员工管理手册第二部分行政管理制度.doc

员工管理手册（2023版）第二部分 行政管理制度 制 作: 行政部 日 期： 2023.10.10 批 准: 日 期： 正本：广西润盟医疗科技有限公司行政部 副本：广西润盟医疗科技有限公司总经办 抄送：广西润盟医疗科技有限公司人力资源部目 录前 言3第一篇 职业行为规范4第一章 职务行为规范制度4第二章 职场礼仪规范制度6第二篇 行政管理制度8第一章 会客管理制度8第二章 门禁管理制度9第三章 电话管理制度13第四章 名片管理制度14第五章 会议管理制度19第六章 办公用品管理制度22第七章 固定资产管理制度23第八章 办公设施管理制度27第九章 环境卫生管理制度29第十章 安全防范制度30第十一章 行政管理奖罚制度32第三篇 公司文化制度37第一章 沟通管理制度37第二章 文化墙管理39第三章 员工活动40第四篇 附 则41第二部分 行政管理制度前 言1. 为了使员工了解本公司简况、工作规定、奖罚制度等规定，在工作中能认真的执行，以维护公司经营、工作、生活的正常秩序，引导公司员工形成职业化的行为观念，不断提高个人的职业素养，并通过每个员工的规范行为树立公司良好的形象，特制定本手册。2. 此版员工管理手册系试用版，随着公司的发展与经营环境的不断变化而做相应修订，并及时告知员工关于此手册有关政策的变动。3. 本手册合用于公司所有员工。本手册中的“公司”指广西润盟医疗科技有限公司。4. 本手册的解释权属行政部，若有不明确之处，请向行政部征询，否则视为认同并接受本手册之内容。作为公司的员工，应遵循本手册的指引。同时，请注意妥善保存此手册，如不慎遗失，请向行政部申报，补领并补交工本费20元。5. 本手册同时以文本版和电子网络版形式出现，两者具有同等效力。6. 本手册重要涉及公司概况、行政管理等部分的相关制度。7. 收到本手册并阅读后，请填写末页的员工承诺回单、署名并交回行政部存档。员工离职时，须将手册交还公司行政部。第一篇 职业行为规范第一章 职务行为规范制度第一条 基本原则1.1 目的：增强职业道德意识，规范职务行为准则。1.2 员工应爱惜公司声誉，不得制造、散布对公司不利的言辞，不得运用公司名誉在外招摇撞骗。1.3 员工应遵守国家法律法规，不得参与偷盗、斗殴、赌博、嫖娼、走私、吸毒等一切违法犯罪活动。提倡求学上进，加强个人品质修养，公司对见义勇为、助人为乐有突出表现或成绩优秀者，视其情节予以嘉奖。1.4 公司提倡奉公廉洁、诚实敬业的职业道德，任何私人理由都不应成为其职务行为的动机，如有挪用、违规侵占公司资金或财产的，经调查属实在追回公司损失的同时按奖罚管理制度处罚。1.5 爱惜公司财物，严禁破坏、污损公司财物，违者照价或折旧价补偿并视情节轻重按奖罚管理制度处罚，累犯或情节恶劣者解除劳动关系；盗窃公司财物者，无论盗窃价值大小，一律解除劳动关系，并交公安机关解决。1.6 员工有义务保守公司的经营机密，务必妥善保管所持有的涉密文献，不得以任何形式窃取、泄露、涂改、损毁公司文献或机密，一经发现，公司有权规定负责人负法律责任并予以解除劳动关系处罚。1.7 忠于职守，不得在工作时间从事与本职工作无关的活动，违者视其情节轻重分别以警告、罚款处分，累犯、情节恶劣的则解除劳动关系。1.8 在外兼职获取薪金者一律解除劳动关系。第二条 同事协作行为规范2.1 公司提倡良好、融洽、简朴的人际关系。员工间应团结友爱，互助互谅，不得吵架、斗殴、欺侮、诬陷、诽谤、陷害别人，如发生吵架、谩骂、欺侮、诽谤、陷害别人者，视情节轻重予以罚款50-200元，管理者按此双倍处罚；累犯或情节恶劣者解除劳动关系；殴打别人者解除劳动关系并移送公安机关解决。2.2 公司提倡坦诚的沟通与合作，人力资源部作为员工关系与沟通的重要责任机构，将为员工在工作满意度提高、劳动保障、职业心理辅导与申诉解决等方面提供帮助，员工可通过电话、网上交流等渠道表达自己的想法，公司将定期或不定期通过书面、面谈等方式向员工征询对公司业务、管理等方面的意见。同时各级管理人员同样负有相关责任与义务。2.3 员工对公司的经营管理措施有不批准见，或发现有违反公司各项规定的行为时，可向行政部、上级领导甚至总经理提出意见。