会议策划合同.docx

会议合同 会议承办代理合同(范文) 甲方：乙方： 经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。一、甲方主办的 _会议全部交由乙方承办。会议地点是_会议时间_年_月_日至_年_月_日。主会场是_二、乙方提供如下会议服务：1、礼仪及接待2、会议交通3、会场布置4、会议餐饮安排5、会议秩序维持6、会议秘书服务7、会议代表住宿安排8、会务考察安排及夜间娱乐支持9、返程票务服务及站场接送10、财务协助。 各项服务分叙如下：1、礼仪及接待乙方提供_名礼仪小姐，汽车站、火车站、机场分别安排_名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。礼仪工作时间为_月_日_时至_月_日_时，下榻酒店接待人员工作时间为_月_日_时至_月_日_时，乙方提供一条接待热线电话，热线电话开通 国内长途 国际长途，费用按酒店商务电话收费，记入甲方会议支出除非甲方工作人员许可，乙方人员不得使用热线电话。2、会议名录制作要求为：开本_，_色印刷，内文纸张为_纸，封面为 _，制作_份，单价为_，交货时间为_月_日前。会议名录资料要求在_月_日前以_格式上传给_网站。3、会议发言材料制作：开本_，_色印刷，内文纸张为_纸，封面为 _，制作_份，单价为_，交货时间为_月_日前。 会议交通 1、站场接送根据实际需要，乙方必须于_月_日_时至_月_日_时安排 辆 座空调巴士，7座面包车_辆，5座轿车_辆至_机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴_元、面包车_元、轿车_元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。送站场费用同上述约定。双方应在_月_日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付)，甲方确认：下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。 或者：甲方确认，所有与会人员的送站场费用由会务组承担；或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。甲方确认：需要会议期间提前送离的人员有，具体时间是_月_日_时，乘用车标准为_座_车。2、会务交通乙方必须于_月_日_时至_月_日_时安排_辆_座空调巴士，7座面包车_辆，5座轿车_辆至_酒店，用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程，选择)。于_月_日_时至_月_日_时安排_辆_座空调巴士，7座面包车_辆，5座轿车_辆至_酒店，用于接送会务人员至 晚会/宴会现场(地点为：_)。用车行程为(往返/单程，选择)。乙方于_月_日_时至 _月_日_时提供_吨货车_辆，负责运输会议材料，行程为_至_。包括装卸，费用合计为_元。 会场布置 乙方应在_月_日前预订_会场，并于_月_日_点前按甲方要求完成布置：1、主席台 要求鲜花_盆，_色地毯，绒布主持台，主席台设_席位，背景为_材料，投影帘要求( _)，投影仪要求_流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风_个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为(甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为_元/天，茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。2、会场布置 乙方必须于_月_日_点前完成会场布置U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于_个，其中前排布置需要_，各排间距不得小于_厘米；在会场安排固定摄影点_个，需要提供饮水机_台，提供小型会晤室_个，会晤室摆设桌椅不得少于_套。会场悬挂横幅_条，内容为_。会场内/外提供资料/样品展示台_个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格_，单价为_元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。3、氛围支持 乙方应在_月_日_点前完成_个气球条幅悬挂，条幅内容为(_)规格是 _米_米，拱形气模_个，规格是_，会场内/外摆放花篮_个。同时在_月_日_报纸预订_版面发布相关信息(内容甲方提供)。会场布置与氛围支持费用总计为：_元。4、同声翻译系统 乙方必须于_月_日_前调试好同声翻译系统，提供_声道翻译(语种为_)， _月_日_前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在_月_日_前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2。甲方发言者语速不得超过_节字/分钟。同声翻译支持费用总计为：_元。 餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为_酒店_餐厅及_餐厅。其中中餐就餐人数不少于_人次，西餐就餐人数不少于_人次，穆斯林餐不少于_人次。早餐餐标为_元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为_元/人，宴会餐餐标为_元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是_月_日_餐至_月_日_餐止，其中_月_日_餐为宴会餐。会议人员凭_证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。商务考察旅程用餐另计。宴会餐/商务酒会要求时间：_月_日_时至_月_日_时规模：内容：(1)自助餐/围桌宴会(2)演讲系统(3)娱乐节目(4)服务/交通餐饮费用总计为：_元。其它服务安排 会议秩序维持为便于保密及会议正常举行，双方确认_月_日至_月_日_会议室设立_位工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭_证件进入。此项服务费用_元/免费。会议秘书服务双方确认，会议期间乙方为甲方提供如下如数服务：(1)速记员_名，工作时间为_。(2)翻译员_名，工作时间为_。其中英文_名，日文_名，德文_名。(3)会务勤杂人员_名，工作时间为_。(4)保健医生_名，工作时间为_。(5)摄影师_名，工作时间为 。录制媒介为_，规格为_，后期编辑由乙方/甲方完成。(6)旅行顾问_名，工作时间为_。(7)签约司仪(礼仪)_ 名，工作时间为_。(8)其他指示牌制作，_块，内容_，放置地点_。以上会议秘书服务费用共计_元。