财务及出差管理制度.doc

宜昌办事处财务及出差管理制度一、 帐号设置 办事处实行收支两条线，设立两个帐号，分别为费用帐号与收入帐号，上报公司财务部。收入帐号只能存入，不能支出。二、 资金管理1、 办事处对客户信用额度外的销售一律实行现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。2、 所有销售收入最迟至第二天上午10时必须存入银行。3、 员工借支现金，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理审批，最迟不得超过一个月清偿。4、 现金做到日清日结，应定期或不定期清查，不允许白条冲抵现金，财务人员无权私自借支现金。5、 收款时应认真辨别真伪，凡假币由责任人负责赔偿。6、 严格遵守财务部其他相关规定。三、 应收款管理1、 应收帐款：应收款的发生由办事处经理和业务经理共同批准，由内勤进行跟踪管理。如出现呆坏帐，由办事处经理承担50，该内勤与业务经理共同承担50。2、 内勤与出纳要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款通知单同时核销。办事处经理与业务经理应做好催收工作。3、 个人应收款：在2000元（含2000元）以内，必须经办事处经理批准，并在一个月内报帐归还，超期自动从工资中扣除。4、 业务经理、内勤、出纳应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采取措施追收。不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。5、 一旦确认出现坏帐时，办事处经理报公司调查、复核。坏帐的最后确认权在总经理。四、 小额办公用品及低值易耗品管理1、 办事处根据需要，由办事处经理审批，由内勤购置小额办公用品及低值易耗品。2、 内勤应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内勤登记在册。五、 费用控制 1、办事处经理是控制办事处费用支出的责任人。所有费用支出均须办事处经理签字同意，由办事处会计进行审核后，方能凭合法的凭证由出纳上报公司财务部报销。 2、如果已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与内勤、出纳共同承担责任。六、 促销品管理 各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格按照促销计划比例发放，有关经手人签字。七、 办公设备管理 重大采购事项需报请公司，批准后方可采购。八、 费用支出标准(一) 费用额度与控制1、 公司根据宜昌地区市场发育程度，确定办事处费用总额与种类比例。2、 费用总额中不包括对办事处的奖励部分。3、节支费用使用方法：办事处当月节支费用的40%，可记入下月使用；办事处可提取月节支费用的30%，做为办事处员工奖励。九、差旅费报销管理制度一、出差审批程序1、办事处人员出差需办事处经理书面批准，并报公司备案。2、出差人员应于出差前填写出差申请表，履行报批手续，如遇特殊情况未能提前申请的，应于出差返回后及时补办手续。如表：出差人职务代理人职务签认出差人姓名姓名代理人出差地点出差时间自 年 月 日 时起至 年 月 日 时讫（共 日）行程说明出差事由费用预算办事处经理申请人备注 3、出差人员凭批准签字的出差申请表到内勤处办理差旅费的借支和报销手续。未经批准擅自出差者，办事处不予报销其差旅费用，其外出时间按旷工处理。4、出差人员原则上乘坐汽车或者乘坐火车（晚上乘车6小时以上或连续乘车10小时以上可购硬卧票）并凭票报销。5、业务人员要严格按照业务要求拟定出差计划，规划出差时间，预算出差费用。出差人员不得在出差途中无故改变行程线路及时间安排，如遇特殊情况需改变路线的，出差人员应及时提出更改申请由办事处经理批准，并于出差返回后及时补办相应手续。如未经批准擅自改变出差路线差旅费不予报销，其外出时间按旷工处理。二、差旅费报销标准1、差旅费用标准职 级住宿标准（元/天）差旅综合补贴（元/天）一 类 地 区二 类 地 区三 类 地 区一 类 地 区二 类 地 区三 类 地 区办事处经理业务经 理12010080403030其他人员1008060403030上述规定中的一类地区包括北京、上海、广州；二类地区为直辖市、其他省会级城市及深圳、汕头、厦门、大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、湛江、北海等开放城市；三类地区为地市级城市及以下城市下同。2、出差人员由居住地经批准前往公司学习培训及办事，可以当天往返的，不得住宿，按规定的限额标准凭据报销交通费，如有误餐按10元标准补助（限中晚餐）。3、出差人员在乘坐火车、汽车途中，不享受住宿补助。4、出差人员按上述所定标准，凭火车票、住宿费、市内交通票据及餐票按限额据实报销，超过规定限额标准的部分不予报销。5、出差天数以出发时的时点为计算起点，超过8小时按1天计算，不足8小时按半天。三、出差人员返回后应及时填写详细的出差工作总结，总结内容包括取得的成果和未取得成果的原因，市场行情及分析，经办事处经理审核后交内勤备案，如无出差工作总结，不予报销出差费用。四、出差途中财产如有丢失、被盗、被抢等情况造成的损失，由出差人自行承担经济损失。五、自带交通工具出差的，不报销除正常汽油费、过桥、过路、停车费以外的交通费用。十、费用的核销1、 办事处的所有支出均为限额实报实销，所有费用均需经办事处财务财务及办事处经理复核后，每10日连同发货单寄至公司财务部核销。2、 差旅费核销依据：当月考勤表、当月出差申请表以时间先后为序按火车、汽车票、住宿票及其他票据分类粘贴，按规定格式填写差旅费报销单，经审核报销。3、 当月所有费用应按时寄回财务部，未按时寄回不予报销。所有费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据(房租需有房东签字收条)。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责