工厂合同管理办法.doc

合同管理办法

前 言

本标准代替Q/DJ.G 12.06.01-2004《合同管理办法》全部内容
本标准与Q/DJ.G 12.06.01-2004《合同管理办法》相比主要变化如下：
a) 将原管理制度格式变成管理标准编写格式；
b) 增加了订金和定金等名词解释；
c) 增加了签订合同应遵守的要求；
d) 增加了合同签订人的授权范围；
e) 增加了对合同专用章的管理；
f) 增加合同编号办法
本标准由工厂标准化委员会提出
本标准由企业管理处归口
本标准起草单位：经营处
本标准主要起草人：

合同管理办法

1、范围
本标准规定了合同的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。
本标准适用于承揽合同、买卖合同、技术合同、建设工程合同、租赁合同、借款合同、担保合同及其他合同的管理。
2、规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
中华人民共和国合同法 1999年3月15日中华人民共和国主席令第十五号公布
GTW/07.07 产品要求评审程度
Q/DJ.G 01.02.03 法律事务管理规定
Q/DJ.G 15.03.07 印信管理
3、术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1 承揽合同
是承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人给付报酬的合同。
承揽包括加工、定作、修理、复制、测试、检验等工作。
3.2 买卖合同
是出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。
3.3 技术合同
是当事人就技术开发、转让、咨询或者服务订立的确立相互之间权利和义务的合同。
3.4 建设工程合同
是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。
建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同
3.5 租赁砼
是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。
3.6 借款合同
借款合同是借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同。
3.7 担保合同
在借贷、买卖、承揽等经营活动中，债权人需要以担保方式保障其债权实现的合同。
3.8 其他合同
工厂下属的车间、处室等以工厂名义对外签订的合同。
3.9 定金
是债的一种担保方式，合同法规定当事人可以依照《中华人民共和国担保法》约定一方向对方给付定金作为债权的担保。债务人履行债务后，定
金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。
3.10 订金
订金在法律上被认定为预付款，不具有担保功能。
4、职责
4.1 工厂设立合同管理委员会。合同管理委员会由厂长、主管厂领导、相关职能处室领导、法律顾问、审计人员组成，负责合同的评审和标准工作。
4.2 经营处是合同归口管理单位，负责监督、检查、考核工厂各类合同的规范性、适宜性。负责产品制造合同，产品修理、改装合同，外协合同的签订和管理。
4.3 生产处负责产品制造修理、改装、特装工程（含特装技术服务）外协合同的签订与管理。
4.4 物资供应处负责产品制造修、造、改的物资买卖合同的签订与管理。
4.5 生产保障处负责设备、2000元以上工具的采购、修理、改造合同，设备租赁、报废处理合同的签订于管理，负责建设工程、厂内房屋租赁合同的签订与管理。
4.6 安全环保技术处负责劳动防护用品、消防器材采购合同的签订与管理。
4.7 企业管理处负责办公自动化设备采购合同、软件开发合同的签订与管理。
4.8 后勤处负责医疗器具及药品采购、厂外房屋租赁、办公用品及福利物品采购、废旧物资处理合同的签订与管理。
4.9 船舶设计中心负责技术合同（不含特装工程技术服务）的签订与管理。
4.10 财务处负责借款合同、担保合同的签订与管理。
4.11 其它单位负责本单位业务范围内合同的签订与管理。
5、管理内容与方法
5.1 工厂所签合同的主要分类
5.1.1 制造承揽合同：包括产品制造、修理、改装合同，外包（包括外协与外扩）工程合同、劳务合同等。
5.1.2 设备、物资买卖合同：包括各种产品修、造、改装的原材料、设备、备品、备件、工具、仪器、仪表合同等。
5.1.3 技术合同：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。
5.1.4 建设工程合同：包括基本工程勘察、设计、施工、监理合同。
5.1.5 租赁合同：包括土地、房屋、设备租赁合同等。
5.1.6 承包合同：包括分厂及厂办公司的承包经营合同。
5.1.7 借款合同：工厂向金融机构借款时所签订的合同。
5.1.8 担保合同：工厂作为第三人为所属企业提供担保的合同。
5.1.9 其它类型的合同。
