合同签订规范指导(试运行).doc

盾石电气营销中心商务采购组文件 内控-20120101采购合同签订规范指导 (部门内控文件试用)目的：为保障公司的利益，维护公司信誉，规范公司经济合同的审批与签订工作，加强对经济合同、协议、合约（以下统称合同）的有效管理，保证合同执行的严肃性，降低操作风险，同时为提高工作效率，确保项目正常运作，特制订部门内部合同签订规范指导。职责：部门采购岗位负责合同文本的起草和签订，经部门业务主办和部门领导分级审核后，组织合同送审，并保证合同的有效执行。公司审计对合同文本、条款、供方资质等进行审核并负责监控合同的执行。合同签署权在坚持分级签署的原则下，最终由公司业务主管经理签字。公司总经办负责审核合同评审程序，合同编号等，最终加盖合同章生效。合同的订立要符合国家合同法的规定。内容：1、合同签订形式。合同形式一律采用书面形式。订货过程中的往来信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等都属于合同签订的组成部分，作为合同附件留存。原则上，合同一律采用原件有效。1.1 常规采购合同常规采购合同执行公司标准合同模板。（见附件1）1.2 大宗采购、专项采购、工程类采购合同大宗采购、专项采购、工程类采购，需要在标准合同模板的基础上，依据具体要求拟定具体合同条款。需要附双方交底确认的技术要求或技术文本资料的合同，技术要求和技术文本必须有供需双方的签字确认，加盖公章，并作为商务文本的附件内容有效执行。工程类合同文本中，必须有供需双方签订的安全协议书（安全协议书见附件2）。安全协议书由采购员组织公司安全管理部门与承包单位签订。以上内容齐全才可确认合同生效并开始执行。1.4 协议价格的采购合同 频繁采购、每次数量较小的协议价格采购，单笔采购金额小于300元的，可按战略协议相关内容现行订单订货，累计金额不大于1万元，签订采购合同。以便减少签订合同数量及审批流程带来的货期问题。1.3执行期限较长并不断形成新内容的合同执行期限较长并不断形成新内容的合同，应每隔一段时间或每完成一个阶段，在下阶段开始之前签订备忘录做为一个阶段的总结，留存双方执行合同的相关数据资料，及时明确合同内容，补签合同。补充合同签订时应明确该合同价款与原合同价款的关系，以避免结算时发生争议。补充合同的编号要附属于原合同的编号。2、供方资质审核2.1 长期合作供货商资质长期合作供应商，需按公司合同管理办法文件要求，在每一年度内提供年度商检证明，或者直接按年度提供公司新资质文件，作为采购合同的供应商资质审核，也作为供应商考评基础资料存档。所有资质文件必须为原件扫描件。年度内日常合同签订可不用资质审核。2.2 零星采购供应商资质零星采购供应商，需要核对供货商是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力；审核对方是否有从事相关经营的资格、资质、履约能力和信用等级等；要求对方提供相应的证明文件，文件包括：营业执照、资质证明、产品授权书，组织机构代码证、税务登记证、国税证明等。如当事人依法委托代理人订立合同时，需提供授权委托书证明。生产直销厂家供货，一定要提供供货产品生产许可证、产品资质认证等。提供的上述资质文件等必须为原件扫描件。短期内（半年）第二次采购时，可不必提供资质文件。2.3 金额超过20万元、供货内容具有特殊性的供应商资质这类订货合同的供应商，视具体情况，可以考虑进行实地考察，最大程度规避风险和合同执行中的隐含纠纷。考察供应商时，由采购员组织物资使用部门、质检部门和审计部门共同参与，并出具考察报告。考察报告必须真实反映客观情况，参与考查人员签字确认后的考察报告可作为合同附件送审。