表格管理chuan.doc

XX化妆品有限公司
程序文献
文献编号：LC
受 控 号：
修改日期：
题目（Subject）：
表格管理规程
生效日期：批准之日起
页 数：
编 制/日期

审 核/日期

批 准/日期

1、目的
编写本标准操作规程的目的，是为本公司表格的编制、修正和取消提供指南，以便对表格进行规范管理。
2、合用范围
2.1表格的编制
2.2表格的修正
2.3表格的取消
3、职责
3.1各部门主管根据本部门的需要指定人员编制、修正、取消有关的表格。
3.2各提出部门经理（主管）负责审批。
3.3各提出部门文献管理员（文员）负责管理和发放。
4、程序
4.1表格的编制
4.1.1各部门经理（主管）或相关人员根据本部门的需要起草有关的表格，经检查确认无内容错误后，将此表格草案交文献管理员（文员）进行格式的统一修订、打印。交由部门主管再次确认内容无问题后,交相关人员审批。
4.1.2审批权限
4.1.2.1各部门内部使用之表格由部门经理（主管）审批即可。
4.1.2.2涉及多个使用部门由相关部门确认，提出部门经理（主管）进行审批。
注：批准人应注明该表格的生效日期，将获批准后的表格定义为表格草案。
4.1.3经审批后的表格文献交文献管理员进行存档，同时由文献管理员（文员）打印表格之标准样板，加盖文献受控章于表格文献之背面，发放给各相关部门或相关使用人员。当需使用时，以此表作为原件进行复印。
4.1.4为便于表格管理，所有的表格文献均以AAATTXXXVV的格式进行编码，并以“FORM” 作为目录名存入电脑硬盘上。
表格编码说明如下：
AAA ¾ 部门代号
TT—表达各部门的直接下属部门，其编码可以是01-99中的任何数字。
XXX ¾ 表格顺序号，每新增一份表格，则表格顺序号加001。
VV表达修正号，对于一份新表格，定义修正号为00，每修正一次则修正号加01。
部门代号表：

部门名称
AAA
TT
生产部
801
01—一车间
02—二车间
03—三车间
07—七车间
10—生产部办公室
11—生产部车间部
15—生产部工艺技术部

开发部

802

01—办公室
02—综合室
03—研究一室
05—研究二室
06—工艺技术室
09—研究三室
10—海南技术组

财务部

803

01—办公室
02—会计室
03—出纳室
04—税务室

品管部

804

01—办公室
02—外检室
03—质检室
04—质控室
05—计量室
部门名称
AAA
TT
人办资源部

805

01—办公室
02—人事事务处
03—培训发展处
04—薪酬考核处
05—信息系统处
06—行政处

物料部

806

01—办公室
02—化工原料采购处
03—包材/设备采购处

设备部

807

01—办公室
02—设备维修处
03—工程处

计划/仓储部

808

01—办公室
02—生产计划处
03—物料控制处
04—物料仓
05—成品仓

总务部

809

01—办公室
02—车队
03—物资处
04—档案室
05—食堂

厂长办公室
816

注：
假如该表格为多部门共同使用的表格，则部门代号用80000表达AAATT编码。
假如该表格为某一部门单独使用的表格，则用该部门的代号，如801、802、810等等。
4.2表格的修正
4.2.1修正某一表格前，提出人须征求受该表格影响的各部门相关人员的意见，以保证修正该表格不会对其它部门导致影响。
4.2.2经确认可以对表格进行修正，由提出人向文献管理员（文员）申请拷贝出原表格文献，根据实际情况进行修正。
4.2.3当修正无误后，将表格送交有关人员署名审批。
4.2.4文献管理员（文员）将修正后之表格文献贮存于电脑之表格文献夹内，同时将旧表格调入旧表格文献夹中保存一年。
4.2.4文献管理员（文员）对修正后的表格文献，依新文献之发放程序进行发放，同时将旧表格文献回收，进行作废解决。各部门在收到新表格文献后，应将旧空白表格文献立即回收进行作废解决。
4.3取消表格
4.3.1在取消某个表格之前，提出人需征求受该表格影响的各部门的相关人员的意见，以保证取消该表格不会对其它部门导致影响。
4.3.2在确认表格取消不至其它部门导致影响后，表格使用者可直接向部门经理（主管）申请取消表格，当涉及跨部门使用之表格文献，应由厂长或其委托人批核该表格文献是否取消。
4.3.3文献管理员（文员）在收到批准取消表格之意见后，从电脑中将该表格文献调入旧表格文献中，从表格文献夹中抽出该表格文献，注明“作废”字样，另存入作废表格文献夹中保存一年。
4.3.4文献管理员（文员）从各部门或各相关人员处回收所发行的表格文献，并告知其回收空白表格文献进行作废解决。
注释：任何被取消的表格编号不可再反复使用。