各级负责人或责任部门在接到员工意见后，必须对事件涉及的相关当事人进行调查，并根据调查结果尽快做出解决决定。解决决定将通过书面或电子邮件的形式通报给申诉者，员工假如对解决决定不满意仍可以继续向更高一级负责人或部门申诉。2.4 严禁拉帮结派、私设社团、聚众闹事。2.5 员工应尊重上级管理人员，严禁欺侮、诽谤、威胁、恐吓或暴力侵害管理人员；对管理人员进行欺侮、诽谤的，视情节轻重予以警告或罚款处分直至解除劳动关系；威胁、恐吓或暴力侵害管理人员者解除劳动关系，并移送公安机关解决。2.6 应服从各级管理人员依权限进行的领导和指挥，不得无理抗拒。2.7 报告工作应循级而上，不得随便越级呈报；当上级领导有贪污、盗窃、打击、报复等违纪、违法或损害公司利益的行为，应积极检举揭发，可越级投诉，公司将酌情给予奖励；知情不报者，视情节轻重予以相应处罚。2.8 管理人员应秉公办事，不得徇私舞弊、以权谋私。在工作分派和事故解决中应公正无私，不得偏袒、护短，违者视情节予以警告或罚款处分，累犯或情节恶劣者解除劳动关系。2.9 管理人员应关心爱惜员工，不得欺侮、诬陷、骚扰、体罚下属员工，违者视情节予以警告或罚款处分，累犯或情节恶劣者解除劳动关系。第三条 其他行为准则3.1 在经营管理活动中，不准索取或者收受业务关联单位的利益。3.2 在与业务关联单位的交往中，应坚持合法、合法的原则，反对一切不合法或不道德的手段取得利益。未经公司书面批准，不得在有也许存在利益冲突的业务关联单位安排亲属、接受劳务或技术服务。3.3 不得运用内幕消息，在损害公司利益或者处在比公司以外人士较为有利的情况下谋取个人利益。3.4 员工对外业务联系活动中，遇业务关联单位按规定合法给予回扣、佣金的，一律上缴公司作为营业外收入或冲减成本，不得个人侵吞，如有侵吞，一律辞退并追缴违规所得，视金额大小，送司法机关解决。3.5 除本职平常业务外，未经公司法人代表授权或批准，不能从事下列活动：（1）公司名义考察、谈判、签约；（2）公司名义提供担保、证明；（3）公司名义对新闻媒介发表意见、消息；（4）公司出席公众活动。3.6 对因工作需要配发给个人使用的交通工具及其他办公用品应作适当使用，未经批准，不得将公司的资金、车辆、设备、房产、原材料、产品等擅自赠与、转让、出租、出借、抵押给其它公司、单位或者个人，如有违反，视情节轻重处以1003000罚款，并以记过处分，直至开除；累犯或情节恶劣者解除劳动关系并移送司法机关解决。3.8 员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的投资活动，但严禁下列情形的个人投资：（1）参与经营管理的；（2）投资于公司的客户或商业竞争对手的；（3）职务之便向投资对象提供利益的；（4）直系亲属名义从事上述三项投资行为的。第二章 职场礼仪规范制度 第一条 着装规范1.1 员工着装规范原则：端庄、大方、整洁、得体、便于工作，忌奇装异服。1.2 工作场合内，工作人员须按规定一律统一穿工作服，精神饱满，不佩戴炫耀性或易脱落饰物；服装必须保持清洁、整齐，不能有明显的污渍和灰尘。1.3 男士不穿短裤、背心，女士不穿不穿薄、露、透服装。1.4 鞋面保持干净清洁，不穿拖鞋。1.5 工作时，不卷袖子、卷裤脚、翻领子。1.6 头发应常洗、保持干净，无异味，无大量头屑。1.7 男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头；女员工头发应梳理整齐，素雅淡妆，不做怪异发型，不得浓妆艳抹，并避免使用味道过浓的化妆品及香水。1.8 面部、手部必须保持干爽清洁，不留长指甲（不长于指头2亳米）和涂有色的指甲油。1.9 保持口腔清洁，上班前不吃异味食物。第二条 礼仪规范2.1 在通道、走廊、办公区域或公司其他地点碰到公司领导人或来访客人要礼让，不能抢行，并微笑点头致意或简朴打招呼“您好”。2.2 同事之间、上下级之间应互相打招呼问好。2.3 欲进房间要先敲门，轻敲三下，敲门声遵循“一长二短”的商务礼仪，听到应答后再进。