5.2 各类合同应包括的内容
5.2.1 各类合同应包括下列基本内容：
a) 标的（指工程项目、货物、劳务等）
b) 数量和质量
c) 价款或者酬金
d) 履行的期限、地点和方式
e) 违约责任
f) 解决合同纠纷的方式。
5.2.2 根据合同类别还应包括的内容
5.2.2.1 修造船承揽合同的内容除依照一般规定以外，还包括承揽方式、材料的提供、验收标准和方法等条款。
5.2.2.2 设备、物资买卖合同的内容除依照一般规定以外，还可以包括包装方式、检验标准和方法、结算方式、合同使用的文字及其效力等条款。
5.2.2.3 技术合同的内容一般应包括以下条款：
a) 项目名称
b) 标的的内容、范围和要求
c) 履行的计划、进度、期限、地点、地域和方式
d) 技术情报和资料的保密
e) 风险责任的承担
f) 验收标准和方法
g) 价款、报酬或者使用费及其支付方式
h) 违约金或者损失赔偿的计算方法
i) 解决争议的方法
j) 名词和术语的解释
k) 与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评价报告、项目任
务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件，以及其他技术文档，按照当事人的约定可以作为合同的组成部分。
5.2.2.4 建设工程合同一般应包括以下条款：
a) 工程名称、地点、范围、内容、工程价款及建设工期、开工、竣工日期
b) 双方的权利、义务和责任
c) 施工组织的编制要求和工期调整的处置办法
d) 工程质量要求、检验与验收方法，质量保修范围，质量保证期
e) 合同价款调整与支付方式
f) 材料、设备的供应方式、数量与质量标准
g) 设计变更
h) 竣工条件与结算方式
i) 违约责任及处置办法
j) 争议解决方式
k) 安全生产防护措施
L）根据法律规定的或按合同性质必须具备条款，以及当事人一方要求必须规定的条款。
5.2.2.5 租赁合同的内容包括租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物维修等条款。
5.2.2.6 借款合同的内容包括借款种类、币种、用途、数额、利率、期限和还款方式等条款。
5.2.2.7 担保合同内容包括主债权及利息、违约金、损害赔偿金和实现债权
的费用、担保期限、方式等。必要时与被担保的债务人签订反担保合同。
5.3 合同评审
5.3.1 工厂对外承揽的产品，合同签订前应按《产品要求评审程序》进行产品要求评审，再签订合同。
5.3.2 合同评审员应对合同的以下内容进行评审：
a) 合同的真实性
b) 合同主体、内容、程序、形式的合法性
c) 合同中的权利和义务的平等性
d）合同条款、文字、手续的严谨性
e) 合同主要标的额的合理性
f) 工厂资源满足合同要求的能力
5.3.3 合同评审按合同类别的不同由相应的主管单位组织相关部门、人员实施，评审可采取会议、会签或单位级评审的形式（合同审批过程可视为评审过程），主管单位可根据合同标的额、内容以及范围酌情采用。
5.3.4 对合同评审的结果及评审所引起的措施的记录应按要求填写《合同评审报告》，对合同评审中发现的问题，应及时进行修改，修改意见记录在《合同修改或变更意见处理表》。
5.3.5 合同签署者不得参与评审合同
5.3.6 以下合同应经法律业务室审阅：
a) 产品制造合同
b) 基本建设单价标的额50万元以上（含50万元）的
c) 生产用设备、物资器材单项采购标的额在100万元以上（含100万元）的
d)借款合同、担保合同
e) 容易产生纠纷的合同
f) 没有厂主管领导、法律顾问参加谈判的重要合同
g) 涉及多方当事人参加签订的、法律关系复杂的合同
h) 其它应当审查的合同
5.4 合同批准
5.4.1 物资供应处负责的买卖合同5万元及以下的，由处长批准；5万元至10万元的，由主管厂领导批准；10万元及以上的须报厂长批准后方可签订。
5.4.2 经营处负责的外包工程合同等标的额在人民币10万元以内的由分管厂领导批准，合同标的额在人民币10万元及以上的须报厂长批准后方可签订。
5.4.3 其他单位签订和合同标的额在人民币5万元以内的由分管厂领导审批，合同标的额在人民币5万元及以上的须报厂长批准后签订。
5.4.4 借款合同、担保合同、担保事宜应经厂长审批后签订。
5.5 合同的签订
5.5.1 签订合同时应遵守以下几方面要求：
a) 各类合同的签订应遵守《中华人民共和国合同法》以及其他法律法规的相关规定
b）各主管单位签订合同前，应对合约方的资信状况、授权委托书、法定代表人身份证、营业执照和委托人身份进行审查。必要时，可要求对方提供资产负债表、银行开具的资信证明等有关材料。
c) 签订合同，除即时结算外，均应当采用书面形式。当事人协商同意的有关修改合同的传真、电报、图表和电子邮件等，也是合同的组成部分。
d) 签订合同可使用工商局统一规范的文本，自制合同由主管单位编制，应经厂办法律顾问审查后，到经营处备案。特殊合同项目由双方协商解决。
e) 填写合同内容应使用签字笔或钢笔
f) 合同中存在的空白，根据实际需要填写，不需要填写的地方应写“无”