考察报告同时作为供货商资质评定的一项基础资料存档。3、采购价格3.1协议采购价格协议采购价格来源于供应商年度战略协议。按照年度战略协议内约定的价格执行。严格核对采购计划清单型号，无误后拟订采购合同。战略协议年度内调价时，需符合协议价格条款中的价格调整约定。调价合同评审时，需附产品调价通知作为合同附件，同时做好市场同类产品的询价比价。3.2小金额零星采购价格（10万元以下）小金额零星采购价格，采用三家（或多家）比价原则。询价单采用公司标准模板形式（附件3），注明型号、数量、技术要求、联系人、联系方式等；供方回传报价要求内容完整，含价格、货期、付款方式等内容，并加盖供货方公司印章或公司报价专用章。比价原则：1、尽量在不同区域选择比价供货商，了解不同区域供货价格市场差异；2、询价信息要完整，报价基础一致，给与供应商一个公平的竞争平台；3、询价涉及到技术图纸，必须为公司技术部门统一出图，并与技术工程师技术确认，不得带有公司项目信息等涉及到公司商业机密的内容。4、报价单要求清晰完整。客观分析报价，写出订货说明，说明中重点分析订货理由。5、报价单与订货说明做为合同附件与合同一并送审。3.3 大金额、大宗物资采购价格（10万元以上含10万元）大金额、大宗物资采购，因价值较大，依据三家比价原则，进行密封报价。报价内容及形式与小金额零星采购传真询价要求一致。密封报价后，采购员组织部门领导及公司审计部门开封报价。依据汇总报价信息以及参与开封报价人员的审核意见，拟定订货说明，与合同一并送审。 3.4 固定资产（主要为设备）、专项采购、工程采购等固定资产（主要为设备）、专项采购、工程采购等，按照公司合同管理办法中的要求，组织相关部门进行前期市场考察、技术交流等。参考各部门意见后，拟定供货商，视具体情况，以洽谈、招标、或者密封报价的形式完成采购合同的签订。生产物资采购时，一定要与项目最初报价价格为基准，进行价格谈判，降低采购成本。4、合同文本及条款的规范化4.1合同条款要求语言简练、明确，不得出现模棱两可的语言，更不能签署日后协商解决的内容。4.2 合同文本不得有手工修改、随意涂抹现象。内容完整，盖章清晰。4.3 合同文本应规范化，对于非公司标准的合同文本，合同中应明确工程内容、质量标准，工期要求、合同价款（分别注明大、小写）、数量、结算单价、结算方式、付款方式、违约责任及工程保修等事项，属招标项目的合同条款必须与招标文件中的相应条款吻合。4.4合同文本、合同编号等不得带有公司项目信息等涉及到公司商业机密的内容，除特殊项目指定供方的合同。5、合同生效确认5.1 合同签订后，双方盖章确认，合同生效（原件或原件扫描件）。5.2 合同原件部门存档，复印件若干份，各相关部门备用。（一般为5份：财务、审计、付款、核算、档案存档各一份）以免造成原件丢失带来的举证麻烦。5.3 及时完成合同签订，严格限制未签合同先实施的情况发生。为确保项目能够正常规范的操作，对于临时突发的不可预见的情况下合同的签订事项可特例审批：经办人将事件缘由、合同方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行说明，由部门负责人签字，经合同最终签批人批准后实施，并在10日内按正式合同审批程序完成补办手续。6、合同审批流程6.1 合同审批由经办人（采购员）填写合同签审表。（见附件4）经办人负责按合同签审表顺序报各级主管人员审核，有责任对合同内容向各级审核人员解析说明。6.2 各级审核人员应认真审核合同文本并各自在合同签审表上签署意见，各级审核人对合同的内容及合同执行负责。6.3 合同审批完毕，公司总经办对合同审批单各级签署意见进行认真核对，核对完毕加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。