2.4 接听电话应在电话响声三声之内接起电话，首句规范用语：“您好！润盟医疗”，通话时使用礼貌用语，语调温柔，情绪饱满，不能发泄不满情绪，甚至谩骂。2.5 有来宾来访，前台接待人员热情接待引导来宾，为来宾倒水或倒茶，并及时联系有关部门和人员。第三条 行为规范3.1 遵守国家政策法令、法规，遵守“南宁市市民文明公约”和“八不规范”，遵守公司的各项规章制度。3.2 公司的水杯、咖啡杯用于客户招待，请各位同事自带水杯喝水、咖啡和饮料等，请不要擅自取用，如有需要可使用一次性纸杯，或者使用公司杯子后请自觉清洗干净。3.3 生产车间及仓库内严禁吸烟，严禁烟火，一经发现，罚款100元/人/次。3.4 吸烟的同事请到指定地点，请勿影响其他同事，烟头严禁随意丢弃，烟蒂请自觉清理干净。3.5 工作环境内注意轻声慢行，保持安静，请勿大声喧哗，嬉笑打闹。3.6 严禁高空抛物，乱丢垃圾、口香糖等。3.7 安排值日的员工，务必做好地板清洁、接待区域、卫生间区域等的清扫以及当天垃圾当天清理。卫生值日安排计入个人月度绩效考核，经检查核算，缺席值日者直接扣除当月绩效工资。3.8 用餐管理：生产车间及仓库内严禁用餐，员工就餐请到指定地点，并及时清理膳食垃圾。3.9 上班时间，除工作业务内容相关外，不能在公司电脑玩游戏、炒股、网购等与工作无关的工作。3.10 以上规定，如有违反，予以处罚10100元/次，并进行通报批评，情节严重者予以辞退。第四条 员工证（工牌）4.1 员工证是公司用于鉴别员工身份和打卡的证件，应随身携带，并对的佩戴。上班不佩戴者一律处以10元罚款（因工作的特殊性，由部门经理向行政部申请特批后方可不佩戴员工证）。4.2 员工证属公司财产，仅限在职人员持有，应妥善保管。持证人员离职或经公司规定期，应将此证退还行政部。4.3 遗失或损坏此证，应立即报请行政部另行制作，并应补偿其制作费用10元。4.4 个人因素需更换员工证，由个人承担10元制作费。4.5 员工证使用期限一般为2年，期满后可无偿更换新证。4.6 员工证采购、制作、保管、领用等工作归属行政部管理。4.7 员工证相关费用缴纳直接交财务部办理，行政部人员不能收受相关费用，一经发现，处以违规记小过，予以追回款项，并进行通报批评。第二篇 行政管理制度第一章 会客管理制度第一条 目的 为提高工作效率，使会客管理体制化、规范化、明确化。第二条 会客管理规范2.1 会客登记2.1.1 外来人员进入公司，应在保安处予以登记来访人员登记表，必要时查验证件，电话告知接洽部门，经核算批准后，方可出入，如接洽部门或相关人员不在或其他因素不愿接见的，应委婉拒绝，礼貌送客。2.1.2 前台文秘接待访客，均应请访客将公司受访对象、来访目的等登记并征得受访人批准后请入会议室（须事先报告或经主管核准进入）。2.1.3 访客如需进入时，前台文秘应请访客留置其手机号码，发给“来访嘉宾”牌，拜别时退还。 2.2 会客地点2.2.1 公务访客（1）原则上于会客室会谈，为礼貌起见（如会客室正在使用，经允许后可于前台会客）。在会客室会谈时，被访人应给来访者备上茶水。如因公务需要进入公司，须事先报告或经主管核准进入。（2）公司外包协作厂商、供应商等访客进入公司，应依照上述之会客登记规定登记。（3）公司重要客户来访可在相关业务人员陪同下，免办会客登记进入。（4）公司生产、研发部门核心机密的办公区域严禁任何访客进入。2.2.2 私人访客：一律于会客室或接待区会谈，如确有必要进入公司，应经行政部主管核准，并依照上述规定办理。2.3 会客时间2.3.1 公务访客（1）一律于上班时间内接待。（2）如因业务需要于下班后接待公务访客，须事先报告并经主管批准。2.3.2 私人访客：私人访客接待不能占用上班时间，应运用中午休息及下班时间，如于上班时间会客，会谈时间控制在10分钟内，以免影响工作。超过规定期间，行政部应及时提醒。2.4 注意事项2.4.1 前台行政专员应注意访客进出所携带物品的查核，严禁携带危险物品进公司。2.4.2 询问访客是否“预约”。2.4.3 会客时应注意不得泄漏公司机密。2.4.4 会客时应谈话礼貌，不得大声喧哗影响别人。