集团材料部管理规章制度.doc

MMMM材料规章制度（2012） 材料部第 号 材 料 部 管 理 制 度 材料部属公司及工程项目管理重要部门，全面负责公司工程材料、设备的采购及工程中涉及材料、设备价格的审核工作。为规范本公司工程材料、设备采购管理工作，满足工程需要，降低工程成本，提高经济效益，同时保证集团公司对项目成本达到有效控制化投资，响应集团企业理念精神的展开，根据公司管理要求和公司实际情况，特制定本制度。一、材料部职责与范围（一）负责公司材料、设备采购办法、流程、审批单的制定和实施（二）负责公司所有工程用材料、设备的招投标、询价、比价、认价、合同签订及采购工作，并协助相关工程单位对进场材料、设备进行检测验收，对合同中所有材料价格的审核工作；（三）负责建立完善的合同分类管理、材料出入库管理、库存材料明细帐目并每月编报表至财务部、各领料单位，并编制库存盈亏的汇总报告。（四）及时了解掌握工程建设用新材料的规格性能，随时掌控建材市场的价格走势情况，为工程建设及时提供材料方面的预测支持。（五）负责制定并实施材料部管理制度。 二、采购材料、设备应遵循的原则 （一）实行货比三家的原则。比价采购的原则和同样的质量比价格、同样的价格比信誉的工作方法，尽量采购符合环保要求的产品。采购过程中，首先要遵循工程主管工程师技术上的指导和要求，选择合适的质量等级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对，择优选择合格的合作单位。 （二）公开招标的原则。使用量较大，总价值超过10万元的材料和设备，必须进行本公司范围内的公开招标，组成有总经理、部门经理、主管工程师、预算主管参加的评标小组进行评标。材料部将评标小组意见书面呈报并经总经理同意后，进入议标和合同谈判直至签订合同。价值2万元以上的材料、设备采购必须签订书面订购合同。价值1万元以下-1000元以上材料由使用部门领导填写材料申请单后经分公司经理/部门经理签字审核后交予会计主管材料款费用审批后送至材料部经理再度审核确定是否予以采购。1万元以上的采购行为必须经主管副总与材料部经理协商认可后才能进行提料采购。1000元以下零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加，而且此采购材料可以由各使用部门及工程项目部自行采购，但是采购前必须经材料部审核采购初始报价，如发现初始报价有较大误差，由材料部人员负责调整采购报价表后交予材料使用方进行采购。采购后的票据经报销前需经材料部门主管领导签字审核后财务部门才可予以受理。 （三）项目经理、主管工程师确认的原则。对技术要求较高的材料、设备，进行市场考察须有项目经理或主管工程师参加，对其中的技术内容须有工程技术人员的确认。 （四）对采购过程中发生的“回扣”必须如实上交公司财务部，不得据为已有，不得故意采购质次价高产品，否则将追究当事人的责任 （五）根据用料部门的采购计划，经审核无误后，按用料部门的要求、时限组织实施。货到现场后应立即组织有关人员进行验收，如品种、规格、质量、数量等发生错误时，应分析原因，立即通知责任方纠偏，并根据公司质量管理相关规定严格执行，发生费用由责任方负担。 （六）对驻外工程，现场材料部人员(含材料员及库房管理员)隶属集团材料部。现场材料采购员必须编制月材料需求及采购计划，上报集团材料部审核，并每天早晚发送当天采购材料统计登记表及次日采购计划及估算材料费用拨款申请。现场材料库房管理员必须每天早晚发送当天库房入库、出库记录统计登记表及库存统计表，做好互相监督审核、审查工作的进行。