我国档案数字化研究.docx

我国档案数字化研究 左志林 李瑞萍摘 要：信息时代，掀起数字化浪潮，档案管理工作毫无疑问也成为众矢之的，档案管理数字化确实给档案管理工作带来了许多优势，但是由于档案管理数字化处于起步阶段，没有可以借鉴的经验等众多因素，使得档案管理数字化出现许多问题，本文通过分析档案数字化难点、国内外发展历程及未来发展方向，为我国档案数字化发展提供借鉴。关键词：档案数字化；难点；发展历程；发展方向1档案数字化成为趋势当前社会是信息时代，“数字化”已经作为一种生活方式渗透到社会生活的每个角落，进而引发了人们在工作方面的翻天覆地的变化，其中最主要的就是对事物的记录已经完全“数字化”，这导致以“记录工作”为本的档案管理工作在管理方法和管理行为上的重大变革，档案管理数字化成为当前档案管理的主要内容。对档案进行数字化管理不但可以减少工作强度，提高工作效率，而且可以使數据表现形式多种多样，从而丰富档案内容。在实际档案管理过程中，文件转化成档案需要在档案管理中重新著录，无形中加大工作强度，但是档案管理数字化可以让文件自动归档，检索和查询也方便许多。档案管理数字化是按照以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量高速进行，这样就降低数字化加工的成本，缩短加工工期，减轻工作强度，这样不但可以让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更详细，从而提高工作效率。2档案数字化难点目前我国档案数字化管理水平参差不齐，没有一个统一的数字化标准和数字化评估标准等各种原因，这给实际档案管理工作和研究带来了不少困难，具体表现为以下几方面：2.1档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。2.2缺乏统一的档案数字化标准一是档案管理相关标准不健全。档案内容涉及面广，档案载体和保存方式多样，但管理标准并不健全。如在档案保存方式上，很多单位并无档案数据库结构标准、信息存储标准，而是以软件供应商提供为准。在档案利用过程中，网页质量标准、信息服务标准、信息处理接口标准等缺乏。在存储介质上，针对纸质、电子、影像等档案应有相对应的数字化技术规范，以保证技术的统一性；二是档案内容上的标准、规范、制度落实不到位。这涉及档案名称、主题、关键词、提交人、提交时间等一系列附属信息，而针对不同的档案如人事、学生、职称、会计、科研、文书等，其附属信息又各有其特点，在对它们进行数字化管理过程中如果不能标准化和公开化其利用效果必然大打折扣。当前单位在对档案重在数字化，但没有遵循一定数字化标准来执行；三是档案数字化基础建设标准问题。网络和相关硬软件建设是数字化的基础，硬件包括计算机、服务器、扫描仪、打印机、复印机的数量与分布，适量的硬设备是档案建设的基础，也反映了相关档案机构是否重视档案的数字化管理，多数相关档案机构都有数字化基础，但设备是否被充分利用或不足，管理规章如保密制度、借阅制度是否完善并遵照执行等都没有很好地被评估。2.3 “双套制”保存造成资源浪费“双套制”是一种双管齐下的保存方法，即纸张文件和电子文件同时保存。有些单位各部门在网上办公处理文件，后又发纸质文件归档保存，这样就形成了同一内容、两类文件、双层保存的局面，虽然表面上看对档案施行双重保护，但这本质上会造成人力、物力、财力的浪费，也会间接地影响数字化文件的广泛应用和档案管理的进一步发展。2.4 档案管理数字化中的信息安全风险将档案进行数字化管理就必须要利用计算机和网络，而网络是存在风险的，进而就是说，我们计算机中的各项档案信息也是存在风险的，这些风险可能是由于网络中的一些不法分子利用我们的档案信息去从事诈骗或者其他犯罪事宜，尤其是一些计算机和网络技术水平超高的黑客，凭借自己的技术将档案中的信息弄到手，或者导致网络瘫痪影响正常工作的进行，比如说可能会因为黑客的入侵导致档案泄密，也可能因网络瘫痪而影响正常工作的进行等。2.5 数字化档案利用率不高一方面受传统观点和管理模式的束缚，另外一方面由于档案数字化管理需要适当的技术要求，从而使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成资源浪费，另外档案室进行数字化的基本功就是转变纸质档案成为数字化档案，但按目前的标准，规范进行操作，缺乏易于掌握的客观性标准，从而间接的影响档案数字化的使用率。3 档案数字化发展历程3.1国外档案数字化发展历程国外对于数字档案馆的研究起步较早，在20世纪70年代中期，计算机除了应用于数据计算外，也开始在企业中进行生产管理和经营数据，档案业务工作也逐步采用了计算机管理，如录入机读电子目录取代卡片式目录。90年代中后期，互联网技术发展浪潮席卷而来，随着办公自动化、电子商务、电子政务等的发展，电子文件数量与日俱增，正在逐步取代纸质文件，电子文件的出现，对档案管理方式提出了挑战，电子文件如何接收、如何归档、如何提供利用等各类问题成为档案界研究的课题；另一方面，关于数字图书馆的研究从理论成为现实后，对数字档案馆的发展起了推波助澜的作用。