据实际情况批准后方可回家）
3. 全年驻外办事处人员探亲假不休者，奖励500元。全年无任何休假者，奖励1000元（办事处经理没有奖励）。
4. 驻外人员可以选择探亲假和婚嫁合并休息，但是积累天数不能超过两个假期总和。
5. 驻外人员严禁超假，超假三天以内除不带薪外，超假每天罚款50元；超假三天以上，超假每天罚款100元。
6. 办事处经理如有特殊情况回家，需报董事长批准。每年只报销一次往返路费。
探亲：
办事处已婚人员家属每年一次一个月为期到办事处探亲，办事处负责家属食宿。家属探亲路费标准执行附件三“办事处费用报销制度”（路上吃饭花费不予报销，探亲期间饭费按办事处标准每人每月300元执行）。
文明办公规定
纪律要求：
1. 对客户礼貌。
2. 不说脏话。
3. 不许染发，不许光头，男性员工不许留长发。
4. 上班时间不许穿拖鞋，不许光背。
5. 早7点之前起床，8：00后无特殊情况不得吃早餐。（兰州办事处除外）
6. 上班时间原则上为8:00—18:00，具体根据工作安排而定。
7. 办事处人员无节假日，在工作空闲时，可向经理申请休假一日或半日。
8. 任何人接听电话统一标准，无论客户生熟，先说“您好，海天管业”。
9. 不得随地丢烟头。
办公室管理：
1. 办公桌桌面收拾干净，不得有无用杂物。
2. 桌上必须有笔筒，笔用毕后放笔筒，不得随处摆放。
3. 客户档案、价格表触手可及。
4. 办公室必须配备档案柜。
电脑使用管理：
上班时间8:00—5:30非工作要求不允许上网、挂QQ、听歌（内勤开单同样）（冬季例外）
档案管理制度
经理负责档案：
公司提供的各类产品的证书资料、营业执照(复印件)、公司通知及营销方案、合同及合同样本、工作记录本。
销售内勤负责档案：
客户档案本、电话流水记录本、销货清单。
出纳负责档案
欠条、银行卡、费用票据、各种收据、代收票据、客户或经理签字证明欠账的销售清单、现金日记账。
库管负责档案
手写库存帐、出库单、销售清单。
会议制度
1. 各办事处经理向销售部经理上交“月总结与计划报告”（内容包括：上月计划完成情况，下月计划，上月问题及解决方法，管理、制度执行情况）。
2. 办事处每月必须开一次月会，办事处经理主持，要有会议记录，会议记录是考核办事处经理月会工作的依据。
3. 五一销售会议，各办事处经理回公司参加销售会议，由销售部经理组织。
4. 年会议。
库房管理
盘库规定：
1. 每月对库存进行不低于一次抽查，抽查种类不低于十种并做书面记录。
2. 在到货前办事处经理抽查盘库。
库房现场管理标准：
1. 有一专门坏品区，进货一次，清理一次。
2. 同一货架外套管只能有一种。
3. 每种管件只允许有一件开口。
4. 库房备好记号笔、手电、书夹等用品。
5. 管件袋所标型号、数量必须与实相符。
6. 库房不得有单个管件。
7. 库区干净卫生，无杂物。
8. 出库执行先进先出标准。

发货管理
除特殊情况下经理要求外，货单必须跟货走
调货管理
1 调货随进随出，不积压调货库存
2客户所退的调货及时退还
3 样品以及赠送客户的货品必须填写其他出库单，当天出单，逾期不补。