公司材料部应针对工程及工程所在地市场情况，重点对采购价格给予指导确定，同时对月材料款根据公司月财务状况给予核定审批。对于大宗材料或设备，可优先考虑从集团本地直接发货。 三、材料、设备仓贮管理（一）合同管理 材料部签订的合同及流程审批表，复印件一份交公司总经理办公室存档，原件一份由部门内勤归档，原件一份交财务部备案，需交工程部履行的另外交付复印件。材料部经理负责对所有合同履行情况进行审查和评价。（二）出入库管理 本部门范围内采购的材料、设备必须进行严格的出入库登记，对各个供应商和各材料领用单位建立详细的明细帐，对付款金额和进度建立明细帐。 每个月必须与财务和各领料单位对帐一次，对库存材料进行盘点，对库存材料盈亏情况及原因写出报告。报告一式三份，资料管理员存档一份、部门经理一份、主管副总一份。四、材料部日常工作制度 （一）材料部组织制度： 1、材料部部门经理领导下的材料工程师负责制。 2、材料部根据建设项目的需要可设项目材料部，实行项目负责制； （二）材料部定期例会制度（星期五上午8：30）。总结一周的工作完成情况,分析材料价格变动趋势，为材料采购提供决策依据。制定下周工作计划及为了完成计划而采取的有效手段等。 （三）公司文件、业务流程审批表应传达到部门岗位人员并建立交接记录，由资料管理员负责建档保管。 （四）合同协议凡由材料部负责签定的合同，必须确认合同方的法律资格，经相关部门审查后，报主管副总审批后方可施行。五、材料部岗位职责（一）材料部经理岗位职责 在公司总经理指示下，落实集团精神，控制材料成本及有效运作： 1、确保质量管理体系、文件控制程序、工作流程程序在材料部的有效实施，负责上报流程再造。 2、监督本部门员工按工作程序有效工作，达到公司要求，确保实现本部门的质量目标。 3、负责本部门工作范围内工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格认证审查与签署工作。 4、负责本部门工作范围内工程材料、设备合同执行情况的监督与货款支付审查工作。 5、负责对现有工程材料、设备供应方作出评价、评优、淘汰及扩大范围的选优工作。 6、组织学习考察新材料的性能指标，及时掌握建材的价格市场走势（二）材料部副经理岗位职责 在材料部经理领导下工作，配合材料部经理的工作，负责各项工作的具体落实实施： 1、负责工程材料、设备的采购及采购合同的起草、拟定工作，及工程有关材料、设备的价格信息的收集整理工作。 2、 负责与各材料设备供应商的联系及材料样品和合同履行的认证工作。 3、负责与各供应商的结款付款的呈报审批和划拨款工作； 4、对于购进材料设备在使用过程中进行抽查和二次检查验收； 5、定期对于材料库的出入库账目和库存材料账目进行检查核对（三）材料员岗位职责 在材料部经理的领导下做好本职工作，严格遵守公司和本部门各项规章制度，全心全意地为工程建设服务。 1、严格按照工作程序，认真履行工程材料、设备采购工作的审批手续。 2、严格按照货比三家、比价采购的原则，依照同样的质量比价格、同样的价格比信誉的方法，评价对本工程最适合的、合格的供应商，按质、按量、按时采购材料，确保供应，满足需求。 3、积极配合工程部门和监理公司对甲方认价、乙方采购的材料设备做好进场前的检测检验和进场后的验收工作。 4、积极主动地学习、考察现行建筑行业方面的新材料、新工艺，积极储备供货方信息，对主要建筑材料及时掌握市场价格行情，并针对市场走向及时作出材料价格预测，为材料采购或认价做好准备。（四）资料管理员岗位职责 在材料部经理的领导下做好本职工作，严格遵守公司和本部门各项规章制度，全心全意地为工程建设服务。 1、对来访单位认真进行登记造册，广泛储备货源渠道，及时掌握市场行情。 