正略钧策永泰地产集团总部行政部岗位说明书汇编.doc

目 录行政部经理岗位2行政部法律顾问岗位5行政部信息主管岗位7行政部秘书主管岗位9行政部秘书岗位12行政部行政主管岗位14行政部司机岗位17行政部行政专员岗位19行政部外勤主管岗位21行政部档案专员岗位23行政部软件工程师岗位26行政部系统管理员岗位28行政部技术支持岗位30行政部前台岗位32行政部经理岗位基本信息本岗位名称行政部经理岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：政府相关部门、重要业务单位直接上级岗位：副总经理直接下级岗位：行政主管、秘书主管、外勤主管、信息主管直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团高管、集团各部门、各项目公司重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：根据集团发展战略及管理的规定，负责集团平常行政事务管理、董事会平常事务、信息管理、法律事务以及与集团内外的组织协调，以保证集团指令畅通，办公秩序顺畅。序号概述内容描述1工作计划管理1. 根据集团经营计划，制定行政部部门工作计划，对各项工作的负责人、完毕时间和质量标准做出明确规定，保证部门任务的顺利完毕，并对主管上级进行总结和报告；2. 根据部门预算，控制部门内部管理费用支出。2制度与流程优化制定、完善集团的行政管理制度，组织编制、优化部门内部制度与流程，并负责监督贯彻执行。3平常行政管理1. 组织、审核并监督集团的文献管理；2. 组织并监督档案管理、前台接待、车辆管理及相关事务；3. 筹备董事会、总经理办公会议等有关会议的组织及召开，组织编写会议纪要和决议，并检查贯彻执行情况；4. 做好会议服务工作管理保安、卫生、食堂等其他后勤工作，做好后勤服务工作；5. 合理安排、控制本部门预算范围内的各项办公费用的支出。4内部管理1. 负责部门内部工作安排，指导下属人员完毕各项工作；2. 负责对直接下属的绩效管理工作，帮助下属提高工作绩效；3. 协助组织下属人员的招聘培训和职业发展等工作，提高下属素质和能力。5对外公共关系维护负责集团及总部的公共关系维护，配合领导完毕来访来宾的接待，协调内外关系。6董事会事务1. 负责集团经营决策的上令下达、检查、督办及信息反馈工作；2. 负责董事会的平常行政工作；3. 负责组织董事会重大会议。7信息管理负责公司的信息化网络建设，涉及办公系统和计算机设备的运营和维护、网站建设管理和电子商务推动、公司信息保密工作等。8法律事务管理领导法律顾问完毕集团的各项法律事务，并对各项目公司的法律事务管理提供指导。9行政费用管理负责集团办公电话费、手机费、出租车费等行政费用的标准制定、费用审核；10其他完毕上级领导交办的其他工作。工作职权业务类1. 对集团行政管理制度有提案权、审核权2. 对集团下属项目公司的行政管理制度有建议权费用审批类3. 对本部门年度预算内的费用有审批权4. 对本部门授权范围内的预算有审批权人事类1. 对本部门员工绩效情况有考核权2. 对本部门员工岗位调整、人事任免有建议权任职资格教育限度本科以上专业行政管理及相关专业工作经验1. 8年以上一般工作经验；2. 5年以上专业工作经验；3. 3年以上管理工作经验。资格证书业务技能行政管理及相关业务技能语 言英语良好的英文阅读能力其它计算机水平纯熟使用办公软件能力素质组织协调能力哺育辅导能力计划能力成本意识敬业负责其他具有一定的政府关系修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1 初次填写行政部法律顾问岗位基本信息本岗位名称法律顾问岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：律师事务所、政府法律部门直接上级岗位：行政部经理直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团项目公司相关部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：负责整个集团的法律征询事务工作，依据相关法律法规，保障集团整体经营活动的合法性。序号概述内容描述1协议管理1. 对集团协议纠纷解决提供法律征询、建议；2. 起草、审查集团总部法律文书，负责集团总部协议及其纠纷解决资料的管理；3. 辅助部门经理监督集团公司各部门及项目公司在经营中协议的合法性。2诉讼工作参与集团的有关诉讼、仲裁活动，并配合律师工作。3知识产权保护负责办理商标、商业秘密、专利保护等知识产权保护法律事务。4资信调查工作调查集团所有合作及拟合作公司的资信情况。5法律手续办理协助有关单位办理股权转让、购并、改制、清算和注销等方面的法律手续。6法制宣传负责集团平常的法制宣传、教育工作。7其他完毕上级领导交办的其他工作任务。工作职权业务类1. 对集团法律方面工作执行有监督权；2. 对部门工作改善有建议权。