集采物流中心部门工作职责和工作流程.docx

集采物流中心部门工作职责和工作流程一、 工作职责及权限集采物流中心是负责公司各部门所有用品及办公用品及全国摩丽美吧连锁店所有物品的采购、仓储、物流及物资用品的领用发放的部门，主要保障采购物资的及时供应。采购包括收集信息、询价、比价、议价、评估、索样、决定、请购、订购、协调与沟通、催交、进货验收、整理付款。仓储主要包括物资用品的收货入库、配货、发货、盘点等进销存管理。物流主要是与快递物流的对接，物流信息的跟踪及反馈，快递物流的协商等工作。二、 明确部门人员的工作职责内容及分工1.红酒吧区、咖啡吧区、茶叙吧区、音乐书吧区、瑜伽室、美容美体区、DIY美甲美妆区包括耐用品，低质易耗品由周鹏负责采购。2.办公家具、办公电脑、办公用品，员工工装定制、红酒、咖啡豆由李晓峰负责采购。3.美容美体所有的仪器设备、沙灸床、木头美容床、纺织品毛巾、发巾、浴裙、咖啡机、电控意式磨豆机，包括合同货款金额比较大的由集采物流中心部门总经理武振亲自编制审批负责，进行采购。与生产厂家负责人或大型供货商进行谈判、沟通、交流详细合作协议条款内容等。4.摩丽美吧全国各连锁店当地需要采购的各种小物品由牟俊强负责采购。5.最后所有的物品购销合同由集采物流中心部门总经理武振进行最终审批签字。 6.集采物流中心部门总经理武振全面统筹负责整个部门的集采、仓储物流等各项工作内容。三、 工作流程1.对各部门申请的所有物品及办公用品由集采物流中心部门总经理武振制定详细的采购计划。各部门结合物资实际需求情况，填写物资采购申请单，并按照申请单格式填写所需物品名称、品牌、规格、数量、预算金额，如特殊采购需提供采购途径、图片等。常规类办公用品采购：每月5日、20日各部门相关人员填写各部门各种物品及办公用品的需求。每月10日、25日为各部门申请物品发放时间。仓库管理人员根据库存情况填写物资采购申请单，采购专员于每月28日前收集所有物品采购需求，进行汇总做表，对各种物品进行分类，制定详细的采购计划。2.一般采购批准权限：1） 如申请金额不足500元，部门物资采购申请单通过部门负责人审批后，交由集采物流中心负责采购。2） 如申请金额达500元以上，部门物资采购申请单需通过相关部门负责人及总经理审批后，交由集采物流中心负责采购。3.紧急类采购批准权限：部门物资采购申请单需通过相关部门负责人及总经理审批后，交由集采物流中心进行紧急采购。4.确定采购用品的品名、规格、数量、供应厂家、价格、交易合同、发票税率、交易期限、快递物流等相关事宜。5.采购订单的制定及审批。6.与厂家沟通下单、货款及发票问题。7.采购用品的收货、配送及发放。8.集采物流中心部门询价：采购专员根据请购人所需物品信息寻找三家供应商比价后，进行如下方式请购：1）常规类用品请购（常用礼品、咖啡吧区所需食品/饮料、办公用品等各部门日常长期需求）2）采购专员整理已有的价格清单内容经审批后，报备财务，再次申请时无需重新询价，只按照之前批准价格即可，价格有效期为1年。3）就已有物品价格清单，每季度做一次市场价格调查，确保供应商给予的价格符合市场行情，并保证供应商的竞争优势；如价格有调整，由供应商出具物品价格调整方案。9.与各部门的沟通与协商。四、 工作目标保证落实采购物资的及时性，确保各部门及连锁店所用物品的及时供应。确认各部门及连锁店所用物资时间，制定相应的采购计划。按照制定的采购计划进行目标分解，由采购专员进行采购。采购完毕后由仓储物流相关人员负责收货，配货，各用品的物流配送，及用品的发放，保管等进销存库存管理工作。五、集采的好处：省时、省心、省力、省钱一是集团式采购价格低于产品市场最低零售价。二是产品的质量和服务能够得到有效的保证，买的放心，省心，用的放心。三是在购买的同时，可以省下很多费用。用最少的钱享受最优的服务。四是同时省去了很多跑大型批发市场去比价格的时间。六、与各部门协助及对接工作流程1. 与摩丽美吧集团公司总部及全国摩丽美吧连锁店各功能区确认所用物品。2. 与各地区连锁店相关负责人沟通确认物资采购相关事宜。3. 部门内各采购专员分工明确，进行采购。4. 集采物流中心采购的所有物品必须与财务对接工作。包括打款、发票、销售合同、费用报销必须与财务核对确认。5. 各部门所有物品及办公用品采购申请单审批通过，报备集采物流中心对各物品的价格进行核实确认，参考对比，方可进行采购。6. 连锁运营中心负责安排全国摩丽美吧连锁店开业之前所有用品预算总明细表，报备集采物流中心进行审批，然后安排采购专员进行采购。