2、严格执行出入库记录制度，建立库存材料明细帐和应付材料款明细帐。每月与公司财务和各领料单位进行对帐盘点，做到帐帐相符、帐实相符。对存在的问题及时查找原因并与库存盈亏情况汇总报部门经理。 3、负责本部门与相关单位来往文件的收发、记录、存档，及时通知和督促责任人直至其工作完成。六、材料制度： 为了保证材料部能够正常的运转，并控制采购材料的质量和与供应商结合其供货能力是否能够满足工程进度的要求甲方材料小组询价需遵循以下制度：1、材料管理必须坚持合理选材、物尽其用，质优价廉的原则。2、坚持按设计要求选用材料，由专人负责监督施工方购料、用料。3、对工程所需的主要材料，水泥、钢材、木材、水电材料、红砖等，坚持定品牌、定厂家、定合同，坚持认真考察、比较、跟踪采购、验收，做到所有主要入库建材，都有甲方材料员验收。4、对工程主辅材，建立样品入库制度。对所有工程用材都要求使用合格以上产品。必须要求有商标和材料说明书，并注明厂家、商家，考察供应商的厂家规模和信誉度，是否有能力供货及是否能够及时供货。5、加强对施工方用材的管理和监督，不允许施工方使用不合格产品，不允许施工方偷梁换柱使用非甲方认可的材料。发现施工方违反协议，除立即责令返工外，处1000元至5000元的罚款，从工程款中扣除。6、加强对材料规范管理，主管领导、技术员、现场施工员、材料员组成材料监察小组，负责定材、选材、监督和验收。7、材料员必须坚持原则，廉洁奉公，不允许假公济私，收取回扣，不允许向乙方推销产品。8、材料管理人员必须坚持不断学习，要求对建筑所需用的材料有关成份、性能、特点以及市场价格基本做到心中有数。为领导对有关建筑材料的确定提供相关依据。9、材料管理人员必须做到勤跑市场，即勤跑施工工地；勤查看，即勤查看材料商标、合格证、生产厂家、出厂材质说明书是否与材料相符；勤查问，即勤查问材料按规范、按批次取样做送检；勤记录，即对应掌握材料情况必须进行逐日登记。10、材料管理人员做好各种材料取样、贴签、存库工作。11、建立工程材料资料档案，乙方材料员必须负责对材料的选定、采购、样品及验收进行规范的文字记载。 七、甲指材料制度：1、甲方指定材料的范围：甲方认为可能影响工程质量的各种材料。2、指定材料的方式：1）对质量稳定、价格相近、易于甲方检查验收的建筑主材，如钢材、水泥，甲方可以指定35家或品牌，由乙方在指定的范围内进行采购，货款乙方自行支付。2） 对品牌众多、质量不同价格差异较大、不易甲方检查验收的建筑材料，如安装材料、装饰材料、防水材料等，由甲方指定厂家（或供货商）、指定价格（简称甲方“双指”材料），乙方必须按甲方指定的厂家（或供应商），并按甲方指定的价格签定采购合同，甲方给予付款的担保。甲方对“双指”材料认质认价，甲方给予乙方一定的采保费。八、甲供材料制度 、公司材料部是材料设备采购、供应、管理的职能部门。采供部根据审核后的施工单位材料需用计划，进行材料设备的招标工作，选择优质供应商，签订材料设备购买合同（简称采购合同）。、材料部根据审核后的材料需用计划，进行采购工作，并送货到施工现场，施工单位办理相关验收手续。、采购合同约定的供应商的付款方式（现款、银行承兑汇票、一月内结算等）由材料部和财务部商量确认。、严格按照采购合同约定，支付材料设备货款。采取预付货款（含银行承兑汇票）方式，供应商应开具收款收据。甲方预留质量保证金，应向供应商开具收款收据。甲供材料与施工单位的结算、在与施工单位签订建设工程施工合同（以下简称施工合同）中应明确界定甲供材料的结算办法。、根据“财税2006114号”文件规定，甲供装饰材料是可以不作为工程总造价的组成内容计交营业税金及附加的。