财务管理
办事处需要建立“往来明细账”（销售内勤或会计负责）、“现金日记账”（出纳负责）、“银行存款日记账”（出纳负责）、“库管明细账”（库管负责）。
收支管理
1. 办事处费用支出，经办人需填写“费用报销单”（单据为财务部制定的固定格式），按所发生的费用项目单项列清并签名，并将票据交予出纳，由办事处经理在“费用报销单”上签字证明后，出纳才可予以报销。
2. 特殊支出如无票据，办事处经理和经办人联名证明作为票据。
3. 银行或现金收款，出纳填写“收款单”（单据为财务部制定的固定格式），按所收款的时间、项目列清，由办事处经理在“收款单”上签字证明后，当天或第二天传真回财务部向总公司报账。
4. 出纳当天或第二天依经办人及办事处经理二人共同签字后的“费用报销单”向总公司报账。传真后把原始单据粘贴在费用报销单后面。
5. 现金销售产品，由销售内勤开“实收销货清单”后交出纳，出纳根据票面金额收取现金并加盖现金收讫章
6. 非现金销售产品，销售内勤开“未实收销售清单”后，由经理或客户签字注明欠账，其中一份交予出纳，由出纳保存。
7. 现金收款时，出纳开具现金收据交客户，如有欠条将欠条还对方。现金收款以出纳填写、经理签字的“收款单”为记账凭证。银行账户收款时，以“银行回单”为记账凭证。无银行回单，出纳以电话查询为依据，以出纳填写、经理签字的“收款单”为记账凭证。银行卡或账户余额在每月最后一天去银行索要“余额证明”传回公司。
8. 市场调货销售内勤必须向对方要“调货销售单”，出纳根据“调货销售单”金额支付现金，已付款的“调货销售单”及收据由出纳保存。暂不支付的“调货销售单”由销售内勤保存，销售内勤将调货付款情况登记在“往来明细账”，并根据“调货销售单”将产品录入电脑，支付后，销售内勤将“调货销售单”交予出纳。
9. 出纳根据“费用报销单”、“调货销售单”、“实收销售清单”、“银行回单”、“收款单”登记现金日记账或银行存款日记账，并在第二天上午将现金收支的单据传真至财务部由会计入账后再与办事处会计核对现金和银行存款的余额。
10. 出纳对“现金日记账”、“银行存款日记账”日清日结。
11. 出纳每日盘点现金，余额上报办事处经理。
12. 每日现金余额不得超过5000元，超过5000元要及时存入银行，办事处现金加银行存款超过2万要及时汇回公司。
13. 费用支出的原始单据要粘贴在费用报销单背后，于第二个月十日前寄回公司。
往来业务管理
1.销售内勤负责当天记录“往来明细账”。
2.从总公司进货，销售内勤根据总公司的“销售单”金额登记“往来明细账”中的应付账款。
3．给公司汇款时，销售内勤根据“银行回单”登记与公司的往来明细账，登记后将“银行回单”交予出纳，出纳根据“银行回单”登记“银行存款日记账”。
4..销售内勤调货根据“调货销售单”登记“往来明细帐”，按客户名称登记应付账款。
5..赊销货物的，销售内勤要求客户打欠条或在“未实收销售清单”上签字，客户不能签字由经理签字。销售内勤根据欠条、经理或客户签字的“未实收销售清单”登记往来明细账，欠条或“未实收销售清单”由出纳保管。出纳月底将经理或客户签字的“未实收销售清单”换成正规欠条。(公司统一欠条格式，随车发到各办事处)
6.销售内勤每日将销售清单按编号归档，并按月装订成册。
库管账管理
1.每次进货，库管根据总公司的“销售单”逐笔登记“库管明细账”。
2.每次销货，库管根据“出库单”登记库管明细账。
3.将库管账结存数每月一次与电脑核对。
4.经过盘点发现账面与实际库存有误差时，将账面记录盘亏盘盈调整后，调为与实际库存相一致的结存数（电话通知公司财务部调整）。遇到统一盘点或非统一盘点盘差较大时要进行上报处理。

注：
1.办事处固定资产今年起计提折旧：电子类产品折旧年限5年，运输用车辆折旧年限10年，仓库用架子、木板折旧年限20年。
2.办事处业务员工资、费用由办事处负担，并由办事处负责支付。
3.办事处广告费由办事处承担。
4.办事处人员工资在每个月进行计提（只计提基本工资），而非年末一次性计入。
5.办事处在销售当中需开具发票的，要求客户把所开发票金额打到公司对公账户上，有特殊情况的提前打电话申请，不需要开具发票的不允许往对公账户打款。
6.任何人员不得超支工资，不得向公司借款，如有发生，损失由办事处经理负责。业务员外出不得预支款，所有费用自行垫付后，回办事处报销。
7.因质量问题产生的费用，办事处经理申请销售部经理批准后，填写“质量问题费用证明”，注明费用明细，由办事处经理签字证明，传真回总公司销售部，由销售部交予财务部，验证无误后，不计入办事处费用。
8.每次进货，非产品货物款项，总公司给办事处的“销售单”上进行附注。总公司销售部直接交予财务部，扣除办事处费用。
9.办事处经理离职，总公司财务部根据离职时应收账款20%的比例对办事处经理进行暂扣。如收回后，将暂扣款补给办事处经理。
10.应收账款两年内未收，并且与该客户无业务往来，由销售部与财务部进行坏账评估。
11.已提坏账，由销售部与客户接触了解情况。
12.办事处经理支工资，只能支上月基本工资。
13.办事处经理依据《处罚方法》（见下）对下属员工罚款，需开具罚款单，有办事处经理及被罚款人签名，每月传真回销售部，销售部交予财务部，由财务部直接扣除被罚款人工资。
14 所赊欠货款年底没有收回的公司按所欠货款的10%扣发办事处经理工资，收回后再补发。
15.已提坏账，对办事处经理罚款坏账金额的20%，由财务部执行。
16.办事处计息办法；固定资产和额定库存不收取利息，对应收账款和超出的额定库存收取1.5%的月息。
17 办事处经理调离、离职等所遗留的应收账款，在与该客户有正常业务的情况下，由现任经理承担其责任，特殊情况（如没有业务往来，联系不上等）上报总公司处理。
18 办事处破损管材管件退货返厂按出厂价的75%计算。

