事务管理制度.doc

文具用品管理办法1 总则1.1. 制定目的 将本公司内各种办公文具用品管理制度化、合理化，使文具用品的使用不产生浪费。1.2. 合用范围 从属本公司内各部门职工领用之文具用品。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 （3）总务部为本办法之管理单位。2 文具用品管理2.1. 文具用品分类 本公司文具用品的分为消耗品、管制消耗品、管制品等三种。 （1）消耗品 刀片、胶水、胶带、大头针、回型针、橡皮盘、笔记本、复写纸、标贴、便用笺、各类印刷表单、橡皮擦、铅笔、圆珠笔、钉书针、直尺等称之。 （2）管制消耗品 名片、签字笔、钢笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、卷宗夹、文献夹、美工刀、邮票、笔筒等称之。 （3）管制品 钉书机、打孔机、打码机、会计章、日期戳、职章、公司章、计算机、卷尺等称之。2.2. 文具用品领用区分 文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。 （1）个人领用 系个人使用保管之用品，如圆珠笔、橡皮檫、直尺等。 （2）单位领用 系单位内部共同使用之用品，如打孔机、大型钉书机、打码机等。2.3. 管理原则2.3.1管理原则依文具用品之分类不同而异 （1）消耗品 消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管制基准（如圆珠笔每人每月发一支）。 （2）管制消耗品 管制消耗品得限定人员使用，必要时可依部门或人员之工作状况调整发放。 （3）管制品 管制性文具应列入移交项目，如自然损坏无法修复时，应以旧品换新品，如遗失或使用不妥则须由个人或单位补偿。2.4. 领用申请2.4.1一般文具 文具申请应于每月二十五日前，由各部门填写文具领用申请单，交总务部统一采购，次月五日放（新进人员或特殊用途文具之请领不受此限）。2.4.2名片 名片之申请须因公务实际需要并应填写领用申请表，注明印刷内容，经部门主管签认后，于需要日前七天送交总务部申购。2.4.3印章 公务用之各种人员、单位、公司印章均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核后，交总务部采购并登记、管理。2.4.4到职离职人员 新进人员到职时由该部门提出文具申请单，向总务部请领文具。人员离职时，应将剩余文具一并缴交所属部门交接人，总务部督办。2.5. 文具采购原则 文具用品由总务部统历来文具批发商采购，其必需品或采购不易或耗用量较大者，得酌予库存；特殊文具紧急需用时，可经总务部批准授权各部门自行采购。2.6. 印刷品领用 （1）一般印刷品（如名片、信封、便用笺、表格）的印刷、申购、保管均由总务部负责，各部门特殊用途之表单之印刷品则自行保管。 （2）请领印刷品如属部门特殊专用表单，应填写领用申请表，在需求日前两周交总务部统一采购，如属代用，应填写领用单向总务部领取。3 附件 【附件】BC01-1文具领用申请单【附件】BC01-2领用申请表【附件】BC01-1文具领用申请单部门： 年 月 日类别项目合计上月库存采购数量单价金额合计金额合计管制品类剪刀美工刀钉书机打孔机米达尺管制消耗品类白板笔萤光笔补充液印台印泥右上弹簧夹中间弹簧夹右上强力夹中间强力夹消耗品类圆珠笔（蓝）圆珠笔（红）笔记本复写纸标签胶水胶带（厚）胶带（薄）大头针回文针订书针橡皮筋橡皮擦其他类总务部： 部门主管： 单位主管： 制表人：【附件】BC01-2领用申请表印章 名片 印刷品 其他 年 月 日申请单位申请人品名：（印章、名片、印刷品附样本）申请数量前次申请数量需要日期前次申请日期部门主管单位日期申请人总务部主管供应商总务课经办人单 价交货日印章管理办法1 总则1.1. 制定目的 （1）有效管理公司之各种印章，并保护公司法定权益。 （2）促使公司内各部门印章管理工作统一化、制度化。1.2. 合用范围 从属本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁等，悉依本办法所规范的体制管理。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4. 印章的种类 （1）公章：公司面向主管机关的公司印章或指定业务专用的公司印章、财务专用印章、发票专用印章。 （2）职章：刻有公司董事长或总经理职称的印章。 （3）部门章：刻有公司部门名称的印章。 （4）职衔签字章：刻有公司经理及总经理职衔及署名的印章。2 管理办法2.1. 印章雕刻2.1.1公章发包雕刻，凡本公司所属各部门对内对外需使用品代表性之印章，均统一由总公司总务部门发包雕刻（公司公章、财务专用章、发票专用章均须由公安局指定的刻印处雕刻）。2.1.2印章之形式、字样、材质 各部门印章之形式、字样、材质等，由总务部门统一规定办理。