2.4.5 原则上严禁外界保险、推销人员或小商贩进办公区内。2.4.6 做到和谐迎送，接待时注意送水送茶。附表2-1：来访人员登记表第二章 门禁管理制度第一条 目的 为了树立良好的公司形象，维护公司财物和员工的人身财产安全。第二条 公司区域划分： 2.1 15号厂房区域：1、润盟办公区位于五楼，属于行政办公区域，允许正常来访、接待、洽谈所用。2、设备生产车间位于四楼，属于生产车间区域，只允许生产人员和相关权限人员进入。3、仓库和昌雄办公区位于六楼，属于仓储区域和昌雄行政办公区域，2.2 11号厂房区域：1、生产区域：生化试剂的生产区域，只允许生产人员进出，无关人员严禁进入，外来人员经总经理或指定授权审批人书面批准方可进入，每次进入人员不得超过2人。2、质检区域：用于质检原材料、半成品、成品的区域，只允许质检和相关权限人员进出。3、办公区域：属于生产办公区域，允许正常来访、接待、洽谈所用。4、仓储区域：用于存储原材料、半成品、成品的区域，只允许仓储人员或指定权限的人员进出。2.3 本制度中所指特殊区域是针对除办公区域以外，属于严格保密场合及重要货品区域和保密资料的区域，重要涉及生产车间、仓库重地、档案室，对于此类区域的人员进出实行特殊申请管理，无进入权限人员若有需要出入此类区域的或非上班时间需进入的特殊情况，需填写特殊区域申请表，提交分管副总级别以上领导书面批准后，方可进入，审批后的特殊区域申请表由行政部存档备案。第三条 区域划分管理:3.1 15号厂房区域管理规定：3.1.1 公司所有人员进出15号厂房只允许通过五楼办公区域进出，四楼设备生产区域与六楼仓储区域不能作为进出通道，特殊情况须通过度管副总级以上人员审批批准。3.1.2 生产人员进出四楼设备生产区域需通过门禁指纹验证，无关人员不得随意进入，生产人员在没有通过上级审批批准的情况下，携带无关人员进出的，一经发现，罚款当事人50元人/次，并予以警告处分。3.1.3 四楼应急通道不允许作为平常出入通道，特殊情况须从四楼引进重大设备的，应向总经理书面申请审批批准，并在行政专人的监督下实行。3.1.4 六楼为仓库重地，闲杂人员严禁进入，未经许可，私自闯入或携带无关人员进入的，一经发现，处罚负责人50元/次/人，并处以警告处分。3.1.5 仓库大门作为运送物资唯一通道，严禁作为人员出入通道，发现一次罚款20元/次，当月累计达2次及以上者，除按规定罚款以外，并处以警告处分。3.1.6 货品进出通道大门钥匙管理由政部专人或保安保管，仓库大门钥匙则由仓储负责人管理，未经部门负责人或分管领导书面批准，不允许随意转交第三人，如有违反，对相关负责人按工作失职，酌情扣除当月部分绩效工资。3.1.7 所有货品、物品的入库，需经仓储部、采购部当面盘点确认方能入库，入库过程中丢失货品由负责盘点入库人员共同承担补偿责任；此外，财务部定期组织盘点核查工作，发现账实不符应追究仓储人员的补偿责任。3.1.8 所有货品、物品的出库，须通过行政专人或保安签字验货确认，对出库时物品类目和件数进行核对；仓储部和行政部共同在现场对账单实物确认无误后，物品损坏或丢失的责任由仓储部负责；如出现客户方未收到货品，或货品数量不符的情况，由仓储人员负责向第三方物流公司的追究补偿责任。3.1.9 货品丢失补偿方案由仓储部制定，补偿应由专管的仓储部承担。3.1.10 以上规定条款，如有违反规定，对相关负责人按工作失职，酌情扣除当月部分绩效工资。3.2 11号厂房区域管理规定：3.2.1 11号厂房为生产重地，严禁拍照和携带通讯设备、电子设备，所有进入生产车间或厂房区域的人员，必须换上无尘拖鞋，严禁穿有跟、尖跟或有钉子的鞋子进入。3.2.2 生产区域严禁无关人员进出，外来人员进入须经总经理或生产部经理批准，外来人员进入车间的人数不超过2人（含2人），并按规定穿戴洁净服、洁净帽、洁净鞋。3.2.3 质检区域与仓储区域严禁无权限人员进入，外来人员须进入的，必须经相关权限的上级领导书面审批批准。3.2.4 外来人员因公需进入公司，应先登记，保安或前台行政部人员应询问事由，必要时应查验证件，电话告知接洽部门，经接洽部门或相关人员批准后，值班保安给来访者填写来访人员登记表、 发放来访证，如接洽部门或相关人员不在或有其他因素不愿接见的，保安应委婉拒绝，请其外出。