合同、印鉴管理制度.doc

第一部分 合同管理制度第一条 总则1.1为了促进和保障公司对外经济活动的开展，规范公司合同签订、履行、管理行为，明确员工在合同管理工作中的职责，防止公司蒙受不必要的经济损失，特制定本制度； 1.2合同作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，因此，凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生业务往来，应当签订书面经济合同； 1.3本制度所指合同是指公司与客户之间就某项经济活动相关权利义务关系签订的书面协议，包括合同正式文本以及双方有关修改合同的文书、图表、传真件等。第二条 合同的订立2.1公司与客户就某项经济活动经协商一致后，应当及时订立书面合同。合同文本原则上使用公司拟定的文本，如客户提供合同文本，应当视情形要求客户提供合同电子文本。公司经常使用的合同文本由业务部门提出基本文稿，由相关部门和法务人员/法律顾问审定合同基本文稿，各部门按照基本文稿要求拟订合同文本，合同内容一般包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任、双方经办人的签字及签订时间等主要条款，合同内容应完整、严谨，并充分维护我公司权益；2.2国家有关部门有格式化的合同文本，可由经办人参照格式合同文本，并将双方协商确定的有关合同条件填写于格式合同文本内，重要合同由法务人员法律顾问负责拟稿，拟稿完毕后，经办人填写合同审批单，与合同文本一并交部门经理、财务部及相关领导审核；2.3财务部根据财税法规、财务制度和资金情况对合同文本审核，同意后由审核人在合同审批单上签字确认，合同标的额超过人民币50万元(包含50万元)的合同还需要递交法务人员/法律顾问审核。财务部应当在收到经办人递交合同文本之日起二日内审核完毕；2.4法务人员法律顾问根据法律规定对合同文本进行审核，同意后在合同审批单上签字确认，法务人员/法律顾问应当在财务部递交合同文本之日起二日内审核完毕；2.5总经理或分管副总经理对合同进行审核，根据董事会授权权限在合同审批单上签字或者提交董事长签字；2.6履行完上述审批手续后，行政人事部对合同文本进行编号、登记，（如有需要，经办人应当向行政人事部提供合同的电子文本）；编号登记后交印章保管人加盖公司印章； 2.7印章保管人应当审核递交的合同审批单，并对合同审批单上注明的文件名、内容摘要、合同编号、审核人签字等与合同进行对照和审核，无误后方可加盖印章，合同两页以上须加盖骑缝章，合同有效附件（附图、附表等）亦应加盖公章；2.8公司应当保存合同原件一式三份，合同各方盖章完毕，印章保管人应当将其中一份合同、合同附件以及与合同有关的业务资料与合同审批单一起办理归档手续；一份递交财务部，作为财务部付款、审核、监督的依据；一份由经办部门保存，作为经办部门履行合同、监督合同执行的依据；2.9作废的合同应依上述流程履行手续，并将所有份数合同随附，最后由行政人事部门归档。第三条 合同的履行3.1合同订立后，在履行过程中，经办人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应及时向部门经理报告，并依上述流程签订书面协议并履行审核手续；3.2如在合同履行过程中，发生对方违约或对方将履行不能以及我公司单方面解除合同等情形，经办人应及时向经理汇报，并通知行政人事部、法务顾问协助实施；3.3在合同履行过程中，对方履行如有瑕疵或其他违约情况，相关人员（经办部门或与本合同执行有联系的相关部门）应有较强的取证意识，注意记录相关情况并妥善留存相关证据文件（包括文字记录、双方致函、照片、实物等），以便于维护公司权益所需。第四条 合同资料的管理。4.1合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。