2.1.3雕刻之规定 总务部门雕刻之中文印章，依下列规定办理： （1）印章之雕刻字体应明显易辨，且应以考证之字体方可使用。 （2）公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请，并在其指定的刻印处雕刻。 （3）印章发包雕刻手续，应指定专人负责联络，不得由别人代理。 （4）雕刻完毕之印章，如不尽抱负，需要重刻时，依本办法之销毁规定办理。2.2. 印章之申领手续 文具用品之领用区分为个人领用及单位领用两种。2.2.1填具申请表 申领印章时，得依文具用品管理办法之规定填具领用申请表申请，经核准后交总务部办理。2.2.2发包雕刻 总务部门接到申请表后，得依有关规定交刻印社雕刻，并规定交货期限。2.2.3印章管理 核发印章前，总务部门须先将该印章编号，并编入印章管理簿内管理。2.2.4印章之领用 印章应由部门主管以上之人员领用，并须在印章管理簿上签认领用。2.2.5印章之补发与加发 （1）已经申请核发印章之部门，如无合法理由，不得规定补发。 （2）印章之核发应以每部门一枚印章为原则，如因业务事实需要，须经总经理核准后才可加发。2.3. 印章使用2.3.1印章使用用途 （1）对公司经营决策权有重大关连，以公司名义对政府机关、银行机构行文或对其他公司发证明文献，盖公司及总经理职衔章。 （2）公司各类规章的核决等由总经理署名及加盖总经理职衔章。 （3）以部门名义于授权范围内对厂商客户及内部规章典范行文的核决由经理署名并加盖部门章及总经理职衔章。2.3.2印章使用规定 （1）凡已领用保管印章之部门，须设立印章使用登记簿，除例行文献（例：须使用橡皮制刻之印章）外，其余用印均应登记。 （2）凡因业务需要用印章时，申请人须填具印章使用申请单，由印章管理人审查核准。 （3）未经印章管理人核准而擅自使用印章，或实际使用之印章内容与所申请使用之内容不符者，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，送司法机关查办。 （4）各部门之印章使用申请单须依使用先后顺序编号列册，连同印章使用登记簿定期呈总经理核示。 （5）印章管理人、施印人等 施印人在准备盖印之前，要从印章管理人处取出，用毕迅速归还。2.4. 印章保管印章名称印章管理人施印人公章秘书长秘书存款专用章部长处长部门职章、部门职衔签字章部长秘书个人私章印章本人存款专用章必须单独保管。 （1）各部门印章保管人应细心使用印章，并随时注意保养。 （2）印章应旋转固定安全处，不得随意放置。 （3）印章保管人请假公出期间，应将印章呈代理人代为保管。2.5. 印章报废2.5.1印章如有下列情况时，应准予报废： （1）保管遗失时。 （2）使用次数过多而损毁时。 （3）笔迹不明或脱落时。 （4）因业务或工作需要换新时。2.5.2印章报废申请单 凡印章因上述因素须报呈销毁时，应由保管人填具印章报呈销毁申请单，呈主管核准后连同印章送总务部办理。2.5.3注意事项 （1）因报呈销毁须重发印章时，得依本办法有关规定办理。 （2）印章销毁时应会同总务部经理以上主管办理。 （3）印章报呈销毁理由不实或有虚假时，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，将送司法机关办理。车辆管理办法1 总则1.1. 制定目的 为使公司车辆统一协议管理及有效使用，特制定本办法。1.2. 合用范围 公司轿车、货车、客车等之使用、购置、保养、修理、油料、事故解决及保险事项、年检、均合用本办法。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4. 本公司总经理、董事长配备专车，其管理办法另行规定。2 车辆管理办法2.1. 车辆购置 （1）购置各类车辆以坚固耐用、省油、价格合理为原则。 （2）车辆超过规定的使用年限，由管理部提出报废，并提出专案购置申请。经管理部主管确认，并呈总经理、董事长核准后，指定专人选购。2.2. 车辆使用 （1）每车辆由管理部指定专门的司机负责驾驶，非公司司机不得驾驶公司车辆。 （2）因公务需要用车，应填写车辆使用申请单（若载有物品，需随附物品放行单），经部门主管核准后交管理部统一调度（填写派车单）。未依规定申请者，不得用车。 （3）公务车辆应设立车辆行使登记表，派车人应登记行驶里程、时间、地点、用途，管理部每月抽查一次。 （4）车辆使用前应对车辆作基本核查，如有故障、失窃或损坏等，应立即报备管理部一同解决。 （5）公务车辆不得作非公务事务用。 （6）原则上公务车天天应返回公司（派车远途出差例外），将车停放于指定位置，并做好安全防范工作，如未按规定失职所导致之损失，应由负责人补偿。 （7）公务车不得擅自借给别人使用。2.3. 保养 （1）各类车辆由管理部安排专人每周最少擦洗一次，如遇雨天，则每日须汪洗，以防生锈。 （2）车辆各项零件设备之保养，由该车辆驾驶人负责，须保持完整并注意是否被损。2.4. 