3.2.5 公司员工须从公司指定大门出入，进入公司、厂区、车间、仓库时，应佩戴工作牌。对上班出入厂区、车间不带工作牌者，保安或行政专员可阻止其入内,直至按规定佩带后方可进入；不服从挂牌管理，态度恶劣者，保安应记下其姓名、部门，交行政部解决。行政部将该位员工的违规事实书面告知所在部门和人力资源部， 由所在部门根据事实在绩效考核中予以扣分解决。多次发生将按其他相关制度的规定予以严惩。3.2.6 被公司除名及离职人员，经人力资源部核准后，行政部或保安才干批准离职人员给予放行，并严格检查其行李物品，严禁携带任何具有本公司标志的公司物品离开。3.2.7 公司各种物品均需经验证或许可，大件物品必须凭放行条放行。3.2.8 所有货品出入库，应先在保安处登记，由保安告知收货部门或相关人员接洽。 3.2.9 小件物品、信函、文献等应由前台行政代为收发，并做好收、发工作及例行登记。 3.2.10 对来访人员或离开人员所携带物件有疑问时，应及时询问相关人员加以确认。 3.2.11 公司订阅的报纸、杂志、信函、文献等由前台行政专员或保安代收，并及时转交相关部门。 3.2.12 员工网购的物品由快递人员告知收件人到前台或大门处签收，或是前台代收，但是严禁快 递人员进入公司和厂区。 3.2.13 以上规定，如有违反，对相关负责人按工作失职扣除当月部分绩效工资。第四条 下列外来人员严禁进入公司大门：（一）携带易燃易爆及危险品的人员。（二）男士光背、纹身、女士穿着暴露、浓妆艳抹者，以及不明身份、衣冠不整的人员；（三）推销产品及收购废品的人员。 （四）非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝配合登记者。 （五）来访人员报不清受访部门及受访人者。第五条 有下列行为之一的公司员工严禁离开公司： （一）员工出公司，携带公司物品，放行条上无行政部核准、无部门负责人签核的。 （二）员工携带物品有放行单据，但物单不符者。第六条 有下列行为之一的公司员工严禁进入办公区： （一）携带违禁物品者。 （二）不戴工作牌者、无来访证或无来访登记者。 （三）上班穿拖鞋、短裤、衣帽不整者。 （四）未经部门经理核准擅自带客参观者。 第七条外来人员以同学、朋友、亲戚等名义探访员工时，不能随意进出办公区域和生产区域，只能电话 告知相关人员在接待区或前台大厅等候和会谈。第八条 外来人员以应聘、业务、参观、合作等名义进入办公区域和生产区域时，前台人员或保安应先致电相关部门进行确认，确认无误并做好登记后方可放行。第九条 外来人员被允许进入办公区域或生产区域后，严禁随意到其他办公室游走，如发现外来人员未按指定的路线行走时各部门人员应及时制止。第十条 接待来访人员时，各部门接待人员应加强保密意识，如客人翻阅办公桌的资料时相关人员应及时予以制止。第十一条 严禁本公司员工邀请外来人员进入办公区域和生产区域参观、游玩或从事其它与工作无关的活动。第十二条 参照人力资源部公布的保密管理制度中“第四章 第四条 现场类事项的保密”的相关规定，进行生产车间门禁的管理。具体规定如下：12.1 出入车间的管理12.1.1 非本车间的公司员工（允许正常出入的和在规定期间参与公司在车间内组织的统一会议人员除外）出入其它车间，须生产第一负责人批准后，再报公司决策层领导书面批准后方可进入。12.1.2 外来人员出入特殊车间必须经副总经理书面批准。 12.1.3 外来人员进入车间不允许拍照、摄像、录音（涉及用手机，下同），否则必须经总经理书面批准授权。12.1.4 外来人员联系接待部门要提前告知生产部门现场负责人，车间接到告知后，要对需保密的事项采用措施，做到信息、资料、数据不外泄。12.1.5 外来参观人员要安排专人带领，严格按参观路线行进，不得随意变更路线，对随意改变路线和走到离设备1米以内的客人，带领人员、值班负责人及本岗位操作工要礼貌地加以制止。12.1.6 销售、代理商客户原则上仅限于车间周边参观，不得进入车间内。