盖章同时做好相应用章记录。6.4 合同经逐级审批盖章后，经办人代表公司在合同委托人处签字回传供货方，合同生效。7、合同管理及执行7.1 采购合同编号采购合同编号在严格执行集团统一合同编码管理基础上，结合公司项目运作模式，进行统一编码。采购合同简写、采购物资分类、年份、项目号、物资计划号、采购员编号、合同序号，举例如下：CG0212-11205-3468-40001 7.2 合同签订后，经办人及时登记合同台账，并按合同编号存档。7.3 每月底25日时，以报表形式将当月合同台账、对应合同签订过程中的所有电子文本、相关供应商资质文件等上报部门合同管理员汇总。7.4 合同实施过程中，严格执行合同内容。如合同内容在实施过程中发生变更，凡超过合同范围内的部分，应及时补签补充合同。结算时对合同价款予以增减。7.5 合同执行过程中，供方的供货、维护、技术服务等各方面情况都可作为供方的供货评价作好记录，作为供应商考评中的评定基础资料。附件1 标准合同文本格式附件2 安全协议书文本格式附件3 询价单标准文本格式附件4 合同审批表附件1、 工 业 品 买 卖 合 同供方： 编号： 签订地点： 需方： 签订时间： 第一条 标的、数量及价格：序号名称型号生产厂家单位数量单价金额备注 见附表合计注:发票及送货清单请务必与合同明细一致.合计人民币（大写） （含17%增值税）第二条 交货期：自合同生效之日起 内全部供货。第三条 结算方式、时间及地点： 。第四条 质量标准： 按 标准执行。供方保证产品为合同所签厂家原装产品.确保货物是全新、未使用过的，如出现质量问题，提供无偿服务。第五条 出卖人对质量保证的期限为： 自需方收到货物之日起 年 。第六条 交货方式、地点： 。第七条 标的物所有权自交付之日起转移。第八条 运输方式及到达站和费用负担： 。第九条 检验标准、方法、地点及期限：自需方收到货物之日起 个工作日内检验货物数量及外观。第十条 包装标准、包装物的供应与回收： 。第十一条 担保方式： 。（如第三人提供担保，需另签合同）第十二条 本合同的解除条件：（一）供、需双方协商解除；（二）发生不可抗力，致使合同无法履行；（三）供方迟延供货达15日的。第十三条 违约责任：（一）供方每迟延供货一日，按合同总货款的0.1%向需方支付日违约金。供方同意需方可自货款中予以扣除；（二）供、需两方若无故或因自身原因单方面解除合同的，需向对方支付总货款的30%做为违约金。第十四条 合同争议的解决方式：本合同在履行过程中发生争议的，由双方当事人协商解决；也可由当地工商行政管理部门调解；协商或调解不成的，按下列第（二）种方式解决：（一）提交 仲裁委员会仲裁； （二）依法向合同签订地人民法院起诉。第十五条 本合同自双方加盖合同专用章时生效。加盖合同专用章后的传真件有效。第十六条 本合同一式五份，供方一份，需方三份。第十七条 其他约定事项： 无 。 请在送货清单上注明本合同编号。谢谢！供方（章）： 需方（章）：唐山盾石电气有限责任公司住所： 住所：唐山市高新技术产业园区西昌路1号联系电话： 联系电话：传 真： 传 真： 法定代表人： 法定代表人：委托代理人： 委托代理人： 经办人：开户行： 开户行：中国农业银行唐山龙泽路支行帐 号： 帐 号：757001040009568行 号： 税 号：130211796568127附件2 安全协议书文本格式安全生产管理协议书甲方： 乙方： 因工作需要，乙方承担甲方 作业任务，为确保安全生产，双方经协商，在承包期间达成如下协议：1、在施工前，乙方必须针对不同的项目制订该项目详细的安全保证措施，并对现场周围环境进行认真检查，确认安全后方准施工作业，如对甲方不提出异议应视为具备安全生产条件。