档案管理规程(试行版).doc

1目的建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。2 范围该规程适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3责任 公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门档案的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。4档案管理程序4.1 档案分类原则行政管理类人事档案劳动合同 员工档案 人事文件行政文件上报材料 红头文件 会议纪要经营管理类研发合同临床试验合同 技术转让合同设备合同生产车间所使用的器械采购合同原辅料采购 包材采购 其他采购基建合同监理合同 施工合同销售合同待公司有销售业务发生时再定其他合同 生产技术管理类 文件 基本建设项目类建设图纸 设备管理类设备仪器文件档案 研发技术类产品进程 批件 会计档案类账册 原始凭证 财务报表 专门类档案照片档案 电子档案 实物档案4.2具体管理4.2.1立卷归档4.2.1.1流程各部门资料员在每年年初，根据以本部门文件运转情况，预计当年可以形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类文件的最前面。随时将已接受完毕的文件按已编好的类别及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。档案管理人员接受档案时需做好档案归档接收记录，查看接收的档案是否符合要求，接收后交接双方需签字。 一周后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。对整理成卷的文档做电子版拷贝备份到移动硬盘中，做成电子档案，目录内容与纸质版档案相对应。文书档案每半年为一个归档周期。各部门资料员在每年7月15日以及次年1月15日前将形成的文件整理后向档案室移交。基建档案在竣工决算工作完成后一个月内归档，项目前期资料二个月后归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务部保管1年后再存放于档案室。单位工程预算可在清尾款后1个月内归档。声像档案的归档时间同文书档案 4.2.1.2要求A各部门向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单）B各部门向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。C文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。D各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则按规定的归档范围进行。4.2.2整理上架4.2.2.1流程鉴定：对各部门移交的档案，档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。4.2.2.2 要求A 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后B 编码原则： 一、行政管理、经营管理、生产技术管理三类档案以件为单位保管，加盖归档章。归档章设置年度、保管期限、件号等必备项，设置问题（机构）选择项。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978年。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件的排列顺序号。件号指室编件号，在归档文件整理时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。问题（机构）：分类方案一级类目的类目名称。归档章样式参照归档文件整理规则（DA/T22-2000）。二、档号由档案类别号、项目代号、案卷流水号、案卷总流水号构成，也叫做总登记号。.- 案卷流水号 项目代号 二级类目号 一级类目号三、案卷号由一类目号、二类目号、年度号、盒号构成。.- 盒号 年度代号 二级类目号 一级类目号档案编号分类表详见附件5C 不同保存价值的文件应分开组卷。D 凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。E 文件材料装订前应剔除金属物。F 图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。4.2.3供利用：4.2.3.1加强基础工作：4.2.3.2编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；4.2.3.3安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；4.2.3.4开辟阅览方式，向档案用户提供档案信息；4.2.4开展查借服务：4.2.4.1借阅A公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；B非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；C借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；D借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。4.2.4.2借出A档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。B非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出；C借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。D电子档案借阅：档案使用人如需借出电子档案，须填写档案借出登记表，借阅人须注明电子版档案发给何单位何人。4.2.4.3 复印A档案使用人若需复印档案资料时，须经档案员同意；B图纸资料若需借出复印时，须经档案员同意并严格控制复印份数。C若公司员工离职，该员工在档案室所复印的资料请归还档案室，做好交接记录，确定该资料的交接人。交接档案室后，做好档案销毁登记后，该资料做销毁处理。4.2.4.4清点档案A日常清点：每季度或半年清点一次档案，清点档案时需清点人在清点档案清册上签字并写明清点结果。B 特殊清点：管理档案人员离职时，需要清理档案，做好交接记录及在清点档案清册上做好记录。4.2.5销毁4.2.5.1流程档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查结果上报部门经理档案管理员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁保留扫描电子档案4.2.5.2要求A准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。B各部门办理事项用到公司执照复印件时，档案室提供的复印件若有没有使用的需归还给档案室，归还后，档案室做登记修改，归还后的执照复印件做销毁处理。C平时工作中各部门交给档案室的资料若有修改替换的，原资料需在档案销毁清册上做登记，登记后经部门经理确认签字后做销毁处理。D批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。批准销毁的电子档案，需在移动硬盘中删除。E纸质版和电子版档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以上示负责。5 文件历史：无。6 附 件：附件1：文件交接单。附件2：档案借阅登记表。附件3：档案销毁清册附件4：清点档案清册附件5：编码分类表附表1： 文件交接单序号日期文件名称数量交接人接收人备注 附件2： 档案借阅登记表序号日期文件名称数量借阅人借出人审批人附件3： 档案销毁清册序号日期文件名称数量销毁原因备注申报人： 审批： 销毁人：附件4清点档案清册序号日期卷名数量清点结果清点人附件5 档案分类表一级类目二级类目基 本 范 围类号类目名称类号类目名称1行政管理01文件事务企业筹备期工作、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更、机构调整、综合性行政事务工作、领导班子活动、文秘、保密工作、文件管理等02合同管理01采购、02基本建设、03科研、04委托、05行政、06尽职合同03会议纪要公司公议类文件。04红头文件公司对外红头文件管理05GMP公司GMP认证文件管理06审批单公司各类审批单07外事工作外事活动、接待工作、政府事务、项目申报资料等。08法纪监察法律事务、政纪监察、违纪案件审理、公证工作等。09书籍管理公司各种书籍管理10目录公司各类文件目录11教育培训职工教育与培训工作等。12医疗卫生医疗保健、卫生、计划生育、职工职业病防治工作。13后勤福利职工生活福利、住房管理、绿化管理、水电管理等。2电子档案01接待公司接待相关。02其他公司接待以外相关。03人事公司员工归档工作资料、电子类人事档案。04图纸基本建设类图纸及资料05研发涉及研发品种类的绝密档案。06财务管理财务相关电子档案。3人事劳资档案类01工作资料员工工作资料.02员工档案员工档案03离退休职工离退休职工档案04死亡职工档案死亡职工档案05人事管理职工人事管理、劳动合同管理、社会保险、职务任免、职称评聘、离退休人员管理等。06薪酬薪酬构成、标准、工资实施方案07绩效绩效管理、标准、实施方案4基本建设类01基本建设图纸02住宅楼、办公楼、厂房等及相关配套工程项目从立项到竣工以及改、扩建、维修全过程形成的档案资料。5科研类01自研品种02外部引进6财务审计档案类01凭证各种会计凭证。02帐簿各种财务帐簿。03报表各种财务报表。04审计工作各专项审计工作活动等。05评估报告各种评估报告06其它2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报： 2010年读书节活动方案一、 活动目的：书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！ 二、活动目标： 1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。 2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。 三、活动实施的计划 1、 做好读书登记簿 （1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。 （2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。 （3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。 2、 举办读书展览： 各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。 3、 出读书小报：