合同管理之重要心得.doc

合同管理之重要心得 随着法制体系的逐步完善、法律意识的加强和市场经济的发展，每个单位都少不了大大小小、各式各样的合同。特别是商业公司，合同更是多如牛毛，这就决定了合同管理的必要性。但另一方面，在工作实际中，我见到的合同管理千差百样，各有不同。即使是法律专业出身的人，在管理合同方面也难尽人意。为什么呢？因为合同管理既不仅仅是资料保管，也不单单是流程的动态管理，而涵盖法律专业、技术知识、档案管理和流程管理的交叉性学问。所以，法律专业和档案管理的专业中都没有合同管理这门课程，而在工科专业就更加不会出现“合同管理”这个词语了，大家都只能在实践中去自学成才了。也正因为没有统一的课程和培训，所以现实生活中的合同管理就缺乏固定的规范和标准，各人都按照各自的理解去对合同进行管理。一、 合同管理不是档案管理很多单位，提到合同管理，以为就是那一本本合同的保管和存取，其实大错特错。合同管理最关键的是动态管理，是对合同从签订前、履行中和终止后的管理，涉及到合同的实际履行、合同任务的内部分解、合同的变更、争议的解决等等，文本管理只是其中很少的一部分功能。而且，就算是档案管理，很多人也管理不好，没有编号和分类，不以合同为主线对相关资料进行归口管理。二、 构成合同的不仅仅是“合同”和“协议”如果不是法律专业毕业的，很多人只把标有“合同”、“协议”字样的纸张才叫做合同，而把其他形式的实际履行认定为“没有合同”。我就经常听到有人说，某个项目只有传真，都没有合同的。这是不对的，按照合同法和国际惯例，传真、会议纪要甚至连电子邮件都能构成合同。因此，对“合同”一词要做实质上的理解，而不能只停留于表面。有的甚至只是口头上的商量，其实也已经构成一份合同了，只是对即时合同和小金额合同没有必要纳入正式的合同管理而已。三、 合同的区分和分类应以标的为标准合同的区分和分类应以合同标的为标准，而不是按合同主体等其他因素。我看到有人甚至以文本区分，一个文本当成一份合同，连补充协议都单独编号，这是哪门子的合同管理，这是“纸张管理”。还有的人，把与同一单位签订的不同的合同都列入同一合同进行编号管理，这也是不正确的。四、 合同的编号跟档案管理一样，合同必须要编号。至于编号的规则，可以有所不同，但至少应该考虑以下几个方面：1. 编号要按序顺延，而不能以签订的日期作编号；2. 考虑到数据库的储存规则，编号中最好不要出现中文；3. 对合同的分类和编号要有预见性，因为分类和编辑一旦确定，以后就很难更改了；五、 合同管理主要是动态管理合同管理不只是档案管理，它必须是动态管理。对于合同的动态管理，我们可以通过制作统一的表单去实现，从表单即能看出该合同的基本情况和履行情况，而不只是原始的合同文本。1. 合同一经签订，既要组织实施，分解任务，对合同的实质性规定进行交底，督促、提醒相关部门按合同的规定履行职责。合同管理部门往往不是合同履行的业务部门和技术部门，但它又确实是合同履行的积极推动者和组织者。在合同履行中，既要积极行使权利，又要主动履行义务。2. 合同的变更。合同变更可以是任何形式，如果是口头的，应该要及时补充建立书面形式，即使因为实际情况难以让合同对方完备手续，合同管理人也应该要做详细说明。六、 合同管理的技术运用可以结合目前的软件对合同进行管理。比如将合同扫描成电子文档以进行保管，利用电子表格的形式建立台账等，把合同管理落实到实处、细处。 以上只是根据个人在合同管理上的经验总结的几点，但实际上的合同管理还不止这些，还得需要我们合同管理的“当事人”自己去开动脑筋，想出适合所在单位实际情况的一套思路，实现真正的合同管理。