对检修中发生的各种危险性作业，乙方必须在施工前将安全施工方案或安全保证措施报甲方安全部门批准，否则不得进行危险作业。2、在开始工作前，乙方要对全体施工作业人员必须配发合格的劳保用品，并进行现场安全施工教育，向作业人员讲明作业危险性、可能发生的各种危险情况以及应采取的各种安全预防措施。3、乙方施工过程中需用甲方设备、电源时必须与甲方主管负责人取得联系，经甲方主管负责人同意方可使用。未经甲方批准不得擅自使用甲方设备或电源，违者追究乙方责任，造成的一切不良后果由乙方负责。4、甲方对乙方在公司内作业应给予必要的配合，双方在同一作业区工作时任何一方需开动设备或改变约定的施工作业程序必须预先与对方或相关方取得联系，并征得对方同意方准开动或使用，如危及他人安全时，严禁随意开动设备或进行作业。5、乙方施工人员必须认真遵守各种作业的安全操作规程和执行相关的安全制度。所有进入现场人员必须穿戴好规定的安全防护用品；现场所有配电开关箱和使用的手持式电动工具必须装漏电保护器；现场交流电源线不准有接头和破损，不得拖地，一只电气开关只准控制一台电气设备；双层作业必须有可靠的防护措施；从事特种工作人员必须持证上岗作业。6、乙方在甲方施工作业过程中，由于工作需要临时拆除、拆卸的防护设施必须征得甲方负责人同意，在作业中要有专人看守。工作完成后，必须将原有安全防护装置（护栏、防护罩、平台等）恢复原状，焊接牢固，作业区域卫生必须清扫干净。7、乙方不得将承包方的工程随意转包或分包给他人，必要时需预先到公司安全部门办理资质审查批准手续。8、乙方在甲方施工作业过程中，必须接受甲方安全部门的管理，甲方安全人员有权对乙方在甲方作业进行现场安全监督、检查和管理，对违章行为有权制止并对个人给予50-100元、对单位给予200-500元的经济处罚。 9、乙方在施工作业中实行单独生产指挥管理，要安排专人负责现场施工作业的安全监督检查工作，在施工作业过程中由于乙方的责任，发生任何人身和设备事故，均由乙方报告和处理，甲方不承担任何责任。10、乙方必须坚持安全文明施工，作业人员必须遵守工作纪律，不得进入非指定工作区域,发生“三违”行为甲方由权按照上述标准处罚。11、其他事项： 12、本协议有效期为 年 月 日至 年 月 日。13、本协议一式两份，甲乙双方各一份。甲方： 乙方：代表签字： 盖章 代表签字： 盖章年 月 日 年 月 日外包工程和外包作业单位安全资格审查表施工现场作业负责人及电话承包、承租项目名称资质证书编号（保存复印件）承包、承租单位安全资格证书编号（保存复印件）营业执照注册号（保存复印件）施工人数公司主管项目负责人及电话承包单位特种作业人员持证上岗情况（保存复印件）电工： 焊工： 起重工：厂机驾驶： 架子工： 其他：安全保证措施：承包（承租）单位负责人签字： 承包（承租）单位盖章 年 月 日审审核意见：年 月 日公司安全部门负责人： 年 月 日公司安全部门审核人：年 月 日附件3 询价单格式唐山盾石电气有限责任公司TANGSHAN DUNSHI ELECTRIC CO.,LTD. 询 价 单供应商名称 询 价 员 业务联系人 直 线 电 话 询价日期 传 真 技术联系人： 询价内容：序号型号名称单位数量单价付款方式：交货方式：交 货 期：是否含17%增值税：是 否 其他（注明）是否含运费：是 否 此报价有效期： 报价人： （须盖章签名确认） 地址：唐山高新技术开发区西昌路一号 传真：[phone]邮编：063020 附件4、合同审批表 唐山盾石电气有限责任公司采购合同评审表年 月 日 合 同 编 号供 货 单 位标 的 名 称用 途合 同 金 额经 办 部 门经办人经办部门意见合 同 审 计另附主管领导意见总经理意见9