组织架构与岗位职责1.doc

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一、目的
为了确保公司的运作符合C-TPAT 的安全指引，为了确保公司的财产安全，为了防止他人非法利用货物出口和车辆进行走私或者恐怖活动，为了使货物和车辆能够快速获得海关的批准和放行，特制定防恐安全组织架构并明确相关岗位职责。
C-TPAT 安全组织架构和相关岗位职责会因应海关、客户和C-TPAT 的最新需求随时进行修订。
二、组织架构图
为了贯彻落实C-TPAT 安全制度在公司的执行，公司成立反恐安全组织架构图，任命行政副总为专责C-TPAT 之管理总指挥，分外围安防监控中心和内控资料信息中心，涉及责任部门有公司保安队、人力资源部、财务部、市场业务部、船务报关、办公室、责任事业部总务、仓管员、品管员等，由C-TPAT 管理组织定期或不定期的内部评估与改善。
三、相关职责
3．1、C-TPAT 管理总指挥之职责包括：
a．负责在公司内推行和维持C-TPAT 安全管理体系；
b．负责向公司内部传达C-TPAT 的最新要求以及策划内部的自我评估审核；
c．负责通过业务与客户、海关等有关政府机构进行沟通联络，裁定承运商安保资格；
d．负责组织自我评估、审核计划，落实所发现之缺点采取改善措施；
e．负责公司园区的C-TPAT 的推行和维护、改善提供必需的人力、物力等资源。
3．2、财务、事业部仓管员之职责包括：
a．负责货柜集装箱的进厂检查以及载货车辆在厂内的迁移；负责监控有授权资格的搬运工
与装卸车辆工作人员在指定的区域内装卸和活动；
b．负责监察来料的规格信息的接收、流转和货物的发放与储存安全；
c．负责核查、调查、分析和报告材料、货物盘点的短缺和盈余的记录与纠正；
d．财务负责对各责任事业部出口订单物料、成品的应存与实存的盘点与数据核查。
3．3、工业园大门保安之职责包括：
a．负责区分控制工厂车辆、货物、人员出入的查验、登记、核实安全等，尤其是出口集装
箱的装卸监控和上锁封条放行监控与记录，发现异常及上报；
b．负责工厂园区内的治安巡查和秩序维护，查验/监控公司员工出入工厂有无携带违禁物品，
防止非授权人员、物品、交通工具进出工厂，做好外来人员的进出身份确认与时间登记；
c．负责公司责任区的晚上巡防检查和日常电子监视历史监控，负责报警系统的维护与点检
工作，并记录、上报、保存监控中的异常信息，包括重点控制区的钥匙收发管理。
d．负责外来客户和厂商业务拜访人员、货物的登记和指引与管控工作；
e. 负责进出邮政样品、快递、邮件、包裹的核对收发与登记工作；
f. 保安队长负责保安安全评估和监督内部保安交接班的检查工作;负责紧急事故的调度和
应急变化的协调报警工作。
g．配合执行C-TPAT 的内部定期审核和跟进相关的改善措施。
3．4、电子录像监控、计算机信息维护员之职责包括：
a．负责工厂各责任区域计算机和监视录像的硬件、软件与网络的合理配置，做好网络分布、
用户编号、权限密码的登记和维护管理；
b．负责工厂各责任区域计算机和监视录像的恶意病毒查杀、安全信息、密码授权管理，
c．做好计算机和监视录像的工作状态监视画面、监控信息存取备份，提高工作质量与效率；
d．配合执行C-TPAT 的内部定期审核和跟进相关的改善措施。
3．5、市场中心业务部之职责包括：
a．市场中心做好外部（客户和第三方）验厂和验货的联络窗口；传递和跟进相关的问题点的改善措施。
b．市场业务员负责处理客户订单的的评审和协调客户出货进度要求传达相关部门；
c．市场业务员负责将客户出货期限与验货结果传递到报关船务部，做好特殊信息的传递与保存。
3.6、船务部之职责包括：
a．船务按照市场业务出货要求，提交货运单证的资料信息准备和预定装货船期；
b．报关负责与海关/商检部门预先完成办理通关单据和样品的沟通联络；
c．负责评估信誉好、有安全保证的承运商资格，配合执行C-TPAT 的内部定期审核和跟进相关的改善措施。
3.7 、各事业部品管员之职责包括：
a．授权材料检验员负责订单材料的检验和跟进验收状态、区域表示；
b．授权成品检验员负责订单成品的包装检验和跟进验收状态标签、区域表示；
c．依据市场业务与船务托运的信息核对每个订单的海关货运装柜资料是否吻合；
d．配合执行C-TPAT 的内部定期审核和跟进相关的改善措施。
3.8 、人力资源部和事业部总务专员之职责包括：
a．做好责任部门的全体员工入职前背景调查，做好员工身份证件的核实与在职期间的培训履历登记与存档；
b．做好责任区域在职人员的身份识别证（有相片的厂证）登记与发放和遗补工作；
c．做好责任区域钥匙的收发与编号保存工作，办理在职人员的请假、公差、外出审批手续与考勤工作；
d.监督下班后各责任人员锁好门窗、关闭水电，做好货物清理和保存工作，避免财产损失；
e.做好离职人员的计算机信息、钥匙、物品的工作交接管理，预防遗失、破坏相关安全信息；
f．负责培训和在职新老员工（包括保安）了解C-TPAT和客户的验厂安全要求;配合执行C-TPAT 的内部定期审核和跟进相关的改善措施。
3.9 、其他相关人员职责包括
a．环品保证部设置专人负责工厂各责任区域计算机和监视录像的实时监控，监视和登记、上报责任部门的异常情况，至少保存45天历史监控记录备查；
b．办公室设置专员协助C-TPAT组织中内控资料信息中心管理资料收集与整理，负责传递C-TPAT组织的新要求和文件资料管控、发行，通知相关责任部门与会人员的签到并做好会议资料准备，并落实会议决议的传递。
相关记录:
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