g)合同正本和副本内容应保持一致，合同违约金和赔偿金计算方法应统一填写
h) 合同印章名称应与签订合同的单位名称保持一致
i) 金额的大小写应一致
j) 数量应采用法定计量单位
k) 质量不得使用大约、左右等含糊不清的词
l) 如合同中涉及多种物资的，应列明每一种物资的数量、单价
m) 工厂各类合同的签订人应在厂长授权范围内签订合同，不得超越其权限范围，合同签订人的授权范围见表1
n) 合同的原件应加盖双方单位的印章，重要合同书页面间加盖骑缝印，必要时，逐页加盖双方印章
o) 合同书上应使用双方单位合同专用章或行政印章，不能盖企业下属部门
的行政印章，并有法定代表人或委托代理人（提供法定代表人授权书）的签字
p) 定金和订金应区别对待
5.5.2 合同签订人应在授权的业务范围和金额内签订合同，合同签订人的授权范围：1、授权业务范围之外，标的额5000万元以上的合同由厂长签订（视具体情况另行授权）。2、其他签订的零星合同，由合同主管单位处长（主任）签订，并附有授权委托书和评审记录。3、各职能处室副处长可在厂长授权下，签订与处长权限相等的合同。
5.5.3 合同主体的法定代表人或法定代表人委托代理人对合同负责。
5.6 合同的变更、转让、终止
5.6.1 工厂作为债权人转让合同权利给第三人的或者作为债务人转让合同义务给第三人的，应当分别通知债务人并经债权人同意；若作为当事人一方将自己在合同中的权利和义务一并转让给第三人的，应当取得对方同意后，签订转让合同。转让合同必须事先提交工厂法律顾问审查后，报分管厂领导审批同意。未经审查、审批的转让合同，不得转让。
5.6.2 合同中的权利义务除了已经按照约定履行的以外，凡因合同解除、债务相互抵消、债权人免除债务、债权债务同归一人和其他情形而需要终止，必须根据法律规定和双方约定进行。
5.6.3 合同承办人在收到对方当事人要求变更、转让和解除合同的文件、函电等通知、建议后，必须及时向有关业务部门报告，并在规定的期限答复对方。其中因变更或解除合同而涉及承担责任方面的复电、复文，须经法律顾问审阅后方能发出。
5.6.4 对根据约定解除权和法定解除权而解除合同有异议的，经与对方当事人交涉仍达不成一致的，应在法律顾问的指导或参与下，请求人民法院或者仲裁机构确认解除合同的效力。
5.6.5 经政府和上级有关部门批准、登记的合同，在达成变更、转让、解除合同后，应报原批准、登记机关神品后，方可生效；原经法律顾问审查的重大合同，若需要变更、转让、解除，应在达成协议后生效前，提交法律顾问审查。
5.7 合同印章的使用与管理
5.7.1工程承揽合同使用“×××厂合同专用章（1）”，印章由经营处主管并使用
5.7.2 买卖合同使用“×××厂合同专用章（2）”，由物资供应处使用并保管。
5.7.3技术合同按军品或民品分别使用“×××工厂合同专用章（3）”印章，由技术处使用并保管。
5.7.4 建设工程合同使用的“×××厂合同专用章（4）”印章，由基建处使用并保管。
5.7.5 其它合同使用“×××厂合同专用章（1）”印章，由经营处使用并保管。
5.7,6 合同专用章由各单位专、兼职合同管理员负责管理。
5.7.7 合同专用章不允许外借。如确需携带合同专用章外出使用的，应经单位正职领导及分管厂领导批准，由本单位合同管理员登记、备案后方可使用，使用完毕后应及时归还，并详细记录用印情况。
5.8 合同编号、登记、建帐和归档
5.8.1 合同编号
5.8.1.1 根据合同类别不同，对合同进行统一编号。合同的类别及编号代码如表2所示。
表2
类型
承包合同
发包合同
材料合同
协议
编号
Jsgs( c )
Jsgs( f )
Jsgs( s )
Jsgs( x )
a) 承包合同包括：承包工厂工程合同、对外承包工程合同、承包军队工程合同。
b) 发包合同包括：工厂发包合同、对外发包合同、发包军队工程合同。
c) 协议合同包括：租赁合同、协议、约定合同。
5.8.1.2 合同编号构成形式如下：
Jsgs( * )---日期/定货号
a) 日期为收到备档合同的日期
b) 定货号为工厂对相应工程所下达的工程号
示例：jsgs( c )2009-12-18/工08-008，其含义是2009年12月18日收到厂内零星的承包合同。
5.8.2 合同的登记建帐与合同归档
承包合同、发包合同及材料合同签署齐全后，财务、经营科各一份，合同管理员统一编号、登记建帐。
5.9 合同履行情况的跟踪、检查
5.9.1 当一项经济业务总合同履行完成后，其相关的采购、发包合同应履行完。
5.9.2 对已签订的大型工程建筑合同，在施工管理过程中，生产保障处要委派一名具有施工经验的工程技术人员协同监理单位对承包单位进行全方位的监督、检查，根据设计要求和施工规范、网络计划以及合同条款，进行质量和进度的检查，并对工程建设的进度和质量负责。
5.9.3合同管理员负责合同专用章的日常管理，并按本规定[5.8]条进行合同编号、登记、建帐和归档，跟踪并掌握合同履行情况，对出现的问题及时反馈给相关部门，及时解决。
5.10 合同争议的处理
因合同发生的争议时，按《法律事务管理规定》处理。

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