合同签订流程及审批表详细介绍.docx

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合同签订流程及管理办法

为规范合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，起草以下管理和签订程序，本办法适用于新城医院签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、 办公室负责起草合同，参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价。
2、 办公室负责审核工程合同的各项技术条款；
3、 工程管理组负责审核合同的商务条款；
4、 审计单位负责审核合同价款及价款调整的相关条款；
5、 财务科审核合同付款，发票纳税等相关财务有关条款；
6、 法律顾问负责分析判断合同风险、与法律相关的内容的相关条款。
二、办公室负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：
1、合同名称；
2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
4、合同签订日期；
5、标的（内容）；
6、数量、质量；
7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
8、履约方式、地点、费用的承担；
9、违约责任（甲乙方权利和义务）；
10、生效、实效条件；
11、争议解决的方法；
12、合同的份数及附件；
13、保密条款（视合同性质需要）
14、办公室作为合同主办部门填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；
15、合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、合同审核的重点如下：
1、办公室负责审核合同文字和结构、通用条款、专用条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款；
2、工程管理技术组审核合同的相应技术条款；
3、工程管理技术组、办公室及审计单位负责审核合同价款及价款调整（项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款；
4、财务科审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；
5、法律顾问分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章；
合同按照规定审批顺序全部完成后，办公室按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照印章使用管理规定办理签字盖章手续；
2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交办公室存档，合同副本复印件交财务科、审计单位及监理单位留存使用；（原则上合同原件严禁外借）
3、在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以院名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
4、合同执行过程中，办公室应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；
5、原则上工程建设指挥部不办理先建设后补合同的程序。
五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式：
1、变更合同范围和付款条件，转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；
2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更；
3、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。
4、办公室为合同变更、转让及解除的主办部门。

合同（文件）审批表
合同NO.
合同名称

合同文号

合同内容

申请部门

申请人

申请时间

审批意见

工程管理技术组

签字: 年 月 日

办公室

签字: 年 月 日

审计单位

签字: 年 月 日

财务科

签字: 年 月 日

法律顾问

签字: 年 月 日

分管领导

签字: 年 月 日

主管领导

签字: 年 月 日

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