12.1.7 外来供应商不准进入生产车间。其中到车间卸货的供应商,车间必须指定专人管理，只允许供应商在规定期间、规定卸货区内活动（各车间要明确标记卸货区）。12.1.8 外来施工人员出入车间时,必须由联系部门负责对出入人员进行确认,并与车间负责人进行接洽，明确工作所需时间，由车间指定相关岗位工作人员进行监督。严禁非施工人员混入车间。12.1.9 外来人员进入车间的人数每次不得超过2人。12.1.10 上班时间，车间人员原则上严禁接访客人，若有特殊情况，需向部门主管说明情况，经批准后可安排在公司会议室或接待区会客。12.1.11 非上班时间，因特殊因素或工作任务需要进入车间的，紧急情况可电话或短信通过生产部负责人批准后，再向分管副总级以上人员申请批准授权进入后，方可进入，在2个工作日内补交特殊区域出入申请表提交行政部备案。12.2 各生产车间门口的管理12.2.1 生产车间离门口最近岗位的当班员工为控制人员进出的负责人，由生产车间贯彻到相关人员的岗位责任制中。12.2.2 车间员工进入换鞋间后，按照排班规定在保安室打卡后进入车间。12.2.3 生产车间门口处，行政部应设立明显的的界线和禁令指示牌、标记。 12.2.4 车间员工严禁带包进入车间，有带包人员应将包存放在鞋柜，如有带包进入者，保安规定其自行开包检查。12.2.5 外来公干人员未经生产部批准和接待部门人员陪同严禁进入车间，擅自进入车间者保安和车间工作人员有权利阻止。 12.2.6 员工及外来人员严禁携包进入车间，如有特殊情况应自觉接受生产部管理人员、行政人员或保安的检查与登记。检查时应注意的事项：（1）不可触及人身。（2）重要是检查有无公司产品、物料半成品或工作器具等公司财物为主。（3）检查时态度要谦和有礼，避免引起被检查人的误会与反感，必要时婉言说明，并请谅解。（4）严禁公报私仇，故意刁难。 12.2.7 车间员工有携带公司物品离开车间时，须有部门经理签发的放行条，否则管理人员有权限制止其外出（特殊情况应解释清楚并备案）。 12.2.8 对不按规定进入车间要强行制止，情况严重者可报警解决。第十三条 公司门禁及钥匙管理13.1 公司门禁指纹或密码的设立及权限分派由人力资源部负责管理。13.2 公司门锁的钥匙统一归行政部负责管理，安排钥匙的分派发放，管理开门、锁门的事项。13.3 门锁钥匙管理规定：13.3.1 凡是上班时间因开门延迟导致员工上班打卡迟到的，对开门负责人予以经济处罚，同时按工作失职扣除负责人当月部分绩效分数，具体规定如下：（1） 导致员工上班打卡延迟15分钟（含）以内，对开门负责人予以处罚30元/次；（2）导致员工上班打卡延迟1630分钟以内，对开门负责人予以处罚50元/次；（3）导致员工上班打卡延迟3160分钟以内的，对开门负责人予以处罚100元/次；（4）超过以上范围的，属严重影响正常办公秩序，按下述13.3.2的规定处罚。13.3.2 因钥匙管理不善，导致未能按上班时间开门办公，严重影响公司正常办公秩序，导致全体人员未能正常办公的，根据影响办公时间的长度予以处罚：影响时间在4小时（含）以内的，对开门负责人予以处罚200元/次，影响办公时间在4小时以上的，对开门负责人予以处罚400元/次，同时，予以记小过1次，此类事件累计达2次及以上的负责人，除相应的经济处罚外，可予以无偿辞退解决。附件2-1：特殊区域申请表附件2-2：放行条第三章 电话管理制度第一条 目的 为将电话管理予以合理化以利于业务进行，开源节流、节省成本。第二条 电话管理办法2.1 电话使用规范2.1.1 员工应接转迅速、准确，用语简练、清楚、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。接电话时音量应适当控制，不影响别人工作。2.1.2 在电话铃响三声之内必须接听，接听外线电话的基准用语为“您好，润盟医疗”，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再打，感谢您的来电。”2.1.3 接外线电话至分机时，一般电话铃声响5声无人接听即挂线。