处罚方法
办事处经理处罚条例
1. 因个人品质，财务出现问题者，辞退并扣除全部工资，数额较大时移交司法部门处理。
2. 收受客户礼物不上交、不告诉领导，扣除一个月工资。
3因监管不利，给公司造成损失的根据实际情况由经理和责任人共同承担相应责任。
出纳处罚条例
1因个人品质，财务出现问题者，辞退并扣除全部工资，数额较大时移交司法部门处理。
不按规定与销售内勤核对销售清单每次罚款50元
2 现金亏库，出纳补上。
3出纳丢失单据、欠条，由出纳补上损失。
4代收单过期，由出纳赔偿损失。
5现金日记账必须当天记。不是当天记、漏记或延误一次罚款50元。
6 每月月底未邮回原始单据的，每次罚款100元。
内勤（会计）处罚条例
1销售内勤出入货不开单，一次罚款100元（造成损失的与经理共同承担责任）。
2不按规定时间与库管、出纳核对销售清单，每次罚款50元。
3 开单错误每次罚款10元
4不服从经理安排的每次罚款100元。
库管处罚条例
1因个人品质，财务出现问题的扣除全部工资，数额较大时移交司法部门处理。
2 出库不填写出库单每次罚款100元。
3 不按规定与销售内勤对销售清单每次罚款50元
4 不建立手写帐、当天不入账每次罚款50元
5 年底盘库，如账实不符，按亏损金额超出销售额万分之二的部分进行处罚，数量较小时，按照亏损金额的20%处罚库管、按照亏损金额的10%处罚经理。数额较大时划分经理、内勤、库管责任，根据情况补齐公司损失。
6 出库数量不准确，没有复核的每次罚款50元
其他处罚条例
1 上班时间非工作要求上网、挂QQ、听歌，一次罚款10元
2 任何人收到现金，当天必须与出纳交接清楚，否则，该人与出纳每人罚款10元
3经理检查、过问内勤、会计、库管、出纳工作，如有欺瞒，罚款50元
4给客户私发赠品，罚款50元
5 上班非工作原因饮酒罚款50元
6 不注意公司及个人形象，对客户不礼貌，染发、光头、乱扔垃圾每次罚款10元
7不服从经理工作安排的每次罚款100元
执行方法
由被罚款人和经理共同签字，并注明罚款原因后传真传回公司销售部，年底从工资中扣除。
非产品货物购买
1. 投标书、宣传彩页、纸杯、样品、工作服、水工服、广告衫、热熔机、剪刀、纸箱、手提袋等非产品物品，办事处按成本价从总公司购买。（价格见附件三：非产品物品价格表）
2. 总公司保证以上物品供应及时。
附件一
销量任务奖励及处罚方法：
l 年度考核第一名或对公司有突出贡献的年底颁发特殊奖。

附件二
办事处费用报销制度
差旅费：
l 办事处经理出差可乘坐硬卧或动车二等座。
l 办事处其他人员出差硬座标准。
l 办事处已婚人员家属每年一次到办事处探亲。家属探亲路费标准800公里以外硬卧或动车二等座，800公里以内硬座。
l 长途交通费用依正式票据报销，无正式票据的不予报销。
l 差旅费超出标准，公司只予报销差旅费标准内部分。
l 差旅费低于标准，公司不予将差额兑现。
其他费用：
l 办事处经理电话费实报时销，销售内勤电话费每月40元，出纳每月20元，库管每月20元，其他发货人员为每月20元。
l 办事处人员出外餐费标准每天50元，超出自负，节省自得，其他费用实报实销。（业务人员除外）
l 办事处经理在地级市住宿费不高于100元/每天。
l 业务员在办事处就餐的餐补标准和其他办事处员工一样，每天10元，业务员没有外出时的餐补由办事处经理按业务员没有外出的天数从办事处按标准提出，财务传票标明天数。
l 办事处伙食标准为每人每天10元。
l 办事处人员因发货等工作外出用餐，除正常伙食标准外（每人每天10元），按每人每顿10元标准提餐补。

附件三
非产品物品价格表
名称
价格
单位
彩页
3元
本
纸杯
160元
箱
传单
0.13元
张
投标书
10元
本
广告衫
7.8元
件
工作服
60元
套
水工服
44元
件
热熔机
58元
台
剪刀
12.5元
把
挂历
5.2元
本
纸箱
大4.3元，小1.3元
个
手提袋（黄）
0.52元
个
手提袋（塑料）
0.55元
个
PPR样品
时价
套
PE-RT样品
时价
套
PVC样品
时价
套
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