综合部行政秘书岗位说明书.doc

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山东运营管理区
综合部行政秘书岗位说明书
岗位名称
综合部行政秘书
岗位编号

所在部门
综合部
岗位编制

直接上级
综合部行政主管
职 系

直接下级

岗位分析日期

职责概述： 协助行政主管主持综合办公室日常工作。
职责一
职责描述：综合管理工作
工作任务
协助行政主管负责综合办公室的管理、调配、工作安排。
负责运营区职场环境的检查与监督。
职责二
职责概述：通讯管理工作
工作任务
负责协调办理运营区电话的安装、迁移、维修。
职责
三
职责概述：办公用品管理工作
工作任务
检查库房办公用品使用情况，提出采购计划。
验收并办理办公用品的入库。
做好使用、领用记录。
职责四
职责描述：日常工作
工作任务
负责日常电话接听、传真的收发及文印工作。
负责运营区办公室、会议室等办公场所卫生清理。
负责办工场所公共区域卫生检查，并对物业公司保洁人员工作进行监督。
协助行政主管做好公司各项会务与接待工作。
管理、使用、维护文印设备等办公设施。
结合实际需要调配办公房间。
职责
五
职责描述：其它工作
工作任务
上级布置的其它临时性工作。
岗位权限：
人事权
权限一：有对本部门业务工作的指挥权
权限二：对所属工作分配权、考核权、工作监督权
财务权

业务权
权限三：有权拒绝没有手续的打字、印刷、装订、复印工作。
权限四：有权拒绝他人进入文印室及翻看文印室内的文件、材料。
权限五：有权拒绝印制未经批准的机密文件或非法印刷品。
权限六：有权拒绝无关人员进入领导办公室。
权限七：有权制止不爱护会议室公物和卫生的行为。
权限八：有权对违反通讯管理规定的行为予以制止。
权限九：有权对通讯用超标的单位进行扣款及处罚。
权限十：有权对各单位通讯业务进行管理。
权限十一：对公司通讯费用有考核权限
工作协调关系：
内部协作关系

外部协调关系

任职资格：
教育水平
大专及以上学历。
专业及职称

工作经验
2年以上办公室工作经验。
专业知识技能
受过行政礼仪、办公软件等方面的培训
管理知识技能

其它事项：
工作环境
一般室内办公
工作时间特征
正常工作时间，偶尔出差
备注：
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