费用审批类人事类任职资格教育限度本科以上学历专业法律及相关专业工作经验1. 5年以上一般工作经验；2. 3年以上专业工作经验。业务技能法律事务等相关业务技能资格证书律师证语 言英语具有一定的英语阅读能力其它计算机水平纯熟操作办公自动化软件能力素质1. 计划能力2. 自我发展能力3. 问题解决能力 4. 沟通能力5. 敬业负责其他修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部信息主管岗位基本信息本岗位名称信息主管岗位编号所在部门办公室岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：电脑公司、网络公司、软件公司等直接上级岗位：办公室主任直接下级岗位：技术支持、系统管理员直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团总部各部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政部经理的领导下，负责公司信息化的建设及维护等工作，以实现信息共享，提高办公效率并提高公司形象的目的。序号概述内容描述1制度管理集团计算机、网络设备管理类制度性文献、记录的起草工作。2基础建设集团信息化技术工作的组织、规划、协调、管理；3维护与管理集团计算机网络、集团电子邮箱、FTP系统规划、维护和管理。4安全维护计算机网络、系统安全技术的管理、跟踪和研究。5技术征询解答员工在电脑使用过程中的征询，需要时组织或主持相关培训。6其他完毕上级领导交办的其他工作。78910工作职权业务类有购买软件及系统升级的建议权费用审批类人事类任职资格教育限度本科专业计算机及相关专业工作经验1. 5年以上一般工作经验；2. 3年以上专业工作经验。资格证书业务技能语 言英语具有一定的英文阅读能力其它计算机水平通过CCNP认证，MCSE认证能力素质技术应用能力成本意识自我发展能力组织协调能力敬业负责其他客户导向修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部秘书主管岗位基本信息本岗位名称秘书主管岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：集团总经理的重要客户直接上级岗位：行政部经理直接下级岗位：行政秘书直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团高管、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在集团总经理的领导下，协助总经理平常行政工作，为总经理工作效率的提高、为公司内外部关系协调、决策优化做出奉献。序号概述内容描述1平常事务1. 负责总经理的日程安排、电话及函件解决、来访客人接待等平常行政事务；2. 负责行政秘书的业务管理，涉及专业素质、业务指导等。2流程优化根据本部门统一规定，组织编制本岗位及行政秘书岗位的工作流程，并逐步完善。3文献管理负责总经理重要文献的文印、整理、收发、传递、存档等。4董事会事务1. 配合行政部经理做好集团经营决策的上令下达、检查、督办及信息反馈工作；2. 集团董事会的办公会议安排、组织与管理；3. 负责集团董事会的平常事务工作。5部门协调 协助总经理协调集团各部门、各项目公司之间的工作关系，保障组织关系顺畅。6公文写作总经理各种文书的起草和拟定。7其他总经理及行政部经理交办的其他工作任务。8910工作职权业务类对集团的行政管理制度有提案权、建议权费用审批类人事类任职资格教育限度本科以上学历专业文秘、中文或相关专业工作经验3. 5年以上一般工作经验；4. 3年以上专业工作经验。资格证书秘书证业务技能具有较好的公文写作能力语 言英语良好的英文听说读写能力其它计算机水平纯熟使用办公软件、打字速度60字/分以上能力素质沟通能力信息收集能力自我发展能力诚信正直敬业负责其他保密意识、条理性修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部秘书岗位基本信息本岗位名称秘书岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：集团副总经理、总助等高管的重要客户直接上级岗位：秘书主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团高管、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在集团高管的领导下，协助副总经理、总经理助理的平常行政工作，为公司高管工作效率的提高、为公司内外部关系协调、决策优化做出奉献。序号概述内容描述1平常事务负责集团高管的日程安排、电话及函件解决、来访客人接待等平常行政事务。2流程优化根据本部门统一规定，配合秘书主管制定本岗位的工作流程，并负责完善。3文献管理负责集团高管重要文献的文印、整理、收发、传递、存档等。