客户档案合同管理办法.doc

客户档案及合同管理办法为了加强公司客户档案及合同管理，根据公司实际情况，制定本管理办法。凡公司所有档案合同，应当依照本制度管理档案合同。 部门主管必须加强客户档案合同管理工作的领导，建立合同档案的保管、查阅和销毁等管理制度，保证购机合同妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失。一、客户档案合同的构成客户档案合同是记录和反映购机人购机业务的重要依据和证据。一般主要包括购机人的购机合同文本，如果是分期业务，还包括整机合格证、发动机合格证、钥匙及欠款归还协议等原始资料。二、客户档案合同的日常管理（一）合同文本管理签订的合同，应当载明档案袋所装材料，购机类型、整机编号、购机时间等详细信息。合同文本存放应当归类，防潮、防火。（二）合同文本的查阅及借阅客户档案合同有专人负责保管，当需要查阅或借阅合同时，应当通知专门负责人，保管人员向部门主管提出申请，经主管同意方可查阅或借阅，并要及时归还，归还时应当检查合同文本是否完好无损。（三）合同文本的销毁 合同文本的销毁主要是指已经履行完所有义务或合同已存放3年过期，经主管领导同意，予以销毁。对销毁的合同应当登记备案。（四）合同档案中合格证及钥匙的归还合同档案中关于整机合格证和发动机合格证及钥匙的归还，是指当时客户办理融资业务时，根据临工厂家要求和公司实际，对整机合格证和发动机合格证及钥匙各一把予以扣押，当购买人付清所有款项后一并归还。再归还时要求客户签字确认。不得代领或冒领。三、合同管理的奖惩规定（一）全年无合同文本损毁、丢失等现象，奖励100元；若出现一次损毁、丢失等现象罚款100元，一次类推。（二）合同存放分门别类，摆放整齐，方便查阅或借阅的，奖励50元，否则罚款50元。