2.1.4 上班时间不得在电话中闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。2.1.5 凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，应婉拒接线。2.1.6 严禁拔打增值业务电话，凡违反者按拔打费用的三倍处罚。2.2 挂接电话使用方法2.2.1 总机区内直接拨号，程控分机区内拨号：（ ）+电话号码。2.2.2 拨打内线（即程控分机）请直接拨打相应分机号码。2.2.3 接外线电话至分机时，一般电话铃声响3声无人接听即抢接：轻按挂机键+（ ）；转接：即轻按挂机键+相应的分机号码。2.2.4 时间控制在5分钟内，最多不能超过10分钟，长话短说。2.2.5 使用前应对洽谈内容稍加构思记录。2.2.6 各部门人员遇电话铃响时，应立即拿起话筒，不等对方发言，得先说出公司、部门名称。2.2.7 凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。2.2.8 上班时间手机音量需控制在中间档位以内，保持职场安静，避免嘈杂，建议调为振动或静音，生产部操作人员在岗不能接打私人电话。2.2.9 尽也许使用节省成本的方式拨打长途电话，如电信的总机与程控分机区外拨号：17909+区号+电话号码，铁通电话直拨即可等。2.2.10 因公务需要使用国际长途电话时，须先填写国际长途电话使用登记表，经部门主管核准后送交总机拨号。2.2.11 每月初行政部应将上月国际长途电话使用登记表与通讯公司打印的长途电话清单进行核对，核算出各部门的国际长话费用，需要时计算到个人。对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例解决。 附表3-1国际长途电话使用登记表第四章 名片管理制度第一条 目 的 员工名片是展示公司形象的标志，具有公司文化的内涵，规范公司名片管理，统一公司对外形象,特制定如下管理规定。第二条 合用范围 本管理制度合用于公司及下属分子公司和办事处，以及兄弟公司需要印刷名片的个人。第三条 职 责3.1 申请人的责任：名片印制申请人负责审核本人信息，如电话、邮箱、工作QQ、微信号等。3.2 各部门负责人负责审核本部门名片使用人员的申请、名片上的部门、职务称谓等信息。3.3 人力资源部负责审核名片使用人员的职务职级、部门等信息，负责因岗位异动等情况而进行的名片更新更换，以及离职人员的名片回收解决及交接。3.4 行政部负责名片的格式版本、材质质量、印刷对象确认、印刷数量以及印刷内容的审核、修改指导，公司网址及其他公司公共信息确认，印制商家，在职人员的名片更新、发放管理等。第四条 费 用 4.1 行政专员定期将印制名片费用进行核算，按公司规定填写支出凭单并签字审核完毕之后递交财务部报销。4.2 财务部将费用纳入各部门平常办公成本。4.3 员工入职工作未满30天的，在离职时将在工资中扣除名片制作的成本费用（单价为20元/盒），超过30天的则由公司承担该项费用。第五条 格 式5.1 名片由公司设定统一格式，必须经总经理或董事长核准。5.2 名片选用的纸张、印制的颜色及印制单位等均按照由公司的VI系统及相关规定拟定。第六条 使用规定6.1 公司名片仅用于与公司业务相关的场合，严禁滥用；6.2 员工离职后不得持本公司名片与别人联系。第七条 名片使用部门：1、公司高层级别以上人员；2、公司市场推广、业务销售人员、商务部人员；3、公司人力资源部负责人、负责招聘的主管、专员；4、公司总部或下属分子公司、办事处有外联的各办公室主任、副主任；5、公司采购经理、采购员；6、以及其他需要对外联系经审批批准印刷名片的管理层人员。 第八条 名片申请及印制规定8.1 上述名片使用部门人员因工作需要印制名片，必须填写名片制作申请表，经部门内部审核批准后，交至分管领导审批，再提交人力资源部和行政部审核相关信息，最后审核通过安排行政专员下单印制，一般五个工作日内完毕印制，具体流程如下图1：申请人为部门负责人或高管级人员(直属上级为总经理)直属上级/部门负责人审核申请人填写申请单分管领导审批 人力资源部审核申请人信息行政部负责人审核后，安排下单印制总经理审批申请人到行政部领取图1：名片制作申请流程8.2 如上图1所示，名片申请流程按申请级别不同分为两类，一是部门负责人或高管级人员（即直属上级为总经理）的申请流程；二是除此以外其别人员的申请审批流程。