修理 （1）凡公司车辆，除紧急状况外，应事先向管理部主管报备核准，由该车辆司机送公司指定维修厂维修。 （2）公务车行驶途中，发生故障紧急送修，应先报备管理部主管核准。 （3）由于驾驶人或派车人使用不录或疏忽保养导致的车辆或机件故障所需之修理费，由驾驶人或派车人承担。2.5. 油料 （1）油料油票由管理部统一购买，由驾驶司机填写领油申请表获准后领用。 （2）每月管理部主管应将耗油量及行驶路程抽程抽查一次，以防浪费。2.6. 事故解决 （1）公司各类车辆因公务行驶违反交通规则时，如属个人过失，其罚款由当事人自行承担，如属车辆自身不可抗力导致之罚款由公司负责。 （2）车辆公务途中遇不可抗力发生车祸，应及时向附近交警报案，并即刻与公司部门主管联络，公司部门主管应派人前往现场协助解决。 （3）车祸后有关的保险理赔作业，应由当事人配合管理负责解决。 （4）未经公司许可擅自使用公车，其事故责任概与公司无关，一切由当事人自行负责。2.7. 保险、年检 （1）本公司各类车辆之投保作业统一由管理部负责。 （2）车辆年度检查应由管理部会同责任司机负责。3 附件 【附件】BC03-1车辆使用申请单 【附件】BC03-2车辆行驶记录【附件】BC03-1车辆使用申请单 日期： 车 号司机姓名发车时间发车地点到达时间到达地点行使公里备 注合计： 小时 分 公里加油状况油 别加油量（公升）其他报告事项经理： 课长： 司机：【附件】BC03-2车辆行驶记录日期： 事 由乘车人用车时间自 月 日 时 分至 月 日 时 分拟 往 地 点批 准审 核申请人车 号驾驶人主管： 派车人：电话管理办法1 总则1.1. 制定目的 （1）将电话管理予以合理化以利业务进行。 （2）充足发挥电话的最大效力，节省成本。1.2. 合用范围 凡从属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管理。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法2.1. 电话总机（话务员）管理办法 （1）总机话务员接转应迅速、准确，用语简练、清楚、礼貌、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。 （2）总机接听外线电话的基准用语为“您好，公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请稍等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请稍后再打。” （3）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。 （4）话务员上班时间不得与人在电话中闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。 （5）不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。 （6）凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。2.2. 挂接电话2.2.1电话使用 （1）时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。 （2）使用前应对洽谈内容稍加构思记录。 （3）各部门人员遇电话铃响时，应立即拿起话筒，不等对方发言，得先说出公司、部门名称。 （4）凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。2.2.2长途电话使用 （1）公司尽也许使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。 （2）从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写使用长途电话申请单，经单位主管核准后送交总机拔号。 （3）单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写申请单后送交总机拔号。 （4）总台人员在每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表备查。 （5）每月初管理部应将上月长途电话使用登记表与电信局的长途电话清单进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。2.3. 未设总机 （1）公司人员少，未设立总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。 （2）电话使用参照本办法2.2.1。 （3）长途电话使用 每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用的电话费用（管理部视公司情况选择开通IP拨号或购买IP卡或其他节省方式）。