会务考察安排及夜间娱乐安排 1、会务考察 双方确认，会议期间甲方与会人员进行商务考察，线路及行程如下：线路1D1：D2：人数：_人线路2D1：D2：人数：总人数为：_人车辆要求：乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同费用：2、夜间娱乐安排双方确认，会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话，乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。具体方案见附件 。返程票务服务及站场接送 双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为_月_日_时至_月_日时)：1、机票 明折明扣，不收取服务费，免费送票至下榻酒店；2、火车票 票面价格，每位收取40元服务费，免费送票至下榻酒店；3、高速巴士 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店；4、船票 票面价格，免服务费，免费送票至下榻酒店；乙方提供站场欢送服务：(时间_月_日_时至 _月_日_时)住宿安排 双方确认，甲方预订客房数共计_间，其中_饭店_级标准间_间(_元/间)，商务套间_间( _元/间)，行政套间_间( _元/间)；_饭店_级标准间_间(_元/间)，商务套间_间(_元/间)，行政套间_间(_元/间)。基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方预留_间客房至_月_日_时，其中标间_间，套房_间。截至_月_日_时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算(在预订总量的10范围内)，乙方承诺超过部分按预订价格计算。_月_日_时以后按实际用房计算。所有用房时间为_月_日至_月_日_时。超过 _月_日_时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量(但不保证)按协议价格结算。双方确认，乙方必须在_月_日_时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。财务咨询 财务协助(此条款为非一次性收取会务费用组织机构适用)双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供_名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。其他协助 乙方在自有网络上发布会议预告信息，制作回执表单，供甲方相关人员下载填制，同时指派固定人员统计回执信息，定期向甲方报告。此项服务免费提供。三、双方确认，以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后_个工作日内支付人民币_元作为预订金。变更及核算原则1、甲方确认 除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失： 战争或政治事件； 甲方进入破产程序； 甲方实体进入重组变更程序； 由于政策或法律变化导致会议不可能举行。2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间 但变更通知必须于预定期限前_天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在_个工作日内以(传真 电邮 公函)方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。3、乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务 乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求； 会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病)； 会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所)如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔；甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的_，并不退回预付金；甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100，并不退回预付金；乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前_日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款；乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前_日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额的_%；如在_日前通知甲方，乙方必须全额赔付。4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下 住宿、餐饮及车辆按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用总量下浮5，即如果甲方需要的服务低于预定的95，按95结算；高于95的，按实际服务费用结算。 除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务，在5范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。 双方确认，所有服务费用在_月_日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的0.5，按日计算。5、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为 。6、生效 本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。【展览承办代理合同(范文)】 甲方：地址：电话：账号：开户行： 乙方：地址：电话：账号：开户行：甲方委托乙方代理甲方主办/参加之XXX展览/博览会。为此，甲乙双方签署如下协议，共同遵守执行： 一、乙方代理项目1、展品运输/仓储2、展品布置3、展位布置/装修4、礼仪及展位人员培训5、展物保险代理6、参展人员住宿预定7、会展期间/后的商务考察安排代理8、返程票务预定9、展期交通安排10、展览秘书服务代理11、餐饮及商务酒会预定二、代理项目标准1、展品运输/仓储甲方之展品外包装尺寸为_cm，重量不超过_kg，适用 人工 小型装卸机械装卸。甲方自行通过 航班 铁路 公路运抵_，具体抵达_的时间为_月_日(以传真通知为准)。乙方接货地点为_，运输至_。仓储地点由双方确定。此项服务费用为_元。2、展品布置包括将展品从仓储地点运抵_，卸展品，按 甲方提供 乙方设计甲方认可之展览效果摆放展品。