4部门协调 协助集团高管的各分管部门、各项目公司之间的工作关系，保障组织关系顺畅。5其他完毕上级领导交办的其他工作。678910工作职权业务类对集团的行政管理制度有提案权、建议权费用审批类人事类任职资格教育限度大专以上学历专业文秘、中文或相关专业工作经验1年以上一般工作经验资格证书秘书证业务技能语 言英语英语平常口语交流其它平常函件的翻译计算机水平纯熟使用办公软件、打字速度60字/分以上能力素质沟通能力信息收集能力团结合作诚信正直敬业负责其他保密意识、条理性修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部行政主管岗位基本信息本岗位名称行政主管岗位编号所在部门办公室岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：政府相关部门（派出所、政府、街道、工商、车辆管理所等）、酒店餐饮等单位直接上级岗位：行政部经理直接下级岗位：行政专员、档案专员、前台直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：各项目公司、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政部经理的领导下，监管平常行政工作以保证公司行政工作服务的正常运作，负责维护公司公共关系以提高公司形象，塑造公司品牌。序号概述内容描述1公共关系负责公司公共关系的管理和维护。2接待标准制定制定公司接待流程和标准，监督实行并负责完善。3外事接待工作按照公司的接待标准，负责公司重要客户的接待工作（涉及接机、行程安排、餐馆和住宿安排等）。4活动组织负责公司重要活动的组织安排工作。5礼品选购负责公司礼品的选购、订制。6办公家具采购维护负责采购办公家具，并安排专人进行维护。7印刷服务负责集团各种印刷品的印刷。8公文写作负责公司各种文书的起草和拟定。9印信管理严格实行公司印信管理制度，负责文献监印。10后勤管理1. 负责办公区域的安全保卫、保洁工作；2. 负责协助相关部门解决安全保卫事件；3. 负责午餐食堂管理及其他后勤事务。11车辆管理1. 负责集团车辆的统一调度；2. 督促司机做好车辆的平常养护，组织司机定期参与安全学习，准时办理年检保险；3. 负责解决公务驾驶中的事故。12其他上级领导交办的其他工作。工作职权业务类对公司礼品订制、印刷服务的采购有建议权费用审批类人事类任职资格教育限度本科以上学历专业行政管理及相关专业工作经验5. 5年以上一般工作经验；6. 3年以上专业工作经验。资格证书业务技能1. 具有优秀的人际交流能力，具有良好的政府关系；2. 具有较好的公文写作能力。语 言英语一定的英文阅读能力其它计算机水平纯熟使用办公软件能力素质沟通能力组织协调能力自我发展能力敬业负责成本意识其他服务意识、积极性修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部司机岗位基本信息本岗位名称司机岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：交通管理部门车辆维修厂外部客户直接上级岗位：行政主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团总部各部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政部经理的领导下，负责所管车辆的维护、管理及驾驶，以保证公司本部平常经营活动的用车服务。序号概述内容描述1车辆服务根据行政部的用车安排完毕指定任务。2客户接待负责领导指派的客户接待工作。3安全驾驶负责公司车辆的安全驾驶工作，定期参与司机安全学习；4车辆卫生自觉搞好车辆车容，保持车辆清洁卫生。5车辆保养负责车辆平常保养工作，建立车辆保养日记。6年检保险负责车辆年检及各项保险办理，涉及公司高管的驾驶证年检工作。7事故解决协助领导完毕公务驾驶车辆中的事故解决工作。8其他完毕上级领导交办的其他工作。910工作职权业务类费用审批类人事类任职资格教育限度中专专业不限工作经验3年以上驾驶经验资格证书B类以上等级的汽车驾驶执照业务技能纯熟的汽车驾驶技术，了解基本的汽车维修知识；熟悉北京道路交通。语 言英语其它计算机水平可以操作办公软件能力素质沟通能力成本意识敬业负责积极性其他服务意识修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部行政专员岗位基本信息本岗位名称行政专员岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：印刷单位、办公用品销售单位直接上级岗位：行政部经理直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团各部门内勤、行政部全体岗位、各项目部行政部重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政部经理的领导下，负责各项平常行政基础事务，为各部门提供行政服务，保证工作正常运营。