8.3 名片审批内容及责任：8.3.1 名片印制申请人对个人填写的信息负责。8.3.2 部门内部审批内容：直属上级或部门负责人审核发起人的申请资格，分管领导复核。8.3.3 人力资源部审批内容：审核申请人的职务、职称、岗位层级信息。8.3.4 行政部审批内容：根据申请表上的信息进行审核，名片样板、纸质材质、硬度、规格尺寸等，如特殊规定由使用部门提供具体信息。8.3.5 名片印刷负责人（行政指定专人，下同）：对名片的材质、成品的质量负责。8.5 名片印刷上的网址和联系电话必须是公司官方网址和联系电话，有公司配备手机号码和公司邮箱的人员一律印刷公司配备的手机号码和邮箱。8.6 涉及英文信息或其他外文翻译的名片内容，需由指定翻译或有审核资质的指定人员审批，其余人员不能擅自拟定。8.7 印刷公司根据所提供信息做出名片小样或设计原图电子版，交回名片印刷负责人一一核对名片上的版面与规定是否完全相符，信息准确无误并签字确认后方可印制，防止由于未确认而产生费用损失；例如：名字或联系方式错误、字体或大小不符、排版问题而导致名片不能使用；8.8 名片收货规定：印制单位交货时，名片印刷负责人严格检查名片的版式规格、数量、内容信息均确认无误时，方可收货并安排付款；如因印制公司工作失误而产生的问题，例如：颜色不符、文字错误、纸质问题等，不能接受，并规定印制公司重新提供。8.9 名片领取规定：行政部发放名片需做好记录，统一登记于名片领用登记表（见附表二，下同）申请人核对名片所印信息无误后履行签罢手续。8.10 注意事项：由于公司规定名片的质量比较高、纸质较特殊，尽量安排批量印制？，除特别紧急情况下，尽量提前记录，保持定期定批印制。8.11 如因工作需要，需临时印制与实际情况不符的名片，或是名片有特殊规定的，名片制作申请表需经部门部门负责人和分管领导审核批准后，提交至总经理审批，批准后行政部方能按特殊规定印制。 第九条 名片管理规定9.1 任何人等未经审批批准不得擅自改变名片的版式及相关内容；如有特殊格式规定需报行政部核准后方能安排制作，名片由行政部负责统一印制统一管理，个人不得私自印制及擅自修改设计样式、排版等内容。9.2 员工将收取的名片带回后，要放入名片册中妥善保管，并做一份备用的电子档，保存在电脑里，以方便使用。9.3 离职人员工作中置换回的名片作为离职交接资料之一，统一交回人力资源部分派解决。9.4 行政部人员对名片的发放要做好记录、记录名片印刷领用的情况，任何人任何职务的名片印好后人力资源部都要留出一张存档。第十条 名片配置管控10.1 行政部名片印制负责人有责任定期收集各部门名片需求，将相关信息记录；注旨在不同阶段不同人员需求的情况下，不同的配置数量控制。10.2 名片配置管控分为以下几种情况（注：名片数量表达以盒为单位，统一计为100 张/盒）：1、正常情况：（1）正式员工：有需求用途的需经部门经理及行政部核准后，印制数量 1 盒/人/次；（2）新入职工工（转正局限性半年的）：2 盒/人/次。（3）高层管理人员：试用期按2盒/人/次印制，转正后可按5盒/人/次印制。（4）市场推广、销售人员：试用期按1盒/人/次印制，转正后可按5盒/人/次印制。（5）有需求用途的主管级、经理级别员工（仅限转正人员）：2 盒/人/次。（6）试用期员工：无特殊因素不予印制；特殊情况，需经部门负责人及人力资源部核准后，印制数量为1盒/人/次。（7）实习人员：不予办理名片印制。（8）行政部需备用2盒空白名片，以便公司项目或业务需要等情况下特殊人员急需之用。2、过渡阶段：名片上涉及信息预计也许的有所变动，例如Logo 修改、公司联系方式变化等，短期内印制数量仅限1盒/人/次。3、特殊情况：碰到大型展会、活动、客户寻访等名片大量消耗的情况，要提前准备；由责任部门根据实际需要情况至少提前半个月申请印制。第十