甲方工作人员固定并调试展品。3、展位布置/装修展位的布置/装修按甲方效果图及施工图进行。材料由 甲方提供 乙方代购。具体材料要求及质量要求甲方另附文件。布置/装修预算见附件2。4、礼仪及展位人员培训乙方为甲方提供礼仪人员男_名 女_名。礼仪人员服务事项为展位迎接及服务酒会服务参展嘉宾迎送服务引导服务以上具体的服务程序、服务标准、服务时间见附件。服务费用为_元。展位人员培训乙方为甲方参展人员提供培训，_学时，地点为_酒店，时间为_月_日至_月_日。培训器材及培训师由乙方提供，培训内容见附件。培训费用为_元。5、展物保险代理乙方代理甲方购买展物保险，包括展品安全保险、火灾保险、参展人员伤害保险、展品失窃保险等。购买保值为_万元。保期为_月_日_时至_月_日 _时。保费共计为_元。保险理赔办法按保险公司合同进行。附保险公司格式合同。6、参展人员住宿预定甲方参展人员共计_人，其中男性_人，女性_人，乙方代理预定_酒店标准间_间、行政套间_间，入住时间为_月_日至_月_日。费用总计_元。乙方承诺：甲方实际消费的酒店房间总数可以在预定总数的基础上增加或者减少_间，乙方在此范围内不要求甲方承担约定更改责任。7、会展期间/后的商务考察安排代理乙方将代理甲方参展人员商务考察。线路为：交通工具为： 服务项目有：导游(语种、性别、人数)、礼品购置、旅程责任保险、考察主体联系安排、景区门票代购、旅程餐饮安排预定。费用总计：_元。8、返程票务预定为甲方参展人员提供返程票务代理，此项服务免费，但如果预定铁路车票，甲方须支付手续费卧铺40元/张。航空机票为明折明扣。乙方尽量但不保证按甲方要求满足时间确定或者等级、数量要求。9、展期交通安排展览期间，乙方为甲方代理安排通勤交通车辆代理。车型是_，使用_辆，车辆形式范围_，使用形式 ，费用标准_元/天辆，费用总计_元。10、展览秘书服务代理 展览期间，乙方为甲方提供如下形式的秘书服务：翻译餐饮安排/送达资料发放广告代理快速印刷/平面设计其他临时性事务本条款涉及的服务项目除翻译须明示外，其余均可在展期临时口头或书面协商，按市场价格约定费用，其费用不包括在本协议书内。翻译的使用期限为_月_日至_月_日，语种及人数为_语_名、_语_名、_语_名、_语_名、_语_名，性别要求为_，要求胜任_领域之 书面 口语翻译工作。 11、餐饮安排代理乙方代理甲方参展人员餐饮，共计_人 ，其中正餐_餐，早餐_餐。就餐方式为早餐是 中式自助餐 西式自助餐 围桌中餐 围桌西餐。正餐形式为 围桌 外买直送 宴会。费用分列、就餐地点、时间、交通服务及各式餐标食谱见附件。12、新闻发布会及商务酒会代理甲方委托乙方于_月_日_时在_举办_新闻发布会。乙方代理的事项有：场地布置器材及线路安装邀请嘉宾的商务用车嘉宾的住宿及餐饮安排会后酒会安排各项代理的细则详见附件。 三、费用及支付方法1、总费用：以上各项服务费用总计为_元(人民币)2、实际费用核定：乙方提供服务项目明细凭单(一式两份)，乙方指定人员(该人员应对临时服务有认可权，双方认可之签收人笔迹)签收，乙方凭签收凭单与甲方人员核定实际费用。3、支付办法：本协议签署生效后，甲方承诺在签署之日起_个工作日内支付总费用的_(即人民币_元)，展览布置完成后立即支付乙方总费用的_(即人民币_元)。其余部分在展览结束后双方审核并认可实际发生费用后甲方立即或者在_个工作日内一次性支付给乙方。 四、不确定事项约定基于临时服务的不确定性，双方约定：1、甲方指派_为甲方全权代表，负责联络乙方并对下达的临时服务要求负责；2、甲方提出临时服务要求且乙方已经完成后，应该书面签收服务凭单，凭单格式见附件。服务凭单将作为最后核算的依据之一。3、乙方指派_为乙方全权代表，负责安排甲方下达的临时性服务要求。五、生效、免责、变更及取消本合同签署且甲方第一次付款到达后立即生效。合同生效后，如果甲方由于非免责原因（本合同第六款之规定事项）要求变更服务的，按下列条款处置：1、甲方确认：除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：战争或政治事件；甲方进入破产程序；甲方实体进入重组变更程序；由于政策或法律变化导致会议不可能举行。2、甲方可以在预定的期间内变更会议时间，但变更通知必须于预定期限前_天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在_个工作日内以(传真 电邮 公函)方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。 3、乙方服务的变更：除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求；会议地点出现重大自然灾害(包括急性传染病)；会议地点出现重大政治事件(包括政府征用会议场所)；如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前 个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外(在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方)，乙方放弃预定收益的索赔；甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的_，并不退回预付金；甲方变更或取消会议的决定如果在会议前_日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的100，并不退回预付金；乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前_日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款；乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前_日通知甲方的，除退还甲方预付款外，还必须赔付甲方本协议总金额的_%，如在_日前通知甲方，乙方必须全额赔付。4、双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下：住宿、餐饮及车辆按协议标准结算，基于可以理解的原因，允许实际费用总量下浮5，即如果甲方需要的服务低于预定的95，按95结算；高于95的，按实际服务费用结算。除协议规定的服务总量以外，乙方同意按协议标准提供服务预留空间，但不超过总量的5(指各单项服务)。甲方如果需要超过预定的服务，在5范围内可享受协议标准，超过部分乙方尽量但不保证提供协议标准服务。双方确认，所有服务费用在_月_日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的0.5，按日计算。六、生效本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。协议所提附件作为其不可分割部分，与协议主体有相同法律效力。协议一式四份，双方各执两份。七、未尽事宜、仲裁 双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为_。