每次拨打长话前应登录长途电话使用登记表。注意长话短说，非重大紧急情况，严禁用公司电话解决私人事务。每月底管理部对上月每人拨打电话前填写的申请单与电信局的话费申请单进行查 核，核算每人拨打的金额，对于私务的话费，应从其工资中扣除，情节严重者依奖惩处罚相关条例解决。3 附件 【附件】BC04-1长途电话使用登记表【附件】BC04-1长途电话使用登记表部门： 月份： 日 期使用人电话号码通话事由通话时间确 认批 准说明：1不得使用长途电话解决私人业务。 2使用长途电话，事前应做好通话内容准备。宿舍管理办法1 总则1.1. 制定目的 （1）提高本公司住宿员工生活品质，使之能专心工作。 （2）将本公司员工宿舍管理制度化。1.2. 合用范围 本公司员工宿舍之管理，依本办法管理。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。1.4. 名词定义 本办法所指宿舍，均为本公司免费提供应员工住宿的场合。2 宿舍申请2.1. 申请资格 （1）本公司正式任职工工。 （2）家住外地或上下班交通不方便者。2.2. 申请办法 （1）申请住宿的员工应先填写住宿申请单。 （2）申请单呈部门主管核准。 （3）凭部门主管核准的申请单向管理部办理住宿登记手续。 （4）管理部依规定为申请者分派宿舍房间。 （5）部门主管可携带直系家属申请住宿，但须总经理室批准。2.3. 宿舍分派 （1）住宿员工房间分派，以同部门同住为原则。 （2）宿舍房间统一分派，不得自行调换；若要调换须提出申请，经宿舍管理员批准方可调换。3 管理组织3.1. 宿舍管理员 （1）本公司宿舍直接管理者，由管理部选派。 （2）男生宿舍的宿舍管理员由男生担任；女生宿舍的宿舍管理员由女生担任。 （3）职责如下： （A）住宿员工房间分派。 （B）住宿员工生活起居管理。 （C）宿舍门禁安全及保全灾害防止管理。 （D）宿舍财产设备保管及维护。 （E）其他宿舍管理业务。4 管理规定4.1. 平常管理规定4.1.1一般作息时间 （1）起床时间：上午700前（节假日除外）（2）睡觉时间：晚上1200前4.1.2门禁管制（1）宿舍开门时间：上午600（2）宿舍关门时间：晚上1100（3）晚上1100至上午600宿舍关门期间，除非紧急事故，所有人员不提进出。4.1.3外宿 （1）住宿员工除出差、节假日、休假、请假外，如需外宿应向宿舍管理员登记报备。 （2）如在外临时需外宿时，也应打电话向宿舍管理员报备。4.1.4访客 （1）宿舍会客时间一律在下班时间内。 （2）会客一律在规定地点。 （3）本公司宿舍不得让访客任意留宿。4.1.5电话接听 （1）宿舍电话只能接听，不得打出。 （2）电话应长话短说，以免影响别人。4.2. 卫生管理规定 （1）保持房间及公共场合的整齐、清洁，住宿人员轮流批扫宿舍卫生。 （2）垃圾应集中放置，不得随意丢弃。 （3）每半年应进行大扫除一次。 （4）严禁饲养宠物以保持清洁卫生。4.3. 安全管理规定 （1）不得携带易燃易爆物品及其他危险物品进入宿舍。 （2）随时注意进入宿舍的陌生人员。 （3）离开房间应关闭电器设备及门窗。5 退宿管理5.1. 退宿时间 （1）住宿员工离职时。 （2）住宿员工违反宿舍管理规定被勒令退宿者。 （3）其他必要事由。5.2. 退宿手续 （1）住宿员工退宿时，应填写退宿申请单。 （2）住宿员工应将住宿区卫生整理清洁，退还借用公司的物品设备，会同宿舍管理员清点查核无误，并在退宿申请单上署名。 （3）退宿申请单送管理部核查。食堂管理办法1 总则1.1. 制定目的 为使公司员工有良好清洁卫生的饮食环境，特制定此办法。1.2. 合用范围 凡在公司食堂工作的人员及在食堂就餐的人员，均照此办法执行。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 食堂管理2.1. 食堂工作人员 （1）食堂工作人员必须证件齐全：健康证、上岗证等必备。每年进行一次健康检查，检查不合格者，不准在食堂工作。 （2）食堂时刻保持清洁卫生，每餐后必须对食堂的桌椅、地板进行清洗。餐具清洗干净后，统一消毒。 （3）食堂工作人员应注意个人卫生。工作时要穿戴工作衣帽，戴手套。做到勤洗手，勤剪指甲，勤换、勤洗工作服。 （4）坚持实物验收制度，搞好成本核算。做到日清月结，账物相符。每月盘点一次，每月定期公布账目，按受员工的监督。 （5）提前一天制定隔天的食谱，品种多式样，改善员工伙食，严禁采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。未烹调的食物要生熟分类收藏好，防止老鼠等害虫的入侵。 （6）平等待人，饭菜定量，食品足秤。 （7）每餐要准时开膳。准时上下班，未经批准不得擅自离开工作岗位。 （8）做好安全工作，使用炊事械具或用品要严格遵守操作规程，防止事故发生；非相关人员不得进入厨房和保管室。下班前，要关好食堂门窗，检查各类电源开关设备，做好防盗工作。2.2. 就餐人员 （1）就餐时要排好队伍盛饭菜。 （2）节约粮食 剩余饭菜不可随意扔弃，而应放在规定的地方。 （3）爱惜公物 无端损坏各类设备、餐具者，要照价补偿。公司复印机使用管理办法1 总则1.1. 制定目的 为有效使用复印机，控制复印内容及数量，特制定此办法。1.2. 合用范围 本公司复印机操作人员及所有需复印者，依本办法执行。1.3. 权责单位 （1）总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）管理部经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理办法 （1）复印机由管理部派专人保管使用，其别人员未经允许不得自行开机。 （2）需复印文献资料者要登录复印文献登记表，详填复印时间、内容、张数。复印机管理人员核对无误后方可予以复印。 （3）严禁复印公司机密资料和非公务资料（业务特殊需要，经部门主管核准才可复印）。 （4）每在固定于上午10:0011:00及下午3:004:00开放复印时间，超时送来的资料，延至下次复印。3 维护 （1）复印机管理人员应严格遵照操作手册进行操作。 （2）平时随手保养，保持复印机清洁。 （3）定期（每月一次）请专业公司进行维护。4 附件 【附件】BC07-1复印文献登记表【附件】BC07-1复印文献登记表复印 打印序号日 期原稿页数份 数使用部门使用人备注A3A4B4B5合计公司电脑使用管理办法1 总则1.1. 制定目的 使公司电脑得以充足运用，将电脑的使用规范管理。1.2. 合用范围 本公司各单位电脑的使用，依本办法执行。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 电脑使用管理规定2.1. 人员规定 （1）每台电脑指定专门人员上机，负责平常操作，非操作人员不得随意上机。 （2）管理人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。2.2. 操作规定 （1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。 （2）不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。 （3）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文献资料。2.3. 病毒防护 （1）对联网的电脑，任何人未经批准，不得向计算机网络考入软件或文献。 （2）未联网的电脑，其软件的安装由电脑管理员负责。 （3）任何电脑需要安装软件时，由相关专业人员填写安装申请表，经电脑管理员查核无误后，进行安装。 （4）所有电脑不得安装游戏软件。 （5）电脑管理员定期使用杀毒软件进行病毒检测和清理工作。 （6）一旦发现电脑感染上病毒，应及时报备电脑管理员解决。2.4. 保养 （1）保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、锋利物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。保证所用的电脑及外设始终处在整洁和良好的状态。 （2）定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文献资料，保证电脑内运营空间的畅通。备份的磁盘由电脑管理员保管。 （3）除电脑管理员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关电脑设备。电脑管理员在硬件维护作业完毕后，必须将所拆卸的设备复原。 （4）对于关键的电脑设备应配备必要的断电断电保护电源。 （5）定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。财产管理办法1 总则1.1. 制定目的 将本公司内各种财产管理系化、合理化记录，以便了解本公司内所有财产之明细及其价值。1.2. 合用范围 凡从属本公司内各项固定资产均依本办法管理。1.3. 权责单位 （1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 （2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2 管理原则2.1. 购置程序 由使用部门填写财产申购单如设备名称、规格、厂牌、数量、用途、需要日期等，由使用部门主管初审后送总务部审核，再报请总经理核准。经核准后请采购部门如期购置。2.2. 财产保管 （1）财产购入后根据取得之发票、凭证或说明书等填制财产保管卡。 （2）总务部应将财产保管卡按财产分类编号，并填写财产分类目录，归档保管。 （3）财产之使用部门难以区分者，以总务部为管理部门。2.3. 移交与报废（1）财产如须更换使用场合，须向总务部提出，经核准后，先将新的使用场合与使用保管者记入财产保管卡内，始得更换。