随着计算机技术的发展，国外对数字档案馆的研究从单纯电子文件的收集、保存，机读在线目录，扩展到各种载体档案的数字化，提出了各种解决措施，如美国芝加哥大学进行照片档案数字化建设，是对照片数字化的一种尝试；欧洲音像图书馆致力于音像资料的数字化，对音像资料数字化标准进行了探索；加拿大魁北克省则研究将2200万页档案数字化；英国“劲风组织”联合国家图书馆和档案馆，计划将18世纪出版的主要英文文献数字化，该计划涉及到2千万页、12000卷缩微胶片，将建成全文检索库，并于2003年实现了 150000个英文标题的数据上网，以数字图像方式提供在线查阅档案原文服务，号称“最雄心勃勃的数字化工程”。2005年美国国家档案馆与文件署提出了2006-2016美国国家档案与文件署战略计划，该计划明确提出了要发展一个长期而连续的战略计划指导数字化工作以促进馆藏档案在线利用的实现。2008年5月，美国国家档案与文件署又公布了2007-2016向公众开放的档案材料的数字化策略，期望通过数字化工作，继续扩展提供公众利用的馆藏珍贵历史档案的数量，现在美国国家档案与文件署与EMX公司、时代网络、谷歌公司、德克萨斯大学等几家单位合作，进行档案数字化建设。3.2 国内档案数字化发展历程2003年8月20日，青岛市档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定，成为国内第一个正式启用的数字档案馆，实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能。2005年10月25日-26日，由浙江大学信息资源管理研究所、浙江省档案学会、墨西哥西那鲁阿州和墨西哥州政府行政和文件服务处联合举办的数字档案馆国际研讨会，在杭州百合花宾馆召开，研讨会就数字档案馆建设中的理论和实践问题做了深层次的分析，同年 6 月18 日中国人民大学档案学院主办的“数字时代的信息库数字档案馆专题研讨会”召开，会议主要议题是讨论数字档案馆的构建战略，数字档案馆与数字图书馆比较研究，数字档案馆数据库建设，数字档案馆技术支持等，并以深圳数字档案馆建设案例进行了分析，研讨存在的问题及经验总结。2007年7月24日到 26日，由中国档案学会主办的“2007年数字档案馆建设研讨会”在清华大学信息大楼举办。学会紧密结合档案工作实际，以研究和解决当前档案业务工作中的重点、难点和热点问题为主题，开展学术交流，促使了档案数字化业务工作的发展。从我国的档案数字化发展来看，虽然全国多个试点开展数字档案馆建设，但是与发达国家相比，由于技术、资金、基础设施等方面的差异，我国数字化档案馆的建设进程可以说是相当缓慢，发达国家各种信息机构的自动化建设经历了20-30年，图书馆、档案馆自动化程度较高，为建立数字图书馆、数字档案馆打下了坚实的基础，而我国，由于种种原因，各种信息机构在资源收藏、管理和服务方面的发展很不平衡，尤其是企业档案数字化建设现状并不乐观，大多数企业对档案管理的重要性认识不足，导致档案管理水平低，与企业发展不同步，无法发挥档案的为企业生产经营提供决策的价值。4 未来档案数字化发展方向对于数字化档案未来的发展来说，一方面，通过以上对数字化档案应用与发展形势的解析来看，未来数字化档案必定朝着信息化、网络化、市场化、综合服务性的方向发展，只有不断的加强数字化档案的市场化的形势，才能促进数字化档案技术的开发和革新，并不断的促使数字化档案的应用和使用率；另一方面，随着未来网络信息化技术的发展趋势来看，未来数字化档案必定朝着网络服务与发展共享的方式进行发展，因为只有不断的应用新技术，才能不断的拓展数字化档案的服务的范围和运用的领域，才能促进数字化档案真正的发挥其作用和价值。5 结语综上所述，数字化档案管理为档案管理工作的开展提供了新的途径，而数字化档案管理工作的实际过程中还存在一些问题，档案管理工作人员自身的职业能力、信息科技自身的技术风险、档案管理工作的复杂性都会引发档案管理问题，要想保证数字化档案管理的合理进行，就必须提高档案管理能力、建立安全維护体系、制定管理工作规则，只有这样，才能实现数字化档案管理的目的。参考文献：1 向立文.档案数字化建设中若干问题.湘潭大学硕士论文，2004：4-202 黄霄羽.外国档案管理学，中国人民大学出版社，1998.53 档案教育网.http：/4 浙江档案学会.数字档案馆国际学术研讨会在杭州召开，浙江档案，2005（11）5 中国人民大学电子文件管理研究中心. http：/www.ermrc.org/index.php？a=newscon&id;=325&twoid;=2256 企业档案信息化战略研究课题组.知识管理企业档案信息化战略之选，广东人民出版社，2010.1作者简介左志林，男。汉族，云南宜良，硕士，初级，图书馆及档案管理。 -全文完-