序号概述内容描述1办公用品管理负责办公用品的采购、保管和领用。2图书管理负责图书资料的采购、保管和领用。3礼品管理负责礼品的保管和领用。4固定资产管理1. 协助行政主管采购、维护办公家具；2. 负责公司固定资产的后期管理，涉及及时回收、清理和盘活。5钥匙管理负责公司各种钥匙的配备、保管，并做好借用登记等。6其他上级领导交办的其他工作。78910工作职权业务类对固定资产、办公用品等的采购有建议权费用审批类人事类任职资格教育限度大专以上学历专业行政管理、中文、文秘及相关专业工作经验年以上一般工作经验资格证书业务技能具有较好的公文写作能力语 言英语其它计算机水平可以操作办公软件能力素质敬业负责团结合作积极性诚信正直成本意识其他服务意识、条理性修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部外勤主管岗位基本信息本岗位名称外勤主管岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：交通管理部门车辆维修厂外部客户直接上级岗位：行政部经理直接下级岗位：司机直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：总经理、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政部经理的领导下，为总经理提供用车服务，以保障总经理的出行安全、及时；此外，负责与物业公司、银信光华等的业务联系。序号概述内容描述1总经理车辆服务1. 根据总经理的用车安排完毕指定任务；2. 自觉搞好车辆车容，保持车辆清洁卫生；3. 负责车辆平常保养工作，建立车辆保养日记。2客户接待董事会领导及总经理重要客人的接待工作。3外联工作负责与物业公司、银信光华公司的业务联系。4安全驾驶定期参与安全学习，强化安全驾驶意识。5年检保险负责总经理车辆的年检及各项保险办理。6其他完毕上级领导交办的其他工作。78910工作职权业务类费用审批类人事类任职资格教育限度大专专业不限工作经验3年以上驾驶经验资格证书B类以上等级的汽车驾驶执照；业务技能1. 纯熟的汽车驾驶技术，了解基本的汽车维修知识；2. 熟悉北京道路交通。语 言英语其它计算机水平能使用办公软件能力素质组织协调能力沟通能力成本意识敬业负责积极性其他服务意识修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部档案专员岗位基本信息本岗位名称档案专员岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：政府相关部门（证照年审）直接上级岗位：行政主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团各部门、各项目公司、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政主管的领导下，负责公司证照、图书、文档资料及经济协议等管理，使之规范化、条理化。序号概述内容描述1档案管理1. 负责集团内部的相关文献、规章制度、经济协议、书籍、电子文档及档案的收集、整理、归档工作，建立各类档案目录，方便检索和查询；2. 执行档案查询、借阅管理制度，履行借阅手续；3. 定期参与档案鉴定，相应销毁档案进行监销。2档案保密及库房管理1. 负责文档保密管理；2. 对档案库房进行有效管理，防止档案丢失、损坏、泄密。3档案预验收和移交组织工程档案预验收，按照档案局规定完毕工程档案的移交工作。4资质管理根据国家有关规定，负责公司的资质申报和资质年检、保管资质证书。5项目公司资质管理1. 对项目公司的档案管理工作提出规定、给予指导，负责对项目公司档案管理人员进行培训；2. 对项目公司的重要文献、证照进行收集、备案。6文献流转根据公司文献流转管理制度，实行文献流转管理。7Share point主页维护部门Share point主页的维护。8其他完毕上级领导交办的其他工作。910工作职权业务类对公文流转制度的建立与完善具有建议权费用审批类人事类任职资格教育限度大专以上学历专业档案管理、文秘及相关专业工作经验1年以上一般工作经验资格证书业务技能具有一定的档案管理技能，较好的公文写作能力语 言英语其它计算机水平可以纯熟使用常用办公软件能力素质敬业负责团结合作诚信正直积极性技术应用能力其他服务意识、工作条理性修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部软件工程师岗位基本信息本岗位名称软件工程师岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：直接上级岗位：信息主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在信息主管的领导下，负责公司业务系统的正常运营和维护，为公司的信息化工作提供有力的技术支持。