D3020116法律法规及其它要求和资料管理办法.doc

法律法规及其他要求和资料等管理办法
（ZDⅢ-D3/02/01-16）

为了加强公司的法律法规及其他要求等的管理，保证生产管理中所使用的文件、资料（包括软件）的有效性和及时性，特制定本办法。
一、获取、采购、收集
1、公司各部门可通过政府部门、行业信息、互联网、报刊杂志、会议等渠道获取和识别适用的法律法规及其他要求，部门负责人审核，主管领导批准后，以“信息交流报告书”（ZDⅢ－J－05-03）的形式报公司综合管理部按文件管理程序执行。属受控文件的同时上受控文件清单，电子版并报综合管理部进行汇总和OA系统上发布。
2、凡需要购买的法律法规及其他要求等（包括软件）、施工标准图册、施工工艺手册、工程资料以及技术图书等学习参考书籍，由相关部门提出申请，填写“资料、软件购买申请表”（D3-J-02-12），报综合管理部审核，行政主管领导审批，再由综合管理部资料员按要求，适时、适量进行统一采购。对施工标准图册、施工工艺手册等至少应保存一套有效版本。
分公司、项目部购买资料金额小于1000元时，可不经申请直接购买，但必须做好资料的台帐登记工作。对≥1000元的则应按上述程序进行审批。
3、各专业的杂志、刊物的订购，每年由综合管理部制定计划，填写“资料、软件购买申请表” ，经综合管理部经理审核，公司行政分管领导审批，由综合管理部资料员订阅，资料室统一管理、分发。
4、职工培训资料的采购，根据人力资源部提出的年度培训计划，分专业并根据培训人员的数量，人力资源部编写“资料、软件购买申请表”，经综合管理部经理审核，行政主管领导审批，由综合管理部统一采购。
5、对公司各部门人员参加上级部门组织的会议、学习、培训等所得到的文件、资料（包括软件），应及时到综合管理部登记，资料员按资料购进程序登记后，再办理发放、借阅等相应手续。对集体参加培训所发的资料，则由组织部门派一人到综合管理部办理资料登记手续（附上资料发放签字名单）。
6、资料购进程序：资料员根据手续完备的“资料、软件购买申请表”采购回资料后，在资料的封面、扉页和侧面盖上资料室印章，如是受控文件还应加盖有效印章，然后在“购买资料记录表（D3-J-02-23）上作登记。
7、对招投标文件、施工组织设计和施工质量计划以及技术创新等技术文件，由工程技术部收集，并交资料室存档。
8、工程项目质量记录和其它技术资料（施工图、加工图、图纸会审记录、技术变更、新技术、新工艺、新材料的编制书、施工技术总结等），在工程竣工后各项目部应及时整理、审查签字后，装订成册，在工程正式交付前交工程技术部审核后，相关部门盖章。正式竣工验收合格后，将手续齐全的竣工资料上交资料室存档。
9、对管理体系运行文件中的音像制品、摄影图片、电脑软件，资料室应主动收集，分类存放、归档。
10、对所有获取、采购、收集的法律法规及其他要求等（包括软件），资料员均应及时进行登记，做好记录，并按要求加盖印章，然后分类保存。
二、发放、领用、借阅等
1、发放：对需要下发的文件及法律、法规、规范标准、资料、软件统一由综合管理部资料员负责发给相关部门的资料员，并填写文件、资料发放记录（ZDⅢ-J-01-03）。
2、领用
⑴对施工验收规范、工程质量检验评定标准、工程预算定额、交工验收表格、操作技术规程、职工培训资料等需下发的文件、资料、软件等，由职能部门、分公司、项目部资料员统一办理领用手续；
⑵资料员对领用的文件、资料、软件均应作好登记，填写“文件发放登记表（ZDⅢ-J-01-03）”；
