我国企业档案管理理念问题分析研究.docx

我国企业档案管理理念问题分析研究 摘要：企业档案管理工作始终受档案管理理念影响，尤其表现在价值取向，目标定位以及行为方式。要解决企业档案管理中存在的问题，第一步便是分析档案管理理念。当前我国正处于理念转变的关键时期，本文重点梳理了档案事业中存在的管理标准落后、目标定位模糊、数据条块化、技术更新应用迟缓等方面的问题，并给出了相应的解决措施。关键词：企业档案管理;理念问题;解决思路在我国，企业档案管理工作始于上世纪中叶，经过近30年发展业已取得良好发展，档案管理理念也取得了长足进步。当前，我国已进入市场经济的深水区，现代企业制度也在社会上逐步建立和完善。企业档案管理理念也必须随之而进行“升级换代”，契合企业现实需求。管理理念往往会受限于所处的社会现实环境。我国的企业档案管理理念形成于计划经济时代，单一公有制是社会主流，企业也是国家主管机关的下属组织，其档案自然也被当作国家资源，最终流向各级档案馆。管理理念、管理模式，乃至管理制度都是以档案局的要求为准，管理的目的是以收藏为主、利用服务为辅。此种模式下的企业档案管理部门相当于是国家档案馆的中转站。改革开放以来，随着计划经济体制逐步退出历史舞台，市场经济主导的营商环境中，企业可以具有独立法人资格，政企分离成为常态。企业自主经营，政府转向服务，重点行业加强监管。企业档案管理变成了内部事务，形成了有别于传统模式下的管理体系。尽管如此，我国企业档案管理仍然存在着一些问题亟待研究解决，特别是在管理理念层面问题，更是不容忽视。1 目标变更带来的档案管理困惑档案法实施以前，我国档案事业是按照属地或行业管理模式，将有价值的档案资源向所属档案馆移交，用以丰富馆藏、兼顾使用的目的，相应的档案管理法规体系、管理标准体系均是带有行政手段的色彩。档案法实施以后，将档案作为资产纽带和实施现代化管理为重点，把服务于基层单位对档案的需求为目标，进行了一系列改革。2014年，中央发布了加强和改进档案工作的意见，旨在解决企业档案缺乏明确顶层设计、建设动作迟缓、档案技术停滞不前、存在行政化思维等问题，取得了一定的成效，但仍然存在一些具体问题有待解决。一直以来，企业档案管理标准是参照档案馆进馆要求而制定的，忽略了各个行业、各个企业生成档案、保存档案和利用档案的差异，一些不在纳入档案馆管理的企业档案，应当拥有一定自主权，不在以能否进馆作为唯一目标。2 组织规划陈旧导致档案资源碎片化隐患因历史和认知水平影响，我国企业档案资源的组织规划形成于特殊时期，档案资源管理倾向于档案馆模式进行组织规划，忽视了企业档案的整体性和关联性。如一个建设工程项目或者新产品研发项目档案可能会被分割到不同的档案部门，造成了项目资源被人为切割。条块化管理模式更是加深了这一现象出现的频次。之后，档案管理引入信息技术，组织规划并未适应信息化发展，反而将信息技术削足适履，竟然出现了以电子数据载体类型为标准划分档案资源的情况。3 业务标准协同性差和精细化欠缺致使目标错位3.1 档案业务标准之间协同性差问题不同企业档案业务标准形成于不同的企业发展状况和社会现实环境，经常带有历史局限性，理念陈旧、要求过时等现象时常见之。例如形成于1992年的企业职工档案管理工作规定仍在使用，不但脱离了企业档案管理实际情况，而且制约了档案管理技术的普及和应用。各类档案管理大都介于手工管理和现代化管理之间，企业档案资源分散在不同环节之中，制度层面业务协同性差致使档案管理目标错位，较大地影响了我国档案管理水平的进一步发展。3.2 业务标准精细化欠缺问题企业档案业务标准精细化不足主要表现在：一是档案归档制度不完善，如档案归档制度规定了文件材料的类别、主要内容、保管期限，却往往未规定归档主体、归档时间、归档份数、归档类别、归档载体等，致使档案归档效率低、效果差。二是档案归档缺乏指导性文件，出现了既可以按照活动性质归档，也可以按照载体材料进行归档，档案分类与编号系统混乱导致归档后档案信息逻辑混乱，甚至丧失了清晰表述事件情况的基本功能。三是档案管理流于表面形式，特别是档案管理在检查、验收环节过于看中档案盒外表规范化、美观化，忽略了档案归档的根本目的，使档案管理目标错位。4 档案管理信息化方式陈旧陷入现代化困境信息技术最初是以辅助管理目标被引入到档案管理工作中的。当时手工操作模式盛行，计算机技术只能辅助管理。信息技术发展到现在，往往以更大规模地重构企业工作流程，档案管理只是作为企业业务信息系统的一小部分非核心功能被纳入其中。但问题在于档案信息系统在调研分析、系统设计环节都被深深“植入”了人为管理、手工操作的逻辑基础，系统功能更是完全仿照了传统管理方式设置，档案资源被割裂自然在情理之中，完全背离了信息系统对企业数据的共享性、整合性、关联性之目的。企业档案数字化是主流趋势，原本作为企业优势的档案信息化建设，现在由于系统兼容性问题，处处受限。5 企业档案管理理念体系化改进措施5.1 调整优化企业档案管理目标要转变档案管理理念首先要调整优化管理目标，确立较为清晰明确的目标定位。将有效利用档案作为企业档案管理的总目标，并在这个总目标的指导下，根据企业性质、层级、价值取向确定符合企业个性化的档案管理制度体系。5.2 调整优化企业档案资源建设策略建设以企业档案分类和编码标识为核心的资源体系，辅以档案信息化，破解企业信息碎片化、条块化问题，让企业档案回归原始记录功能。5.3 调整优化企业档案业务标准依据企业自身发展状况更新升级档案业务标准，加强对业务操作精细化、协同化，探索创新业务自动化、智能化，确保档案工作稳步向前发展。5.4 積极推进档案技术升级换代调整优化档案顶层设计，运用信息化思维逐步重塑档案业务流程，强化企业信息资源长远规划建设，采用开放式信息架构，确保系统间兼容性。企业档案管理工作健康快速发展离不开管理理念与时俱进，以档案层级化管理和自主化建设为抓手，综合运用多种改进措施，逐步解决当前遇到的问题，确保企业档案事业有序发展。参考文献1王秋英.如何推进企业档案管理模式的转变J.陕西档案，2013（04）：30.2宫晓东.我国企业档案管理理念改进J.档案学通讯，2018（03）：4-8.3郭德洪，王强.现代企业档案管理新理念J.中国档案，2012（04）：68-69.4李侃.内容管理：企业档案管理的新理念J.机电兵船档案，2018（04）：37-39. -全文完-