因此，甲供装饰材料，仅与施工单位进行材料用量结算（即量差结算），而不结算材料价款本身。、甲乙双方根据施工合同约定进行甲供材料（不含装饰材料，下同）的结算。结算价格按照甲方实际购买价格进行结算，结算数量按照乙方实际验收的材料数量。每月结算甲供材料时，应附“甲供材料设备结算清单”，所有甲供材料设备必须有施工单位的验收记录手续。“甲供材料设备结算清单”经甲乙双方的材料主管人员、财务主管人员签章认可后，作为抵扣工程进度款的依据。、每月支付工程进度款时，首先应扣除甲供材料设备价款，然后才能支付施工单位工程款。 、根据工程进度情况（基础、主体、装饰）付款的，当形象进度达到合同约定支付工程款时，必须扣除甲供材料设备款项。九、 一般材料制度 对于工程施工中，属于小乙方采购的材料，集团公司材料部有权对材料采购品牌、地点等进行指导。小乙方必须提供完整材料证明文件供集团公司材料部检查，对于不合格材料，材料部有权要求项目对不合格材料进行清场处理，并加倍处罚。十、部门协作1、 材料部与财务部：材料部必须根据集团财务管理制度，定期进行材料款核对，配合其对公司材料账目的汇总。及时反映供货商材料货款信息，根据工程材料所需情况，会同财务进行材料款结算。2、 材料部与预算部：提供当前材料市场价格信息，工程开工后，预算部应及时提供工程材料、设备、构建汇总表，以备材料部根据此数量对材料数量进行阶段性及总用量进行有效控制。3、 材料部与行政部：大宗设备、材料的采购，材料部必须索取材料商的工商许可证等资料，会同行政部对材料商进行诚信、实力等审查，做到前期把关。附表：材料采购申请单 固定资产采购申请单 比价采购审批单（1000元以下材料使用） 材料认质认价单 材料采购合同样本 河北铸鼎建设集团有限公司 二零一二年四月材 料 采 购 申 请 单 采购单编号：申请部门/公司申请项目名称申请日期使用日期材料名称规格/型号/颜色数 量特殊要求材料名称规格/型号/颜色数 量特殊要求材料名称规格/型号/颜色数 量特殊要求材料名称规格/型号/颜色数 量特殊要求预算部审核材料名称预算图纸要求规格/型号/颜色预算图纸 数 量预算价格预算部审核材料名称预算图纸要求规格/型号/颜色预算图纸 数 量预算价格预算部审核材料名称预算图纸要求规格/型号/颜色预算图纸 数 量预算价格使用申请人签字主管/经理签字会计主管签字预算主管签字材料主管审核签字采购价格统计（总材料款）采购员签字实际金额统计比价材料采购审批单 填制单位： 日期 ： 编号： 序号材料名称规格型号单位数量报价单位名称报价单价报价单位电话联系人备注序号材料部审核材料名称规格型号单位数量可采购商店/经销处材料审批价格经销处电话联系人审批集团执行总裁部门经理/主管会计主管项目经理集团材料经理材料采购员预算主管资料员固定资产采购申请单年 月 日申请部门：申请人： 资产名称（规格、型号）单价（元）数量合计总 计购置原因（购置要求）：（可后附材料说明）部门资产管理员签字：部门领导意见： 财务部意见：集团财务总监意见：综合办公室意见：集团执行总裁意见：询价供方名称报价联系人联系电话确定购买方：询价人：本表格一式三份（综合保障部、财务部、申请部门各执一份）材料认质认价单序号材料名称规格型号品牌单位参考数量申报单价（元）认价（元）采购日期备注备注审核意见监理单位现场监理： 总监： 单位盖章代建单位工程部经办人： 负责人：合同预算部经办人： 负责人：主管领导经办人： 负责人：建设单位项目部经办人： 负责人：相关部门经办人： 负责人：合同预算部经办人： 负责人：分管领导 盖章注：认证单一式4份合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责