序号概述内容描述1应用软件系统基础建设集团各类应用软件系统的规划、需求分析、实行和维护。2集团网站管理负责集团内部网站的开发和维护。3门户站点管理集团内部门户站点的应用、维护和推广实行。4指导与支持1. 指导各项目公司的信息化建设；2. 指导各项目公司应用软件的建设和运营。5其他完毕上级领导交办的其他工作。678910工作职权业务类费用审批类人事类任职资格教育限度本科专业计算机及相关专业工作经验3年以上相关工作经验资格证书业务技能语 言英语具有一定的英文阅读能力其它计算机水平通过SQL、NEC认证能力素质问题解决能力敬业负责技术应用能力创新能力积极性其他修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部系统管理员岗位基本信息本岗位名称系统管理员岗位编号所在部门办公室岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：各系统供应商直接上级岗位：信息主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团各部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在信息主管的领导下，完毕系统规划及维护，保证系统的正常运营。序号概述内容描述1系统规划公司AD的规划、设计与维护。2外部系统维护公司外部网络环境和数据库（SQL Server 2023）的维护。3应用系统维护公司各类应用系统的运营环境的配置和维护。4内部系统维护负责维护公司内部网络系统、邮件系统、FTP系统。5邮件系统管理公司及项目公司邮箱的维护和账户添加工作。6其他上级领导交办的其他工作。78910工作职权业务类费用审批类人事类任职资格教育限度大专以上学历专业计算机及相关专业工作经验1年以上专业工作经验资格证书业务技能语 言英语其它计算机水平通过MCSE认证能力素质技术应用能力问题解决能力创新能力敬业负责积极性其他服务意识修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部技术支持岗位基本信息本岗位名称技术员岗位编号所在部门办公室岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：电脑公司、办公设备公司直接上级岗位：信息主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团各部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在信息主管的领导下，完毕公司IT技术支持，以保证办公自动化工作的正常进行。序号概述内容描述1基础硬件的配置和维护1. 公司员工办公电脑的配置、选购、维护和技术指导；2. 公司办公设备的购买和维护。2其他硬件的配置和维护1. 公司办公电话、视频会议、电话会议、门禁等设备的平常维护、使用、管理；2. 公司AD活动目录客户端的调试与维护。3办公电脑安全管理公司办公电脑病毒防治技术的管理、跟踪研究。4办公设备管理公司电脑、办公设备等物品的使用登记、盘点、保管工作。5其他上级领导交办的其他工作。678910工作职权业务类有购买办公电脑、办公设备等的建议权费用审批类人事类任职资格教育限度大专以上学历专业计算机及相关专业工作经验1年以上专业工作经验资格证书业务技能语 言英语其它计算机水平通过CCNA认证能力素质技术应用能力创新能力敬业负责团结合作诚信正直其他服务意识修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写行政部前台岗位基本信息本岗位名称前台岗位编号所在部门行政部岗位定员工作关系集团外部相关单位名称：票务中心、宾馆酒店、快递公司、直接上级岗位：行政主管直接下级岗位：直接下级人数：本岗位集团内部相关部门及岗位：集团各部门、行政部全体岗位重要工作职责（按重要性排序）职位设立目的：在行政主管的领导下，负责前台接待、接转电话、传真等，同时负责报刊、邮件、信函、票务及住宿预订等行政事务性工作，以提高办公效率，展现公司风貌。序号概述内容描述1人员接待公司到访人员的引荐、接待工作。2电话转接公司总机电话的转接工作。3票务、住宿公司往来人员的票务、住宿预订等工作。4名片印发名片的印制和发放。5内勤内务1. 公司报刊、邮件、信函、传真的收发整理工作；2. 公司饮用水、绿色植物等的管理工作。6其他上级领导交办的其他工作。78910工作职权业务类费用审批类人事类任职资格教育限度大专专业行政、文秘及相关专业工作经验年以上工作经验资格证书业务技能语 言英语其它计算机水平纯熟使用办公软件、打字速度60字/分钟以上能力素质沟通能力客户导向敬业负责诚信正直积极性其他形象气质佳，普通话标准修订记录版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1初次填写