各公司合同文号见附件；4.2 档案管理人员应当做好合同的登记、归档管理工作；4.3 各有关人员应妥善保管合同以及与合同有关的资料，包括但不限于与该合同履行有关的文书、图表、传真件、影像资料等；4.4每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员（经办人）应及时将合同履行的有关资料整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意放置、销毁、遗失；4.5 合同归档后，如因工作需要，相关人员可以向档案管理部门借阅、使用，但须妥善保管，及时归还，不得自行长时间放置，档案管理人员应经常检查合同借阅、使用记录，督促相关人员及时归还。第五条 责任5.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；5.2 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，除追究相关人员经济和行政责任外，公司依据国家法律追究其法律责任.附件：- 6 -第二部分 印鉴使用管理制度第一条 总则1.1印鉴是公司存续和权利的象征，公司每位员工都有责任和义务按公司制度规定 合理使用公司印鉴、保护公司印鉴；1.2本制度适用于本公司。第二条 印鉴类别2.1本制度所称印鉴分为公章类（包括合同专用章）、财务印章类和法人名章类三种。第三条 印鉴管理3.1公章类印鉴和法人名章类印鉴由行政人事部安排专人进行保管，财务类印鉴由财务部统一保管；3.2保管印鉴的人员统称印鉴保管人；3.3 印鉴保管人员必须会同印鉴交接人员一起，建立印鉴台帐，注明交接日期，交接印鉴的种类和数量，交接双方签字确认；3.4公司印鉴除应当按照规定办理审批手续外，应当在印鉴保管人员指导下办理印鉴使用登记手续；3.5印鉴保管人员工作岗位发生变动，应当按照规定对其保管的印鉴进行交接。3.6如使用年久自然磨损，印鉴保管人需报经董事长或总经理批准，另行制作。3.7 保管人如遗失印鉴，将参照有关员工严重违纪的规定处理；3.8 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。第四条 印鉴使用4.1 印鉴使用人因业务需要携带公章外出，应当填写印章借用审批表，说明使用的事项、理由等，经部门经理同意签字批准后，报董事长或者总经理、分管副总经理签字批准，印鉴使用人员凭该审批单办理印鉴借用手续；4.2 印鉴保管人应当对审批单进行审核，确认无误后办理印鉴借用登记手续。印鉴保管人应当亲自携带印章与借用人一起前往需盖章部门地点，办理盖章手续，并将加盖印章的文件原件取回存档，如因对方原因确无法取回原件，则应当将复印件取回，说明情况后存档。印鉴保管人应当妥善保管印鉴，使用印鉴后，应立即返回公司，不得在外办理其他事项；4.3 因携带印章外出产生的一切责任由印鉴保管人承担。第五条 用印规定 5.1合同是指公司与其他公司或个人或其他经济组织签订的各类合同、协议。公文是指公司向国家机关及各级政府主管部门呈报的报告、发出的公函以及与其他单位或个人往来的公函、发文等；5.2合同应当按照公司合同管理制度规定的程序、公文应当按规定的程序履行“合同/文件审批程序”后方可用印，并在印鉴保管人员指导下填写印鉴使用登记表；5.3 印鉴管理人员应当对审批事项、审批事项与文本的一致性、文本的份数等内容进行审核，在确认无误的情况下方可加盖相应的印鉴。多页文件应该加盖骑缝章。5.3 印鉴管理人对未经签发的合同、公文，不得擅自用印5.4 同样文件再次用印，可由部门经理审批，印鉴管理人应记录在案，以备查询5.5印鉴保管人员应当在公文、合同、表单加盖印章后，将合同/文件审批单、文本的正本一并归入应归档案。如表单无法留存正本，则应当留存复印件。如合同对方尚未加盖印章，则印鉴保管人员应当在印鉴使用登记表上作相应纪录，并督促印鉴使用人将合同及时归档。 5.6用于发票、支票、银行支付凭证及其他与财务相关的文件或票据。具体使用规定另见公司财务管理制度。5.7法人名章类印章用于支票及其他银行支付凭证以及需加盖法人名章的文件，参照上述规定执行。附件：表格印章启用单印章交接登记表合同/文件/用印审批单公章(专用章、法人章、财务章、部门章)使用备查簿合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责