客户档案合同管理办法.doc

客户档案及合同管理办法

为了加强公司客户档案及合同管理，根据公司实际情况，制定本管理办法。凡公司所有档案合同，应当依照本制度管理档案合同。
部门主管必须加强客户档案合同管理工作的领导，建立合同档案的保管、查阅和销毁等管理制度，保证购机合同妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失。
一、客户档案合同的构成
客户档案合同是记录和反映购机人购机业务的重要依据和证据。一般主要包括购机人的购机合同文本，如果是分期业务，还包括整机合格证、发动机合格证、钥匙及欠款归还协议等原始资料。
二、客户档案合同的日常管理
（一）合同文本管理
签订的合同，应当载明档案袋所装材料，购机类型、整机编号、购机时间等详细信息。合同文本存放应当归类，防潮、防火。
（二）合同文本的查阅及借阅
客户档案合同有专人负责保管，当需要查阅或借阅合同时，应当通知专门负责人，保管人员向部门主管提出申请，经主管同意方可查阅或借阅，并要及时归还，归还时应当检查合同文本是否完好无损。
（三）合同文本的销毁
合同文本的销毁主要是指已经履行完所有义务或合同已存放3年过期，经主管领导同意，予以销毁。对销毁的合同应当登记备案。
（四）合同档案中合格证及钥匙的归还
合同档案中关于整机合格证和发动机合格证及钥匙的归还，是指当时客户办理融资业务时，根据临工厂家要求和公司实际，对整机合格证和发动机合格证及钥匙各一把予以扣押，当购买人付清所有款项后一并归还。再归还时要求客户签字确认。不得代领或冒领。
三、合同管理的奖惩规定
（一）全年无合同文本损毁、丢失等现象，奖励100元；若出现一次损毁、丢失等现象罚款100元，一次类推。
（二）合同存放分门别类，摆放整齐，方便查阅或借阅的，奖励50元，否则罚款50元。