⑶对分公司、项目部领用的外购文件、资料、软件等，公司按成本价收取费用，每月底资料员填写“资料领用汇总结算表（D3-J-02-24）”，并由分公司、项目部负责人签字确认后，交财务部统一扣款。
3、借阅
⑴对技术图书、施工标准图册、设备材料手册、软件等，可办理借阅手续。借阅文件、资料必须办理借阅登记手续（填写“借阅登记表ZDⅢ-J-01-08”）。资料借阅应在一个月内归还，对于分公司、项目部借阅的资料如到期不还的，将转为领用程序，按第2条之⑶款执行。
⑵文件、资料的查阅和复制：对公司的专项施工技术和工艺资料、文件，已交工的验收证明资料、施工组织设计、工程质量计划等技术文件以及外来的施工指导书，各施工专业的杂志、刊物、有保密要求的文件和档案资料，一般只能在资料室内进行查阅。对于必须外借的，经公司技术负责人批准（在借阅记录的备注栏签字）后，由资料员办理借阅手续；对资料室存档的资料、文件或软件、音像制品等，如需复制、拷贝的，办理相关的手续（同前）。
4、凡在资料室通过发放、领用和借阅的文件、资料等，员工在离开公司时均应办理清退、归还手续。对不能如数清退、归还的则按资料原价办理赔付手续。
5、需要传阅的文件资料，资料员应及时进行传阅，并填写“文件批办传阅单ZDⅢ-J-01-06”。
6、需要由综合管理部回收的过期、无效的法律法规及其他要求等，资料员应督促及时收回，并审核回收的文件、资料是否相符，再按文件资料的保存和销毁规定进行分类处理。
7、资料员对资料室的记录台帐应进行经常性清理。
三、存放
1、资料室所保存的文件资料都应标明状态，是否有效，对有密级要求的还应标明保密程度。
2、所有文件、资料都应分类按指定位置存放，所存放的文件的品种应与文件资料记录表中的一致；
3、文件资料存放的位置应便于查找、翻阅、存放，且要求资料室环境通风干燥，配置灭火器，预防火灾事故的发生，保证文件资料保存的完整性。
四、清理、销毁
1、资料员应每年对各类文件资料（包括软件）、表格等进行清理。
2、对旧版本和无效文件，列出清单，经部门经理审核后，报公司技术负责人批准，统一销毁，对需留作参考的文件、资料应加盖“参考留用”印章，并分开保存。
五、本办法自文件批准下发之日起生效，公司原B/0（2013）版同时作废。
六、记录
文件发放登记表 ZDⅢ-J-01-03（借用）
借阅登记表 ZDⅢ-J-01-08（借用）
信息交流报告书 ZDⅢ－J－05-03（借用）
资料、软件购买申请表 D3-J-02-12
购买资料记录表 D3-J-02-23
资料领用汇总结算表 D3-J-02-24
七、流程图
7.1法律、法规及其它要求和机关资料的获取流程图
本文件
编写： 年 月 日

审核： 年 月 日

批准： 年 月 日

附：7.1法律、法规及其它要求和机关资料的获取流程图

资料信息

购买
各部门通过政府、行业、互联网、报刊杂志、咨询机构等直接获取

专业杂志、刊物的订阅，由综合管理部制定计划，填写D3-J-02-12
直接购买的提出申请，填写D3-J-02-12
会议、培训中获得的资料

主管领导审核通知，总经理批准
N
信息获取部门及时将信息传递给综合管理部

综合管理部经理审核，主管领导批准
N
综合管理部识别并确认其有效性，并报主管领导审批
N Y
机关人员参加会议、培训的

参加人员到财务完成报帐程序
Y
会后参加人员将资料交回公司资料处进行正常管理，并在票据上签字

资料员实施采购

Y

资料员完成财务报帐程序
综合管理部经理验收并审核票据
执行
ZDⅢ-QEOHS-CX-04

资料员填写D3-J-02-23并完成标识
法律、法规及其它要求

进入资料、档案管理的程序